Quản lý một nhà hàng vốn dĩ không hề đơn giản, và khi quản lý một chuỗi nhiều nhà hàng thì những khó khăn đó lại tăng lên gấp bội. Mở rộng quy mô, nhiều điểm, nhiều chi nhánh khiến cho việc quản lý vận hành, đồng bộ chất lượng không được kiểm soát chặt chẽ, hệ quả là thất thoát, kinh doanh lỗ vốn, không ít chuỗi đã phải đóng cửa. Một trong những giải pháp đắc lực cho bài toán quản lý chuỗi hiện nay chính là phần mềm quản lý nhà hàng. Vậy phần mềm giúp các chủ kinh doanh quản lý chuỗi như thế nào? Cùng iPOS.vn tìm hiểu chi tiết nhé!

1. Những khó khăn thường gặp phải khi quản lý chuỗi nhà hàng

Có thể với 1 – 2 nhà hàng, bạn có thể quản lý suôn sẻ từ chất lượng, nhân viên, kho, doanh thu,… Nhưng với 5 – 10 nhà hàng hay nhiều hơn nữa thì bài toán quản lý lại trở nên vô cùng phức tạp. Chúng ta thử bóc tách những khó khăn khi mở rộng quy mô, số lượng nhà hàng lên mô hình chuỗi, đặc biệt là khi quản lý theo phương pháp thủ công truyền thống:

Khó khăn trong việc giám sát hoạt động kinh doanh tại từng nhà hàng trong chuỗi

Kinh doanh nhà hàng thường yêu cầu người chủ phải có mặt thường xuyên để quản lý các hoạt động bán hàng, kiểm soát thu chi một cách chặt chẽ. Tuy nhiên, với một chuỗi nhiều nhà hàng, đặc biệt là khi vị trí địa điểm cách xa nhau, chủ nhà hàng sẽ không thể có mặt thường xuyên để giám sát hoạt động kinh doanh tại từng nhà hàng. Do đó, nếu như không có công cụ quản lý mà chỉ theo dõi bằng sổ sách thủ công, chờ đợi quản lý cơ sở báo cáo thì chủ nhà hàng sẽ rất khó kiểm soát dẫn đến sai sót, thất thoát cũng như không kịp thời đưa ra các điều chỉnh cần thiết.

Vấn đề đồng bộ thực đơn và chất lượng dịch vụ toàn chuỗi

Đồng bộ thực đơn, chất lượng dịch vụ cũng như duy trì được chất lượng như khi chỉ có một nhà hàng ban đầu là vấn đề cốt lõi khi kinh doanh chuỗi. Tuy nhiên, như đã đề cập ở trên, chủ kinh doanh không thể giám sát trực tiếp từng cơ sở dẫn đến nhiều vấn đề như thực đơn, giá món khác nhau, chất lượng món ăn không đồng đều, mỗi cơ sở lại có cách phục vụ riêng biệt,… Điều này sẽ tạo ra những trải nghiệm không tốt với khách hàng, và chỉ cần một cơ sở gặp vấn đề sẽ ảnh hưởng đến ấn tượng của khách hàng đối với toàn chuỗi.

Kiểm soát doanh thu, chi phí thiếu chặt chẽ

Với việc quản lý cùng một lúc nhiều nhà hàng khiến chủ kinh doanh rất khó kiểm soát được doanh thu, chi phí, theo dõi tình hình kinh doanh tại từng điểm bán ngay tức thì chỉ bằng các sổ sách ghi tay hay những file excel được nhập liệu thủ công. Việc kiểm kê doanh thu, chi phí thường chỉ diễn ra vào cuối tuần, cuối tháng,… dẫn đến khó khăn trong việc rà soát, đối chiếu khi phát hiện những sai sót, chênh lệch trong số liệu thống kê.

