Nhân viên ghi order bằng tay dễ gây ra sai sót, nhầm lẫn? Tốc độ ghi nhận gọi món chậm chạp khiến khách hàng phải bực bội vì phải chờ đợi lâu, đặc biệt là vào giờ cao điểm? Tất cả vấn đề đó tại các nhà hàng, quán cafe hiện nay đều có thể giải quyết với phần mềm order.
Phần mềm order là gì? Tại sao các cửa hàng hiện nay phải sử dụng phần mềm order? Có những phần mềm order nào đang được ưa chuộng nhất? Bạn sẽ tìm được câu trả lời trong bài viết dưới đây. Cùng iPOS.vn tìm hiểu chi tiết nhé!
Nội dung [hiển thị]
1. Từ hình thức order ghi tay đến phần mềm order
1.1. Thực trạng order ghi tay truyền thống tại nhà hàng, quán cafe
Từ trước đến nay, khi chưa có phần mềm order, nhân viên phục vụ phải đến tận bàn để hướng dẫn khách hàng gọi món, sau đó sẽ ghi chép lại và chuyển cho bộ phận bếp hoặc bar tại các nhà hàng, quán cafe. Phương pháp này tồn tại rất nhiều nhược điểm:
Thời gian phục vụ chậm trễ, tốn kém chi phí nhân sự: Vì nhân viên phải làm mọi việc thủ công và di chuyển giữa các khu vực, làm tiêu tốn rất nhiều thời gian, từ đó làm gia tăng chi phí thuê nhân sự mới có thể đáp ứng phục vụ khách hàng với tốc độ nhanh chóng vào giờ cao điểm.
Dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn: Việc ghi chép order bằng tay có những rủi ro như chữ xấu, khó đọc, dẫn đến tình trạng bộ phận chế biến làm nhầm món, thiếu món, sai thứ tự,… Việc phục vụ sai món cho khách hàng là một trong những “điều tối kỵ” trong ngành kinh doanh nhà hàng, quán cafe.
Khó quản lý gian lận, biển thủ: Không ít chủ cửa hàng kinh doanh ăn uống phải đau đầu với việc ghi nhận order thủ công, sổ sách ghi tay khó kiểm soát, quản lý thu chi thiếu chặt chẽ dẫn đến việc nhân viên gian lận, doanh thu thất thoát.
Ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng: Việc được phục vụ từ order cho đến thanh toán chậm chạp đều sẽ khiến khách hàng bực bội, khó chịu vì phải chờ đợi lâu. Order ghi tay nếu không sắp xếp theo thứ tự, bàn đến trước thì không được phục vụ trước và phục vụ nhầm món, hay tính tiền sai đều sẽ tạo hình ảnh không chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.
Tác động đến hiệu quả kinh doanh: Việc vận hành nhà hàng, quán cafe theo cách thủ công dẫn đến nhiều rủi ro như nhầm lẫn món, tốc độ phục vụ quá chậm, nhân viên thường sẽ bị rối vào giờ cao điểm. Về tổng thể, cửa hàng sẽ không có quy trình hoạt động trơn tru, hiệu quả, có thể ảnh hưởng đến doanh thu và kết quả kinh doanh.
1.2. Sự ra đời của phần mềm order dành cho nhà hàng, quán cafe
Phần mềm order ra đời đã giải quyết, khắc phục được tất cả các nhược điểm của phương pháp ghi nhận order truyền thống. Đây là một giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin để xử lý các nghiệp vụ gọi món, đặt đồ của khách hàng tại các cửa hàng kinh doanh ăn uống. Giải pháp này giúp nhân viên phục vụ có thể ghi nhận tên món, số lượng món, yêu cầu và ghi chú riêng của mỗi khách,… một cách dễ dàng, nhanh chóng và đảm bảo tính chính xác.
Ngoài việc hỗ trợ đẩy nhanh tốc độ phục vụ, phần mềm order còn được ưa chuộng vì tính đồng bộ thông tin trên hệ thống để tạo ra quy trình vận hành trơn tru trong nhà hàng, quán cafe. Mọi thông tin gọi món của khách hàng sẽ được ghi nhận tại máy POS hoặc máy tính bảng, tự động chuyển order tới bộ phận bếp/bar, thông báo cho nhân viên phục vụ mang món ăn lên cho khách, chuyển lên bộ phận thu ngân để in hóa đơn phục vụ thanh toán.
