Nhiều chủ quán thường tặc lưỡi bỏ qua khi nhắc tới việc sử dụng phần mềm quản lý quán cafe, với suy nghĩ “quán nhỏ, khách hàng lèo tèo, doanh thu đáng là bao đâu mà dùng phần mềm làm chi cho tốn tiền bạc”. Tuy nhiên, thực tế cho thấy rằng việc không sử dụng phần mềm quản lý quán cafe khiến chủ quán không thống kê và quản lý được những khoản thất thoát, mất thời gian với sổ sách,… Cùng iPOS.vn tìm hiểu chi tiết nhé!
Nội dung [hiển thị]
- 1. Quán cafe của bạn cần gì?
- 2. Ý nghĩa của việc sử dụng phần mềm quản lý quán cafe
- 3. Đưa menu lên “mây”, tối ưu quá trình vận hành
- 4. Tạo tài khoản và quản lý nhân viên tại quán
- 5. Quán cafe nhỏ vẫn in bill như thường
- 6. Quản lý doanh thu và chi phí hàng ngày
- 7. Lợi ích khi bạn muốn mở rộng quy mô?
- 8. Phần mềm quản lý quán cafe iPOS có gì đặc biệt?
1. Quán cafe của bạn cần gì?
Đây chính là cửa ải ngăn cách nhiều quán cafe nhỏ sử dụng phần mềm quản lý. Thật ra, đưa phần mềm vào hoạt động kinh doanh của một cửa hàng không hề có. Với tiêu chí rẻ nhất và tác dụng thực tế nhất, quán của bạn chỉ cần trang bị đủ ba thứ sau:
- Máy tính tiền (Máy POS bán hàng)
- Máy in hóa đơn
- Phần mềm quản lý quán cafe
Về cơ bản, phần mềm quản lý quán cafe sẽ được cài đặt trên máy POS bán hàng. Bạn chỉ cần nhập đơn hàng trên máy bán hàng khi khách hàng gọi đồ tại quầy thu ngân, mà không cần phải ghi tay và lẫn lộn món trong những thời điểm đông khách nữa.
Từ máy POS bán hàng được kết nối với máy in, bạn có thể in hóa đơn của từng bàn. Không cần sổ sách và bút viết rườm rà, mọi thao tác phục vụ chỉ gói gọn trong vài cú chạm cảm ứng.
2. Ý nghĩa của việc sử dụng phần mềm quản lý quán cafe
Việc sử dụng phần mềm quản lý cho thấy sự hiện đại trong công tác quản lý và vận hành hoạt động của một cửa hàng, điều này rất thích hợp với tính chất nền kinh tế công nghiệp hóa và hiện đại hóa hiện nay.
Sử dụng phần mềm giúp nhân viên lẫn người quản lý có thể thực hiện công việc của mình nhanh chóng hơn, có được sự hợp lý về các hình thức thanh toán cho khách hàng, có được sự kiểm soát rõ ràng cho những món ăn, thức uống có tại quán, nhằm giảm đi sự thất thoát không nên có mặt trong quá trình kinh doanh.
Tất nhiên đối tượng thực hiện việc tiếp xúc với phần mềm quản lý quán cafe là những người có trách nhiệm liên quan và người đầu tiên nằm trong danh sách này là người chủ quán và người quản lý quán cafe đó.
Nhân viên phục vụ, thu ngân hay kế toán chính là đối tượng có thể sử dụng phần mềm quản lý quán cafe tiếp theo. Những bộ phận này gắn với những thao tác liên quan đến tính chất công việc của mình, những bộ phận này được hỗ trợ bởi phần mềm, làm các công đoạn nhanh chóng và hiệu quả hơn.
3. Đưa menu lên “mây”, tối ưu quá trình vận hành
Để đạt được sự nhanh gọn như trên, tất nhiên mọi thứ cần được chuẩn bị đôi chút. Vấn đề đầu tiên bạn cần làm đó là đưa menu thức uống của quán vào phần mềm quản lý quán cafe. Với quy mô quán cafe nhỏ, số lượng món tại quán sẽ không khiến bạn phải tốn quá nhiều thời gian. Những thông tin cơ bản cần được nhập sẽ bao gồm; Tên món, Hình ảnh món và Giá bán của món.
Hơn nữa bạn cũng có thể tạo các nhóm món cho dễ phân biệt như: Nhóm trà sữa, Nhóm Cà phê, Nhóm Topping… để có thể dễ dàng khi gọi món. Thêm vào các chương trình khuyến mãi, giảm giá để khi khách hàng cần mua món trong chương trình, nhân viên thu ngân sẽ không mất thời gian tìm kiếm. Điều này cũng sẽ giúp chủ quán có thể tổng hợp và thống kê doanh thu từ các món, các chương trình khuyến mãi một cách chi tiết, mà không phải tính toán, ghi sổ sách mất thời gian và công sức.
