Quản lý nhân sự là một trong những vấn đề nan giải nhất của các chủ kinh doanh F&B. Nhân viên có đi làm và ra về đúng giờ hay không? Có ai đi muộn về sớm hay không? Giờ làm thêm, giờ tăng ca của mỗi nhân viên được tính như thế nào? Để nắm bắt chính xác những thông tin này, chủ kinh doanh cần xây dựng hệ thống chấm công bài bản cho đội ngũ nhân sự. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng iPOS.vn theo dõi những giải pháp chấm công nhà hàng được sử dụng phổ biến nhất hiện nay! 

1. Giải pháp chấm công nhà hàng là gì?

Hiểu một cách đơn giản, giải pháp chấm công nhà hàng là thiết bị thu thập thời gian bắt đầu vào làm (check-in) và kết thúc giờ làm (check-out) của nhân viên. Hệ thống chấm công sẽ hỗ trợ lưu trữ thời gian làm việc của tất cả đội ngũ nhân sự trong nhà hàng, kể cả những trường hợp đặc biệt như đi muộn, về sớm, làm thêm giờ, nghỉ phép,…

Nhờ dữ liệu từ giải pháp chấm công nhà hàng, nhà quản lý có thể theo dõi và quản lý số giờ công làm việc của mỗi người một cách chính xác và công bằng nhất. Đây là cơ sở cho việc tính lương, thưởng hoặc khiển trách nhân viên, giúp mọi người tuân thủ kỷ luật tốt hơn và kịp thời đưa ra những điều chỉnh phù hợp. Từ đó tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, góp phần xây dựng ý thức chấp hành nội quy làm việc nghiêm túc và chuyên nghiệp.

Trong thời đại 4.0 hiện nay, thị trường có rất nhiều giải pháp chấm công hiện đại giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, giảm thiểu công việc và giấy tờ không cần thiết. Hơn nữa, những phần mềm công nghệ luôn đảm bảo thông tin chấm công chính xác, hạn chế xảy ra tình trạng sai sót hay gian lận. 

2. Những phương thức chấm công nhà hàng thường được sử dụng

2.1. Chấm công bằng vân tay

Chấm công bằng vân tay sử dụng công nghệ sinh trắc học vân tay để xác nhận danh tính của nhân viên. Mỗi người sẽ đăng ký dấu vân tay lên máy, dấu vân tay này sẽ được máy chấm công lưu trữ và quản lý trên bộ nhớ. Hiện nay có hai loại máy chấm công bằng vân tay. Máy chấm công sử dụng cảm biến quang thì giá thành rẻ nhưng thiết kế cồng kềnh và không được nhạy bén. Máy sử dụng cảm biến điện dung thì chấm công chính xác hơn nhưng chi phí lại tương đối cao.

Giải pháp chấm công nhà hàng bằng vân tay không thể chấm công hộ, dữ liệu luôn khách quan nhất. Tuy nhiên thời gian chấm công sẽ khá lâu vì máy phải so sánh hình ảnh của vân tay vừa nhận với những hình ảnh đã tồn tại xem có trùng khớp hay không. Khi đặt vân tay, nếu nhân viên không chú ý có thể đặt sai vị trí so với lúc đăng ký, gây mất thời gian và ảnh hưởng đến những người phía sau.

2.2. Chấm công bằng thẻ từ 

Giải pháp chấm công nhà hàng bằng thẻ từ là sử dụng một chiếc thẻ thông minh có mã id riêng,  id của thẻ sẽ có thông tin của nhân viên. Mỗi thẻ này sẽ được cấp cho một cá nhân người lao động. Nhà hàng sẽ cần lắp đặt một thiết bị gọi là máy đọc thẻ. Mỗi khi quẹt thẻ qua máy đọc, thông tin về id của nhân sự sẽ lưu vào máy tính qua một phần mềm kết nối với đầu đọc thẻ.

So với giải pháp chấm công bằng vân tay thì sử dụng thẻ từ có độ nhạy bén tốt hơn, việc xác nhận thông tin chỉ diễn ra từ 1 đến 2 giây. Ngoài ra, bộ nhớ lưu trữ của các dòng thẻ từ cũng cao hơn so với các dòng máy khác. Tuy nhiên, nhược điểm của phương thức chấm công này là nhân viên có thể làm mất hay hỏng thẻ, cần thời gian chờ đợi làm thẻ mới. Nhân viên cũng có thể gian lận bằng cách đưa thẻ của mình cho người khác chấm công hộ.

