Ứng dụng công nghệ trong quản lý hệ thống bán hàng là yêu cầu bắt buộc với các công ty hoạt động trong ngành F&B, đặc biệt khi cuộc cách mạng 4.0 đang gõ cửa từng doanh nghiệp. Nhưng làm thế nào để lựa chọn một phần mềm quản lý quán trà sữa phù hợp với mô hình hoạt động của doanh nghiệp? Câu chuyện của trà sữa Toco Toco dưới đây là một ví dụ điển hình. Cùng iPOS.vn tìm hiểu chi tiết hơn nhé!

Hành trình vươn xa biển lớn của thương hiệu trà sữa Việt Nam

Ra đời năm 2013, Toco Toco có lẽ là cái tên rất đỗi quen thuộc đối với các bạn trẻ “ghiền” trà sữa Việt. Với định vị thương hiệu khác biệt “Trà sữa made in Việt Nam”, Toco Toco nhanh chóng ghi điểm và nhận được sự quan tâm từ nhiều khách hàng với đồ uống chất lượng và mang đậm hương vị Việt.

Trải qua 7 năm hoàn thiện và phát triển, Toco Toco đã đạt được nhiều bước tiến lớn, trong đó phải kể đến độ phủ điểm bán được mở rộng từ một cửa hàng nhỏ đến hệ thống hơn 200 điểm bán trong nước và thế giới. Năm 2018, Toco Toco đã có mặt tại thành phố San Jose nước Mỹ sau nhiều quá trình kiểm định chất lượng nghiêm ngặt, đánh dấu bước tiến lớn của thương hiệu.

“Phá tan” suy nghĩ của nhiều người về thị trường trà sữa đầy tính truyền thống, thậm chí có phần lạc hậu trong mô hình vận hành, quản lý, Toco Toco mạnh tay đầu tư vào công nghệ ngay khi nhận thấy những chuyển biến mới trên thị trường. Toàn bộ quy trình quản lý công việc trong công ty như quản lý bán hàng, kế toán, quản lý nhân sự, quản lý hội viên,… đều được áp dụng công nghệ, giảm thiểu toàn bộ các quy trình thủ công, dần hạn chế việc sử dụng sổ sách, giấy tờ đồng thời nâng cao năng lực làm việc của đội ngũ nhân viên.

Theo thời gian, quản lý theo phương thức truyền thống không còn mang lại hiệu quả cao. Nếu không kịp thời điều chỉnh thì mặc dù chi phí đầu tư lớn nhưng năng suất làm việc có thể không tăng lên theo cấp số như kỳ vọng. Bài toán đặt ra là làm thế nào để kiểm soát chặt chẽ mọi hoạt động bán hàng? Tự động hóa quy trình bán hàng?

Hành trình tái thiết lập hệ thống quản lý bán hàng

Đứng trước cuộc chiến khốc liệt của nhiều thương hiệu trà sữa trong nước và quốc tế, khách hàng khắt khe và khó tính hơn với mỗi quyết định đưa ra, đòi hỏi các thương hiệu phải nâng tầm từ đồ uống đến trải nghiệm về chất lượng, dịch vụ. Chính bởi vậy, các thương hiệu ngày càng đầu tư vào các giải pháp công nghệ giúp tối ưu dịch vụ, tăng hiệu suất hoạt động.

Nắm bắt xu hướng đó, đồng thời để trà sữa không phải trào lưu nhất thời, TocoToco đã có bước tiến mới khi cải thiện và đổi mới concept cửa hàng. Song song đó là áp dụng công nghệ mới trong cách phục vụ để hoàn thiện phong cách “trà sữa thế hệ mới” khi đồng hành cùng iPOS.vn – Giải pháp quản lý quán trà sữa.

1. Tối ưu quy trình vận hành

Với tốc độ tiêu thụ lên đến hàng nghìn cốc trà sữa mỗi ngày Toco Toco phải đối mặt với khó khăn khi quản lý bằng phương thức truyền thống. Kéo theo đó, quá trình xử lý đơn hàng, điều phối đơn về từng cửa hàng sẽ mất rất nhiều thời gian nếu quy trình phục vụ thủ công, nhân viên phải sử dụng phần mềm không chuyên cho mô hình trà sữa, giao diện khó nhìn và thao tác order sẽ chậm hơn.

Phần mềm quản lý bán hàng iPOS với thiết kế giao diện bán hàng thông minh, trực quan và dễ sử dụng, nhân viên chỉ cần một vài thao tác đã có thể nhập xong đơn hàng. 

