Excel và sổ sách từng là hai hình thức quản lý bán hàng được sử dụng rất phổ biến. Khi thời đại công nghệ số phát triển thì Excel và sổ sách bắt đầu bộc lộ những hạn chế của mình và dần bị người dùng thay thế bằng phần mềm quản lý bán hàng, hiện đại, tiện dụng hơn. Vậy tại sao phần mềm quản lý bán hàng lại có thể đánh bay những công cụ truyền thông như này? Hãy cùng iPOS.vn tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.
Nội dung [hiển thị]
1. Phần mềm quản lý bán hàng là gì?
Phần mềm quản lý bán hàng là một chương trình ứng dụng công nghệ thông tin hay nói cách khác, là công cụ hỗ trợ quản lý bán hàng và cung cấp đầy đủ các chức năng giúp doanh nghiệp xử lý công việc kinh doanh một cách nhanh chóng, hiệu quả và chính xác.
Phần mềm quản lý bán hàng giúp người quản lý nhập nhanh, và biết được chi tiết về dữ liệu khách hàng, thông tin hàng hóa, quản lý kho, quản lý đơn hàng và hàng trả về, quản lý nhân viên, thống kê doanh số bán hàng, in hóa đơn,…
Do đó, phần mềm này không chỉ giúp người dùng dễ dàng sử dụng, quản lý tốt công việc bán hàng mà còn xử lý nhanh gọn những yêu cầu cần có cho một phần mềm bán hàng miễn phí hoàn toàn. Hơn nữa, cũng nhờ chức năng lưu trữ thông minh đã đảm bảo quy trình bán hàng được vận hành trôi chảy.
2. Những hạn chế khi quản lý bán hàng bằng Excel, sổ sách
2.1. Tốn nhiều thời gian và công sức
Bất kỳ ai đã sử dụng Excel và sổ sách cho việc quản lý bán hàng, dù là lính mới hay đã sử dụng lâu năm đều phải thừa nhận rằng, chúng rất tốn thời gian và công sức. Bạn sẽ phải tỉ mỉ nhập dữ liệu hay ghi chép chi tiết từng con số, mã hàng một cách thủ công. Ngày qua ngày, việc này sẽ khiến bạn cảm thấy thật ngán ngẩm và mệt mỏi, không có thời gian thư giãn, nghỉ ngơi sau một ngày dài.
Đặc biệt, nếu cửa hàng của bạn có nhiều mã hàng và giá thành sản phẩm khác nhau thì mức độ chi tiết, tỉ mỉ và vất vả của công việc thậm chí còn nhân lên gấp nhiều lần. Nhiều chủ nhà hàng chia sẻ, mỗi lần kiểm kho vào cuối tháng, họ sẽ mất cả ngày trời để thực hiện việc ghi chép sổ sách hay nhập liệu trên Excel và cảm thấy vô cùng căng thẳng. Bởi chỉ một chút bất cẩn và có sai sót gì xảy ra, họ có thể sẽ phải làm lại từ đầu.
Xem thêm: Top 6 Phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất trong năm 2021
2.2. Tính rủi ro cao
Trên thực tế, Excel và sổ sách là hai hình thức quản lý kinh doanh truyền thống. Do vậy, việc quản lý và lưu giữ dữ liệu cũng là một mối lo lớn với các chủ nhà hàng.
Cụ thể với Excel, khi máy tính của bạn bị hỏng, Excel cũng sẽ bị vô hiệu hóa. Điều đó đồng nghĩa với việc mọi dữ liệu được lưu trong Excel sẽ biến mất hoàn toàn. Hay đơn giản việc cửa hàng đột nhiên mất điện khi bạn đang làm việc trên Excel mà chưa kịp ấn “lưu” thì mọi dữ liệu sẽ bị mất trắng hoàn toàn. Thật khủng khiếp đúng không?
Còn với sổ sách, bạn sẽ phải đối mặt với rủi ro thất lạc thông tin và lỗi ghi chép, tính toán sai lệch. Bởi bạn vừa phải tính toán bằng máy tính cầm tay, vừa phải chép lại vào sổ, thao tác cồng kềnh và tốn thời gian.
Hơn nữa, bảo quản và lưu trữ sổ sách để nó không bị hư hỏng, mục nát cũng là một việc không hề dễ dàng một chút nào. Hàng trăm nghìn giao dịch hay thông tin khách hàng, nhà cung cấp có thể “không cánh mà bay” khi chẳng may xảy ra vấn đề như hỏa hoạn, mất trộm, làm rơi… sổ sách.
Một rủi ro nữa các chủ nhà hàng có thể gặp phải khi quản lý kinh doanh bằng Excel hay sổ sách đó là rất dễ bị nhân viên của mình dắt mũi để bòn rút tiền lúc nào không hay. Bởi với một đống dữ liệu với những con số, ký tự dài loằng ngoằng được ghi trên Excel và sổ sách thì thật khó để chủ nhà hàng kiểm soát số lượng hàng hóa xuất nhập tồn kho, các giao dịch thu chi… chính xác mỗi ngày.
