Ứng dụng công nghệ vào hoạt động quản lý kinh doanh ngày càng trở nên phổ biến không chỉ dành cho các chuỗi cafe lớn mà cả các quán nhỏ lẻ, vỉa hè. Qua đó, có thể thấy rằng phần mềm quản lý quán cafe ngày càng khẳng định vị trí là công cụ không thể thiếu cho các chủ kinh doanh. Nếu lựa chọn được giải pháp phù hợp với mô hình kinh doanh, các quán cafe có thể loại bỏ những thao tác thủ công dễ sai sót, tự động hóa quy trình bán hàng và nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý. Cùng iPOS.vn tìm hiểu chi tiết nhé!
Nội dung [hiển thị]
1. Phần mềm quản lý quán cafe – Giải pháp công nghệ đắc lực cho chủ kinh doanh F&B
Vận hành và quản lý một quán cafe không hề đơn giản như nhiều người vẫn nghĩ. Ở các mô hình quản lý truyền thống, tình trạng sai order, nhầm món, thiếu món, sai sót trong khâu thanh toán, quá tải khi đông khách,… không phải chuyện hiếm gặp. Bên cạnh đó, việc cuối ngày cặm cụi ghi chép, tính toán thu chi vừa tốn kém thời gian vừa dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn, sổ sách ghi tay khó quản lý. Thất thoát, mất tiền không rõ nguyên do, thậm chí là không phát hiện ra là tình trạng chung mà nhiều quán cafe gặp phải.
Phần mềm quản lý quán cafe chính là giải pháp hạn chế tối đa những nhược điểm trên của phương thức quản lý truyền thống, hỗ trợ các hoạt động kinh doanh, quản lý và thay thế các nghiệp vụ thủ công thông thường. Bằng việc sử dụng phần mềm quản lý quán cafe, các nghiệp vụ như order món, chuyển order từ nhân viên phục vụ đến khu vực pha chế, thanh toán, in hóa đơn, báo cáo doanh thu, lợi nhuận, quản lý tồn kho,… đều được tự động hóa, nhờ đó quy trình bán hàng và quản lý quán cafe được tối ưu và đảm bảo tính chính xác cao hơn.
Ngày nay khi công nghệ ngày càng phát triển, các phần mềm quản lý quán cafe không chỉ gói gọn trong những tính năng bán hàng và quản lý cơ bản. Rất nhiều giải pháp mới ra đời đi cùng với phần mềm quản lý quán cafe như các phương thức order hiện đại bằng mã QR Code hay các thiết bị Self Order, các giải pháp quản lý chăm sóc khách hàng, kế toán, quản lý bán hàng đa kênh,… đáp ứng nhu cầu quản lý ngày càng cao của các mô hình kinh doanh cafe, đồng thời mang đến cho khách hàng những trải nghiệm mới mẻ.
Xem thêm: Có nên sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng iPOS hay không?
2. Có nên sử dụng phần mềm quản lý quán cafe miễn phí hay không?
Theo quy luật cung cầu, các phần mềm quản lý quán cafe mới xuất hiện rất nhiều trên thị trường. Để tiết kiệm chi phí, nhiều chủ kinh doanh thường bị “dụ dỗ” sử dụng những phần mềm quản lý quán cafe miễn phí. Tuy nhiên, việc sử dụng những giải pháp miễn phí này có thể dẫn đến những rủi ro sau đây:
– Hoạt động không ổn định, dễ xảy ra lỗi: Sử dụng phần mềm quản lý quán cafe miễn phí thường có những rủi ro như dễ bị đơ hoặc tắt đột ngột khi đang sử dụng, số liệu tính toán sai, không thể cập nhật nâng cấp phiên bản, mất dữ liệu đơn hàng và doanh thu,… Việc này không chỉ ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng mà còn khiến chủ quán không nắm rõ được tình hình kinh doanh chính xác. Hơn nữa, bạn sẽ không nhận được bất kỳ sự hỗ trợ nào từ phía cung cấp nếu xảy ra lỗi trong quá trình sử dụng.