Một order thông thường như: “2 trà sữa truyền thống size L thêm trân châu giảm 50% đường, 70% đá” thì chưa mất đến 10s đã xử lý xong. Khách hàng vừa nói dứt câu là nhân viên cũng xử lý nhanh gọn. Ngay sau đó, hóa đơn được in ra 2 liên, một đưa cho khách hàng và một lưu lại quầy thu ngân. Nhờ vậy, chủ quản lý cũng sẽ dễ dàng theo dõi và phát hiện được những gian lận của nhân viên thông qua đối chiếu với phần mềm Order trà sữa iPOS.

Trên mỗi hóa đơn, với nhiều thông tin order cho một ly trà sữa có thể gây rối mắt cho khách hàng và cả thu ngân. Nhưng với phần mềm quản lý quán trà sữa iPOS, các mục được trình bày rất rõ ràng và khoa học: Đánh số thứ tự theo cốc chính và mỗi loại topping sẽ lùi vào và hiển thị là dấu gạch đầu dòng. Nhờ vậy, nhân viên sẽ dễ dàng kiểm tra lại đồ trước khi giao cho khách.

Khi sử dụng phần mềm quản lý quán trà sữa iPOS Toco Toco đã đáp ứng rất linh hoạt và phù hợp với yêu cầu của mô hình trà sữa nhượng quyền trả trước. 

2. Hiển thị đầy đủ thông tin order qua máy in tem nhãn

Trước đây, không ít lần nhân viên trả đồ sai cho khách do không có ghi chú bên ngoài. Nhiều khách hàng phàn nàn rằng lúc order là trà sữa socola nhưng khi uống lại là vị hoa quả. Những sai lầm nhỏ nhặt không đáng có này đã khiến khách hàng không quay trở lại. Bài toán đặt ra là làm thế nào để phân biệt được những cốc trà sữa khá giống nhau này?

Một điểm cộng giúp phần mềm bán hàng iPOS ghi điểm với 300 thương hiệu trà sữa chính là việc kết nối với máy in tem nhãn. Mọi thông tin order được hiển thị đầy đủ, rõ ràng và chi tiết nhất. Khách uống vị gì, thêm loại topping nào hay lượng đường đá ra sao đều có trên chiếc tem dán trên cốc. Sau khi order xong, tem được in ra và dán lên từng cốc để nhân viên pha chế xử lý. Do đó, số lượng cốc bị pha nhầm đã giảm xuống đáng kể và khách hàng cũng cảm thấy hài lòng hơn bởi sự chuyên nghiệp của quán.

3. Tăng tốc độ xử lý đơn hàng

Không giống như những phần mềm ứng dụng khác, thời gian cơ sở dữ liệu ít thì có thể hoạt động bình thường nhưng sau một thời gian khi đã nhập menu mấy chục đồ uống thì tốc độ xử lý vô cùng chậm. Hơn nữa, dữ liệu bán hàng cũng bảo mật kém hơn. Đó là lý do vì sao rất nhiều khách hàng sau một thời gian hoạt động chuyển đổi sang phần mềm quản lý bán hàng iPOS.

Phần mềm quản lý quán trà sữa iPOS được khách hàng đánh giá là hoạt động ổn định, ít xảy ra lỗi, tốc độ xử lý nhanh đặc biệt dùng được cả khi mất kết nối Internet. Nhân viên order có thể yên tâm xử lý các đơn hàng một cách nhanh chóng dứt điểm. Vì là phần mềm cài đặt, thông tin dữ liệu được lưu trữ ở server vật lý, nên sẽ không có trường hợp mất dữ liệu khách hàng khi phần mềm gặp vấn đề. Bên cạnh đó hệ thống có thể dễ dàng nâng cấp khi chủ đầu tư có nhu cầu mở rộng cửa hàng trà sữa của mình lên nhiều điểm hay dạng chuỗi.

4. Quản lý chặt chẽ hàng hóa, định lượng chính xác nguyên vật liệu

Để quản lý hao phí nguyên vật liệu trong quá trình bán hàng, Toco Toco đã ứng dụng phần mềm kế toán iPOS Accounting trong việc xây dựng định mức nguyên vật liệu cho từng đồ uống, định mức kho hỗ trợ kiểm soát nguyên vật liệu ra vào. Từ đó, xây dựng công thức định mức món ăn để tính giá thành sản phẩm và lợi nhuận phù hợp. Mọi dữ liệu đều được cập nhật theo thời gian thực giúp nắm bắt chính xác và kịp thời tình hình kho để lên kế hoạch mua hàng và điều chỉnh phù hợp nhất.