2.3. Chi phí lớn
Nhiều chủ nhà hàng luôn tin rằng, sử dụng Excel và sổ sách sẽ giúp tiết kiệm chi phí, bởi chúng được cài đặt miễn phí trên máy tính hay mua với giá rất rẻ.
Tuy nhiên, có điều bạn chưa nghĩ đến đó là Excel và sổ sách sử dụng cách thức tính toán thủ công, điều này yêu cầu bạn sẽ cần phải có một nhân viên nhập liệu của riêng cửa hàng. Mà mức lương cho một nhân viên nhập liệu chẳng hề rẻ chút nào, lên đến 6.000.000đ đến 7.000.000đ/tháng.
Đó là chưa kể, nếu sử dụng sổ sách, bạn sẽ cần phải có một không gian đủ rộng để lưu trữ và bảo quản mọi dữ liệu của mình. Số tiền bỏ ra mua sổ sách thì nhỏ, nhưng giá trị dữ liệu trong nó thì “vô giá”. Với khoảng không gian hạn chế của nhiều cửa hàng hiện nay, việc dành chỗ trống để lưu trữ sổ sách cũng là một điều khá đắt đỏ.
Vốn được ưa chuộng bởi phần đông dân kinh doanh truyền thống, nhưng hiện nay sổ sách và Excel thật sự không còn phù hợp và đáp ứng được nhu cầu của các chủ nhà hàng. Thay vào đó, sử dụng phần mềm quản lý bán hàng là lựa chọn số một cửa hàng triệu chủ cửa hàng với mọi ngành nghề hiện nay.
3. 7 Lý do nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng
3.1. Tiết kiệm thời gian và chi phí
Không thể phủ nhận việc sử dụng máy móc, phần mềm công nghệ sẽ rút ngắn thời gian hơn rất nhiều so với việc dùng sổ sách. Nhưng tiết kiệm chi phí thì sao? Liệu sử dụng công nghệ cao có phải là bài toán chỉ dành cho các doanh nghiệp lớn?
Đây là một suy nghĩ cực kỳ sai lầm, với phần mềm quản lý bán hàng iPOS bạn không chỉ tiết kiệm chi phí ở khâu thuê nhân viên mà còn tránh thất thu, mất hàng hóa do quản lý lỏng lẻo. Bạn có thể ngồi ở nhà vẫn quản lý cửa hàng vô tư, đơn đi hay hàng về tất cả số liệu đều nằm trong lòng bàn tay của bạn.
3.2. Quản lý nguồn lực hiệu quả
Với phần mềm quản lý bán hàng iPOS bạn có thể quản lý hiệu quả làm việc của từng nhân viên theo ca, đánh giá xem liệu nhân viên có đang làm tốt hay không, từ đó đưa ra các kế hoạch đào tạo và khen thưởng phù hợp.
Chức năng phân quyền nhân viên giúp bạn có thể quản lý từng nhân viên một cách chặt chẽ hơn. Ví dụ bạn khi bạn giao nhiệm vụ riêng, phù hợp với từng người thì không cho phép người khác can thiệp vào những công đoạn không phải của mình.
Lưu trữ các lịch sử hoạt động mỗi khi hệ thống có sự thay đổi. Nhờ vậy mỗi khi có sự bất thường, bạn dễ dàng nhận ra và kịp thời xử lý.
Bên cạnh đó, với báo cao doanh thu chi tiết theo từng ngày, từng giờ chủ cửa hàng có thể quản lý được từng đơn hàng, tránh việc nhân viên ăn chặn, gây thất thoát. Bạn khó có thể bỏ sót một khoản chi tiêu tài chính nào vì tất cả các giao dịch đều cập nhật tự động vào báo cáo tài chính.
3.3. Công việc quản lý trở nên dễ dàng
Nhờ phần mềm bán hàng, công việc kiểm kho và quản lý hàng hóa trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Bạn có thể nhanh chóng biết được số lượng của từng nguyên vật liệu trong kho. Từ đó biết được đâu là mặt hàng hết hoặc sắp hết, mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào có doanh thu cao,.. để nhanh chóng bổ sung và có quyết định đúng đắn trong lần nhập kho sắp tới. Đồng thời, chức năng cảnh báo hàng tồn kho sẽ thông báo tới bạn mỗi khi có sản phẩm vượt quá mức cho phép. Như vậy bạn có thể phát hiện hàng tồn kịp thời và có biện pháp đẩy hàng, xả hàng. Nhanh chóng cân bằng kho trở lại.
Mọi số liệu giao dịch như thu chi, doanh số bán hàng, công nợ,.. đều được phần mềm bán hàng thống kê và cung cấp những bản báo cáo đến bạn. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn về tình hình bán hàng một cách nhanh chóng thay vì phải chờ nhân viên tổng hợp.
