Việt Nam là một thị trường tiêu dùng tiềm năng và được đánh giá là thị trường đầy hứa hẹn cho các ngành dịch vụ, đặc biệt là ăn uống. Những năm gần đây có khá nhiều thương hiệu mới gia nhập thị trường khiến “mảnh đất màu mỡ” ngày càng cạnh tranh gay gắt. Điều này đã tạo động lực để chủ doanh nghiệp thay đổi, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và hơn hết cả cải thiện cơ chế quản lý nhà hàng.
Đặc biệt khi sự phát triển về khoa học, công nghệ ngày càng gia tăng, các nhà hàng luôn mong muốn tìm kiếm một phần mềm quản lý nhà hàng giúp họ giảm thiểu thời gian, công sức và mang lại hiệu quả cao. Vậy xu hướng ứng dụng công nghệ trong quản lý nhà hàng hiện nay là gì? Hãy cùng iPOS.vn tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Nội dung [hiển thị]
1. Những điều cần biết về phần mềm quản lý nhà hàng
Chắc hẳn phần mềm quản lý nhà hàng là cái tên không hề xa lạ đối với các nhân viên bán hàng ở thời đại công nghệ số hiện nay. Vậy phần mềm quản lý nhà hàng là gì? Chúng được sử dụng ra sao?
1.1. Phần mềm quản lý nhà hàng là gì?
Phần mềm quản lý nhà hàng là phần mềm được xây dựng nhằm hỗ trợ kinh doanh nhà hàng hiệu quả hơn. Là kim chỉ nam mà các nhà hàng lựa chọn để xử lý các nghiệp vụ bán hàng và quản trị, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, hạn chế sai sót trong tất cả các khâu. Là một phần mềm sử dụng chuyên biệt trong việc quản lý nhà hàng, bởi vậy một số tính năng tiêu biểu của phần mềm quản lý nhà hàng phải kể đến như order và thanh toán in hóa đơn tại bàn, quản lý đơn hàng, quản lý doanh thu, phân quyền và quản lý hiệu suất nhân viên, kiểm soát nguyên vật liệu, xây dựng các chiến dịch marketing hiệu quả,….
Phần mềm quản lý nhà hàng được xây dựng nhằm hỗ trợ kinh doanh nhà hàng hiệu quả hơn.
Hiểu đơn giản, phần mềm quản lý nhà hàng được xây dựng nhằm tạo ra một giải pháp tối ưu có thể đáp ứng mọi nhu cầu công việc quản lý nhà hàng, chuỗi nhà hàng, quán cafe, trà sữa,… một cách hiệu quả nhất. Từ đó tạo nên một phong cách phục vụ chuyên nghiệp, hiện đại, mang đến những trải nghiệm tuyệt vời nhất cho khách hàng. Sự ra đời của phần mềm quản lý nhà hàng là bước tiến mới về công nghệ, xóa bỏ sự sai sót, rườm rà, thất thoát khi quản lý theo phương thức truyền thống.
1.2. Các loại phần mềm quản lý nhà hàng
Hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý nhà hàng, mỗi loại đều có những tính năng nổi bật riêng nhưng về cơ bản có các loại sau đây:
- Phân loại theo nguồn gốc, xuất xứ: Phần mềm quản lý nhà hàng trong nước và phần mềm quản lý nhà hàng nội địa.
- Phân loại theo nền tảng công nghệ: Phần mềm quản lý nhà hàng dạng On-Premises (phần mềm dạng cài đặt, có tính ổn định cao, bảo mật tốt, khả năng quản lý chuỗi tốt nhưng cấu hình nặng và chi phí khởi tạo ban đầu cao) và phần mềm quản lý nhà hàng dạng Cloud (phần mềm gọn nhẹ, dễ cài đặt, chi phí khởi tạo rẻ nhưng tính bảo mật thấp hơn so với phần mềm dạng cài đặt).
- Phân loại theo chi phí: Phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí và phần mềm quản lý nhà hàng có trả phí.
Với mỗi loại phần mềm đều có những tính năng và chức năng riêng biệt, bạn có thể tham khảo và lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng phù hợp với mô hình nhà hàng của mình.