Vậy tại sao lại gọi là “lên mây”?
Vì hầu hết các phần mềm quản lý bán hàng hiện nay đều đã có thể đồng bộ hóa dữ liệu lên máy chủ trực tuyến (hay còn được gọi là hệ điều hành iCloud), giúp đảm bảo an toàn cũng dễ dàng sao chép ra những thiết bị khác khi trong quán có cài đặt phần mềm bán hàng, không mất thời gian nhập từng món vào nữa.
Thêm vào nữa, quá trình vận hành rời rạc, thiếu chuyên nghiệp đang là vấn đề mà rất nhiều quán cà phê hiện nay gặp phải. Đã có không ít trường hợp nhân viên order sai đồ uống khách gọi hay quá trình tính tiền có sự nhầm lẫn. Điều này không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu của quán mà còn làm xấu đi ấn tượng của khách hàng đối với quán cafe. Vậy nhưng khi áp dụng trên phần mềm quản lý thì việc vận hành sẽ được tối ưu và có tính chính xác hơn.
4. Tạo tài khoản và quản lý nhân viên tại quán
Mặc dù không bắt buộc, nhưng quán nên tạo tài khoản riêng cho từng nhân viên khi sử dụng phần mềm quản lý tại quán. Lý do là bởi tài khoản chính trên mỗi phần mềm đều có khả năng thay đổi hầu hết các thông tin của quán. Sẽ thật tệ khi một vài hoá đơn bán hàng trong ngày bị xóa, hoặc toàn bộ báo cáo kinh doanh của quán bị nhân viên “lỡ tay” làm mất đúng không?
Hơn nữa, việc quản lý năng suất làm việc của nhân viên thông qua phần mềm sẽ cực kỳ tiện lợi. Chỉ cần nhìn vào báo cáo cửa hàng mỗi ngày, bạn sẽ biết được nhân viên nào đang bán và phục vụ khách tốt nhất, cũng như năng suất làm việc của mỗi nhân viên đang cao hay thấp hơn ngày hôm qua. Tất cả đều được phần mềm quản lý cửa hàng cafe tự động thống kê cho bạn. Phân công và quản lý nhân viên chưa bao giờ dễ dàng như thế!
5. Quán cafe nhỏ vẫn in bill như thường
Nếu bạn muốn quán cafe của mình trở nên đáng tin cậy hơn trong mắt khách hàng, thì việc xuất hoá đơn cho mỗi đồ uống bán ra chính là tiêu chuẩn nên được đáp ứng. Việc xuất hoá đơn bán hàng thể hiện sự rõ ràng trong kinh doanh, khiến khách hàng biết được giá cả và hoạt động tại quán của bạn có tính ổn định, cũng như giúp bạn có thể quản lý toàn bộ doanh thu tại quán chặt chẽ hơn rất nhiều. Bên cạnh đó, việc xuất hóa đơn cũng sẽ giúp chủ quán kiểm kê lại được đơn hàng trong ngày, tránh việc nhân viên báo cáo gian dối.
Một điểm cộng khác cho việc này là khả năng quảng cáo truyền miệng của tờ hoá đơn. Ví dụ với phần mềm quản lý quán cafe của iPOS.vn, mỗi hoá đơn bạn in ra đều có kèm theo tên và địa chỉ cùng số điện thoại của quán bạn. Còn gì chuyên nghiệp và tuyệt vời hơn khi tờ hoá đơn bạn in ra lại có thể đưa về những khách hàng mới trong tương lai nhỉ?
6. Quản lý doanh thu và chi phí hàng ngày
Có khá nhiều người vẫn thấy tiếc số tiền bỏ ra khi mua phần mềm quản lý bán hàng cho quán cafe của mình, cho đến khi họ cần kiểm tra thu chi của quán!
Đây là một trong những tính năng được khách hàng bình chọn là hữu ích nhất. Dĩ nhiên rồi, có ai kinh doanh mà không quan tâm lợi nhuận đâu! Thế nhưng không phải ai cũng có kiên nhẫn ngồi cộng sổ sách hàng tuần, hàng tháng hay thậm chí… hàng ngày. Lúc này, có một phần mềm luôn tự động cập nhật sổ sách theo từng thức uống bán ra mới là hạnh phúc đích thực. Chỉ cần lựa chọn thời gian muốn thống kê, và các con số doanh thu sẽ được trình bày rõ ràng trước mắt bạn. Còn gì tiện hơn thế?