Khó khăn trong quản lý kho nguyên vật liệu và chuỗi cung ứng

Quản lý kho luôn là vấn đề đau đầu với các chủ nhà hàng, đặc biệt là khi kinh doanh mô hình chuỗi bởi nếu không có phương pháp quản lý chặt chẽ sẽ rất dễ thất thoát. Nhập thiếu nguyên vật liệu sẽ dẫn đến không đủ nguồn cung phục vụ khách hàng, đặc biệt là dịp cao điểm, trong khi nhập thừa lại dẫn đến lãng phí bởi nguyên liệu thực phẩm khó bảo quản được lâu. Trong khi đó, nhà quản lý lại thường gặp tình trạng bị động khi lên kế hoạch mua nguyên vật liệu bởi gặp nhiều khó khăn trong việc nắm bắt tình trạng kho tại từng nhà hàng trong chuỗi, không có dữ liệu lịch sử tiêu hao nguyên vật liệu để điều chỉnh kế hoạch mua hàng cho phù hợp,… Bên cạnh đó, kể cả khi đã xây dựng được công thức chế biến với định mức nguyên liệu chuẩn cho từng món thì vẫn rất khó đảm bảo các đầu bếp tuân thủ một cách chặt chẽ khi không có người giám sát thường xuyên.

Ngoài ra, vấn đề làm việc với nhà cung cấp như liên hệ mua hàng kịp thời, theo dõi quá trình giao hàng, kiểm soát chất lượng nguyên vật liệu,… cũng là những thách thức không nhỏ khi quản lý chuỗi nhà hàng theo phương thức truyền thống.

Phức tạp trong hoạt động kế toán

Kế toán nhà hàng thường mang nhiều yếu tố đặc thù và phức tạp, từ việc xây dựng định mức món, xác định đúng giá vốn, phân bổ các chi phí chung như điện, nước, gas, nhân công,… cho đến việc xử lý các hóa đơn, chứng từ, thuế, lên báo cáo tài chính,… Khi quản lý chuỗi nhiều nhà hàng, rất nhiều vấn đề mà kế toán thường gặp phải như các điểm bán xuất hóa đơn thủ công dẫn đến việc khó kiểm soát việc xuất hóa đơn trên toàn chuỗi, các dữ liệu, báo cáo tại từng điểm bán không được thống kê một cách chính xác và kịp thời về tổng để làm các chứng từ liên quan, chậm trễ trong việc lên báo cáo tài chính,… Ngoài ra, việc chuyển dữ liệu từ sổ sách ghi tay, file excel hay phần mềm bán hàng sang phần mềm kế toán cũng tiêu tốn nhiều thời gian và dễ dẫn đến những sai sót, chênh lệch, rất khó để đối chiếu.

Vấn đề đồng bộ các chương trình marketing, khuyến mãi trên toàn chuỗi

Để thu hút khách hàng, nhà hàng sẽ thường xuyên triển khai các hoạt động truyền thông – marketing, các chương trình khuyến mãi, giảm giá. Khi một chính sách được đưa ra, chủ nhà hàng cần đảm bảo mọi cơ sở kinh doanh trong chuỗi đều nắm được, thực hiện đồng bộ và đúng nội dung, đúng thời gian. Tuy nhiên việc không thể giám sát chặt chẽ từng cơ sở dẫn đến khó khăn trong việc nắm bắt tình hình triển khai tại từng cơ sở như nhân viên có giới thiệu ưu đãi cho khách không, đã áp dụng đúng chương trình hay chưa, có tình trạng gian lận khi áp dụng ưu đãi hay không,… Ngoài ra, các chương trình chăm sóc khách hàng, tích điểm thành viên,… cũng cần được triển khai đồng bộ trên toàn hệ thống để mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

Khó khăn khi triển khai bán hàng online đa kênh

Xu hướng đặt giao hàng ngày càng phát triển trong ngành dịch vụ ăn uống. Bởi vậy các chuỗi nhà hàng cũng không thể nằm ngoài xu thế này. Tuy nhiên việc phát triển đa dạng kênh online như điện thoại, website, ứng dụng di động, mạng xã hội, các nền tảng đặt hàng của bên thứ 3,… cũng dẫn đến những thách thức cho chủ kinh doanh như không kiểm soát được các nguồn đơn hàng, việc điều phối xử lý đơn hàng về từng nhà hàng chưa hợp lý, tình trạng nhầm đơn, mất đơn thường xuyên xảy ra,… ảnh hưởng đến trải nghiệm thực khách.