Đọc thêm: Top 5 phần mềm quản lý nhà hàng được ưa chuộng nhất hiện nay
2. Có nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng không?
Hình thức kinh doanh F&B nói chung và kinh doanh nhà hàng nói riêng đều là hình thức khởi nghiệp tạo ra lợi nhuận nhưng phát triển và vận hành như thế nào để tránh khỏi những rủi ro dẫn đến thất bại thì không phải ai cũng làm được. Sự thất bại đều đến từ quy trình quản lý, chủ cửa hàng chưa nắm rõ cách quản lý bán hàng, chưa tìm ra phương pháp vận hành tối ưu cho nhà hàng của mình.
Khi kinh doanh nhà hàng, quán ăn bạn phải đối mặt với vô vàn khó khăn, từ việc tìm các nhà cung cấp nguyên liệu, nguồn hàng, thiết kế nhà hàng, cho đến việc tuyển dụng, quản lý nhân viên, quản lý chế biến, marketing nhà hàng, chăm sóc khách hàng,… Lúc nào bạn cũng trong tình trạng làm việc với sổ sách, giấy tờ thu chi, thống kê ghi chép số lượng nguyên vật liệu,… Với hàng loạt đầu việc như vậy không thể tránh khỏi sai sót, nhầm lẫn đồng thời còn làm tốn nhiều thời gian, chi phí để vận hành nếu quản lý theo phương thức truyền thống.
Việc ứng dụng công nghệ trong việc quản lý nhà hàng giúp tối ưu hóa toàn bộ quy trình quản lý truyền thống, mọi công việc sẽ trở nên đơn giản, chính xác hơn rất nhiều. Trong thời đại 4.0 hiện nay, khi ứng dụng công nghệ ngày càng phát triển, ai giành được lợi thế về công nghệ nhiều hơn sẽ đem lại phần thắng. Phần mềm quản lý bán hàng là một bước tiến mới về công nghệ so với phương thức quản lý truyền thống, đặc biệt trong giai đoạn chuyển đổi số như hiện nay mà các nhà hàng nên sử dụng.
[lepopup slug=’Bocongcutainguyen-fnb-3′]
3. Phần mềm quản lý nhà hàng iPOS – Hỗ trợ nghiệp vụ bán hàng hiệu quả
iPOS.vn là đơn vị cung cấp các giải pháp quản lý bán hàng chuyên biệt và toàn diện dành riêng cho ngành F&B. Với kinh nghiệm hơn 10 năm đồng hành cùng 30.000 nhà hàng, quán cafe, trà sữa,…. iPOS đang là một trong những lựa chọn hàng đầu của chủ kinh doanh nhà hàng tại Việt Nam. Với giao diện đơn giản, trực quan, dễ sử dụng, tính ổn định cao, phần mềm đáp ứng hầu hết các nghiệp vụ bán hàng và nhu cầu quản lý từ đơn giản đến phức tạp, từ mô hình nhỏ lẻ, xe đẩy cho đến các chuỗi lớn.
Hiện nay, iPOS.vn đang cung cấp cả 2 loại hình phần mềm POS PC (phần mềm On-Premises trả phí 1 lần và sử dụng vĩnh viễn trên hệ điều hành Window) và FABi (phần mềm Cloud sử dụng trên nền tảng Android và trả phí thuê bao theo tháng) phục vụ đa dạng nhu cầu khách hàng. Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý nhà hàng thì iPOS.vn sẽ là một gợi ý không tồi.
Ghi nhận order nhanh chóng, chính xác
Nếu như với quy trình quản lý truyền thống, nhân viên sẽ order theo cách ghi giấy, sau đó di chuyển qua bộ phận Bếp/bar để chuyển thông tin order và thực hiện chế biến. Với quy trình phục vụ thủ công này thường gặp phải nhiều vấn đề trong quá trình vận hành như ghi nhầm món, thiếu món, chữ nguệch ngoạc khó đọc, trả món không đúng thứ tự, tốn thời gian trong quá trình di chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác,… Điều này sẽ gây ra hàng loạt khó khăn trong quá trình thao tác, ghi nhận order, tốn nhiều thời gian, công sức nhưng không đảm bảo tính chính xác.
iPOS.vn là đơn vị cung cấp các giải pháp quản lý bán hàng chuyên biệt và toàn diện dành riêng cho ngành F&B.
