Cạnh tranh trong ngành kinh doanh ngày càng gay gắt. Không chỉ dừng lại ở chất lượng món ăn, không gian hay duy trì chất lượng dịch vụ tốt mà còn đòi hỏi các nhà hàng phải mạnh dạn đầu tư, ứng dụng các giải pháp công nghệ mới để tạo ra trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng đồng thời tăng hiệu quả kinh doanh. Phần mềm quản lý nhà hàng chính là một phần quan trọng trong cuộc cạnh tranh về công nghệ này. Vậy phần mềm này có gì đặc biệt? Cùng iPOS.vn khám phá qua bài viết dưới đây!

1. Tổng quan về phần mềm quản lý nhà hàng

1.1. Khái niệm phần mềm quản lý nhà hàng

Khi đến các nhà hàng nói riêng và các cửa hàng ăn uống nói chung, bạn sẽ thường thấy nhân viên phục vụ sử dụng điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng để order món ăn, hay thu ngân thao tác trên máy tính, máy bán hàng để tính tiền, in hóa đơn cho bạn. Trên những thiết bị đó chính là một hệ thống phần mềm được cài đặt để giúp nhân viên thực hiện các nghiệp vụ bán hàng nhanh chóng, tự động và chính xác hơn.

Hệ thống nói trên chính là phần mềm quản lý nhà hàng mà chúng ta đang đề cập tới. Phần mềm này cho phép thực hiện order, chuyển order đến bếp/bar hay thu ngân, tính tiền, là công cụ giúp nhà quản lý kiểm soát thu chi, tình hình kinh doanh và nhiều vấn đề khác liên quan đến nhà hàng.

Về cơ bản, phần mềm quản lý nhà hàng có thể được hiểu như sau:

1.2. Một số đặc điểm của phần mềm quản lý nhà hàng

1.3. Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng

Ở các nhà hàng, quán ăn áp dụng cách vận hành và quản lý truyền thống, nhân viên thường nhận order của khách hàng bằng cách ghi nhớ hoặc ghi giấy tay thủ công, sau đó di chuyển đến khu vực bếp để đưa order. Quy trình này có rất nhiều hạn chế như mất thời gian di chuyển, không nắm bắt kịp thời các thay đổi trong order của khách, giấy ghi tay không rõ ràng dẫn đến việc bếp chế biến sai món, thu ngân tính tiền sai,… Đặc biệt là những thời điểm đông khách, việc bếp lên món chậm, khách phàn nàn vì đến trước mà được phục vụ sau, gọi nhân viên nhiều lần nhưng không được giải quyết vấn đề, nhân viên quá tải,… là tình trạng mà rất nhiều nhà hàng gặp phải. Bên cạnh đó, việc kiểm soát nhân viên, theo dõi thu chi, tồn kho không được chặt chẽ dẫn đến thất thoát, mất tiền mà không rõ nguyên nhân, thậm chí là không phát hiện ra vì không có cơ sở để đối chiếu. Và còn rất nhiều các vấn đề khác nữa.

Giải pháp đắc lực cho những khó khăn trên chính là phần mềm quản lý nhà hàng. Phần mềm này mang đến nhiều lợi ích như:

– Loại bỏ các công đoạn dư thừa, tối ưu quy trình và nâng cao hiệu suất bán hàng: Các nghiệp vụ bán hàng được thực hiện nhanh chóng và đơn giản trên hệ thống phần mềm giúp tiết kiệm thời gian, nhân viên của bạn có thể phục vụ tốt cho nhiều lượt khách hàng hơn, thay vì phục vụ 1 khách hàng thì giờ đây nhân viên có thể phục vụ 3 – 4 khách hàng trong cùng khoảng thời gian đó. Ngoài ra, khi quy trình được tối ưu và tự động hóa, bạn có thể giảm bớt số lượng nhân sự không cần thiết để tiết kiệm chi phí.

– Quản lý kinh doanh chặt chẽ, hạn chế thất thoát tối đa: Không còn tình trạng ngày ngày cặm cụi cộng sổ, thấy thiếu chỗ này thừa chỗ kia mà không biết do đâu. Hệ thống báo cáo từ phần mềm quản lý nhà hàng cho phép nhà quản lý nắm bắt được các lịch sử giao dịch của nhân viên, theo dõi doanh thu, chi phí, kiểm soát xuất nhập tồn kho chặt chẽ và chính xác.

2. Các tính năng hữu ích của phần mềm quản lý nhà hàng phù hợp với từng bộ phận

Phần mềm quản lý nhà hàng ngày càng nhận được nhiều sự quan tâm của các chủ nhà hàng và là xu thế tất yếu bởi những lợi ích mà nó mang lại. Tuy nhiên sự đa dạng của các loại phần mềm quản lý nhà hàng trên thị trường hiện nay khiến nhiều chủ kinh doanh không biết nên lựa chọn phần mềm nào, gồm những tính năng gì để phù hợp nhất với nhu cầu quản lý và mô hình kinh doanh của mình.