2. Quản lý vận hành chuỗi hiệu quả hơn với phần mềm quản lý nhà hàng

Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý được xem như một điều tất yếu khi mở rộng kinh doanh nhà hàng lên mô hình chuỗi. Để quản lý chuỗi hiệu quả cần có sự hỗ trợ của công nghệ từ việc bán hàng, xử lý đơn hàng, quản lý nhân viên, kiểm soát kho,… Các phần mềm quản lý nhà hàng hiện đại ngày nay được phát triển và bổ sung nhiều tính năng vượt trội giúp các chủ kinh doanh vận hành chuỗi dễ dàng hơn cũng như quản lý mọi hoạt động một cách chặt chẽ. 

2.1. Hỗ trợ đầy đủ nghiệp vụ bán hàng

Phần mềm iPOS được xây dựng dựa trên nhu cầu quản lý của từng bộ phận trong chuỗi nhà hàng. Vì thế iPOS sở hữu đầy đủ các tính năng quan trọng, đáp ứng mọi nghiệp vụ bán hàng trong nhà hàng, tạo tính đồng bộ trong quy trình phục vụ tại mọi điểm bán:

Tiếp nhận order nhanh chóng

Không còn tình trạng order ghi giấy thủ công, nhớ nhớ quên quên dẫn đến tình trạng chậm món, thiếu món, sai món cho khách hàng, nhân viên có thể thực hiện order ngay trên máy tính bảng. Các thông tin order ngay lập tức được chuyển xuống khu vực bếp, quầy thu ngân nhanh chóng và chính xác, tiết kiệm thời gian di chuyển cho nhân viên.

Ngoài ra, bạn có thể tiết kiệm chi phí nhân sự bằng việc sử dụng giải pháp menu điện tử (thực khách tự order bằng cách quét mã QR tại bàn) hoặc sử dụng các thiết bị Self Order (khách hàng thực hiện gọi món trên các máy tự order). Khách hàng có thể gọi món nhanh chóng mà không cần chờ đợi nhân viên, nhà hàng cũng có thể cắt giảm số lượng nhân viên cần thiết để phục vụ order cho khách so với mô hình truyền thống.

Quản lý bar/bếp

Với sự trợ giúp của phần mềm quản lý nhà hàng iPOS kết hợp cùng màn hình hiển thị chế biến KDS, khu vực bar/bếp có thể tiếp nhận và theo dõi đơn hàng dễ dàng hơn, đơn nào chưa phục vụ, đơn nào đang đợi lâu, tổng hợp nhanh chóng các món ăn chung giữa các đơn,… Nhờ đó khu vực bar/bếp có kế hoạch điều phối chế biến một cách phù hợp, hạn chế tối đa tình trạng nhầm lẫn, thiếu đơn hay làm sai thứ tự order, đồng thời cập nhật nhanh và chính xác tình hình sửa món, đổi món hay thông báo hết món kịp thời cho nhân viên phục vụ.

Tính tiền chính xác, thanh toán tiện lợi

Nếu không có phần mềm, nhân viên phải ghi chép tính tiền, ghi chép hóa đơn một cách thủ công. Điều này dễ dẫn tới sai sót, nhầm lẫn, thậm chí là tạo cơ hội cho nhân viên gian lận mà chủ nhà hàng không hề hay biết. Với sự hỗ trợ của phần mềm, thao tác tính tiền, thanh toán cho khách hàng trở nên đơn giản và chính xác, vừa tạo tính chuyên nghiệp trong mắt thực khách vừa hạn chế sai sót, gian lận không đáng có.

Ngoài ra, phần mềm quản lý nhà hàng iPOS hỗ trợ đa dạng hình thức thanh toán như tiền mặt, thẻ ngân hàng, ví điện tử,… giúp khách hàng của bạn có thêm nhiều lựa chọn và tiện lợi hơn trong quá trình thanh toán.