Bởi vậy sự ra đời của phần mềm quản lý nhà hàng iPOS giúp quá trình order sẽ trở nên đơn giản, nhanh chóng và chính xác hơn. Nhân viên sử dụng điện thoại hoặc máy tính bảng để nhận order của khách hàng, ngay lập tức thông tin sẽ được đồng bộ và chuyến đến bộ phận thu ngân và bar/bếp thông qua máy in order. Nhờ đó, nhân viên không cần mất thời gian di chuyển giữa các khu vực để chuyển order mà bộ phận bar/bếp có thể nắm bắt các đơn hàng và bắt đầu chế biến luôn. Có thể thấy, với việc sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng quy trình order được tối ưu, không chỉ tiết kiệm chi phí nhân sự, thời gian mà còn hạn chế sai sót, nhầm lẫn đơn hàng.
Hiện nay, iPOS.vn còn cung cấp các giải pháp giúp khách hàng tự order như giải pháp menu điện tử iPOS O2O giúp khách hàng có thể tự order tại bàn bằng cách quét QR Code hay thiết bị Self Order với giao diện đẹp, dễ sử dụng, khách hàng có thể tự order và giao dịch thanh toán tiện lợi.
Quản lý bar/bếp hiệu quả
Đối với khu vực bar/bếp phần mềm quản lý bán hàng iPOS.vn còn hỗ trợ kết nối giải pháp quản lý bếp/bar KDS. Thông qua màn hình KDS nhân viên có thể theo dõi chi tiết các đơn hàng, đơn nào order trước, đơn nào order sau, đơn hàng mua mang về, đơn nào ăn tại quán, số lượng món cần thực hiện, đơn nào đang chờ lâu,… Từ đó, tối ưu quá trình chế biến, việc điều phối hoạt động tại quầy bar trở nên dễ dàng, nhanh chóng và chính xác.
Hệ thống hiển thị KDS hỗ trợ điều phối chế biến khu vực bếp/bar
Không chỉ vậy, giải pháp KDS còn cho phép cập nhật nhanh chóng các thay đổi đơn hàng như thêm món, hủy món,… để kịp thời xử lý. Đồng thời, nhân viên order cũng nhanh chóng nắm bắt thông tin hết món để có thể tư vấn cho khách hàng sang món khác. Tránh xảy ra trường hợp tư vấn cho khách xong một thời gian mới báo hết món, gây ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng.
Đa dạng phương thức thanh toán tiện lợi
Với sự hỗ trợ của phần mềm, mọi thao tác tính tiền, thanh toán, kiểm đồ, điều chỉnh hóa đơn trở nên đơn giản và chính xác, hạn chế sai sót, nhầm lẫn, tránh tình trạng nhân viên gian lận mà quản lý không hề hay biết.
Với giao diện đơn giản, trực quan, dễ sử dụng thu ngân còn có thể nhanh chóng áp dụng các voucher khuyến mãi, giảm giá, tính VAT, tách/gộp hóa đơn,… Sau khi thanh toán, hóa đơn sẽ được in tại máy in bill và khách hàng có thể kiểm tra lại. Từ đó tiết kiệm thời gian thanh toán, hạn chế sai sót đáng kể.
Hiện nay phần mềm đang hỗ trợ thanh toán với nhiều hình thức như tiền mặt, thẻ ngân hàng, thẻ visa, master, VNPAY, ví điện tử MoMo, ZaloPay,… tạo sự tiện lợi, giúp khách hàng có thêm nhiều lựa chọn trong việc thanh toán.
4. Phần mềm quản lý nhà hàng iPOS – Hỗ trợ đắc lực nhà quản lý
Hệ thống phân quyền chặt chẽ
Phần mềm quản lý nhà hàng iPOS với hệ thống phân quyền rõ ràng cho từng vị trí như chủ quán, quản lý cửa hàng, thu ngân, phục vụ,… vị trí nào được phân quyền và thực hiện những thao tác gì trên phần mềm. Chẳng hạn như vị trí thu ngân được quyền bán hàng, mở chốt ca nhưng không được chỉnh sửa thực đơn, bỏ món, không được xem báo cáo. Marketing được quyền phát hành các chương trình bán hàng, xem báo cáo nhưng không được update thông tin cài đặt.
