Ngày nay, việc sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng không còn quá xa lạ và trở thành công cụ đắc lực của rất nhiều cơ sở kinh doanh. Kéo theo đó nhu cầu tìm hiểu và sử dụng phần mềm cũng không ngừng gia tăng. Vậy cách hoạt động của phần mềm này là gì và có cần thiết phải sử dụng chúng hay không? Hãy cùng iPOS.vn tìm hiểu tổng quan về phần mềm quản lý nhà hàng nhé!
Nội dung [hiển thị]
1. Phần mềm quản lý nhà hàng là gì?
Phần mềm quản lý nhà hàng có thể được hiểu theo khái niệm sau đây:
Phần mềm quản lý nhà hàng là phần mềm được xây dựng nhằm hỗ trợ kinh doanh nhà hàng hiệu quả hơn. Hiểu đơn giản, phần mềm quản lý nhà hàng giúp tối ưu hóa quy trình quản lý nhà hàng, tạo nên phong cách phục vụ chuyên nghiệp, hiện đại, từ đó mang lại chất lượng phục vụ tuyệt vời cho khách hàng.
Phần mềm quản lý nhà hàng được xây dựng nhằm hỗ trợ kinh doanh nhà hàng hiệu quả hơn.
Phần mềm quản lý nhà hàng là một giải pháp tối ưu có thể đáp ứng nhu cầu quản lý nhà hàng với các nghiệp vụ như order và thanh toán, in hóa đơn tại bàn; quản lý đơn hàng, quản lý doanh thu, phân quyền và quản lý hiệu suất nhân viên, quản lý nguyên vật liệu,… Không chỉ nhà hàng, nhiều mô hình khác như quán ăn bình dân, cafe, trà sữa,…. cũng đang sử dụng sản phẩm này.
2. Lý do nhà hàng cần có phần mềm quản lý nhà hàng?
2.1. Những khó khăn khi quản lý nhà hàng
Kinh doanh không phải việc đơn giản, nó càng đặc biệt phức tạp đối với mô hình kinh doanh nhà hàng. Nếu không có phương thức quản lý đúng cách, quản lý nhà hàng sẽ bị quá tải, thậm chí gây ảnh hưởng đến hoạt động quản lý kinh doanh.
Quản lý nhân viên
Nhà hàng phải thuê nhiều nhân viên cho các bộ phận như nhân viên phục vụ, nhân viên thu ngân, bếp, kế toán,…. nhưng để phân chia quyền hạn và trách nhiệm cho từng bộ phận không phải điều đơn giản. Đặc biệt, đối với những nhà hàng có quy mô lớn, số lượng nhân viên đông, người quản lý rất khó để bao quát hết tất cả. Thậm chí nhiều nhân viên còn làm việc theo thời vụ, làm theo ca, lịch làm việc linh động, không ổn định. Điều này gây ra nhiều khó khăn khi sắp xếp công việc, tính lương cho nhân viên, dẫn đến thất thoát nguồn lực và ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh.
Quản lý nguyên vật liệu
Để quản lý nguyên vật liệu nhà hàng hiệu quả là điều không hề đơn giản. Bởi đặc thù nguyên vật liệu trong nhà hàng thường có hạn sử dụng ngắn ngày, dễ hư hỏng, không để được lâu và dễ thất thoát. Nếu không có kế hoạch quản lý và tính toán cụ thể thì đây sẽ là một vấn đề đáng lo ngại, gây ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của nhà hàng.
Quản lý nguyên vật liệu nhà hàng hiệu quả là điều không hề đơn giản
Vậy mua loại nguyên vật liệu nào vừa đảm bảo chất lượng vừa đảm bảo về mặt giá cả, mua số lượng như thế nào, sử dụng nguyên vật liệu như thế nào để đảm bảo chất lượng từng món ăn,…? Đó đều là những trăn trở không dễ trả lời đối với nhà quản lý.
Quản lý thông tin khách hàng
Việc nghiên cứu hành vi, phân tích thói quen, quản lý phản hồi chất lượng dịch vụ,… để đưa ra những chiến lược giữ chân khách hàng là điều không hề đơn giản đối với nhà quản lý. Đặc biệt đối với những nhà hàng có quy mô lớn, chuỗi nhà hàng có quá nhiều khách hàng thì việc quản lý càng khó khăn hơn.
Quản lý hóa đơn, doanh thu
Người quản lý không phải bao giờ cũng có mặt tại nhà hàng để quản lý công việc kinh doanh, hóa đơn, doanh thu,… của nhà hàng. Vậy làm thế nào khi người quản lý không thường xuyên có mặt, mà vẫn có thể đôn đốc, giám sát, quản lý nhân viên để đảm bảo năng suất, tình hình làm việc của nhà hàng?
