Các quán ăn nhỏ thường quản lý vận hành theo cách thủ công bởi nguồn vốn không lớn cũng như không có nhiều nhu cầu quản lý phức tạp. Tuy nhiên phương pháp này lại dẫn đến những thất thoát, mất tiền mà chính chủ quán cũng khó phát hiện ra. Vậy đâu là giải pháp?

Phần mềm quản lý quán ăn iPOS được thiết kế để phù hợp với đa dạng mô hình kinh doanh từ quy mô quán ăn nhỏ lẻ, vỉa hè cho đến các quán lớn hay chuỗi nhà hàng nhiều chi nhánh. Dù bạn chỉ đang kinh doanh một quán ăn nhỏ, phần mềm iPOS vẫn là lựa chọn tối ưu hỗ trợ đắc lực trong việc giải quyết bài toán quản lý vận hành, hạn chế tối đa tình trạng thất thoát. Cùng iPOS.vn tìm hiểu chi tiết nhé!

1. Phần mềm tính tiền quán ăn tiện lợi, tích hợp đa dạng phương thức thanh toán

Với quy mô nhỏ, ít món và lượng khách hàng không quá đông nên khi thanh toán cho khách, các quán ăn nhỏ thường áp dụng cách tính nhẩm, cộng tiền dựa vào trí nhớ hoặc giấy ghi tay cho nhanh. Thực tế rằng, cách tính thủ công này mặc dù có tiện nhưng lại không có lợi cho chủ kinh doanh bởi chủ quán khó kiểm soát được số lượng món bán ra, cuối ngày khi thống kê doanh thu thì chỉ dựa trên con số ước chừng mà không có căn cứ chính xác để đối chiếu dẫn đến thất thoát nhưng không phát hiện được, tình trạng thanh toán sai món, nhầm giá hay nhân viên gian lận không được kiểm soát chặt chẽ.

2. Order, ghi món nhanh chóng, hỗ trợ đầy đủ nghiệp vụ bán hàng

Ở mô hình truyền thống, nhân viên phục vụ sẽ thực hiện order cho khách bằng cách ghi giấy thủ công, sau đó di chuyển đến khu vực bếp và thu ngân để đưa order. Việc này rất tốn kém thời gian và nhân sự, chưa kể đến những tình huống như chữ ghi tay xấu khó đọc, lên sai món cho khách, thừa món, thiếu món, phục vụ sai thứ tự order, thông báo hủy hay thêm món, đổi món cũng không được thông tin kịp thời,… Đây là những tình huống thường gặp ở các quán ăn vào những thời điểm đông khách, không chỉ ảnh hưởng đến hoạt động của quán mà còn tạo ra trải nghiệm không tốt cho khách hàng.

Phần mềm quản lý quán ăn iPOS sẽ giúp bạn tối ưu quy trình order gọi món, loại bỏ những thao tác thừa, từ đó rút ngắn thời gian phục vụ và việc vận hành diễn ra trôi chảy. Với sự hỗ trợ từ phần mềm, nhân viên quán có thể thực hiện order cho khách hàng trên máy tính bảng, mọi thông tin order sẽ được chuyển trực tiếp xuống bếp và thu ngân. Nhân viên phục vụ không còn phải di chuyển nhiều, các thông tin order cũng được chuyển đến các bộ phận liên quan một cách nhanh chóng và chính xác.

Bên cạnh đó, nếu muốn tiện lợi hơn cũng như tăng trải nghiệm cho khách hàng, bạn có thể để khách tự order mà không cần chờ đợi nhân viên bằng cách sử dụng các thiết bị Self Order (thiết bị hiển thị menu, khách hàng có thể thực hiện các thao tác đặt món, thanh toán tiện lợi) hoặc giải pháp menu điện tử (gọi món, gọi nhân viên bằng cách quét mã QR tại bàn).

3. Kiểm soát thu chi, tình hình kinh doanh chặt chẽ với hệ thống báo cáo đặc thù

Đa phần các quán ăn nhỏ khi quản lý theo cách thủ công, tình hình thu chi, lãi lỗ không được kiểm soát chặt chẽ. Hiệu quả các hoạt động kinh doanh, các món ăn bán chạy, thời điểm đông khách, vắng khách, số lượng đơn hàng từ các nguồn tại chỗ, mang về, app giao hàng,… đều chỉ là những con số “áng chừng” mà không có cơ sở dữ liệu chính xác. Điều này dẫn đến những khó khăn trong việc ra quyết định điều chỉnh kế hoạch kinh doanh bởi không nắm được chính xác cần điều chỉnh ở đâu, cái nào cần cắt giảm, cái nào cần được đẩy mạnh,… Một số quán ăn áp dụng cách quản lý bằng các file excel. Tuy nhiên phương pháp này cũng gây tốn kém thời gian, việc nhập liệu thủ công dễ xảy ra sai sót, số liệu thiếu trực quan, khó theo dõi.

4. Phần mềm quản lý quán ăn từ xa trên thiết bị di động

Tại các quán ăn nhỏ, chủ quán sẽ thường xuyên có mặt để trực tiếp kiểm soát các hoạt động kinh doanh tại quán. Tuy nhiên sẽ có những tình huống phát sinh mà chủ quán không thể có mặt. Những lúc như thế bạn sẽ quản lý quán ăn của mình bằng cách nào? 

Thông qua ứng dụng quản lý từ xa iPOS Manager, bạn có thể theo dõi mọi hoạt động kinh doanh tại quán mọi lúc mọi nơi ngay trên các thiết bị di động như điện thoại thông minh hay máy tính bảng. Chi tiết hóa đơn bán hàng, bàn nào đang mở, bàn nào còn trống, thống kê doanh thu,… đều được thể hiện rõ ràng, chính xác và cập nhật liên tục theo thời gian thực. Nhờ đó bạn có thể đưa ra các quyết định điều chỉnh kịp thời dù không có mặt trực tiếp tại quán.

