Trong bài viết dưới đây, chúng ta sẽ cùng đi tìm hiểu về những thông tin đáng chú ý nhất của phần mềm quản lý nhà hàng. Cùng iPOS.vn tìm hiểu chi tiết nhé!

1. Phần mềm quản lý nhà hàng là gì?

Phần mềm quản lý nhà hàng là một phần mềm được xây dựng để hỗ trợ các nghiệp vụ bán hàng, thanh toán, theo dõi doanh thu, chi phí, tối ưu quy trình vận hành trong nhà hàng nhằm thay thế các thao tác thủ công truyền thống. 

2. Các tính năng chính của phần mềm quản lý nhà hàng

Các nhà hàng, quán ăn có số lượng khách hàng đông hiện nay đều có xu hướng gặp phải những vấn đề như khách hàng phải chờ đợi lâu, lên món chậm hoặc sai order, tính tiền thanh toán nhầm, sai sót trong thống kê thu chi, thất thoát tiền và nguyên vật liệu không rõ nguyên nhân,… Ra đời nhằm mục đích nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành nhà hàng nên các phần mềm quản lý nhà hàng phổ biến hiện nay đều sở hữu những tính năng chính như sau:

Quản lý thực đơn

Kinh doanh ăn uống thì không thể thiếu thực đơn. Các phần mềm quản lý nhà hàng sẽ cho phép bạn quản lý thực đơn bằng việc lưu trữ thông tin: tên món, giá bán, đơn vị tính, hình ảnh món ăn,… Các món sẽ được phân chia theo từng nhóm để nhân viên thuận tiện hơn trong việc tìm kiếm khi ghi món cho khách hàng.

Ghi nhận order và chuyển order đến các bộ phận liên quan

Với mô hình quản lý truyền thống, nhân viên sẽ phải order cho khách bằng cách ghi giấy tay thủ công, sau đó di chuyển đến khu vực bếp và thu ngân để đưa thông tin order. Quá trình này thường rất mất thời gian và dễ xảy ra nhầm lẫn, sai sót.

Khi sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng, thay vì thao tác thủ công như trên thì nhân viên có thể thực hiện order trên các thiết bị di động như smartphone, máy tính bảng hay máy bán hàng cầm tay. Thông tin order sẽ ngay lập tức được ghi nhận trên máy tính/máy POS bán hàng của thu ngân; đồng thời máy in tại khu vực bếp sẽ in phiếu chế biến để nhân viên bếp có thể tiếp nhận và thực hiện ngay mà không cần chờ đợi. Ngoài ra, mọi yêu cầu phát sinh như thêm món, đổi món, hủy món cũng được chuyển đến các bộ phận kịp thời.

Quản lý bàn, hỗ trợ các nghiệp vụ chuyển bàn, ghép bàn, tách/gộp hóa đơn

Khi kinh doanh nhà hàng bạn sẽ cần quản lý được bàn nào đang có khách, bàn nào có khách đã đặt chỗ, bàn nào còn trống,… để sắp xếp khách hàng cho phù hợp. Thông qua phần mềm quản lý nhà hàng, bạn có thể theo dõi chặt chẽ tình trạng các bàn, các khu vực trong nhà hàng một cách thuận tiện và chính xác.

Bên cạnh đó, chuyển bàn, ghép bàn hay tách/gộp hóa đơn là những yêu cầu thường gặp của thực khách tại các nhà hàng. Thay vì phải chỉnh sửa sổ sách hay tính toán thủ công dẫn đến khó khăn trong việc theo dõi, bạn có thể thực hiện các nghiệp vụ này rất nhanh chóng và dễ dàng bằng phần mềm quản lý nhà hàng.

Tính tiền, thanh toán cho khách hàng

Nghiệp vụ cơ bản trong nhà hàng là tính tiền, thanh toán cho khách hàng nhưng đây là khâu dễ xảy ra nhầm lẫn, sai sót, gian lận nhiều nhất. Thanh toán chậm trễ, tính tiền thừa thiếu vì không nắm bắt được chính xác thông tin thay đổi order, nhầm lẫn khi cộng tiền,… những vấn đề này sẽ được giải quyết bằng phần mềm quản lý nhà hàng.

