Phần mềm quản lý bán hàng là giải pháp công nghệ hiện đại ngày càng được các nhà hàng, quán cafe sử dụng rộng rãi để cải thiện hoạt động quản lý và kinh doanh. Tuy nhiên, nhiều chủ quán “xuống tiền” mà không có sự tìm hiểu kỹ lưỡng nên mang về phần mềm quản lý bán hàng cho ngành bán lẻ thay vì giải pháp chuyên dụng cho ngành dịch vụ ăn uống F&B.
Việc sử dụng phần mềm không phù hợp có thể gây ra những bất tiện trong quá trình sử dụng cho chủ quán, nhân viên và ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng. Vì vậy, hãy cùng tìm hiểu về sự khác nhau giữa phần mềm quản lý bán hàng cho ngành F&B và ngành bán lẻ dưới đây để có lựa chọn đúng đắn nhất! Cùng iPOS.vn tìm hiểu chi tiết nhé!
Nội dung [hiển thị]
1. Sự khác biệt giữa phần mềm quản lý bán hàng cho ngành F&B và ngành bán lẻ
Xét về điểm tương đồng, tất cả các phần mềm quản lý bán hàng đều là một hệ thống công cụ ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác bán hàng và thanh toán, đồng thời hỗ trợ chủ kinh doanh theo dõi báo cáo doanh thu hay các khoản thu chi, lịch sử mua hàng của từng khách hàng. Thay vì phải mất hàng giờ đồng hồ với rất nhiều sổ sách cồng kềnh hay biểu mẫu excel dài dằng dặc dễ xảy ra sai sót, tính ưu việt của phần mềm quản lý bán hàng là thay thế con người xử lý nghiệp vụ bán hàng và quản lý các hoạt động kinh doanh trong mọi thời điểm một cách tự động, nhanh chóng và chính xác.
Phần mềm quản lý bán hàng thường được cài đặt cùng phần cứng – các thiết bị phục vụ cho quá trình gọi món và thanh toán, bao gồm máy POS bán hàng, máy in hóa đơn, két tiền,… hay đặc thù trong một số ngành có máy quét mã vạch. Ngoài ra, nhiều phần mềm quản lý bán hàng hiện nay còn cho phép cho người quản lý dễ dàng theo dõi hoạt động kinh doanh qua các thiết bị như smartphone, máy tính bảng,…
Mặc dù đều có tính năng chung là quản lý bán hàng, phần mềm quản lý bán hàng cho ngành F&B và ngành bán lẻ trên thị trường vẫn có rất nhiều đặc điểm khác biệt do đặc thù vận hành của từng lĩnh vực, ngành nghề.
1.1. Sự khác biệt về tính năng
Nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý khá phức tạp của các nhà hàng, quán ăn, quán cafe, trà sữa,… các phần mềm quản lý bán hàng chuyên biệt cho ngành F&B sở hữu nhiều tính năng nâng cao hơn. Các giải pháp này được tối ưu để nâng cao trải nghiệm người dùng do phát triển bởi những đơn vị có nhiều kinh nghiệm chuyên môn về ngành. Cụ thể, phần mềm quản lý bán hàng chuyên biệt cho ngành F&B có thể xử lý những vấn đề riêng trong kinh doanh nhà hàng, quán cafe:
– Ghi nhận order nhanh chóng: Nhà hàng, quán cafe có thể lựa chọn hình thức gọi món linh hoạt tại quầy hay theo bàn tùy thuộc vào mô hình kinh doanh và nhu cầu của khách hàng. Phần mềm còn được kết nối với các thiết bị máy tính bảng để nhân viên phục vụ order tại bàn thuận tiện hơn.
– Thanh toán linh hoạt: Phần mềm cho phép nhân viên thêm bớt món ăn thoải mái trong quá trình khách hàng sử dụng dịch vụ. Nhà hàng, quán ăn có thể in hóa đơn tạm tính trước để khách hàng kiểm tra lại danh sách món ăn, giá tiền,… thay vì “chốt sổ” cứng nhắc như phần mềm quản lý bán hàng cho ngành bán lẻ.
– Quản lý menu: Người dùng có thể xây dựng, quản lý, linh hoạt tùy chỉnh món ăn và danh mục menu. Chẳng hạn như đối với trà sữa, bạn có thể tạo quyền lựa chọn % đường, % đá, topping đi kèm. Trong khi đó, phần mềm quản lý bán hàng cho ngành bán lẻ không được tối ưu tính năng này.
