Với sự hỗ trợ của công nghệ, nhà hàng/quán cafe hiện nay đã có thể dễ dàng tiếp cận với dữ liệu từ hoạt động vận hành, kinh doanh của mình. Tuy nhiên, nắm trong tay là một chuyện, tận dụng được hay không lại là một chuyện khác. Nhiều chủ quán vẫn còn đang rất lúng túng, không biết sử dụng dữ liệu như thế nào để đem lại kết quả có lợi cho hoạt động kinh doanh của mình.

Bạn, liệu có đang gặp phải vấn đề này không? Cùng iPOS.vn tìm hiểu chi tiết nhé!

1. Dữ liệu trong kinh doanh F&B: Mỏ vàng bỏ không của nhiều doanh nghiệp

Bất cứ hoạt động kinh doanh nào trong thực tế cũng sản sinh ra dữ liệu. Kinh doanh F&B cũng không phải ngoại lệ, thậm chí, ngành này còn có lượng dữ liệu đầu vào khổng lồ do tính chất vận hành và phát sinh giao dịch liên tục.

Tuy nhiên, nếu như việc ứng dụng dữ liệu ở các ngành nghề khác đã từ lâu trở thành kim chỉ nam sống còn, giúp họ đưa ra những quyết định chiến lược, thì với kinh doanh ăn uống, câu chuyện này vẫn còn rất manh mún. 

Hầu như chỉ có ở những chuỗi nhà hàng lớn, bài bản mới có tư duy “động tay động chân” vào dữ liệu để vận hành kinh doanh.

Còn lại, ở những cửa hàng có quy mô nhỏ và vừa, hoạt động theo mô hình truyền thống, hoặc có sự góp mặt của công nghệ nhưng chưa tới, dữ liệu thực tế được sinh ra, những nằm yên tại chỗ – và có thể nói là vô dụng… Trong những cửa hàng này, mọi quyết định kinh doanh đều được đưa ra dựa trên kinh nghiệm và “một chút” cảm tính.

Đã đến lúc, hiện trạng này cần phải dừng lại! Dưới sức ép từ khả năng biến đổi và mức độ cạnh tranh gắt gao của thị trường, những quyết định kinh doanh giờ đây cần phải trở nên lý tính mới có thể làm nên chuyện. Và với những hệ thống POS, phần mềm quản lý đã được lắp đặt nhan nhản, dữ liệu cũng không phải là không sẵn có, thì hà cớ gì bạn không tận dụng chúng để kinh doanh sắc bén và hiệu quả hơn?

[lepopup slug=’Bocongcutainguyen-fnb-3′]

2.  Ứng dụng dữ liệu trong kinh doanh F&B: Phân loại và cách sử dụng

Về cơ bản, dữ liệu trong kinh doanh F&B sẽ được chia ra thành 5 nhóm chính, mỗi nhóm có chức năng cũng như mức độ ảnh hưởng khác nhau, bao gồm:

• Dữ liệu kho hàng
• Dữ liệu tài chính
• Dữ liệu bếp
• Dữ liệu khách hàng
• Dữ liệu marketing

2.1. Dữ liệu kho hàng

Nhóm dữ liệu kho hàng là những dữ liệu xoay quanh chính nguồn thực phẩm và nguyên vật liệu hiện có tại nhà hàng. Những dữ liệu này, trên thực tế, hoàn toàn có thể được ghi nhận và theo dõi thủ công bằng excel, hay thậm chí là sổ sách giấy. Tuy nhiên, để tránh lãng phí công sức cũng như nhưng sai số, gian lận thì bạn nên sử dụng POS với kết nối tính năng quản lý kho để thao tác dễ dàng, chính xác hơn.

Trong nhóm này, thường có những chỉ số chính mà bạn cần quan tâm như sau:

• Tình trạng nhập xuất, tồn kho của thực phẩm/nguyên vật liệu
• Giá nguyên vật liệu
• Thông tin về nhà cung cấp

Với dữ liệu về tình trạng nhập xuất, tồn kho, bạn có thể sử dụng chúng để soi chiếu với số lượng thực phẩm/nguyên vật liệu thực tế đang có, qua đó xác định thừa, thiếu để có phương án cung ứng hợp lý. Ngoài ra, dữ liệu này cũng giúp bạn xác định được trạng hỏng hóc hay mất mát của kho hàng, nhằm đưa ra những giải pháp bảo quản, chống gian lận trong kho – tránh gây lãng phí tiền nguyên vật liệu. 

Còn bằng việc kiểm soát thông tin liên quan đến giá nguyên vật liệu, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan về tỷ suất lợi nhuận (doanh thu – chi phí) trong tương lai, đồng thời là cơ sở để tính toán định lượng sinh lời khi chế biến một món ăn cụ thể. 