2. Lợi ích của phần mềm order đối với nhà hàng, quán cafe
2.1. Tiện lợi, dễ sử dụng, thích ứng với nhiều thiết bị
Sử dụng phần mềm order sẽ giúp chủ kinh doanh nhà hàng, quán cafe đơn giản hóa nghiệp vụ ghi nhận gọi món. Bạn có thể cài đặt và sử dụng phần mềm order trên các thiết bị như máy POS bán hàng, máy tính bàn, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng có sẵn.
Hầu hết các phần mềm order đến từ các thương hiệu uy tín hiện nay đều có giao diện trực quan, sinh động. Chỉ với vài thao tác đơn giản, nhân viên phục vụ đã có thể ghi nhận order của khách hàng một cách chính xác tới từng yêu cầu cá nhân cụ thể. Ngoài ra, phần mềm order còn đem đến sự tiện lợi khi sở hữu thêm một số tính năng khác như yêu cầu đổi món, hủy món, chuyển bàn,… và tất cả thông tin đều được chuyển tới bộ phận bếp, thu ngân tức thời.
2.2. Giảm khối lượng công việc, tăng hiệu quả làm việc của nhân viên
Đặc biệt, nếu vào giờ cao điểm, dù có làm việc hết công suất thì một nhân viên cũng chỉ kịp phục vụ số lượng khách hàng giới hạn. Rất nhiều nhà hàng đã thuê nhiều nhân viên nhằm tránh tình trạng quá tải ở những giờ đông khách đặc biệt là vào các dịp lễ, Tết,…. Tuy nhiên điều này gây nên tình trạng lãng phí nguồn nhân lực vào lúc vắng khách.
Việc sử dụng phần mềm order sẽ làm giảm khối lượng công việc, giảm áp lực cho nhân viên, đặc biệt là vào giờ cao điểm. Nhân viên sẽ lược bỏ được các công việc như ghi tay, di chuyển nhiều giữa các bàn của khách hàng, giữa các khu vực trong cửa hàng. Đặc biệt, với các nhà hàng lớn chia thành nhiều tầng, thì mỗi khu vực chỉ cần 1,2 nhân viên là đã đủ để phục vụ khách hàng. Vì tiết kiệm được thời gian, nhân viên có thể phục vụ được nhiều bàn hơn, tăng năng suất công việc, tối ưu chi phí nhân sự.
2.3. Tăng tốc độ phục vụ, hạn chế thiếu sót, nhầm lẫn
Với sự hỗ trợ của phần mềm, tất cả các công việc của nhân viên không những đẩy nhanh tốc độ, mà còn đảm bảo sự chính xác khi phục vụ cho khách hàng. Khi nhân viên nhập order của khách hàng, hệ thống sẽ tự động chuyển cho bộ phận bếp/bar chế biến theo thứ tự trước – sau để tránh trường hợp khách đến sau lại được phục vụ món trước khiến khách hàng không hài lòng. Sau khi đã có đồ ăn, đồ uống, nhân viên chỉ cần đưa đồ theo đúng bàn đã yêu cầu.
Hơn nữa, vì thông tin order đã được cập nhật trên hệ thống, phần mềm còn hỗ trợ các nghiệp vụ kiểm đồ, tính tiền, ghi nhận số tiền và trả tiền thừa, in hóa đơn và thanh toán bằng nhiều hình thức khác nhau như tiền mặt, thẻ ATM, ví điện tử Momo, VNPay, ZaloPay,…
2.4. Quản lý nhân viên, kiểm soát hành vi gian lận, thất thoát
Với phương pháp order ghi tay, nhân viên hoàn toàn có cơ hội gian lận bằng nhiều cách khác nhau. Ví dụ, người phục vụ có thể trực tiếp tính tiền và bỏ túi riêng, thông đồng với bộ phận bếp/pha chế để chỉ order miệng mà không ghi phiếu cho khách; sửa giá, tính tiền cho khách giá thực đúng, nhưng ghi sổ ít hơn để bỏ túi phần chênh lệch; chỉnh sửa, hủy hóa đơn; trực tiếp tính tiền và bỏ túi riêng,…
Khi sử dụng phần mềm order, quản lý và mỗi nhân viên sẽ được thiết lập quyền hạn trên phần mềm để phân quyền và quản lý chặt chẽ. Chủ nhà hàng, quán cafe hoàn toàn có thể phát hiện sớm những bất thường, sai lệch trong cách ghi nhận order và hóa đơn. Ngoài ra, phần mềm cũng lưu lại lịch sử chỉnh sửa, hủy hóa đơn, sửa món của nhân viên.
