Ứng dụng công nghệ vào hoạt động quản lý, kinh doanh quán cafe ngày càng trở nên phổ biến và trở thành một xu hướng tất yếu. Có thể thấy phần mềm quản lý quán cafe trở thành một trợ thủ đắc lực trong công việc kinh doanh, loại bỏ những thao tác thủ công dễ sai sót, các quy trình bán hàng được tự động hóa, hoạt động quản lý cũng trở nên đơn giản và chính xác hơn. Tuy nhiên, một số chủ kinh doanh hiện nay lại “ham rẻ” mà chỉ dùng các phần mềm quản lý quán cafe miễn phí. Liệu đây có phải sự lựa chọn đúng đắn? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây!

1. Phần mềm quản lý quán cafe là gì?

Ngày nay khi bước chân vào các quán cafe, không khó để bạn bắt gặp việc các nhân viên thực hiện order bằng máy tính, máy POS bán hàng tại quầy thu ngân hay các thiết bị máy tính bảng. Đây chính là một phần của hệ thống phần mềm quản lý quán cafe. Vậy thì phần mềm quản lý quán cafe là gì và tại sao ngày càng trở nên phổ biến đến vậy?

Hiểu một cách đơn giản, phần mềm quản lý quán cafe là một giải pháp công nghệ được phát triển để hỗ trợ các hoạt động kinh doanh và quản lý tại quán cafe, thay thế các nghiệp vụ thủ công thông thường. Bằng việc sử dụng phần mềm quản lý quán cafe, các nghiệp vụ như order món, chuyển order từ nhân viên phục vụ đến khu vực pha chế, thanh toán, in hóa đơn, báo cáo doanh thu, lợi nhuận,… đều được tự động hóa, nhờ đó quy trình bán hàng và quản lý quán cafe được tối ưu và đảm bảo tính chính xác cao hơn.

Vận hành và quản lý một quán cafe không hề đơn giản như nhiều người vẫn nghĩ. Ở các mô hình quản lý truyền thống, tình trạng sai order, nhầm món, thiếu món, sai sót trong khâu thanh toán, quá tải khi đông khách,… không phải chuyện hiếm gặp. Bên cạnh đó, việc cuối ngày cặm cụi ghi chép, tính toán thu chi vừa tốn kém thời gian vừa dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn, sổ sách ghi tay khó quản lý. Thất thoát, mất tiền không rõ nguyên do, thậm chí là không phát hiện ra là tình trạng chung mà nhiều quán cafe gặp phải.

Phần mềm quản lý quán cafe chính là giải pháp hạn chế tối đa những nhược điểm trên của phương thức quản lý truyền thống. Sự hỗ trợ của công nghệ hiện đại mang lại tốc độ và tính chính xác cao, nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên, đồng thời giúp chủ kinh doanh quản lý quán cafe chặt chẽ, hạn chế những thất thoát không đáng có.

Ngày nay khi công nghệ ngày càng phát triển, các phần mềm quản lý quán cafe không chỉ gói gọn trong những tính năng bán hàng và quản lý cơ bản. Rất nhiều giải pháp mới ra đời đi cùng với phần mềm quản lý quán cafe như các phương thức order hiện đại bằng mã QR Code, các giải pháp quản lý chăm sóc khách hàng, kế toán, quản lý bán hàng đa kênh,… đáp ứng nhu cầu quản lý ngày càng cao của các mô hình kinh doanh cafe, đồng thời mang đến cho khách hàng những trải nghiệm mới mẻ.

Xem thêm: Phần mềm quản lý quán cafe chuyên nghiệp, dễ sử dụng nhất

2. Hiểm họa rình rập phía sau phần mềm quản lý quán cafe miễn phí

Phần mềm quản lý quán cafe đem lại nhiều lợi ích đáng kể như trên, nhưng liệu có phải tất cả giải pháp trên thị trường đều tốt? Bạn sẽ dễ dàng bắt gặp những lời “mời gọi” sử dụng phần mềm quản lý miễn phí. Tất nhiên lựa chọn phương án này sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể cho cửa hàng, song phần mềm miễn phí có thật sự hiệu quả hay là “con dao hai lưỡi”?     