– Quản lý sơ đồ bàn: Phần mềm giúp người dùng dễ dàng tùy chỉnh sơ đồ bàn theo mô hình, quy mô kinh doanh, đồng thời hỗ trợ xử lý các nghiệp vụ đặc thù như đặt, tách và ghép bàn tùy thuộc vào nhu cầu của thực khách.
– Quản lý nhân viên: Tất cả các vị trí như quản lý, nhân viên thu ngân, nhân viên phục vụ,… đều được thiết lập quyền hạn trên phần mềm để phân quyền và quản lý chặt chẽ. Như vậy, chủ kinh doanh có thể phát hiện sớm những bất thường, sai lệch trong tài chính, theo dõi lịch sử chỉnh sửa, hủy hóa đơn, sửa món của nhân viên.
– Cung cấp báo cáo doanh thu chuẩn ngành: Các phần mềm quản lý bán hàng cho ngành bán lẻ thường chỉ đưa ra những dạng báo cáo cơ bản về doanh thu, lợi nhuận. Tuy nhiên, riêng trong ngành F&B, nhu cầu phân tích, báo cáo đòi hỏi sự sâu sát và đặc thù hơn rất nhiều. Phần mềm quản lý bán hàng chuyên biệt cho ngành F&B sẽ xuất ra những dữ liệu chi tiết, đặc thù hơn như khách hàng đang sử dụng món nào nhiều nhất, chi phí nguyên vật liệu món nào quá đắt,… Từ đó, chủ kinh doanh mới có thể đưa ra những quyết định thay đổi nhằm tối ưu hiệu quả hoạt động.
1.2. Sự khác biệt về khả năng kết nối và mở rộng
Nếu như các phần mềm quản lý bán hàng cho ngành bán lẻ thường chỉ sở hữu những tính năng cố định thì sản phẩm chuyên biệt cho ngành F&B có khả năng tích hợp thêm nhiều tiện ích bổ sung khác để nâng cao hiệu quả quản lý và phát triển kinh doanh. Trong đó, một số giải pháp bổ sung nổi bật nhất hỗ trợ cho bộ máy vận hành của nhà hàng, quán cafe bao gồm:
– Quản lý kho: Chủ kinh doanh có thể thiết lập định mức nguyên vật liệu để tránh nhân viên gian lận, theo dõi tồn kho theo thời gian thực để lên kế hoạch xuất/nhập kịp thời, cung cấp hệ thống báo cáo theo nhu cầu: báo cáo thu chi, quản lý tồn kho, nhà cung cấp,…
– Quản lý thông tin và chăm sóc khách hàng: Khách hàng có thể tự đăng ký thành viên, phía nhà hàng, quán cafe sẽ thu thập và lưu trữ thông tin khách hàng, theo dõi và phân tích hành vi tiêu dùng, xây dựng chương trình hội viên, tương tác khách hàng theo kịch bản tự động, cá nhân hóa các chương trình marketing và chăm sóc khách hàng, quản lý e-voucher,…
– Menu điện tử: Một số phần mềm quản lý bán hàng có thể kết nối với giải pháp menu điện tử để khách hàng gọi món, gọi nhân viên bằng cách quét mã QR tại bàn, nhằm tiết kiệm thời gian, tăng tốc độ phục vụ và khiến quy trình vận hành diễn ra trôi chảy hơn.
1.3. Sự khác biệt về thiết bị phần cứng tương ứng
Chính bởi sự khác biệt về phần mềm mà phần cứng của hai hệ thống POS này cũng có nhiều điểm đặc trưng riêng. Thiết bị để cài đặt phần mềm quản lý bán hàng cho ngành bán lẻ nói chung, tiêu biểu là máy POS, thường rất cồng kềnh và luôn được đặt cố định ở quầy thu ngân. Ngoài máy POS, phần cứng còn có thể bao gồm: máy quét mã vạch, két tiền, máy in hóa đơn hay máy in tem cho những sản phẩm không có mã vạch.