Hệ thống phần mềm sẽ tự động tính toán tổng tiền, tự động điều chỉnh khi có thay đổi được ghi nhận tương ứng với từng hóa đơn. Nhờ đó thu ngân có thể thực hiện tính tiền, thanh toán cho khách hàng nhanh chóng và chính xác. Ngoài ra, các hoạt động tích điểm thành viên, áp dụng mã khuyến mãi, tính thuế VAT,… cũng được thực hiện chỉ với vài thao tác đơn giản trên phần mềm.

Hiện nay, nhiều phần mềm quản lý nhà hàng có hỗ trợ đa dạng phương thức thanh toán như tiền mặt, thẻ ngân hàng, thanh toán QR code, ví điện tử,… Nhờ vậy, khách hàng của bạn có thêm nhiều lựa chọn thanh toán và nhà hàng có thể đáp ứng nhanh chóng khi khách có nhu cầu.

Quản lý nhân viên

Các phần mềm quản lý nhà hàng phổ biến hiện nay thường có tính năng phân quyền nhân viên, lưu lại các lịch sử giao dịch. Qua đó, bạn có thể kiểm soát được việc nhân viên nào được phép thực hiện những nghiệp vụ gì, lịch sử chỉnh sửa hóa đơn như thế nào, có vấn đề xảy ra thì thuộc trách nhiệm của nhân viên nào để dễ dàng đối soát và giải trình kịp thời,… Ngoài ra, bạn cũng có thể quản lý các ca làm việc của nhân viên, kết quả từng ca như thế nào để đưa ra những đánh giá chính xác hơn.

Báo cáo kinh doanh

Tính năng cơ bản nhất mà các phần mềm quản lý nhà hàng cần có chính là báo cáo kinh doanh. Các báo cáo từ phần mềm sẽ thể hiện thống kê về doanh thu, chi phí, dòng tiền,… để chủ nhà hàng có thể nắm bắt được tình hình kinh doanh một cách chính xác nhất. Về tính năng này, các phần mềm hiện nay hơn kém nhau về sự đa dạng, mức độ chi tiết của từng loại báo , khả năng đưa ra các loại báo cáo phù hợp với nhu cầu quản lý và cách thể hiện báo cáo trực quan, dễ hiểu.

Quản lý từ xa

Không phải lúc nào chủ nhà hàng cũng có thể có mặt tại nhà hàng để trực tiếp giám sát các hoạt động kinh doanh. Do đó, các phần mềm quản lý nhà hàng hiện nay có thêm tính năng quản lý từ xa để người chủ có thể theo dõi được tình hình kinh doanh tại nhà hàng mọi lúc mọi nơi thông qua các thiết bị di động thông minh như điện thoại, máy tính bảng,…

3. Lợi ích của phần mềm quản lý nhà hàng

Với những tính năng ưu việt kể trên, các phần mềm quản lý nhà hàng khắc phục hiệu quả những khó khăn trong phương pháp quản lý thủ công truyền thống, thúc đẩy sự phát triển của các hoạt động kinh doanh nhà hàng. 

Nâng cao hiệu suất bán hàng

Phần mềm quản lý nhà hàng giúp quy trình tiếp nhận order, chuyển order xuống bếp, ra đồ, tính tiền thanh toán cho khách hàng được tối ưu, các công đoạn dư thừa được cắt bỏ. Nhờ đó, hiệu suất hoạt động của nhà hàng được nâng cao, nhân viên phục vụ được nhiều lượt khách hàng hơn. Đặc biệt là vào những giờ cao điểm đông khách, sự hỗ trợ của phần mềm quản lý nhà hàng giúp giảm tình trạng quá tải cho nhân viên, hạn chế những sai sót trong quá trình phục vụ khách hàng.

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Để sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng bạn sẽ cần bỏ ra một khoản đầu tư ban đầu nhất định. Tuy nhiên, khoản phí này sẽ rất nhỏ so với những chi phí, công sức và thời gian mà bạn tiết kiệm được sau này. Khi mọi quy trình đều được tối ưu, bạn có thể rút ngắn thời gian phục vụ khách hàng. Khi nhiều công đoạn được tự động hóa thì có thể cắt giảm số lượng nhân sự, tiết kiệm chi phí thuê nhân công. Bên cạnh đó, thay vì phải tính toán, ghi chép sổ sách thủ công tốn kém nhiều thời gian và công sức nhưng vẫn thường xuyên xảy ra sai sót thì phần mềm quản lý nhà hàng hỗ trợ bạn thực hiện công việc đó một cách tự động, giúp bạn theo dõi nhanh chóng, tiện lợi và chính xác.