2.1. Không đáp ứng đủ tính năng cần thiết

Thông thường, phần mềm quản lý quán cafe miễn phí thường chỉ giới hạn một số tính năng cơ bản nhất như gọi món, thanh toán và in hóa đơn. Không khác gì những thao tác quản lý thông thường như trên excel hay các phương pháp thủ công khác, đôi khi phần mềm miễn phí còn khiến người dùng “phát điên” vì quá trình nhập liệu, do phải thực hiện nhiều bước phức tạp và chồng chéo.

Đối với các phần mềm không phải trả phí, các tính năng nâng cao như báo cáo đơn hàng và doanh thu chuyên sâu, quản lý tồn kho, quản lý nhân viên, quản lý khách hàng, theo dõi hoạt động kinh doanh từ xa,… đều không đáp ứng được hoặc bị chặn quyền sử dụng. Có thể một số chủ kinh doanh ban đầu sẽ “tặc lưỡi” cho qua vì nghĩ những tính năng này không quá cần thiết. Tuy nhiên, vào thời điểm cuối tháng, cuối năm phải đánh giá tình hình kinh doanh hoặc khi quán cafe thường xuyên xảy ra tình trạng gian lận, thất thoát mà không biết lý do, nhà quản lý sẽ không có dữ liệu để đối chiếu và theo dõi, dẫn đến tình trạng quán cafe vận hành kém hiệu quả. 

2.2. Thường xuyên xảy ra lỗi hệ thống

Khi sử dụng những phần mềm quản lý quán cafe miễn phí, sai sót là điều khó tránh khỏi, nếu không muốn nói là xảy ra liên tục. Một số trường hợp lỗi mà chủ kinh doanh dễ gặp phải là phần mềm tắt đột ngột khi đang sử dụng, số liệu bán hàng sai lệch, giao diện không hiển thị khuyến mại, phần mềm tính toán sai số tiền trên hóa đơn,… Tất cả những vấn đề này đều mang lại không ít rắc rối cho hoạt động kinh doanh quán cafe. 

Về lâu dài, nếu tình trạng các lỗi liên tục lặp lại không được khắc phục có thể ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu do thất thoát hóa đơn, sai lệch số liệu, cuối cùng là thiệt hại đến chính dòng tiền của quán. Bên cạnh đó, những nhầm lẫn trong hệ thống báo cáo sẽ gây ra các đánh giá, định hướng sai lệch và các quyết định kinh doanh sai lầm. 

2.3. Dễ xảy ra tình trạng nhiễm virus

Do các trang web và đường link tải phần mềm quán cafe miễn phí thường không được đảm bảo tính an toàn bảo mật nên việc nhiễm virus độc hại không phải điều gì quá bất ngờ. Lựa chọn các giải pháp này đồng nghĩa với việc bạn đang chấp nhận rủi ro có thể những mã độc sẽ xâm nhập hệ thống. 

Thậm chí, phần mềm quản lý quán cafe miễn phí mà bạn tải về chỉ là một phần mềm “rác” được bên cung cấp chia sẻ với mục đích khai thác dữ liệu khách hàng. Nguy hiểm hơn, hệ thống dữ liệu có thể bị phá hoại, làm rò rỉ thông tin khách hàng, gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới hoạt động kinh doanh. 

2.4. Không có dịch vụ hỗ trợ

Ngay từ đầu khi lựa chọn phương án với chi phí đầu tư thấp, chủ kinh doanh nên xác định phải đối mặt với các rủi ro trong quá trình sử dụng. Những phần mềm quản lý quán cafe miễn phí tràn lan trên Internet dĩ nhiên sẽ không có tổ chức hay cá nhân nào đứng ra chịu trách nhiệm. Lựa chọn giải pháp không cần trả phí đồng nghĩa với việc khi xảy ra sự cố sẽ không có bất kỳ sự hỗ trợ nào từ phía nhà cung cấp để xử lý. 

Đối với các chủ kinh doanh không có kinh nghiệm và hiểu biết về mảng công nghệ thì khi gặp sự cố lại càng bối rối hơn. Bạn sẽ phải làm gì khi đang thanh toán cho khách hàng thì hệ thống lỗi không nhập được thông tin? Khách hàng phải chờ đợi bạn khắc phục lỗi? Cho dù bạn có tạm thời dùng hóa đơn ghi tay, quán cafe cũng đã để lại ấn tượng không tốt trong mắt khách hàng với hình ảnh kém chuyên nghiệp.