Với hệ thống báo cáo kết quả kinh doanh chi tiết giá thành sản phẩm, lãi/lỗ chi tiết theo từng sản phẩm việc theo dõi và quản lý hàng hóa thuận tiện và đơn giản hơn bao giờ hết.

 Ngoài ra, iPOS Accounting là phần mềm kế toán được xây dựng chuyên biệt cho ngành kinh doanh trà sữa. Bên cạnh những tính năng quản lý nguyên vật liệu, iPOS Accounting đồng bộ dữ liệu trực tiếp trên phần mềm kế toán, từ đó các bút toán doanh thu, chiết khấu, giảm giá, phí dịch vụ, thuế sẽ được tự động ghi nhận khi có giao dịch phát sinh theo đúng quy định kế toán hiện hành, hỗ trợ đắc lực cho nghiệp vụ kế toán. Cùng với đó, phần mềm còn kết nối với phần mềm kế toán cung cấp hệ thống báo cáo đặc thù, phân tích giá thành, báo cáo lãi lỗ theo từng sản phẩm giúp chủ quán dễ dàng theo dõi và điều chỉnh.

5. Quản lý từ xa và theo dõi toàn chuỗi

Với phần mềm quản lý quán trà sữa iPOS, Toco Toco không còn gặp quá nhiều khó khăn khi quản lý nhiều điểm bán hàng. Ứng dụng iPOS Manager giúp chủ đầu tư có thể theo dõi các báo cáo, số lượng hóa đơn bán hàng, tình hình bán hàng trực tiếp ở cửa hàng qua hệ thống trực quan sinh động. Ngoài ra chủ đầu tư cũng theo dõi được tình hình doanh thu, độ phủ bán hàng của từng hay toàn chuỗi theo thời gian thực, ra quyết định điều chỉnh nhanh chóng và kịp thời dù không có mặt trực tiếp tại cửa hàng.

6. Hệ thống báo cáo chặt chẽ

Thay vì tính toán, kiểm kê doanh thu và tình hình kinh doanh cuối ngày, cuối tháng,… theo cách truyền thống vừa tốn kém thời gian vừa dễ xảy ra sai sót, thất thoát thì nay mọi báo cáo đều được tự động hóa. Phần mềm bán hàng iPOS còn có hệ thống quản trị chặt chẽ với hơn 100 báo cáo đầy đủ (báo cáo nhập – xuất – tồn, báo cáo bán hàng, bảng kê chi tiết hóa đơn bán hàng, báo cáo bỏ món,…) đáp ứng đặc thù riêng cho mô hình chuỗi nhượng quyền trả trước. Qua những báo cáo chi tiết này, chủ đầu tư sẽ nắm bắt được chi tiết từng điểm bán hàng trên hệ thống chuỗi, đồ uống nào đang bán chạy và thói quen uống trà sữa của khách hàng. Từ đó so sánh hiệu quả của từng điểm bán hàng, đánh giá và đưa ra những bài toán tăng doanh thu cho hoạt động kinh doanh của mình.

7. Hỗ trợ thực hiện các chương trình Marketing qua ứng dụng iPOS CRM

Để mang đến hệ thống chăm sóc khách hàng toàn diện cho cửa hàng trà sữa, Toco Toco đã sử dụng hệ thống iPOS CRM để thu thập thông tin, chăm sóc và tiếp nhận phản hồi của khách hàng. Không chỉ hỗ trợ cho việc nghiên cứu hành vi khách hàng, tìm kiếm insight để đưa ra những chiến lược marketing phù hợp thu hút khách hàng mới mà còn tạo nên mối quan hệ thân thiết với khách hàng, giữ chân khách cũ. 

Hệ thống quản trị cho phép người quản lý có thể tương tác với khách hàng (phân loại theo các chỉ số hành vi) thông qua các kênh kết nối như Zalo và Facebook với chi phí 0 đồng. Không chỉ vậy, hệ thống còn cho phép tạo lệnh tự động gửi mã E-voucher ưu đãi, tạo các chương trình khuyến mãi, quản trị khách hàng thân thiết, làm họ cảm thấy thích thú và chi tiêu nhiều hơn nữa.

Nằm trong hệ sinh thái giải pháp công nghệ cho ngành F&B của iPOS.vn, iPOS CRM được tích hợp và đồng bộ mọi dữ liệu từ hệ thống quản lý bán hàng, từ đó báo cáo toàn cảnh về dữ liệu khách hàng và các hoạt động chăm sóc khách hàng đều được hiển thị một cách trực quan, chi tiết và dễ theo dõi.