2.5. Tối ưu quy trình vận hành cửa hàng
Bằng việc sử dụng phần mềm order, công việc đặt món và phục vụ trở nên dễ dàng, tối ưu hơn, tác động trực tiếp lên tốc độ vận hành của cả nhà hàng, quán cafe. Các công đoạn dư thừa trong quy trình bán hàng được cắt giảm. Toàn bộ quy trình từ order món, chuyển order vào bếp/bar, điều phối chế biến, lên món và thanh toán được diễn ra theo đúng thứ tự, trơn tru, tốc độ.
Xem thêm: Top 6 phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất
3. Top 5 phần mềm order dành cho nhà hàng, quán cafe tốt nhất hiện nay
3.1. iPOS.vn
Một trong những phần mềm order được ưa chuộng nhất được nhiều cửa hàng kinh doanh lựa chọn là sản phẩm đến từ iPOS.vn. iPOS.vn là đơn vị uy tín cung cấp các giải pháp quản lý bán hàng và quản trị chuyên biệt và toàn diện dành cho ngành F&B tại Việt Nam. iPOS.vn đã hợp tác cùng 30.000 quán trà sữa, quán cafe, nhà hàng,… thuộc nhiều phân khúc khác nhau, nổi bật nhất là The Coffee House, Thế Giới Hải Sản, ToCoToCo,…
Phần mềm order iPOS.vn sở hữu tính năng giúp chủ kinh doanh tối ưu quy trình order gọi món, tất cả các bộ phận đều cập nhật và theo dõi thông tin order trên một hệ thống để đảm bảo tính chính xác, tăng tốc độ của đơn hàng.
Hơn nữa, phần mềm còn được tích hợp đa dạng các giải pháp khác để tối ưu bài toán hỗ trợ thanh toán đa dạng hình thức, quản lý nhân viên, hệ thống báo cáo, phần mềm quản lý kho iPOS Inventory, phần mềm kế toán chuyên biệt cho ngành F&B iPOS Accounting, giải pháp chăm sóc khách hàng iPOS CRM, menu điện tử O2O…
Một ưu điểm nổi bật khác của phần mềm order iPOS.vn là sản phẩm khá linh hoạt trong việc kết nối với các đơn vị giao hàng như Grab, app đặt đồ online như Grab, ví điện tử Momo, VNPay, ZaloPay,…
Hiện nay, iPOS.vn đang cung cấp hai loại phần mềm để chủ kinh doanh có thể lựa chọn. Thứ nhất là phần mềm order POS PC sử dụng trên hệ điều hành Windows, có ưu điểm là tính ổn định cao, thích hợp với các nhà hàng, quán cafe dạng chuỗi có nhu cầu quản lý phức tạp. Lựa chọn thứ hai là phần mềm order POS FABi dùng trên hệ điều hành Android, gọn nhẹ, dễ cài đặt, trả phí theo tháng, phù hợp cho các cửa hàng kinh doanh ăn uống từ nhỏ đến lớn. Hai dạng phần mềm này đều có thể sử dụng trên đa dạng thiết bị, từ máy tính PC, máy POS bán hàng, máy tính bảng đến điện thoại thông minh.
Khi sử dụng phần mềm iPOS, khách hàng sẽ được cung cấp đầy đủ tài liệu hướng dẫn sử dụng, đồng thời sẽ được hỗ trợ cài đặt và hướng dẫn trực tiếp tại điểm bán. Ngoài ra, trong quá trình sử dụng phần mềm nếu có phát sinh vấn đề gì đều có đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ 24/7.
3.2. CukCuk
Một lựa chọn phần mềm order khác cho các nhà hàng, quán cafe là CukCuk. CukCuk là sản phẩm của công ty Misa – đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong việc cung cấp giải pháp phần mềm kế toán và quản trị cho các doanh nghiệp lớn nhỏ thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau.
CukCuk được khá nhiều cửa hàng kinh doanh ăn uống lựa chọn vì đáp ứng đủ tính năng cơ bản của phần mềm order như giới thiệu món, ghi nhận order, gửi thông tin cho bếp/pha chế và theo dõi tình trạng chế biến, kiểm đồ hay gửi thanh toán cho thu ngân.