2.2. Kiểm soát tình hình kinh doanh chặt chẽ, chính xác

2.3. Quản lý từng nhà hàng trong chuỗi mọi lúc mọi nơi với phần mềm quản lý từ xa

Những lo lắng khi không thể có mặt trực tiếp tại từng nhà hàng để giám sát hoạt động kinh doanh sẽ được giải quyết nhờ tính năng quản lý từ xa của phần mềm quản lý nhà hàng. Giờ đây, bạn có thể kiểm soát các hoạt động kinh doanh mọi lúc mọi nơi ngay trên thiết bị di động với ứng dụng quản lý từ xa iPOS Manager: Theo dõi số lượng bàn đang mở tại từng nhà hàng vào mọi thời điểm, theo dõi các hóa đơn bán hàng, tình hình doanh thu theo thời gian thực,… Nhờ đó bạn nắm bắt nhanh chóng tình hình toàn chuỗi và có biện pháp điều chỉnh việc kinh doanh cho phù hợp.

2.4. Nâng cao hiệu quả quản lý kho

2.5. Giải pháp đắc lực cho nghiệp vụ kế toán chuỗi nhà hàng

Bên cạnh những tính năng về bán hàng, quản lý kho, phần mềm quản lý nhà hàng iPOS còn kết nối phần mềm kế toán iPOS Accounting – giải pháp kế toán được xây dựng chuyên biệt cho ngành kinh doanh ăn uống. Đây là một ưu điểm vượt trội mà không nhiều phần mềm quản lý nhà hàng hiện nay có thể đáp ứng được. 

Với iPOS Accounting, nghiệp vụ kế toán khi kinh doanh chuỗi nhà hàng trở nên đơn giản hơn. Các nghiệp vụ kiểm kho, quản lý xuất nhập tồn, xây dựng định mức nguyên vật liệu, định mức kho được thực hiện dễ dàng ngay trên phần mềm. Từ đó, nhà quản lý có thể đưa ra con số mua hàng chính xác dựa trên số liệu đặt hàng các điểm bán hàng, phân tích lượng hàng bán theo số liệu thống kê kỳ trước. Việc đồng bộ dữ liệu từ phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán giúp nhân viên không cần mất thời gian để chuyển dữ liệu, loại bỏ những sai sót do chuyển dữ liệu theo cách thủ công. Phần mềm iPOS Accounting sẽ tự động sinh ra các chứng từ bán hàng, tự động hạch toán các nghiệp vụ, phát sinh các phiếu thu tương ứng. Bạn cũng có thể xuất hóa đơn điện tử, thực hiện các điều chỉnh như tăng/giảm, định danh hóa đơn trên phần mềm này.

2.6. Quản lý chăm sóc khách hàng hiệu quả

Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ để hỗ trợ việc xây dựng chương trình hội viên và chăm sóc khách hàng, quản lý và thực hiện các chương trình ưu đãi đồng bộ trên toàn chuỗi nhà hàng của mình thì phần mềm iPOS tích hợp giải pháp quản lý khách hàng iPOS CRM là lựa chọn không thể bỏ qua. Với sự hỗ trợ của iPOS CRM, bạn có thể thực hiện đăng ký thành viên, tích điểm, lưu trữ thông tin, theo dõi và phân tích hành vi khách hàng, phân nhóm để có kế hoạch chăm sóc phù hợp. Bạn cũng có thể phát hành các e-voucher ưu đãi, xây dựng các kịch bản chăm sóc khách hàng tự động, đảm bảo sự kiểm soát và đồng bộ trên toàn chuỗi. Bạn cũng hoàn toàn có thể tùy chỉnh việc áp dụng ưu đãi cho toàn chuỗi hay chỉ một vài điểm bán nhất định.

2.7. Quản lý đơn hàng online đa kênh

Bên cạnh đó, iPOS Call Center tích hợp tổng đài VoIP, nhân viên có thể tiếp nhận cuộc gọi một cách thuận tiện. Cùng với đó là sự kết hợp giải pháp iPOS CRM, thông tin khách hàng được hiển thị trên màn hình để nhân viên dễ dàng tư vấn phù hợp với thói quen và nhu cầu của khách hàng. Ngoài ra, nhân viên cũng có thể thực hiện đăng ký thành viên, áp dụng các chương trình ưu đãi cho khách hàng ngay trên hệ thống iPOS Call Center.