8. Tiếp nhận và xử lý đơn hàng online đa kênh

Khi có quá nhiều đơn hàng online từ nhiều kênh khác nhau như Facebook, Zalo, Website, Hotline, App,… đổ về cùng một lúc. Mỗi kênh lại có một hệ quản trị khác nhau khiến việc quản lý đơn hàng khác nhau khiến việc quản lý đơn hàng lại càng phức tạp. 

iPOS CallCenter giúp Toco Toco tập trung xử lý đơn hàng ở một nơi duy nhất để xử lý. Từ đó, tiết kiệm đến 80% thời gian, công sức và tăng gấp 2 tốc độ xử lý đơn hàng. Đồng thời kết nối với tổng đài, giúp tổng đài viên tiếp nhận cuộc gọi dễ dàng và thuận tiện. Thông tin khách hàng sẽ hiển thị ngay trên màn hình khi tiếp nhận cuộc gọi. Từ đó, quy trình tiếp nhận và xử lý đơn hàng online của Toco Toco trở nên thật đơn giản và nhanh chóng.

“Nhờ hệ thống giải pháp công nghệ của iPOS.vn việc điều hành toàn bộ thương hiệu Toco Toco của tôi được giảm tải rất nhiều. Mọi thông tin về doanh thu từng điểm bán đều được cập nhật theo thời gian thực. Nhân viên tại cơ sở cũng thao tác rất thuận tiện, giúp phục vụ những cốc trà sữa thơm ngon đến khách hàng một cách nhanh nhất. iPOS.vn đối với chúng tôi vừa là đối tác, vừa như những người bạn.” – Ms. Amy Trương – Tổng giám đốc chuỗi Toco Toco.

Xem thêm: The Coffee House và công cuộc “số hóa” hoạt động quản lý bán hàng

Nâng cao trải nghiệm khách hàng với máy bán hàng tự động

Sau thời gian khủng hoảng do COVID-19, không ít doanh nghiệp F&B nhận thức được rằng đã đến lúc cần phải thay đổi một cách sâu sắc và toàn diện cả về tư duy, phương thức quản lý bán hàng, chăm sóc khách hàng,… Đứng trước lựa chọn thay đổi hoặc bị đào thải giữa chặng đua đường trường đầy khắc nghiệt, Toco Toco không còn lựa chọn nào khác ngoài con đường “số hóa”.  

Vậy làm sao để bắt đầu “số hóa” và xây dựng hệ thống tự động hóa bán hàng hiệu quả? Để nâng cao trải nghiệm khách hàng với dịch vụ tiện dụng và văn minh, Toco Toco đã đổi mới concept cửa hàng khi thiết lập máy bán hàng tự động iPOS Kiosk tại hệ thống các cửa hàng.  Thay vì xếp hàng dài chờ đợi nhân viên order, khách hàng có thể  rút ngắn thời gian mua hàng khi mua hàng qua hệ thống máy bán hàng tự động. Máy Kiosk được kết nối trực tiếp với POS bán hàng, khi order xong hóa đơn sẽ được in trực tiếp tại quầy thu ngân. Khách hàng có thể lựa chọn hình các hình thức thanh toán như ví điện tử MoMo, Zalo Pay, QR code,…. Khách hàng cũng có thể tự động tích điểm mà không cần phải nhờ giúp đỡ của nhân viên thu ngân. 

Với giao diện đẹp mắt, dễ sử dụng, iPOS Kiosk chính là giải pháp cho các cửa hàng trà sữa với tập khách hàng trẻ, là những người ưa thích công nghệ. Giảm thiểu công việc của nhân viên order, đồng thời nâng cao trải nghiệm của khách hàng khi trực tiếp tham gia vào quá trình tự phục vụ, Toco Toco là một trong những thương hiệu tiên phong khi mang đến những trải nghiệm thú vị cho khách hàng.

“Thay đổi hay là chết?” – Cánh cửa cơ hội chỉ rộng mở với những doanh nghiệp dám thay đổi cách nhìn và tư duy truyền thống, mạnh dạn bước ra khỏi vùng an toàn và đáp ứng quy luật của thị trường. Để hòa mình với dòng chảy đó, Toco Toco lựa chọn sự thay đổi khi đồng hành cùng iPOS.vn, giống như “hổ được chắp thêm cánh” trên con đường chinh phục “ngôi vương” của mình.

Bạn có thể tham khảo một số phần mềm sau để vận hành kinh doanh tốt hơn nhé!

Top 6 Phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất hiện nay

Phần mềm quản lý quán cafe chuyên nghiệp, dễ sử dụng nhất