Quản lý chặt chẽ, hạn chế thất thoát

Vấn đề thất thoát tiền bạc, nguyên vật liệu rất dễ xảy ra trong kinh doanh nhà hàng do nhân viên gian lận, quản lý không chặt chẽ gây ra. Phần mềm quản lý nhà hàng cung cấp cho bạn công cụ để quản lý các hoạt động kinh doanh một cách chặt chẽ và hiệu quả hơn. Hệ thống báo cáo từ phần mềm giúp bạn theo dõi hiệu quả làm việc của nhân viên, lịch sử giao dịch, nắm bắt doanh thu, chi phí, quản lý tồn kho, kiểm soát các chương trình khuyến mãi,… một cách dễ dàng và chính xác. Đây cũng là cơ sở để bạn đối chiếu, rà soát khi có vấn đề xảy ra hoặc đưa ra những điều chỉnh kế hoạch kinh doanh phù hợp.

Tăng trải nghiệm và nâng cao sự hài lòng của khách hàng

Phần mềm quản lý giúp tăng tính chuyên nghiệp cho nhà hàng, từ đó nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng của thực khách. Không còn cảnh khách hàng phải chờ đợi lâu để order, khó chịu vì nhà hàng lên món chậm, sai hay thiếu món, bất tiện trong quá trình thanh toán,… Sự hỗ trợ của công nghệ giúp thực khách được trải nghiệm nhiều hơn, không chỉ là những món ăn ngon mà còn cả quy trình phục vụ chuyên nghiệp. 

4. Các loại phần mềm quản lý nhà hàng thông dụng

Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao và đa dạng của các nhà hàng hiện nay, vô số các phần mềm quản lý nhà hàng với nhiều hình thức, tính năng khác nhau ra đời. Điều này khiến không ít chủ nhà hàng băn khoăn không biết lựa chọn phần mềm nào phù hợp nhất với mô hình kinh doanh của mình. Trước khi lựa chọn nhà cung cấp, chúng ta cùng tìm hiểu các loại phần mềm quản lý nhà hàng phổ biến hiện nay:

– Phần mềm quản lý nhà hàng dạng On-Premises: Là phần mềm lưu trữ dữ liệu tại chỗ, được cài đặt trên server do nhà hàng quản lý. Dạng phần mềm này thường có độ ổn định cao, bạn cũng không cần lo lắng vấn đề chia sẻ dữ liệu. Tuy nhiên việc triển khai cài đặt phần mềm khá phức tạp, đòi hỏi các thiết bị có cấu hình đủ tốt, chưa kể bạn sẽ trả phí trọn gói trong 1 lần để sử dụng phần mềm vĩnh viễn nên chi phí đầu tư ban đầu lớn.

– Phần mềm quản lý nhà hàng dạng Cloud: Là phần mềm hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây, bạn có thể sử dụng phần mềm này ở dạng ứng dụng hoặc website. Dạng phần mềm này rất dễ triển khai, sử dụng tiện lợi và chi phí trả theo thuê bao hàng tháng nên rất được ưa chuộng hiện nay. Tuy nhiên vì dữ liệu được lưu trữ trên cloud nên một số chủ nhà hàng còn e ngại.

5. Một số phần mềm quản lý nhà hàng được ưa chuộng hiện nay

Thị trường phần mềm quản lý nhà hàng hiện nay vô cùng đa dạng, bởi vậy bạn nên tìm hiểu thật kỹ về các tính năng, chi phí của từng phần mềm và hơn hết là xác định đúng nhu cầu quản lý của mình để lựa chọn được phần mềm phù hợp nhất. Một số phần mềm quản lý nhà hàng được sử dụng phổ biến nhất hiện nay là R-Keeper, iPOS, Cukcuk, KiotViet, Ocha, Sapo FnB,… Bạn có thể tìm hiểu thêm về tính năng của các phần mềm này tại Top 5 phần mềm quản lý nhà hàng tốt nhất.