2.5. Không hoàn toàn miễn phí 

Trên mạng Internet có rất nhiều giải pháp quản lý bán hàng dành cho quán cafe được quảng cáo là miễn phí nhưng thực sự không phải như vậy. Một số phần mềm chỉ cho phép dùng hoàn toàn miễn phí như đã cam kết nhưng chỉ trong thời gian giới hạn từ 15 – 30 ngày. Khi chủ kinh doanh và nhân viên sử dụng thành thạo thì nhà cung cấp đột nhiên tạm ngừng cung cấp dịch vụ. Tương tự, cũng có những phần mềm giới hạn số lần sử dụng tính năng. Ví dụ bạn chỉ có thể miễn phí sử dụng tính năng thanh toán cho khách trong số lượt cho phép, lượt order cũng bị hạn chế số lần nhất định,… 

Khi đó, để có thể trải nghiệm không giới hạn, người dùng cần trả phí để quá trình sử dụng được diễn ra suôn sẻ, trơn tru. Như vậy, phần mềm quản lý quán cafe miễn phí thực chất chỉ là hình thức “che mắt” thông qua bản dùng thử trong thời gian giới hạn. Khi thời hạn kết thúc, người dùng buộc phải trả phí bản quyền mới có thể tiếp tục sử dụng. 

3. Phần mềm quản lý quán cafe trả phí có thực sự đắt?

Đến đây, chúng ta đều nhận thấy những điểm “lợi bất cập hại” mà một phần mềm quản lý quán cafe miễn phí mang lại. Vậy câu hỏi đặt ra đó là phần mềm quản lý bán hàng trả phí có thực sự đắt? Thật ra, với những tính năng ưu việt và tính an toàn bảo mật thì phần mềm trả phí là phương án hoàn toàn tối ưu chi phí cho chủ kinh doanh. 

Chính hành động ham của rẻ, ngại đầu tư mà “tặc lưỡi” tìm đến những phần mềm miễn phí không phù hợp, không chất lượng, bạn có thể nhận lại cái giá còn đắt hơn thế. Hãy đầu tư một cách có mục đích và tạo ra hiệu quả. Một giải pháp quản lý phù hợp giúp tối đa quy trình bán hàng, tiết kiệm thời gian và nhân lực, từ đó tiết kiệm các chi phí phát sinh không đáng có. 

Hiện nay các phần mềm quản lý quán cafe trả phí có các gói thuê bao theo tháng không hề đắt đỏ. Bạn hoàn toàn có thể sở hữu một phần mềm chất lượng cao với mức chi phí hợp lý. Các chủ kinh doanh có thể phần mềm quản lý quán cafe FABi – giải pháp đáp ứng đầy đủ các tính năng chuyên dụng với phiên bản tối ưu nhất, tạo nên sự khác biệt so với những giải pháp khác. 

Phần mềm quản lý quán cafe FABi được phát triển bởi iPOS.vn – một đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp công nghệ chuyên biệt cho ngành F&B. Với kinh nghiệm hơn 13 năm hỗ trợ vận hành cho hơn +100.000 nhà hàng, quán cafe (tiêu biểu như The Coffee House, Cộng Cà Phê, GongCha,…), iPOS.vn cho ra đời phần mềm FABi như một giải pháp đáp ứng được mọi nhu cầu quản lý từ cửa hàng cafe nhỏ, vỉa hè cho đến chuỗi lớn nhiều chi nhánh. 

Không chỉ sở hữu hệ thống hoạt động trơn tru, ổn định, phần mềm quản lý quán cafe FABi đáp ứng đầy đủ tính năng bán hàng và thanh toán cùng khả năng mở rộng tích hợp nhiều giải pháp nâng cao như quản lý khách hàng, quản lý kho, menu điện tử, quản lý từ xa, kế toán,… Bên cạnh đó, đội ngũ kỹ thuật từ iPOS.vn luôn sẵn sàng hỗ trợ bất cứ lúc nào khi chủ kinh doanh gặp khó khăn và trục trặc trong quá trình sử dụng. 

Hy vọng thông qua bài viết trên sẽ giúp chủ kinh doanh có góc nhìn khác về phần mềm quản lý quán cafe miễn phí để có lựa chọn chính xác cho quán cafe của mình. Chúc bạn kinh doanh thành công!