– Hạn chế tính năng nâng cao: Một số phần mềm miễn phí chỉ cho phép người dùng sử dụng các tính năng cơ bản như ghi nhận order, bán hàng và thanh toán. Những tính năng nâng cao như xem báo cáo chuyên sâu, phân quyền và quản lý nhân viên, theo dõi hoạt động từ xa hay kết nối với các đối tác vận chuyển và thanh toán,… đều không đáp ứng được hoặc bị chặn quyền sử dụng.
– Bảo mật thông tin kém hiệu quả: Lựa chọn phần mềm miễn phí đồng nghĩa việc bạn chấp nhận rủi ro sẽ có các mã độc xâm nhập hệ thống. Lúc này, các thông tin khách hàng, dữ liệu của cửa hàng, hệ thống quản lý,… đều có nguy cơ bị xâm nhập. Thậm chí, hacker có thể phá hoại hệ thống dữ liệu, đánh cắp và để rò rỉ thông tin khách hàng ảnh hưởng nghiêm trọng tới uy tín quán.
Vì những điểm hạn chế như trên, các chủ kinh doanh không nên ham của rẻ, ngại đầu tư mà “tặc lưỡi” tìm đến những phần mềm quản lý quán cafe miễn phí kém chất lượng và không phù hợp. Đằng sau hai từ “miễn phí” bạn có thể phải trả cái giá đắt hơn thế. Vì vậy, hãy đầu tư sử dụng những giải pháp có trả phí của những đơn vị cung cấp uy tín để đảm bảo phần mềm hoạt động ổn định và cung cấp đa dạng tính năng cần thiết.
3. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý quán cafe phù hợp
Với thị trường vô số phần mềm quản lý quán cafe khác nhau như hiện nay, bạn cần có sự xem xét kỹ lưỡng trước khi sử dụng bất kỳ phần mềm nào để tránh tốn kém chi phí, thời gian và công sức. Khi lựa chọn phần mềm quản lý quán cafe, bạn nên xem xét dựa trên một số tiêu chí như sau:
– Sự phù hợp với mô hình và quy mô kinh doanh: Mỗi một mô hình hay quy mô kinh doanh quán cafe khác nhau sẽ có những nhu cầu quản lý khác nhau. Các quán lớn sẽ cần quy trình quản lý phức tạp, yêu cầu phần mềm đáp ứng các tính năng đa dạng hơn những quán cafe nhỏ lẻ, kinh doanh chuỗi sẽ khác với khi chỉ có một cửa hàng, bán hàng tại chỗ sẽ khác với bán cafe take away,… Hãy xác định đúng mô hình và quy mô kinh doanh để đưa ra những yêu cầu quản lý cụ thể làm cơ sở cho việc lựa chọn phần mềm quản lý quán cafe phù hợp.
– Khả năng mở rộng của phần mềm: Nhiều trường hợp khi quán cafe khi muốn phát triển thành chuỗi lớn nhiều cửa hàng thì phần mềm quản lý không còn phù hợp và phải chuyển đổi sang phần mềm khác. Quá trình chuyển đổi này sẽ tốn kém thời gian, chưa kể còn vấn đề chuyển dữ liệu,… Do đó, bạn nên lựa chọn các phần mềm có khả năng mở rộng, kết nối nhiều giải pháp, tùy biến linh hoạt để đáp ứng nhu cầu quản lý thay đổi trong tương lai.
– Hướng dẫn sử dụng và hỗ trợ kỹ thuật sau mua: Khi làm quen với các giải pháp công nghệ, bạn sẽ cần những hướng dẫn đầy đủ và chi tiết cùng sự hỗ trợ từ phía đơn vị cung cấp. Bên cạnh đó, trong quá trình sử dụng phần mềm cũng không thể tránh khỏi những lúc xảy ra sự cố cần đến sự hỗ trợ kịp thời. Bạn nên hỏi kỹ về vấn đề hỗ trợ kỹ thuật của đơn vị cung cấp: Thời gian hỗ trợ như thế nào? Hình thức hỗ trợ là gì? Có thể hỗ trợ trực tiếp tại cửa hàng hay không?