Cuối cùng, thông tin về nhà cung cấp sẽ hỗ trợ bạn cộng tác tốt hơn với các đối tác đang cung ứng nguyên vật liệu, cũng như có thể đánh giá họ, đưa ra những quyết định lựa chọn mua hàng tối ưu nhất – đảm bảo vừa có giá tốt, chất lượng cao lại đi kèm dịch vụ ổn định, uy tín.

2.2. Dữ liệu tài chính

Nhóm dữ liệu tài chính là công cụ theo dõi khả năng tồn tại của bạn trong cuộc chơi kinh doanh – hay nói cách khác, chúng sẽ giúp đánh giá lỗ, lãi, cũng như mức độ ổn định của dòng tiền và khả năng duy trì tài chính của nhà hàng. Dữ liệu này có thể được khai thác từ nhiều nguồn, như báo cáo qua POS bán hàng, phần mềm quản lý hay đối soát từ các đơn vị đối tác làm ăn (chẳng hạn như các dịch vụ giao đồ ăn, đặt bàn online,…)

Trong nhóm này, thường có những chỉ số chính mà bạn cần quan tâm như sau:

• Các khoản tiền chi trả định kỳ như tiền nhà, tiền điện
• Tiền lương
• Doanh thu
• Chi phí nguyên vật liệu thô
• Chi phí thành phẩm/bán thành phẩm
• Dự báo dòng tiền
• Doanh thu

Nhìn chung, những dữ liệu này đóng vai trò giúp bạn nhìn nhận lại mức độ hiệu quả trong vận hành và kinh doanh để có những điều chỉnh hợp lý. Chẳng hạn, nếu các khoản chi trong thời điểm dịch này đang qua cao, nhưng doanh thu lại không khả quan, bạn sẽ phải tìm cách cắt giảm các hạng mục như tiền lương, nguyên vật liệu,…; đồng thời, đưa ra những phương án bán hàng mới nhằm thích nghi với tình hình – qua đó hạn chế thua lỗ, duy trì kinh doanh.  

2.3. Dữ liệu bếp 

Là nhóm dữ liệu mang trọng trách đánh giá hiệu quả hoạt động của khu bếp trong nhà hàng của bạn. Đặc thù của nhóm dữ liệu này là gần như phải sử dụng đến công nghệ mới có thể thu thập được chính xác (cụ thể là hệ thống quản lý vận hành bếp KDS). Còn nếu chỉ ước lượng cảm tính thì những con số đưa ta sẽ có những sự sai lệch gây tranh cãi. 

Trong nhóm này, thường có những chỉ số chính mà bạn cần quan tâm như sau:

• Đơn hàng
• Thời gian chế biến từng món ăn
• Tổng thời gian kể kể lúc order cho đến khi món ăn được phục vụ
• Định lượng nguyên vật liệu cấu thành nên món ăn

Qua những dữ liệu về thời gian kể trên, bạn sẽ có thể dễ dàng tính toán và phân bổ lại các nguồn lực trong bếp, nhằm cải thiện tốc độ và tính chính xác khi cho ra đồ, nâng cao chất lượng dịch vụ trong khâu bếp. 

Ngoài ra, bạn cũng có thể tiết kiệm và hạn chế lãng phí nguyên vật liệu nếu phân tích kỹ lưỡng thông tin về định lượng món ăn – đưa ra những công thức chế biến vừa đảm bảo chất lượng nhưng cũng đem lại tỷ suất lợi nhuận cao nhất có thể.

2.4. Dữ liệu khách hàng

Dữ liệu khách hàng là nguồn thông tin mà doanh nghiệp trong bất cứ ngành nghề lĩnh vực cũng cần phải thu thập và sử dụng, chứ không riêng gì F&B. Nhóm dữ liệu này sẽ là “họa sĩ” vẽ ra bức tranh chân dung về đối tượng khách hàng tiềm năng nhất của bạn.

Với dạng thông tin này, bạn có thể thu thập bằng cách thức thủ công như khéo léo gợi ý khách hàng bằng điền vào những form mẫu khảo sát sau mỗi bữa ăn. Tuy nhiên, cách tốt nhất là bạn nên khởi tạo chương trình khách hàng thân thiết, qua đó vừa có thể ghi nhận thông tin của khách hàng, đồng thời tiện lợi sử dụng chúng trong việc chăm sóc hậu mãi. Bạn có thể dễ dàng thiết lập chương trình này trên hệ thống POS được kết nối với phần mềm CSKH.