5. Giao diện trực quan, thân thiện, ai cũng có thể sử dụng

Một vấn đề mà nhiều quán ăn nhỏ e ngại khi ứng dụng các phần mềm quản lý bán hàng là tính phức tạp, khó sử dụng bởi không am hiểu nhiều về công nghệ. Với phần mềm iPOS, bạn hoàn toàn có thể yên tâm về vấn đề này. Giao diện phần mềm thân thiện, hiển thị trực quan, các thao tác order, thanh toán,… cực kỳ đơn giản nên chủ quán hay nhân viên đều có thể thực hiện dễ dàng. Ngoài ra, iPOS.vn có hỗ trợ triển khai, cài đặt hệ thống, đào tạo nhân viên cùng đội ngũ hỗ trợ 24/7 nên bạn không cần phải lo lắng việc khó sử dụng hay không được hỗ trợ kỹ thuật kịp thời.

6. Những tính năng mở rộng giúp quản lý quán ăn chuyên nghiệp và toàn diện

6.1. Quản lý kho nguyên vật liệu quán ăn chặt chẽ, hạn chế thất thoát

Nguyên vật liệu là phần rất khó kiểm soát trong kinh doanh nhà hàng, quán ăn. Một trong những nguyên nhân khiến lợi nhuận ở các quán ăn nhỏ thường ở mức thấp đến từ sự thất thoát nguyên vật liệu do quản lý thủ công thiếu chặt chẽ: Định lượng món ăn theo cảm tính, không nắm được tình trạng kho tồn hết, dự trù nguyên vật liệu thiếu chính xác dẫn đến hôm đông khách thì thiếu, hôm vắng khách lại dư thừa lãng phí,… Ngoài ra, quy trình làm việc với nhà cung cấp cũng chưa được chuẩn hóa, nhập nguyên vật liệu không kịp thời, sổ sách quản lý thủ công khó đối chiếu công nợ cũng là vấn đề mà các chủ quán cần quan tâm.

6.2. Quản lý và chăm sóc khách hàng

Hiện nay, hoạt động quản lý và chăm sóc khách hàng ngày càng được chú trọng trong kinh doanh ăn uống. Phần mềm quản lý quán ăn iPOS mang đến cho các chủ quán một công cụ đắc lực để quản lý khách hàng, xây dựng các chương trình hội viên khi tích hợp giải pháp iPOS CRM.

6.3. Tiếp nhận và xử lý đơn hàng online đa kênh hiệu quả

Xu hướng đặt hàng và giao đồ ăn trực tuyến đang phát triển mạnh mẽ hơn bao giờ hết. Đa số các nhà hàng, quán ăn lớn nhỏ ngày nay đã chú trọng đến việc phát triển các kênh bán hàng online, có thể là thông qua điện thoại, mạng xã hội, website, tự xây dựng ứng dụng riêng hoặc liên kết với các siêu ứng dụng giao đồ ăn như Now.vn, GrabFood, Baemin, GoFood,… 

Một trong những khó khăn mà nhiều quán ăn hiện nay đang gặp phải khi triển khai bán hàng online đa kênh là thiếu công cụ hỗ trợ tiếp nhận, điều phối đơn hàng, tình trạng xử lý nhầm đơn, mất đơn, thiếu đồ, sai đồ,… rất dễ xảy ra. Do đó phần mềm quản lý quán ăn iPOS tích hợp thêm giải pháp quản lý đơn hàng đa kênh iPOS Call Center. Qua đó, mọi đơn hàng từ tất cả các kênh online nội bộ như điện thoại, Zalo, Facebook, website,… được tập trung xử lý tại một nơi duy nhất. Nhân viên dễ dàng điều phối, theo dõi tình trạng đơn hàng, hạn chế tối đa tình trạng thất lạc, nhầm lẫn các đơn. Bên cạnh đó, iPOS Call Center cũng được kết nối với CRM giúp hiển thị đầy đủ thông tin khách hàng, nhờ đó nhân viên có thể tư vấn món, thực hiện các chương trình tích điểm hội viên, áp dụng mã vouchers một cách dễ dàng, tăng thêm trải nghiệm cho khách đặt online.

6.4. Điều phối chế biến, gia tăng hiệu suất làm việc khu vực bếp/bar

Rất nhiều bếp tại các nhà hàng, quán ăn gặp khó khăn trong việc điều phối chế biến sau khi tiếp nhận đơn order từ nhân viên phục vụ. Thiếu thông tin tổng hợp để tối ưu chế biến, làm sai thứ tự order, không nắm rõ nguồn đơn hàng để chế biến hay đóng gói cho hợp lý, thiếu công cụ để thông báo hết món kịp thời cho nhân viên order,… là những vấn đề thường xuyên xảy ra tại bếp nhà hàng, quán ăn đang quản lý theo phương pháp truyền thống.

6.5. Đơn giản hóa nghiệp vụ kế toán trong nhà hàng, quán ăn

Ở những nhà hàng, quán ăn có quy mô vừa và lớn thì kế toán là một trong những nghiệp vụ cần được chú trọng. Tuy nhiên khi quản lý theo cách truyền thống hoặc sử dụng phần mềm quản lý quán ăn không có tính năng kế toán, bạn sẽ phải mất nhiều thời gian để nhập liệu thủ công, chuyển dữ liệu từ phần mềm bán hàng sang phần mềm kế toán, rất dễ xảy ra sai sót, chênh lệch.