Đọc thêm: Top 10 phần mềm quản lý bán hàng miễn phí tốt nhất

2.1. Đối với bộ phận lễ tân, phục vụ

Bộ phận lễ tân, phục vụ sẽ là những người phụ trách việc đón khách, xếp bàn, thực hiện order, lên món cho khách hàng. Những công việc này yêu cầu sự nhanh chóng và chính xác. Do đó các phần mềm quản lý nhà hàng cần có tính năng quản lý bàn, quản lý khu vực để nhân viên nắm được tình trạng bàn nào có khách, bàn nào đã đặt trước, bàn nào đang trống để sắp xếp cho phù hợp. Với tính năng order, phần mềm cần có giao diện thuận tiện để nhân viên thao tác dễ dàng, tìm kiếm món nhanh chóng, có thêm phần ghi chú dành cho những yêu cầu riêng của khách hàng. Cùng với đó, phần mềm cũng cần đáp ứng tính real-time khi chuyển order xuống khu vực bếp để nhân viên bếp tiến hành chế biến cũng như nắm bắt kịp thời các yêu cầu thay đổi order như thêm/hủy món, đổi món,…

2.2. Đối với bộ phận thu ngân

Nhân viên thu ngân nhà hàng thường sẽ thực hiện các nghiệp vụ tính tiền, thanh toán, áp dụng các chương trình khuyến mãi hay đăng ký và tích điểm thành viên (nếu có), thực hiện các thu chi phát sinh khác. Thông tin hóa đơn không rõ ràng, tính nhầm tiền, thanh toán chậm trễ,… là những vấn đề mà thu ngân dễ gặp phải trong mô hình quản lý truyền thống. 

2.3. Đối với bộ phận bếp/bar

Căn cứ vào nhu cầu, tần suất phục vụ khách hàng, khả năng hoạt động của bộ phận chế biến để bạn cân nhắc việc sử dụng các tính năng hỗ trợ bếp/bar. Với những mô hình nhà hàng nhỏ, lượng khách hàng không lớn thì bạn có thể chỉ cần sắp xếp 1 máy in order tại khu vực bếp/bar để in phiếu chế biến ngay khi nhân viên phục vụ hoàn tất order cho khách. 

2.4. Đối với bộ phận kế toán, mua hàng

Các nhà hàng quản lý theo cách thủ công thường gặp vấn đề trong việc quản lý kho nguyên vật liệu như không theo dõi kịp thời lượng xuất nhập tồn, không nắm bắt được nhu cầu để có kế hoạch mua hàng chính xác dẫn tình trạng thừa thiếu nguyên vật liệu ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và gây thất thoát, lãng phí. Bên cạnh đó với các nhà hàng lớn có thêm nghiệp vụ kế toán thì thường gặp những vấn đề như chuyển dữ liệu thủ công sang phần mềm kế toán rất mất thời gian và dễ sai sót, các chứng từ, hóa đơn không được kiểm soát chặt chẽ hay chậm trễ trong việc lên báo cáo tài chính,…

2.5. Đối với bộ phận marketing

Chạy chương trình khuyến mãi, phát hành voucher giảm giá, xây dựng chương trình hội viên và chăm sóc khách hàng,… là những hoạt động marketing phổ biến tại các nhà hàng hiện nay. Tuy nhiên vấn đề thường gặp phải chính là thiếu công cụ vận hành, không đo lường được hiệu quả, khó khăn trong việc thu thập thông tin, chăm sóc và nhận phản hồi từ khách hàng,… Nếu như bạn có ý định xây dựng các chương trình marketing nhà hàng một cách bài bản thì nên lựa chọn các phần mềm quản lý nhà hàng có hỗ trợ các công việc trên.

2.6. Đối với nhà quản lý

Là chủ nhà hàng bạn sẽ cần kiểm soát được hiệu quả làm việc của nhân viên, tình hình thu chi, tồn kho và các hoạt động kinh doanh khác một cách chặt chẽ. Tuy nhiên các phương pháp quản lý thủ công có rất nhiều lỗ hổng khó kiểm soát dẫn đến mất tiền, mất thời gian. Hầu hết phần mềm quản lý nhà hàng hiện nay đều có tính năng xem báo cáo thu chi, tuy nhiên mức độ đầy đủ, chi tiết, chính xác thì không nhiều phần mềm làm được.

Bởi vậy, khi lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng bạn nên xem xét đến các tính năng như phân quyền nhân viên chặt chẽ, lưu lại lịch sử giao dịch, cung cấp đa dạng các báo cáo phù hợp với nhu cầu đặc thù của ngành kinh doanh nhà hàng,… Bên cạnh đó tính năng quản lý từ xa cũng rất cần thiết vì chủ nhà hàng không phải lúc nào cũng có thể có mặt trực tiếp tại cửa hàng để giám sát các hoạt động kinh doanh, đặc biệt là với những mô hình kinh doanh chuỗi.