Mọi thao tác chỉnh sửa, hủy hóa đơn, bỏ món, báo cáo hóa đơn… của nhân viên đều được ghi nhận trên phần mềm, từ đó chủ nhà hàng có thể phát hiện những bất thường, hạn chế gian lận từ nhân viên.
Quản lý nhà hàng mọi lúc mọi nơi với ứng dụng quản lý từ xa
Quản lý từ xa mọi lúc mọi nơi
Không phải lúc nào nhà quản lý cũng có mặt trực tiếp tại nhà hàng để theo dõi mọi hoạt động, đặc biệt với mô hình chuỗi với nhiều nhà hàng. Khi sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng iPOS, chủ nhà hàng có thể theo dõi tình hình kinh doanh tại nhà hàng thông qua ứng dụng quản lý từ xa trên thiết bị di động. Tình trạng số lượng bàn, hóa đơn bán hàng, tình hình doanh thu,… đều được cập nhật theo thời gian thực. Dù không có mặt tại nhà hàng, chỉ cần thông qua thiết bị có kết nối internet việc quản lý nhà hàng sẽ thuận lợi hơn.
Kiểm soát tình hình kinh doanh chặt chẽ, chính xác
Khi sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng iPOS chủ nhà hàng sẽ được cung cấp hệ thống báo cáo đặc thù, đáp ứng nhu cầu quản lý kinh doanh nhà hàng như báo cáo doanh thu, báo cáo theo ca, báo cáo theo từng món, báo cáo nguồn đơn, báo cáo theo các chương trình khuyến mãi,… Hệ thống báo cáo dưới dạng số liệu, biểu đồ trực quan giúp chủ kinh doanh nắm bắt được tình trạng kinh doanh nhanh chóng, chính xác và dễ dàng nắm bắt được xu hướng kinh doanh.
Hệ thống báo cáo dưới dạng số liệu, biểu đồ trực quan
Đối với những mô hình chuỗi nhà hàng, hệ thống báo cáo chi tiết từng điểm bán, tình hình kinh doanh của toàn chuỗi, giúp chủ kinh doanh có thể so sánh mức độ kinh doanh hiệu quả tại từng điểm bán từ đó có thể đưa ra những quyết định điều chỉnh phù hợp.
Quản lý nguyên vật liệu tồn kho, hạn chế thất thoát
Quản lý nguyên vật liệu là một trong những phần cực kỳ quan trọng trong nhà hàng. Nếu như với phương pháp quản lý truyền thống bằng giấy tờ, sổ sách dễ dẫn đến sai sót, thất thoát, lãng phí, kiểm soát lượng hàng tồn kho không chặt chẽ dẫn đến không có kế hoạch mua hàng phù hợp, gây thừa/thiếu nguyên liệu so với nhu cầu kinh doanh thực tế.
iPOS Inventory đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị kho, phù hợp với đa dạng mô hình kinh doanh nhà hàng
Phần mềm iPOS mở rộng tích hợp giải pháp quản lý kho iPOS Inventory đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị kho, phù hợp với đa dạng mô hình kinh doanh nhà hàng. Phần mềm cho phép chủ nhà hàng xây dựng định mức món chi tiết, theo dõi tồn kho tại từng điểm bán, xem báo cáo xuất/nhập tồn kho, phân tích chi tiết quá trình mua hàng, dự trữ tồn kho, quản lý chất lượng nhà cung cấp,… Ngoài ra có thể kết nối nhà cung cấp, quản lý công nợ một cách dễ dàng.
Giải pháp hỗ trợ nghiệp vụ kế toán
Bên cạnh phần mềm bán hàng, iPOS.vn còn kết nối trực tiếp với phần mềm kế toán chuyên biệt cho ngành F&B iPOS Accounting. Các nghiệp vụ quản lý kho, quản lý xuất nhập tồn, xây dựng định mức nguyên vật liệu, định mức kho,… được thực hiện dễ dàng trên phần mềm. Từ đó nhà quản lý có thể mua hàng chính xác dựa trên số liệu đặt hàng theo từng điểm bán, phân tích lượng hàng bán so với kỳ trước. Đồng bộ dữ liệu từ phần mềm bán hàng sang phần mềm kế toán, tiết kiệm thời gian nhập liệu, loại bỏ sai sót khi nhập liệu thủ công.
iPOS.vn kết nối trực tiếp với phần mềm kế toán chuyên biệt cho ngành F&B iPOS Accounting
Phần mềm sẽ tự động sinh ra các chứng từ bán hàng, tự động hạch toán các nghiệp vụ và phát sinh các phiếu thu tương ứng. Ngoài ra, có thể dễ dàng xuất hóa đơn điện từ, xây dựng báo cáo kết quả kinh doanh, quản lý giá thành và phân tích lãi/lỗ trên phần mềm.