– Bảo mật và an toàn dữ liệu: Dữ liệu doanh thu và khách hàng là “tài sản” cực kỳ quan trọng với bất kỳ đơn vị kinh doanh nào. Những vấn đề như mất dữ liệu hay bị đánh cắp dữ liệu có thể xảy ra nếu bạn sử dụng những phần mềm không uy tín. Khi tìm kiếm một phần mềm quản lý quán cafe, bạn nên tìm hiểu cả về hệ thống bảo mật của phần mềm, khả năng backup, sao lưu dữ liệu,… để tránh những rủi ro không đáng có.
4. Phần mềm quản lý quán cafe iPOS – Giải pháp cho mọi mô hình từ xe đẩy, vỉa hè đến chuỗi lớn
Trên thị trường đa dạng phần mềm quản lý quán cafe như hiện nay thì iPOS đang giải pháp chuyên sâu cho ngành F&B nhận được sự tin tưởng lựa chọn của hàng ngàn thương hiệu lớn nhỏ. Phần mềm quản lý quán cafe iPOS được phát triển bởi iPOS.vn – một đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp công nghệ chuyên biệt cho ngành F&B.
Với kinh nghiệm hơn 11 năm hỗ trợ vận hành cho 50.000 nhà hàng, quán cafe (tiêu biểu như The Coffee House, Cộng Cà Phê, ToCoToCo,…), iPOS.vn cho ra đời phần mềm iPOS như một giải pháp đáp ứng được mọi nhu cầu quản lý từ cửa hàng cafe nhỏ, vỉa hè cho đến chuỗi lớn nhiều chi nhánh. Hiện nay iPOS đang là trợ thủ đắc lực cho các chủ kinh doanh ăn uống như nhà hàng, quán cafe trên cả phương diện bán hàng và quản lý, nâng cao hiệu quả kinh doanh và trải nghiệm khách hàng.
Hiện nay, iPOS.vn đang cung cấp loại phần mềm quản lý bán hàng là POS PC (phần mềm dạng on-premises cài đặt trên window, mua 1 lần và dùng trọn đời) và FABi (phần mềm dạng cloud cài đặt trên nền tảng android và trả phí theo tháng).
4.1. Tối ưu quy trình bán hàng
Phần mềm quản lý quán cafe iPOS thay thế nhiều tác vụ bán hàng thủ công, loại bỏ nhiều công đoạn dư thừa, từ đó tối ưu quy trình bán hàng và nâng cao hiệu suất làm việc.
– Ghi nhận order nhanh chóng, chính xác theo thời gian thực
Khi sử dụng phần mềm quản lý quán cafe, nhân viên có thể thực hiện order cực đơn giản trên máy POS bán hàng hay máy tính bảng tiện dụng. Các thao tác tìm kiếm, chọn món, đặt món, ghi chú yêu cầu của khách được thực hiện đơn giản, nhanh chóng, rút ngắn thời gian order cho khách hàng mà vẫn đảm bảo tính chính xác cao. Với công nghệ order real-time, toàn bộ thông tin order sẽ được chuyển đến quầy pha chế sau khi nhân viên phục vụ hoàn tất việc đặt món cho khách.
– Hỗ trợ quản lý, tối ưu hiệu suất khu vực pha chế
Đối với khu vực pha chế, phần mềm quản lý quán cafe iPOS còn hỗ trợ kết nối giải pháp quản lý bếp/bar KDS. Thông qua KDS, nhân viên quầy bar có thể theo dõi được chi tiết các đơn order để điều phối hoạt động tại quầy bar trở nên dễ dàng hơn. Giải pháp KDS còn cho phép cập nhật nhanh chóng các thay đổi đơn order (thêm món, hủy món,…) và nhân viên quầy bar cũng có thể thông báo tình trạng hết món để nhân viên phục vụ có thể tư vấn cho khách hàng sang món khác.
