Cho dù bạn quản lý một nhà hàng hay một chuỗi nhà hàng thì việc ứng dụng công nghệ và sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng sẽ giúp gia tăng sức mạnh quản trị vận hành. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng phần mềm lâu ngày bạn sẽ gặp phải vấn đề như phần mềm cũ, không đủ tính năng,… dẫn đến tình trạng vận hành lỏng lẻo, không trơn tru, thậm chí gây thua lỗ. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng iPOS.vn điểm mặt những dấu hiệu cho thấy đã đến lúc bạn cần nâng cấp hệ thống POS mới.
Nội dung [hiển thị]
1. Không bắt kịp hiệu suất làm việc của cửa hàng
Thông thường, ứng dụng công nghệ sẽ giúp cho công việc nhanh hơn và dễ dàng hơn. Nếu cửa hàng của bạn bị trì hoãn thời gian bởi các vấn đề như order lỗi, nhà bếp bị nhầm lẫn đơn hàng, đơn hàng trong kho không đủ phục vụ khách hàng,… những điều này đều kéo dài thời gian chờ đợi của khách, gây ấn tượng không tốt và thậm chí khiến họ rời bỏ thương hiệu của bạn.
Nếu hệ thống POS bạn đang sử dụng tại cửa hàng không tối ưu hóa được thời gian phục vụ, khiến quy trình vận hành trở nên chậm trễ và giảm thời gian chờ của khách hàng, thì đó là thời điểm bạn nên chuyển đổi sang hệ thống POS mới.
2. Khả năng tích hợp hạn chế
Nhiều phần mềm chỉ cung cấp các tính năng đơn giản, cơ bản nhất mà không có không có khả năng tích hợp với các phần mềm khác như phần mềm kế toán, phần mềm quản lý kho, phần mềm chăm sóc khách hàng, hay các đối tác thanh toán điện tử, đối tác giao hàng,… Điều này gây khó khăn khi phải tích hợp giữa các đối tác khác nhau, thậm chí còn không thể đồng bộ dữ liệu trong quá trình sử dụng.
3. Dữ liệu không được đồng bộ giữa các bộ phận
Trong quá trình vận hành, việc đồng bộ hóa dữ liệu bán hàng từ máy POS tới các bộ phận của cửa hàng như bếp, thu ngân, người quản lý,… theo thời gian thực là điều vô cùng quan trọng. Nếu phần mềm quản lý bán hàng không được đồng bộ các thông tin cần thiết giữa các bộ phận, khiến quy trình vận hành không đồng nhất, dẫn tới sai lệch thông tin thì hãy cân nhắc đến việc lựa chọn sử dụng một phần mềm khác.
4. Cấu hình phức tạp, khó sử dụng
Khi lựa chọn một phần mềm, giao diện của phần mềm cho dù có đẹp đến đâu nhưng nếu bố cục không rõ ràng, cách trình bày quá rối và không khoa học sẽ khiến cho việc sử dụng gặp nhiều khó khăn, tốn thời gian để làm quen với giao diện. Đồng thời, một phần mềm có giao diện thân thiện với người dùng cũng giúp cho việc tập huấn và phổ biến cách sử dụng phần mềm tới các nhân viên dễ dàng hơn, tiết kiệm thời gian hơn, giảm thiểu sai sót khi sử dụng.
5. Sai lệch hoặc mất dữ liệu bán hàng
Hệ thống POS và phần mềm quản lý bán hàng lý tưởng cho phép bạn quản lý rõ ràng dữ liệu bán hàng của mình với các chỉ số báo cáo, thống kê và đáng tin cậy về doanh thu hàng ngày.
Trong quá trình sử dụng, nếu báo cáo thường xuyên bị sai lệch không rõ lý do tại sao, dữ liệu từ các cửa hàng không được tổng hợp và đồng bộ trên hệ thống. Đó là những dấu hiệu rõ ràng rằng đã đến lúc bạn cần nâng cấp phần mềm quản lý bán hàng.
6. Tính ổn định không cao
Trong quá trình sử dụng, bạn có thể gặp phải trường hợp quá tải dẫn đến lỗi hệ thống, treo máy, gián đoạn hoạt động,… những vấn đề này sẽ thường gặp phải hơn ở những phần mềm dùng lâu ngày, máy móc hoạt động chậm chạp, đặc biệt là những thời điểm đông khách.
Bên cạnh đó, một số phần mềm có thể không tương thích với các thiết bị phần cứng như không kết nối được với máy in, máy đọc mã vạch,… dẫn đến mất thời gian và bạn có thể phải tốn thêm chi phí để mua sắm các thiết bị mới để tương thích với phần mềm.
Đọc thêm: POS F&B và POS bán lẻ: Kinh doanh nhà hàng, chớ dại chọn sai!
7. Tính bảo mật thấp
Một tiêu chí cũng rất quan trọng khác để đánh giá phần mềm quản lý bán hàng chính là mức độ bảo mật thông tin và dữ liệu. Một phần mềm bán hàng chất lượng và chuyên nghiệp cần phải bảo vệ hiệu quả được tất cả các dữ liệu bán hàng cho tới thông tin khách hàng cũng như nhân viên. Đồng thời, phần mềm cũng cần có chức năng phân quyền theo từng nhóm nhân viên để kiểm soát được quyền truy cập dữ liệu và hoạt động trên phần mềm của từng người sử dụng. Sử dụng phần mềm có khả năng bảo mật cao không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hơn mà cũng hạn chế tối đa các rủi ro có thể xảy ra. Bởi vậy, nếu phần mềm quản lý bán hàng mà bạn sử dụng có tính bảo mật không cao, có nguy cơ nhiễm virus hay các mã độc, dẫn đến việc bị đánh cắp dữ liệu, gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh thì đã đến lúc bạn cần nâng cấp và thay đổi phần mềm.
8. Hỗ trợ không liên tục
Khi bắt đầu sử dụng phần mềm, bạn có thể gặp phải những vấn đề như chưa quen giao diện, chưa biết cách sử dụng,… hay trong quá trình sử dụng bạn cũng có thể gặp phải những sự cố như gián đoạn hoạt động, một số tính năng bị lỗi,… Khi đó bạn sẽ cần đến sự hỗ trợ từ các nhà cung cấp phần mềm. Ngoài ra, với đặc thù kinh doanh trong ngành dịch vụ ăn uống bạn sẽ phải phục vụ về khuya và cả dịp Lễ tết,… rất nhiều, khi gặp lỗi hệ thống hoặc hệ thống ngừng hoạt động, cách xử lý nhanh nhất là liên hệ tổng đài hỗ trợ kỹ thuật của nhà cung cấp. Vì vậy, nếu nhà cung cấp không hỗ trợ 24/7 và cả các ngày lễ thì rất có thể hoạt động nhà hàng trong những thời điểm đó gặp rắc rối, làm trì trệ khâu vận hành.
Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng mà bên cạnh bạn luôn có sự đồng hành từ nhà cung cấp thì sẽ mang lại sự đảm bảo và yên tâm hơn.
Trên đây là 8 dấu hiệu cảnh báo đã đến lúc bạn cần nâng cấp hệ thống POS. Hy vọng rằng, qua bài viết này, các bạn có thể lựa chọn được phần mềm quản lý bán hàng phù hợp với hoạt động vận hành cũng như tốc độ mở rộng quy mô cho nhà hàng của mình.
Bạn có thể tìm hiểu ngay các phần mềm sau đây để công việc bán hàng trở nên tốt hơn nhé!