2.3. Chấm công bằng nhận diện khuôn mặt (Face ID) 

Giải pháp chấm công nhận diện khuôn mặt (Face ID) sử dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt để xác định danh tính và ghi nhận thời gian ra, vào của nhân viên. Thiết bị này đối chiếu ảnh chụp khuôn mặt thu được với hình ảnh khuôn mặt có sẵn trong cơ sở dữ liệu và xác nhận thời gian làm việc của mỗi người. 

Phương thức này tiện lợi hơn các giải pháp truyền thống, không bị ảnh hưởng bởi độ nhạy vân tay cũng không cần mang thẻ từ. Thời gian chấm công bằng Face ID cũng khá nhanh, có thể nhận diện cả khi đeo khẩu trang và kính. Tuy nhiên, độ nhận diện khi chấm công có thể ảnh hưởng bởi độ nhạy của camera.

2.4. Chấm công bằng wifi qua ứng dụng trên điện thoại di động

Xu hướng mới ưu việt nhất hiện nay chính là giải pháp chấm công nhà hàng bằng ứng dụng trên điện thoại di động. Mỗi nhân viên sẽ sử dụng chính điện thoại di động cá nhân của mình để chấm công bằng wifi tại nhà hàng. Cũng như các giải pháp khác, lượng thông tin về thời gian của nhân viên sẽ được tự động lưu vào bộ nhớ máy. Sau đó, dữ liệu được tổng hợp và xử lý bằng phần mềm, là cơ sở để tính lương, thưởng phạt đối với nhân sự. 

Ưu điểm của hình thức chấm công bằng wifi qua ứng dụng trên điện thoại di động là tiết kiệm chi phí đầu tư và lắp đặt thiết bị máy chấm công bằng vân tay, thẻ từ hay nhận diện khuôn mặt. Mỗi cá nhân đều có điện thoại di động riêng nên không thể gian lận bằng cách nhờ chấm công hộ. Dữ liệu được quản lý tập trung trên một hệ thống để cả người chấm công lẫn người quản lý đều có thể truy cập để kiểm tra đơn giản và dễ dàng. 

3. Top 5 giải pháp chấm công nhà hàng phổ biến nhất hiện nay 

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm công nghệ hỗ trợ đa dạng các phương thức chấm công khác nhau. Tuy nhiên, dưới đây là chọn lọc những giải pháp chấm công nhà hàng hiệu quả được ưa chuộng nhất hiện nay:

3.1. iPOS HRM

Giải pháp chấm công nhà hàng iPOS HRM là phần mềm đến từ iPOS.vn – đơn vị có 13 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp công nghệ trong lĩnh vực F&B. iPOS HRM cho phép số hóa hồ sơ nhân sự, loại bỏ toàn bộ giấy tờ thủ công, giúp chủ nhà hàng dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin. Nhân viên hoàn toàn có thể chấm công bằng wifi điểm bán hàng vô cùng tiện lợi, sau đó thông tin check-in và check-out được chuyển trực tiếp vào phần mềm. Vào cuối tháng, iPOS HRM hỗ trợ tự động hóa bảng lương nhân viên dựa theo cấu hình. Theo đó, chủ nhà hàng thì không cần mất thời gian, công sức xử lý số liệu chấm công để tính lương và nhân viên thì có thể theo dõi lương trên ứng dụng theo thời gian thực. Thanh toán lương nhân viên nhanh gọn bằng việc quét mã QR chuyển khoản cũng là một ưu điểm nổi bật của iPOS HRM. 

Không chỉ dừng lại ở đó, giải pháp quản lý nhân sự iPOS HRM còn sở hữu nhiều tính năng hữu ích khác. Nhân viên có thể chủ động đăng ký lịch làm việc, đề xuất xin nghỉ, xin đổi ca, nhờ làm thay,… trên ứng dụng. Chỉ với vài thao tác, chủ nhà hàng có thể sắp xếp lịch làm việc hợp lý, quản lý xác nhận, phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu, giao việc và theo dõi công việc của nhân viên đơn giản và tiện lợi. 

3.2. Fast Work

Một giải pháp chấm công nhà hàng online trên di động khá phổ biến hiện nay chính là Fast Work. Với Fast Work, nhân viên có thể chấm công thông qua hệ thống wifi công ty. Các wifi này không thể thay đổi địa chỉ do vậy việc kết nối wifi để chấm công luôn đảm bảo tính chính xác cao. Chủ kinh doanh có thể thiết lập bán kính cho phép để nhân viên có thể chấm công được. Với nhà hàng có nhiều cơ sở, có thể khởi tạo tùy ý số lượng địa điểm chấm công và cấu hình phân quyền cho từng nhân viên.