– Thanh toán nhanh gọn với đa dạng phương thức thanh toán
Với giao diện thu ngân của phần mềm quản lý quán cafe iPOS, nhân viên thu ngân có thể thực hiện các hoạt động tính tiền, thanh toán, áp dụng các voucher khuyến mãi, giảm giá, tính VAT, tách/gộp hóa đơn,… chính xác. Hiện nay, phần mềm FABi hỗ trợ đa dạng thanh toán như: Tiền mặt, thẻ ngân hàng, thanh toán QR VNPAY, ví điện tử Momo, ZaloPay,… Giờ đây, khách hàng của bạn có thêm nhiều lựa chọn hơn trong việc thanh toán, tăng sự tiện lợi cho quán cafe của bạn.
– Tăng trải nghiệm cho khách hàng với các giải pháp order hiện đại
Với iPOS, bạn có thể sử dụng kết hợp giải pháp Menu điện tử iPOS O2O. Khách hàng của bạn có thể tự thực hiện order bằng cách sử dụng smartphone cá nhân để quét mã QR Code tại bàn và với mô hình trả trước, khách hàng cũng có thể thanh toán ngay bằng ví điện tử Momo hoặc ZaloPay. Menu điện tử vừa giúp bạn tiết kiệm chi phí nhân sự vừa mang lại trải nghiệm mới tốt hơn cho khách hàng, giải quyết bài toán quá tải vào những thời điểm đông khách.
4.2. Hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý
Song song với các tính năng bán hàng, phần mềm iPOS cũng là giải pháp đắc lực cho hoạt động quản lý quán cafe.
– Hệ thống phân quyền nhân viên chặt chẽ, lưu giữ lịch sử giao dịch
Phần mềm quản lý quán cafe iPOS có hệ thống phân quyền rõ ràng cho từng vị trí nhân viên, vị trí nào được quyền thực hiện những thao tác gì trên phần mềm. Quyền hạn đã được thiết lập sẵn cho các vị trí nhân viên phổ biến trong quán cafe như chủ quán, quản lý cửa hàng, nhân viên thu ngân, nhân viên phục vụ,… iPOS cũng lưu lại lịch sử chỉnh sửa, hủy hóa đơn của nhân viên để chủ quán tiện theo dõi, phát hiện sớm những bất thường, hạn chế gian lận từ nhân viên.
– Quản lý hiệu quả kinh doanh với hệ thống báo cáo đặc thù
Phần mềm iPOS cung cấp cho chủ quán một hệ thống báo cáo quản trị đáp ứng nhu cầu quản lý đặc thù của mô hình kinh doanh quán cafe như báo cáo doanh thu, thu chi, báo cáo ca, báo cáo theo từng món, báo cáo thời gian hoàn thành đơn, báo cáo nguồn đơn, báo cáo chương trình khuyến mãi,… Các báo cáo được thống kê chi tiết theo ngày/tháng/năm và hiển thị dưới dạng số liệu trực quan và dễ hiểu.
– Quản lý từ xa mọi lúc mọi nơi
Khi sử dụng phần mềm quản lý quán cafe iPOS, chủ quán có thể theo dõi tình hình kinh doanh tại cửa hàng thông qua ứng dụng quản lý từ xa trên thiết bị di động FABi Manager có mặt trên cả iOS và Android. Tình trạng bàn đang mở, hóa đơn, doanh thu,… được cập nhật theo thời gian thực giúp chủ kinh doanh có thể kiểm soát và đưa ra quyết định điều chỉnh kịp thời.