Báo cáo tình hình kinh doanh
Việc quản lý thủ công bằng sổ sách, excel, giấy tờ,… không chỉ tốn thời gian, công sức mà còn dễ sai sót, nhầm lẫn. Nhất là khi chủ nhà hàng không thể thường xuyên có mặt tại nhà hàng thì việc kiểm soát hoạt động kinh doanh, hiệu quả làm việc của nhân viên càng trở nên khó khăn. Điều này chính là một trong những lý do khiến bạn kinh doanh nhà hàng thất bại.
Xem thêm: Phần mềm quản lý nhà hàng – Xu hướng ứng dụng công nghệ trong quản lý
2.2. Tại sao nhà hàng cần phần mềm quản lý nhà hàng?
Nếu như trước đây sổ sách, excel, máy tính,… là những công cụ hỗ trợ rất tốt trước khi phần mềm quản lý bán hàng ra đời. Tuy nhiên phương thức quản lý thủ công này chỉ phù hợp với nhà hàng quy mô nhỏ, không quá nhiều khách hàng, chỉ có vỏn vẹn 1 đến 2 nhân viên. Nhưng nếu quy mô nhà hàng mở rộng với đội ngũ nhân viên đông đảo, lượng khách hàng lớn thì việc quản lý không còn đơn giản. Khách hàng cảm thấy bất tiện khi phải chờ đợi lâu, nhân viên quá tải trong quá trình phục vụ, không kiểm soát được tình hình hoạt động, kinh doanh,… là cơn ác mộng với hầu hết các chủ nhà hàng.
Đó là lý do phần mềm quản lý nhà hàng ra đời đáp ứng nhu cầu của nhà quản lý và là chìa khóa để thành công. Việc ứng dụng công nghệ, vượt qua khỏi phương thức quản lý truyền thống để hoàn thiện hơn. Phần mềm tích hợp tất cả các hoạt động của nhà hàng, từ khâu order đến kiểm tra hàng, tính tiền, báo cáo doanh thu, quản lý nguyên vật liệu, marketing,… đều được thu thập và phân tích trên hệ thống. Các thông số dễ dàng nắm bắt và tra cứu mà không cần thao tác thủ công như trước.
3. Phần mềm quản lý nhà hàng cần có chức năng gì?
Nếu chia theo chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận thì phần mềm quản lý nhà hàng cần những tính năng cơ bản như:
3.1. Đối với nhân viên phục vụ
Yếu tố cần thiết đối với bộ phận này là sự nhanh chóng, chính xác, phần mềm cần có giao diện đơn giản, thân thiện, dễ sử dụng. Nhân viên có thể ghi chú khi khách có nhu cầu riêng, kiểm đồ, chuyển yêu cầu thanh toán, tạm tính nhanh chóng ngay trên thiết bị.
Tính năng order của phần mềm quản lý nhà hàng
Hiện nay một số phần mềm còn phát triển thêm tính năng order trên thiết bị di động hoặc máy tính bảng, đồng thời thông tin sẽ được đồng bộ và chuyển đến bộ phận bếp/bar thông qua máy in order. Nhân viên sẽ không phải di chuyển qua các bộ phận mà vẫn có thể chuyển thông tin order tới các bộ phận liên quan. Điều này không chỉ giúp tối ưu chi phí nhân sự, tiết kiệm thời gian di chuyển mà có thể order được nhiều bàn khác nhau; đồng thời hạn chế sai sót, nhầm lẫn giữa các đơn hàng.
Đối với những nhà hàng có quy mô lớn, thường quá tải vào giờ cao điểm thì tính năng ghi nhận tình trạng đặt bàn, sắp xếp lịch đặt chỗ sẽ giúp lên kế hoạch và sắp xếp nguồn lực phù hợp để phục vụ khách hàng tốt hơn.
3.2. Đối với nhân viên thu ngân
Yêu cầu cơ bản của phần mềm quản lý nhà hàng là đảm bảo hỗ trợ mọi thao tác thanh toán, tính tiền, kiểm đồ, tích điểm thành viên,… hạn chế sai sót, hạn chế tình trạng nhân viên gian lận. Không chỉ vậy, phần mềm cần đơn giản, dễ sử dụng đối với những người ít tiếp xúc với công nghệ vẫn có thể nhanh chóng làm quen.
Bạn cũng nên lựa chọn những phần mềm hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán như tiền mặt, thẻ ngân hàng, thẻ VISA, Master, ví điện tử MoMo, ZaloPay,… giúp khách hàng có thêm nhiều lựa chọn trong quá trình thanh toán. Ngoài ra, các tính năng lưu trữ thông tin khách hàng, đăng ký thành viên, tích điểm cũng rất hữu ích và cần thiết với những nhà hàng quan tâm đến các hoạt động chăm sóc khách hàng.
3.3. Đối với bộ phận bếp/bar
Tùy vào quy mô và tần suất phục vụ khách hàng để cân nhắc việc sử dụng các tính năng hỗ trợ bếp/bar. Đối với mô hình nhỏ, lương khách hàng không quá lớn thì bạn có thể sắp xếp một máy in order tại khu vực bếp/bar để tiếp nhận thông tin order nhanh chóng.