Trong nhóm này, thường có những chỉ số chính mà bạn cần quan tâm như sau:

• Tên khách hàng
• Địa chỉ
• Số điện thoại
• Tài khoản MXH đang sử dụng
• Email 
• Ngày sinh
• Món ăn/thức uống ưa thích
• Thói quen dùng bữa
• Các món ăn bị dị ứng

Sau khi đã thu thập được những thông tin trên, bạn có thể sử dụng chúng cho 2 mục đích là nâng cao hiệu quả cho các chiến dịch marketing cũng như cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ. 

Cụ thể, thông tin cá nhân và nhân khẩu học có thể sẽ là nền tảng cho bạn phát triển những chiến dịch marketing hiệu quả, xây dựng mối quan hệ với khách hàng lâu dài, từ đó thúc đẩy doanh số bán hàng. Chẳng hạn như bạn có thể:

• Xác định chân dung khách hàng mục tiêu, từ đó đưa ra những thông điệp truyền thông đúng người, đúng thời điểm
• Cá nhân hóa những hình thức khuyến mãi như: Gửi phiếu giảm giá vào ngày sinh nhật của khách hàng, hay tặng món ăn kèm kỉ niệm cho khách hàng khi thăng hạng thành viên,…

• Phát triển những kênh quảng cáo tương thích với thói quen sử dụng các phương tiện cập nhật thông tin của khách hàng (MXH, email hay SMS,…), nhờ vậy tiếp cận với họ dễ dàng hơn

Còn với những dữ liệu về thói quen dùng bữa của khách hàng, bạn hoàn toàn có thể xác định xem đâu là những món ăn bán chạy, được đánh giá tốt, đâu là những món chưa đáp ứng được yêu cầu, không bán được. Dựa vào đó, hãy tối ưu lại menu của nhà hàng, tìm cách thay thế những món “ế”, đồng thời gia tăng giá trị (upsize, bán combo) cho những món “đắt khách”. 

2.5. Dữ liệu marketing

Thu thập dữ liệu marketing trong nhà hàng sẽ có bản chất tương đối khác so với các ngành nghề còn lại vì marketing trong nhà hàng trong đi kèm cam kết về doanh thu. Thường các hoạt động marketing chính chỉ bao gồm truyền thông online hoặc phát động những chương trình khuyến mãi/giảm giá tại điểm bán. Và mỗi hình thức marketing kiểu này thì lại có các thức thu thập dữ liệu tương ứng trên nền tảng triển khai mà nhà hàng sử dụng.

Với truyền thông online, bạn sẽ cần quan tâm những chỉ số như:

• Số người tiếp cận
• Lượt tương tác
• Chi phí bỏ ra để chạy quảng cáo: CPC, CPI,… (nếu có)

Những chỉ số này sẽ đánh giá được chi phí bỏ ra cho truyền thông online liệu có đang hiệu quả hay không. Từ đó, bạn có thể truy vấn ngược lại, kiểm định chất lượng của chiến lược ban đầu, xem xét nội dung hay định vị khách hàng mục tiêu đã chính xác hay chưa để có phương án cải thiện.

Còn đối với những chương trình khuyến mãi/giảm giá tại điểm bán, thường sẽ có những chỉ số chính mà bạn nên theo dõi bao gồm:

• Số lượng khách hàng mới
• Số lượng khách hàng quay lại
• Đánh giá của khách hàng
• Số tiền khách hàng chi tiêu trong thời gian diễn ra chương trình 

Những chỉ số này ngoài việc giúp bạn đánh giá hiệu quả của chương trình đang chạy, còn kiêm nghiệm luôn việc định tính mức độ hài lòng của khách hàng với trải nghiệm dùng bữa. Nhìn chung, sau khi phân tích những dữ liệu này, bạn sẽ có những insight cụ thể để điều chỉnh các chiến lược khuyến mãi/giảm giá của mình hợp lý và hút khách hơn.

3. Tạm kết 

Kinh nghiệm là yếu tố được nhiều chủ quán “bám víu” vào để kinh doanh. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng những thứ xảy ra 1 ngày trước thôi hôm sau đã có thể thay đổi, kinh nghiệm 10 năm đôi khi không thể đáp ứng được thị trường vốn luôn thay đổi chóng mặt. Đừng dẫm chân lên bước xe đổ của người khác! Đã đến lúc bạn cần phải sử dụng tới dữ liệu để đưa ra những quyết định an toàn, chính xác hơn cho công việc kinh doanh của mình.

Cùng tham khảo một số phần mềm để vận hành kinh doanh trơn tru hơn nhé!

Phần mềm quản lý quán cafe chuyên nghiệp, dễ sử dụng nhất

Top 5 phần mềm quản lý nhà hàng được ưa chuộng nhất hiện nay