Quản lý và chăm sóc khách hàng
Làm thế nào để thu thập thông tin, nghiên cứu hành vi khách hàng để đưa ra những chiến lược marketing thu hút khách hàng mới, giữ chân khách hàng cũ là một nhu cầu quan trọng. Ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng iPOS CRM là công cụ đắc lực giúp bạn quản lý và chăm sóc khách hàng.
iPOS CRM là công cụ đắc lực giúp bạn quản lý và chăm sóc khách hàng.
Với iPOS CRM bạn có thể thu thập, lưu trữ thông tin khách hàng, theo dõi và phân tích hành vi khách hàng, xây dựng chương trình hội viên, tương tác khách hàng theo kịch bản tự động, cá nhân hóa các chương trình marketing, quản lý e-voucher,… Bên cạnh đó, iPOS CRM có thể kết nối Facebook, Zalo OA, từ đó bạn có thể thu hút khách hàng đăng ký thành viên thông qua những mạng xã hội này, gửi tin nhắn chăm sóc khách hàng với chi phí rẻ, đồng bộ thực đơn để tạo kênh bán hàng online riêng, tiếp cận, đặt giao hàng trực tiếp, tăng khả năng tìm kiếm khách hàng mới.
Quản lý đơn hàng Online đa kênh
Trong thời đại 4.0 hiện nay, xu hướng tiêu dùng cũng phát triển mạnh mẽ với nhiều ứng dụng đặt hàng online như Now, GrabFood, Beamin,… Các nhà hàng không chỉ kinh doanh offline mà còn đẩy mạnh các kênh bán hàng Online. Các đơn hàng Online từ điện thoại, website, mạng xã hội, các ứng dụng giao hàng,… mang đến nguồn thu không nhỏ. Việc phân loại nguồn đơn, điều phối chế biến, giao hàng, nhập liệu thông tin thủ công lên phần mềm quản lý rất dễ xảy ra nhầm lẫn, thiếu đơn, sai đơn,…
Với iPOS Call Center – Các đơn hàng từ các kênh online được tập trung xử lý tại 1 nơi duy nhất
Thấu hiểu điều này, iPOS.vn đã cho ra đời giải pháp iPOS Call Center. Tất cả các đơn hàng Online như Hotline, website, Facebook, Zalo,… được tập trung xử lý tại một nơi duy nhất. Kết hợp với giải pháp iPOS CRM, nhân viên có thể nhận thông tin của khách hàng để có thể tư vấn phù hợp với thói quen và nhu cầu của khách hàng. Không chỉ vậy, hiện nay iPOS cũng đã kết nối với các đối tác giao hàng trực tuyến như GrabFood và Loship, theo đó các đơn hàng từ các ứng dụng này sẽ được chuyển trực tiếp đến máy POS bán hàng, giúp bạn không phải mất thời gian nhập liệu thủ công, hạn chế sai sót, dễ dàng quản lý với hệ thống đối soát tự động.
Có thể nói việc ứng dụng phần mềm quản lý nhà hàng hiện nay đang là xu thế tất yếu. Tuy nhiên những e ngại về mặt chi phí, khả năng sử dụng, hỗ trợ,… vẫn khiến không ít chủ nhà hàng đắn đo khi lựa chọn đối tác cung ứng dịch vụ. Hy vọng phần mềm quản lý nhà hàng mà iPOS.vn cung cấp sẽ là sự lựa chọn tin cậy giúp bạn vận hành hiệu quả nhà hàng của mình.
Cùng tham khảo một số phần mềm quản lý nhà hàng sau để công việc trở nên trơn tru hơn nhé!
Top 5 phần mềm quản lý nhà hàng được ưa chuộng nhất hiện nay