– Quản lý đơn hàng online đa kênh hiệu quả
Phần mềm quản lý quán cafe iPOS giải quyết bài toán quản lý đơn hàng online đa kênh bằng việc kết nối giải pháp iPOS Call Center. Toàn bộ đơn hàng từ các kênh online nội bộ như điện thoại, website, Facebook, Zalo,… được tập trung xử lý tại một nơi duy nhất. Bên cạnh đó, FABi cũng kết nối với các đối tác đặt giao hàng trực tuyến là GrabFood. Theo đó đơn hàng từ các ứng dụng này được chuyển trực tiếp đến máy POS bán hàng giúp bạn không phải mất thời gian nhập liệu, hạn chế sai sót, quản lý dễ dàng hơn với hệ thống đối soát tự động.
– Xây dựng kênh bán hàng online riêng biệt
Khi sử dụng phần mềm iPOS, chủ kinh doanh còn có thể dễ dàng tự tạo một website có công năng đặt hàng và thanh toán hoàn toàn miễn phí với công cụ iPOS WebOrder. Giải pháp hỗ trợ khách hàng khởi tạo kênh bán và kinh doanh không mất chiết khấu trên mỗi đơn hàng. iPOS WebOrder cung cấp đầy đủ đặt hàng, thanh toán, theo dõi tình trạng đơn hàng, báo cáo chuyên nghiệp và kết nối với các đối tác thanh toán và vận chuyển chuyên nghiệp như MoMo, AhaMove hay GrabExpress, hỗ trợ kinh doanh online dễ dàng, thuận lợi hơn.
– Quản lý kho chặt chẽ, hạn chế thất thoát
Quản lý kho nguyên vật liệu là một trong những phần quan trọng trong kinh doanh quán cafe. Phần mềm iPOS mở rộng tích hợp giải pháp quản lý kho iPOS Inventory giúp quản lý kho quán cafe hiệu quả hơn. Giải pháp này cho phép chủ kinh doanh xây dựng định mức món dễ dàng, quản lý nguyên liệu, xem các báo cáo xuất nhập tồn kho chi tiết, quản lý và lập kế hoạch mua hàng,… Ngoài ra bạn cũng có thể kết nối nhà cung cấp, quản lý công nợ một cách thuận tiện hơn.
– Quản lý và chăm sóc khách hàng
Chăm sóc khách hàng là hoạt động đang nhận được sự quan tâm ngày càng lớn của các chủ kinh doanh quán cafe. Với iPOS CRM, bạn có thể thu thập và lưu trữ thông tin khách hàng, theo dõi và phân tích hành vi tiêu dùng, xây dựng chương trình hội viên, tương tác khách hàng theo kịch bản tự động, cá nhân hóa các chương trình marketing và chăm sóc khách hàng, quản lý e-voucher,…
– Hỗ trợ hoạt động kế toán quán cafe
Toàn bộ dữ liệu từ phần mềm iPOS đều được đồng bộ với phần mềm kế toán iPOS Accounting, bạn không cần mất thời gian chuyển dữ liệu thủ công. Phần mềm kế toán này sẽ tự động sinh ra các chứng từ bán hàng, tự động hạch toán nghiệp vụ tương ứng,… Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng xuất hóa đơn điện tử, xây dựng báo cáo kết quả kinh doanh, quản lý giá thành món ăn và phân tích lãi lỗ trên phần mềm.
Với những lợi ích tuyệt vời của phần mềm quản lý quán cafe, không khó hiểu vì sao nó được xem là một xu thế tất yếu hiện nay. Lựa chọn được một đối tác công nghệ phù hợp cung cấp phần mềm tốt sẽ như “hổ chắp thêm cánh” giúp quán cafe của bạn ngày càng phát triển mạnh mẽ. Hy vọng rằng bài viết trên đây sẽ giúp bạn tự tin ứng dụng phần mềm vào việc quản lý và vận hàng quán cafe của bạn.
Bạn có thể tham khảo một số phần mềm sau để quản lý quán cafe trơn tru hơn nhé!