Giải pháp chấm công nhà hàng Fast Work cũng hỗ trợ số hóa các đơn xin nghỉ phép, đi trễ, về sớm, làm thêm,… và quản lý tập trung nên phần mềm. Nhân viên có thể chủ động theo dõi hoạt động chấm công mỗi ngày: số ngày công thực tế, tình trạng sử dụng quỹ phép, số thời gian đi muộn, về sớm, làm thêm, công tác… mà không cần chờ đợi đến cuối tháng. Hoạt động chấm công trở nên minh bạch hơn bao giờ hết. 

3.3. Tanca

Tanca là một trong những giải pháp chấm công nhà hàng được dùng nhiều nhất tại Việt Nam. Chỉ cần điện thoại thông minh, mọi nhân viên có thể chấm công trên thiết bị của họ. Việc chấm công trở nên đơn giản hơn với phương pháp định vị vị trí GPS hay kết nối hệ thống wifi cửa hàng. Phần mềm xác nhận chính xác giờ vào, giờ ra và tính giờ nghỉ của nhân viên đúng theo luật đã được thiết lập. Mọi dữ liệu chấm công được tích hợp vào hệ thống tính lương một cách tự động. 

Phần mềm Tanca hỗ trợ sắp xếp các vị trí và thời gian làm việc trong các cửa hàng một cách linh hoạt nhất. Chỉ mất vài phút hàng tuần, chủ nhà hàng có thể tối ưu hóa chi phí bằng việc quản lý lịch chi tiết của từng vị trí như nhân viên phục vụ, đầu bếp, tài xế giao hàng. Các quy định về an toàn thực phẩm, chương trình khuyến mãi, lịch nghỉ,… cũng có thể được ban bố tới từng nhân viên thông qua ứng dụng.

3.4. Sổ chấm công

Sổ Chấm Công là ứng dụng chấm công hoàn toàn miễn phí, hỗ trợ đắc lực cho các nhà hàng, quán ăn trong việc tiếp nhận và lưu trữ thông tin chấm công. Ứng dụng cho phép người dùng là nhân viên được tự chủ được việc chấm công theo ngày, theo giờ tại vị trí công ty đã cài đặt trước đó. Sổ Chấm Công còn rất thông minh khi có tính năng nhắc nhở chấm công trước khi đến giờ làm việc và sau khi làm xong, giúp bạn sẽ không bỏ sót bất cứ giờ công nào.

Người dùng là nhà quản lý có thể xem lại dữ liệu thống kê lịch sử chấm công một cách tỉ mỉ và chính xác, hiển thị chi tiết đến cả ngày lẫn giờ. Có thể nói ứng dụng Sổ Chấm Công rất hữu ích cho thời đại công nghệ 4.0 hiện nay, khi việc xin nghỉ phép, đi trễ hay về sớm cũng được số hóa dễ dàng thông qua ứng dụng. Người dùng có thể viết đơn xin nghỉ phép bằng cách nhập lý do xin nghỉ, số lượng ngày nghỉ. Ngay lập tức, hệ thống sẽ báo cho người quản lý để phê duyệt. Tuy nhiên, Sổ Chấm Công chưa có tính năng tính lương hàng tháng cho nhân viên. 

3.5. Base Checkin

Base Checkin là giải pháp chấm công nhà hàng dùng hệ điều hành Android. Phần mềm hỗ trợ nhận diện, lưu trữ, kiểm soát dữ liệu chấm công của nhân viên từ mọi thiết bị chấm công đã kết nối, giúp cho việc khai thác, cập nhật thông tin trở nên nhanh chóng, đơn giản hơn. Base Checkin cho phép tiếp nhận dữ liệu chấm công từ tất cả các thiết bị của doanh nghiệp: máy chấm vân tay, máy quẹt thẻ từ, ứng dụng nhận diện khuôn mặt Face ID,…

Việc hiển thị thông tin chấm công theo thời gian thực giúp nhân viên có thể phản hồi nếu có sai sót nhanh hơn, tránh tập trung lượng lớn phản hồi vào cùng một thời điểm tạo áp lực công việc lên nhà quản lý. Bộ lọc linh hoạt của phần mềm giúp nhà quản lý tìm kiếm thông tin dễ dàng và dễ dàng xuất dữ liệu nhanh chóng. Tuy nhiên, Base Checkin chưa có nhiều tính năng tối ưu phù hợp giải pháp chấm công nhà hàng chuyên biệt. 

Nhu cầu áp dụng công nghệ vào việc quản lý nhân sự của các doanh nghiệp F&B ngày càng lớn. Tuy nhiên, hiện nay có quá nhiều giải pháp chấm công nhà hàng phổ biến trên thị trường khiến không ít nhà quản lý phân vân, đắn đo trong việc lựa chọn. Hy vọng những gợi ý trên sẽ giúp các chủ nhà hàng tìm kiếm được một phần mềm quản lý chấm công phù hợp.