Chức năng quản lý từ xa giúp bạn không cần phải ngồi cửa hàng cả ngày mà vẫn có thể dễ dàng theo dõi mọi hoạt động trong cửa hàng. Như vậy cho dù bạn có vắng mặt vài ngày, bạn vẫn có thể chủ động trong công việc quản lý. Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ kịp thời phát hiện sự cố phát sinh và đưa ra cách giải quyết kịp thời thay vì ngồi chờ nhân viên đến báo cáo hay về nhà mới biết khiến sự cố trở nên trầm trọng hơn.
3.4. Phối hợp linh hoạt giữa các bộ phận với nhau
Phần mềm này còn có lợi ích trong việc điều phối và hỗ trợ các hoạt động của các bộ phận khác để tăng tính hiệu quả của hoạt động. Hệ thống sẽ có một chế độ quản lý tập trung quy định các quy trình kinh doanh, giảm chi phí sản xuất và kiểm soát hàng tồn kho.
Lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng khi sử dụng là rất lớn, giúp tiết kiệm thời gian và công sức của người quản lý, giữa các nhân viên. Hiện đại hóa quy trình làm việc, ứng dụng công nghệ để đưa ra những công thức, định lượng phù hợp cho sản phẩm, kiểm soát tất tần tật các nguyên liệu tồn kho, phát hiện sai sót ở bộ phận nào, khâu nào, thậm chí tra được từng ca làm việc của nhân viên để truy tìm thất thoát, gian lận.
3.5. Xử lý một khối dữ liệu lớn
Phần mềm quản lý bán hàng trở nên khá tiện dụng khi bạn đang phải đối phó với khối lượng dữ liệu lớn. Nếu bạn kinh doanh nhỏ việc quản lý sổ sách có thể vừa đủ dùng nhưng khi quy mô của bạn nâng lên hàng trăm khách hàng hay hàng trăm mặt hàng, mã hàng khác nhau, lúc đó việc quản lý dữ liệu sẽ là bài toán số 1 cần ưu tiên giải quyết.
3.6. Hình ảnh và dịch vụ trở nên chuyên nghiệp
Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, mọi thao tác hoạt động đều trở nên chuyên nghiệp và nhanh chóng hơn. Ví dụ như một đơn hàng được ghi chép vội bằng tay thì việc in hóa đơn sẽ được khách hàng tin tưởng, hình ảnh cửa hàng cũng chuyên nghiệp hơn.
Dịch vụ khách hàng và chăm sóc khách hàng hiệu quả là việc sống còn với các nhà hàng hiện đại. Phần mềm quản lý bán hàng có thể lưu nhanh thông tin khách hàng lúc tính tiền, do đó bạn biết được khách nào là khách thường xuyên thân thiết, để thiết lập các chương trình ưu đãi dành riêng cho họ.
Bạn cũng dễ dàng gửi email hay tin nhắn đến các khách hàng này để thông báo về chương trình khuyến mãi, hay về một món quà tặng nhân dịp sinh nhật họ. Đồng thời bạn cũng có thể tìm ra được nguyên nhân vì sao các khách hàng khác không quay lại mua hàng để có đối sách phù hợp, biến khách vãng lai thành khách hàng thân thiết.
Tạm kết: Có thể ban đầu, nhiều người sẽ cảm thấy chưa cần thiết sử dụng phần mềm quản lý bán hàng vì chỉ kinh doanh nhỏ. Hoặc chưa sẵn sàng để sử dụng vì nghĩ rằng phần mềm là một cái gì đó rất phức tạp, sẽ rất khó dùng. Tự nhiên lại mất thêm khoản chi phí mua phần mềm trong khi mình chỉ mới kinh doanh, còn chưa biết lãi lỗ ra sao. Những suy nghĩ như vậy thật sự rất sai lầm.
Nếu bạn đã xác định theo đuổi kinh doanh một cách nghiêm túc thì đây là một công việc lâu dài. Và khi đã làm thì chắc chắn chẳng ai muốn “dậm chân tại chỗ” mãi được. Bạn sẽ muốn và cần phải mở rộng quy mô, phát triển thêm trong việc kinh doanh. Mà như vậy thì bạn phải tiếp cận những công nghệ mới, và sẵn sàng bỏ ra một khoản phí để đầu tư giải pháp công nghệ. Nếu không bạn chỉ sẽ dừng lại ở mức “nhỏ bé” và lạc hậu, không cạnh tranh nổi với đối thủ.
Thế nên, bạn đừng chỉ nhìn được lợi ích trước mắt mà nên nhìn xa hơn để thấy được những thiệt hại gây ra cho bạn về sau này có khi lên đến gấp hàng trăm lần chi phí bạn bỏ ra đầu tư cho một phần mềm bây giờ. So với phí tổn hại bạn phải chịu hàng tháng vì thất thoát hàng hóa, hay nhân viên làm việc không hiệu quả và các đơn hàng bị hủy vì hết hàng, thì phần mềm quản lý bán hàng thật sự rẻ hơn bạn nghĩ.
Tham khảo ngay phần mềm sau để công việc trở nên dễ dàng hơn nhé!