Ngược lại, vì quy trình vận hành của nhà hàng, quán cafe có những đặc thù riêng, đặc biệt là tính chất linh hoạt trong khâu phục vụ và thanh toán nên máy POS cài đặt tương ứng vô cùng gọn nhẹ với mẫu mã và hình thức đẹp mắt hơn. Thậm chí nhiều nhà hàng, quán cafe hiện nay còn lựa chọn thiết bị cầm tay có khả năng in hóa đơn và di chuyển linh hoạt. Bên cạnh máy POS, phần cứng của hệ thống còn có máy in hóa đơn và các quán trà sữa sử dụng thêm máy in tem.
Xem thêm: Có nên sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng iPOS hay không?
2. Top phần mềm quản lý bán hàng chuyên biệt cho ngành F&B
2.1. Phần mềm quản lý bán hàng iPOS
Phần mềm quản lý bán hàng iPOS được phát triển bởi iPOS.vn có khả năng đáp ứng mọi nhu cầu quản lý từ cửa hàng nhỏ lẻ, vỉa hè cho đến các chuỗi lớn kinh doanh trong lĩnh vực ăn uống. iPOS.vn đến nay đã có hơn 11 năm kinh nghiệm hợp tác cùng 50.000 quán trà sữa, quán cafe, nhà hàng,… thuộc nhiều phân khúc khác nhau. Một số thương hiệu lớn mà iPOS.vn đã đồng hành là The Coffee House, ToCoToCo, Thế Giới Hải Sản, Vị Quảng,…
Giải pháp sở hữu đầy đủ tính năng từ hỗ trợ nghiệp vụ bán hàng như order và thanh toán, phân quyền để quản lý nhân viên chặt chẽ, cung cấp hệ thống báo cáo quản trị chi tiết. Hơn nữa, phần mềm iPOS được tích hợp thêm nhiều sản phẩm mở rộng như ứng dụng quản lý từ xa iPOS Manager, phần mềm quản lý khách hàng iPOS CRM, menu điện tử iPOS O2O, phần mềm quản lý kho iPOS Inventory…
Một ưu điểm vượt trội được đánh giá cao ở iPOS chính là sự kết nối linh hoạt với các đối tác đặt đồ, giao hàng như GrabFood và đơn vị thanh toán điện tử như MoMo, VNPay, ZaloPay,… Với lợi thế công nghệ và kinh nghiệm, phần mềm iPOS đang là lựa chọn hàng đầu dành cho ngành kinh doanh F&B. Hiện nay, iPOS.vn đang cung cấp loại phần mềm quản lý bán hàng là POS PC (phần mềm dạng on-premises cài đặt trên window) và FABi (phần mềm dạng cloud cài đặt trên nền tảng android).
2.2. Phần mềm quản lý bán hàng Dcorp R-Keeper
Tại Việt Nam hiện nay, rất nhiều chuỗi F&B lớn đang sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Dcorp R-Keeper như Golden Gate, Redsun, KFC,… Giải pháp cung cấp đầy đủ tính năng hỗ trợ công việc quản lý và tự động hóa quy trình vận hành cho các mô hình kinh doanh F&B, chẳng hạn như nền tảng bán hàng đa kênh, quản lý bếp thông minh với màn hình hiển thị KDS, quản lý kho chuyên nghiệp,… Phần mềm này phù hợp cho các cửa hàng/chuỗi F&B lớn có nhu cầu quản lý chuyên sâu và phức tạp.
Hiện tại, Dcorp R-Keeper có phiên bản cài đặt dành cho windows, các ứng dụng trên điện thoại di động và máy tính bảng. Chi phí dành cho phần mềm và thiết bị cài đặt tương ứng tương đối cao. Ngoài ra, vì Dcorp R-Keeper là phần mềm nước ngoài nên có một số đặc điểm chưa thích ứng với quy trình vận hành của các nhà hàng, quán cafe tại Việt Nam.
2.3. Phần mềm quản lý bán hàng Ocha
Phần mềm quản lý bán hàng Ocha cũng là sản phẩm chuyên biệt cho ngành nhà hàng, cafe. Ocha đáp ứng nhu cầu quản lý cơ bản cho các cửa hàng kinh doanh ăn uống vừa và nhỏ với tính năng order gọi món, tính tiền, in hóa đơn với giao diện thân thiện, thao tác đơn giản, dễ sử dụng.
Ocha được sử dụng rộng rãi vì có chi phí khá hợp lý, phù hợp với các quán ăn, quán cafe, quán trà sữa nhỏ không có ngân sách lớn. Tuy nhiên, tính ổn định của phần mềm quản lý Ocha không tốt. Hiện nay Ocha không có dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật sau mua và không chịu bất kỳ trách nhiệm gì nếu trong quá trình sử dụng phần mềm có lỗi hoặc gặp sự cố.