Những hình thức chốt tiền truyền thống thường xảy ra hiện tượng thiếu hụt, chênh lệch số liệu khá lớn mà không rõ nguyên do. Vậy nhưng khi thay bằng phần mềm quản lý thì việc kiểm soát ngân sách sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Nhờ vậy, ngay cả khi không ở quán, bạn vẫn nắm chắc được tình hình kinh doanh.
Không chỉ là doanh thu, phần mềm quản lý quán cafe còn giúp bạn quản lý cả kho nguyên vật liệu tại quán nữa. Toàn bộ chi phí và số lượng hàng sẽ được báo cáo đầy đủ sau vài cái chạm nhẹ trên màn hình. Không cần thức đêm cộng sổ, không cần đối chiếu giữa số liệu và thực tế, chỉ cần mở phần mềm lên và theo dõi là đủ!
7. Lợi ích khi bạn muốn mở rộng quy mô?
Đặc biệt, nếu như chủ quán có nhu cầu mở rộng quy mô quán thì cũng không mất thêm chi phí mua thêm một phần mềm quản lý quán cafe mới. Với phần mềm quản lý quán cafe iPOS, bạn có thể quản lý chuỗi từ doanh thu, nguyên liệu, nhân viên,… dù không có mặt thường xuyên.
Chẳng có ai khi kinh doanh ổn định mà không muốn mở thêm một cơ sở kinh doanh nữa đúng không nào? Tính về lâu về dài thì việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng là việc vô cùng cần thiết.
Nhiều chủ quán băn khoăn vì chi phí đầu từ cho trang thiết bị và phần mềm quá đắt. Vậy thì hãy đi tiếp vào mục tiếp theo nhé.
8. Phần mềm quản lý quán cafe iPOS có gì đặc biệt?
Hiện nay có không ít các dòng phần mềm dành cho quán cafe được ra mắt trên thị trường. Mỗi sản phẩm sở hữu những điểm riêng. Tuy nhiên iPOS vẫn là cái tên phổ biến và nhận được sự đánh giá cao nhất từ phía khách hàng. iPOS.vn đang là đối tác của hơn 50.000 thương hiệu trong ngành F&B, trong đó có nhiều chuỗi cafe lớn như Lofita, Cộng cafe, The Coffee House,…
Phần mềm quản lý quán cafe iPOS có điểm gì nổi bật? Là câu hỏi mà bất cứ chủ quán nào khi tìm mua phần mềm cũng sẽ thắc mắc. Dưới đây là một số tính năng nổi bật của phần mềm này:
- Giao diện phần mềm trực quan, dễ sử dụng
- Thao tác đơn giản, tốc độ order nhanh
- Đa dạng hình thức thanh toán từ tiền mặt cho đến thanh toán điện tử
- Ổn định ngay cả khi mất kết nội Internet
- Đa dạng hình thức order bằng nhiều công cụ: Máy POS chuyên dụng, máy tính bảng PDA, máy bán hàng tự động iPOS Self Order,…
- Tổng hợp các loại báo đặc thù: nhập xuất tồn kho, thu chi, chi tiết hóa đơn, công nợ,…
- Xây dựng công thức định lượng kho, định lượng món ăn hỗ trợ tính giá cost.
- Đồng bộ dữ liệu với phần mềm kế toán hỗ trợ lên các báo cáo tài chính cần thiết.
Với những thông tin trên đã đủ để bạn lựa chọn phần mềm quản lý quán cafe iPOS chưa? Đặc biệt iPOS.vn đang có chương trình khuyến mãi chỉ với 4.900.000 VNĐ bạn sẽ sở hữu ngay một máy POS bán hàng Android iAP200 và 12 tháng sử dụng phần mềm quản lý bán hàng FABi. Để biết thêm thông tin và tư vấn chi tiết vui lòng click vào ĐÂY!
Sự ra đời của phần mềm quản lý quán cafe và việc tiếp nhận sự có mặt của phần mềm, sử dụng phần mềm chính là minh chứng cho một sự phát triển vượt bậc về sau trong lĩnh vực dịch vụ, vậy nên những ai chưa sử dụng hãy nên sử dụng ngay phần mềm để nhận lại nhiều kết quả tốt. Chúc các chủ quán kinh doanh hồng phát!
Bạn có thể tham khảo một số phần mềm sau đây để quản lý quán cafe dễ dàng hơn nhé!