Với thiết kế đơn giản, trực quan, nhân viên phục vụ chỉ với vài thao tác đơn giản đã có thể thực hiện ghi order dễ dàng. CukCuk hoạt động trên nền tảng Android, có thể sử dụng trên nhiều thiết bị như máy tính, máy bán hàng, máy tính bảng,…
3.3. Dcorp R-Keeper
Bên cạnh đó, phần mềm order chuyên dụng cho mảng nhà hàng, quán cafe DCorp R-Keeper cũng là một trong những giải pháp được ưa chuộng hiện nay. Đây là một phần mềm nước ngoài nhưng đã được sử dụng khá lâu tại thị trường Việt Nam. Một số khách hàng lớn phải kể đến là Golden Gate, Redsun,…
Phần mềm order DCorp R-Keeper có thể phục vụ yêu cầu vận hành của các nhà hàng có nhu cầu phức tạp và chuyên sâu. Hệ thống POS order ổn định, có khả năng tiếp nhận order nhanh chóng trên mọi thiết bị di động như máy tính bảng, điện thoại thông minh,… Giải pháp cũng được tích hợp một số tính năng khác như quản lý kho, quản lý đặt bàn, quản lý và chăm sóc khách hàng,…
Tuy nhiên, Dcorp R-Keeper có chi phí triển khai khá cao so với các phần mềm khác. Vì phần mềm order này có cấu hình tương đối nặng nên cũng yêu cầu thêm chi phí thiết bị phần cứng chất lượng. Với đặc thù là cung cấp giải pháp đa quốc gia, DCorp R-Keeper vẫn còn những hạn chế nhất định về ngành kinh doanh ăn uống tại Việt Nam.
3.4. KiotViet
KiotViet là phần mềm order của Citigo – đơn vị có kinh nghiệm 10 năm trong việc tư vấn, triển các sản phẩm, giải pháp về phần mềm. Phần mềm KiotViet sở hữu 12 phiên bản trong các lĩnh vực kinh doanh khác nhau, trong đó có ngành kinh doanh F&B.
Phần mềm order KiotViet cho phép nhân viên nhà hàng, quán cafe order món ngay trên máy POS bán hàng hoặc máy tính bảng, thông tin chuyển tới màn hình ở bếp hỗ trợ khu vực bếp điều phối chế biến, tăng tốc độ phục vụ món. Ngoài ra, phần mềm cũng đồng bộ order đến thu ngân để tạo hóa đơn, thanh toán nhanh chóng.
Tuy nhiên, vì KiotViet là phần mềm quản lý bán hàng tập trung phát triển cho ngành bán lẻ, nên chưa được tối ưu hóa các tính năng cho ngành nhà hàng, quán cafe. Vì vậy, phần mềm order này phù hợp với các quán có quy mô vừa và nhỏ với nhu cầu quản lý đơn giản.
3.5. Sapo FnB
Phần mềm order nhà hàng, quán cafe Sapo FnB là một sản phẩm mới của công ty Sapo – một đơn vị chuyên cung cấp nền tảng quản lý và bán hàng đa kênh tại Việt Nam. Mặc dù mới ra mắt, giải pháp này cũng nhanh chóng được đón nhận vì có nhiều ưu điểm nổi bật.
Một số tính năng cơ bản của Sapo FnB là hỗ trợ giới thiệu món, tạo order cho khách ngay tại bàn, order sẽ tự động chuyển xuống bếp/bar ngay lập tức. Khi thực hiện order, nhân viên sẽ đánh dấu ghi nhận đúng bàn nào gọi món nào, hóa đơn bao gồm những gì bằng cách nhìn vào sơ đồ bàn trên giao diện phần mềm. Từ đó, thông tin hóa đơn sẽ chuyển đến bộ phận thu ngân để hỗ trợ thanh toán nhanh gọn.
Phần mềm có thể sử dụng trên nền tảng Android trong mọi thiết bị như máy POS bán hàng, máy tính, máy tính bảng, smartphone. Tuy nhiên, vì là sản phẩm mới nên phần mềm Sapo FnB chưa có tính ổn định tốt bằng các phần mềm đã ra đời lâu năm khác.
So với cách thức ghi nhận order bằng viết tay truyền thống, sử dụng phần mềm order là giải pháp vô cùng hiệu quả để đẩy nhanh tốc độ phục vụ, nâng cao hiệu quả kinh doanh cho nhà hàng, quán cafe. Nếu có bất cứ thắc mắc gì về phần mềm order, hãy liên hệ ngay tới hotline 1900 4766 để được giải đáp nhanh nhất. Chúc bạn kinh doanh thành công!
Bạn có thể tham khảo một số phần mềm để vận hành nhà hàng, quán cafe trơn tru hơn nhé!
Top 5 phần mềm quản lý nhà hàng được ưa chuộng nhất hiện nay