Còn đối với những mô hình lớn hơn, lượng khách đông, nhà hàng thường gặp phải tình trạng quá tải, nhầm đơn, sai đơn, làm sai thứ tự order,… thì bạn cần những tính năng nâng cao hơn. Hiện nay, nhiều phần mềm quản lý nhà hàng hỗ trợ hoạt động điều phối bếp như tiếp nhận order, sắp xếp các đơn hàng theo thời gian, tối ưu chế biến với số lượng món giống nhau cần thực hiện, cập nhật yêu cầu thêm/hủy món, thông báo tình trạng hết món để nhân viên phục vụ kịp thời thông báo đến khách hàng,… Từ đó hoạt động quản lý tại khu vực bếp/bar trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn.
[lepopup slug=’Bocongcutainguyen-fnb-3′]
3.4. Đối với bộ phận kế toán, mua hàng
Đây là một phần cực kỳ quan trọng trong quản lý nhà hàng. Nếu không kiểm soát chặt chẽ sẽ dẫn đến sai sót, thất thoát, lãng phí, thừa/thiếu nguyên vật liệu so với nhu cầu thực tế. Bởi vậy, với các nhà hàng lớn có nghiệp vụ kế toán thường gặp những vấn đề trong quá trình chuyển dữ liệu thủ công sang phần mềm kế toán rất mất thời gian và dễ sai sót, chứng từ, hóa đơn không được kiểm soát, gây chậm trễ trong việc lên báo cáo tài chính,…
Bởi vậy, phần mềm cần đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kho, cho phép xây dựng định mức món chi tiết, theo dõi tồn kho tại từng điểm bán, xem báo cáo xuất/nhập tồn, quản lý chất lượng nhà cung cấp,…. Hiện nay, iPOS.vn là một trong những đơn vị cung cấp phần mềm quản lý nhà hàng đồng bộ với phần mềm kế toán, giúp hạn chế sai sót trong quá trình thao tác chuyển dữ liệu thủ công; tự động phát sinh chứng từ, hạch toán giao dịch và hỗ trợ nghiệp vụ chuyên biệt kế toán nhà hàng.
3.4. Đối với bộ phận marketing
Các chương trình ưu đãi, khuyến mãi, phát hành voucher giảm giá, chăm sóc hội viên,… là những hoạt động marketing phổ biến ở nhà hàng hiện nay. Nhưng làm thế nào để vận hành, thu thập thông tin, đo lường hiệu quả,… thì không phải nhà hàng nào cũng làm được. Để xây dựng các chương trình marketing bài bản thì nên lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng hỗ trợ các công việc trên.
Hiện nay một số phần mềm cho phép tạo các chương trình khuyến mãi, voucher giảm giá hóa đơn, giảm giá món,… với kịch bản tự động. Hỗ trợ đo lường hiệu quả chương trình marketing tương ứng. Bên cạnh đó cũng có thể thu thập thông tin khách hàng, tích điểm thành viên, thực hiện các chương trình chăm sóc khách hàng,…
3.5. Đối với nhà quản lý
Là chủ nhà hàng bạn cần quản lý hiệu quả làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, đặc điểm nhân sự của nhà hàng chủ yếu làm việc theo ca, nhân viên không làm cố định lâu dài dẫn tới việc quản lý nhân sự rất phức tạp. Bởi vậy, khi lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng bạn cần xem xét các tính năng cho phép phân quyền rõ ràng cho từng vị trí, mỗi vị trí sẽ được thao tác những thao tác khác nhau trên phần mềm; lưu lại lịch sử giao dịch chỉnh sửa, bỏ món, hủy hóa đơn, báo cáo hóa đơn,…
Phần mềm quản lý từ xa trên thiết bị di động
Không phải lúc nào nhà quản lý cũng có mặt trực tiếp tại nhà hàng, bởi vậy phần mềm quản lý nhà hàng cần có tính năng quản lý từ xa, theo dõi tình hình doanh thu, số lượng bàn, hóa đơn bán hàng,… theo thời gian thực. Dù không có mặt tại nhà hàng nhưng nhà quản lý vẫn có thể nắm bắt tình hình và đưa ra quyết định tức thì khi cần thiết.
Hiện nay iPOS.vn là đơn vị cung cấp phần mềm quản lý nhà hàng với hơn 10 năm kinh nghiệm và nhận được sự tin tưởng của hơn 30.000 thương hiệu lớn nhỏ như The Coffee House, Gong Cha, Thế giới hải sản, Vị Quảng,… Được thiết kế đầy đủ các tính năng chuyên biệt cho ngành F&B, phần mềm iPOS phù hợp với đa dạng quy mô từ cửa hàng nhỏ lẻ đến chuỗi lớn. Để tìm hiểu và trải nghiệm giải pháp toàn diện cho nhà hàng, hãy liên hệ 1900 4766 để được tư vấn!
Cùng tham khảo một số phần mềm để vận hành nhà hàng trơn tru hơn nhé!
Top 5 phần mềm quản lý nhà hàng được ưa chuộng nhất hiện nay