3. Phần mềm quản lý bán hàng cho ngành bán lẻ nói chung
3.1. Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet
Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet được phát triển bởi Công ty Cổ phần Phần mềm Citigo. KiotViet được thiết kế riêng cho 15 ngành hàng khác nhau như thời trang, tạp hóa, siêu thị mini, điện máy, nội thất, bar, nhà hàng & quán cafe,… đến nay đã có hơn 100.000 cửa hàng thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau đang sử dụng phần mềm quản lý bán hàng KiotViet.
Một số tính năng nổi bật của KiotViet phải kể đến là hỗ trợ quản lý thông tin hàng hóa sản phẩm, cung cấp số lượng hàng tồn để bổ sung kịp thời, theo dõi chi tiết thông tin khách hàng,… thích hợp cho các mảng kinh doanh bán lẻ. Bên cạnh đó, phần mềm quản lý bán hàng KiotViet còn hỗ trợ cung cấp thêm các tính năng cho bán hàng online như quản lý bán hàng trên Facebook, Zalo,… tích hợp các hãng vận chuyển như Viettel Post, GHN,… tích hợp các trang thương mại điện tử như Shopee, Lazada,…
3.2. Phần mềm quản lý bán hàng Sapo
Sapo cũng là một đơn vị cung cấp phần mềm quản lý bán hàng đa kênh uy tín tại Việt Nam. Trải qua hơn 12 năm hoạt động, Sapo đến nay đã có 100.000 cửa hàng tin tưởng sử dụng. Hiện tại, Sapo đang cung cấp giải pháp quản lý và bán hàng cho nhiều ngành nghề kinh doanh khác nhau như thời trang, tạp hóa, thực phẩm, nhà thuốc, mẹ và bé, mỹ phẩm, điện máy, nhà hàng, quán cafe,…
Phần mềm quản lý Sapo sở hữu tính năng có thể quản lý nhiều mặt hàng khác nhau, tính tiền tự động, in hóa đơn cho khách, tự động hệ thống thống kê, tính toán lãi lỗ, quản lý các chương trình giảm giá, khuyến mãi hiệu quả, giúp bạn kiểm soát và nắm bắt được doanh thu và lợi nhuận một cách chặt chẽ. Với Sapo, bạn dễ dàng quản lý hoạt động bán hàng trên đa dạng kênh khác nhau như Facebook, Shopee, Lazada, Tiki, Sendo,…
3.3. Phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn
Nhanh.vn là phần mềm quản lý bán hàng đang được nhiều cửa hàng và chuỗi bán lẻ tin tưởng sử dụng. Đến nay Nhanh.vn đã có hơn 80.000 khách hàng trên toàn quốc. Nhanh.vn sở hữu nhiều tính năng ưu việt, hỗ trợ chủ kinh doanh quản lý mọi công việc một cách dễ dàng, đơn giản, đặc biệt là bán hàng trên các kênh online: Quản lý bán hàng đa kênh với đầy đủ các tính năng như quản lý sản phẩm, quản lý kho hàng, bán hàng,…
Quản lý bán hàng trên mạng xã hội Facebook và trên các sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada, Tiki,… Nhanh.vn cũng kết nối với các đơn vị vận chuyển như GHN, Viettel Post, J&T Express,… tạo sự thuận tiện trong công tác bán hàng. Phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn cũng có các tính năng mở rộng như quản lý và chăm sóc khách hàng, hỗ trợ kế toán và công nợ,…
Mỗi ngành nghề lĩnh vực đều có những đặc thù cơ bản khác nhau, đòi hỏi chủ kinh doanh phải lựa chọn giải pháp công nghệ phù hợp để có thể đáp ứng đầy đủ tính năng cần thiết. Nếu đã kinh doanh trong lĩnh vực ăn uống như nhà hàng, quán cafe, trà sữa,… thì tuyệt đối không nên bỏ qua phần mềm quản lý bán hàng chuyên biệt cho ngành F&B. Chúc bạn tìm được giải pháp đúng đắn để kinh doanh ngày càng khởi sắc!
Bạn hãy tham khảo một số phần mềm sau để công việc vận hành trở nên trơn tru hơn nhé!
