Tìm kiếm được một phần mềm quản lý nhà hàng sở hữu tính năng tốt và phù hợp với cách thức vận hành của cửa hàng là việc không hề đơn giản. Trước rất nhiều sản phẩm trên thị trường hiện nay, iPOS cái tên được nhắc đến nhiều nhất. Tuy nhiên, nhiều chủ kinh doanh vẫn thắc mắc: Có nên sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng iPOS hay không? Bài viết sau đây sẽ giải đáp thắc mắc trên. Cùng iPOS.vn tìm hiểu chi tiết nhé!

1. Vì sao nên lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng iPOS?

Hiện nay, phần mềm quản lý nhà hàng ở Việt Nam khá đa dạng, đáp ứng cho nhiều phân khúc, mô hình khác nhau. Mỗi giải pháp lại sở hữu những ưu và nhược điểm riêng, đòi hỏi người sử dụng phải cân nhắc kỹ lưỡng mới có thể chọn được sản phẩm phù hợp. Trong đó, phần mềm quản lý bán hàng iPOS nhận được nhiều sự tin tưởng lựa chọn của các chủ cửa hàng kinh doanh ăn uống vì những yếu tố sau: 

1.1. Đơn vị cung cấp uy tín

Phần mềm quản lý nhà hàng iPOS được phát triển bởi iPOS.vn – một đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp công nghệ chuyên biệt cho ngành F&B. iPOS.vn đã có kinh nghiệm hơn 10 năm hỗ trợ vận hành cho hơn 30.000 nhà hàng, quán cafe như Thế Giới Hải Sản, Pizza 4P’s, vị Quảng, The Coffee House, ToCoToCo,…

iPOS.vn đã cho ra đời rất nhiều sản phẩm công nghệ đáp ứng được mọi nhu cầu quản lý từ cửa hàng cafe nhỏ, vỉa hè cho đến chuỗi lớn nhiều chi nhánh. Sứ mệnh của iPOS.vn là giúp khách hàng tối đa hóa năng lực kinh doanh của mình, vươn xa hơn, vượt qua những rào cản của phương thức kinh doanh truyền thống, ứng dụng thành công những công nghệ hiện đại cùng mô hình New Retail để sẵn sàng đón nhận những cơ hội kinh doanh mới trong tương lai.

1.2. Giải pháp tối ưu cho ngành F&B

Phần lớn các phần mềm quản lý bán hàng khác trên thị trường đều có thể sử dụng với đa dạng ngành nghề khác nhau. Những sản phẩm như vậy sẽ thường phù hợp với các cửa hàng kinh doanh bán lẻ như thời trang, mỹ phẩm, tạp hóa, thực phẩm, sách vở, điện máy,… hơn. Ngành kinh doanh ăn uống F&B sở hữu nhiều nghiệp vụ đặc thù khác biệt, yêu cầu phần mềm phải được tối ưu để giải quyết những vấn đề đó. 

Phần mềm quản lý bán hàng iPOS.vn là giải pháp công nghệ tập trung chuyên sâu vào ngành F&B để xử lý tất cả các vấn đề trong khâu vận hành, quản lý của các nhà hàng, quán cafe hiện nay. Từ sự thấu hiểu những khó khăn của ngành F&B, iPOS.vn liên tục tối ưu sản phẩm, cập nhật công nghệ mới để góp phần song hành cùng các thương hiệu kinh doanh ngày một vươn xa. 

1.3. Đa dạng sự lựa chọn

Hiện nay, iPOS.vn đang cung cấp hai loại hình phần mềm quản lý nhà hàng là POS PC (dạng On-premises, trả phí 1 lần và cài đặt sử dụng vĩnh viễn trên hệ điều hành Windows) và FABi (dạng Cloud, sử dụng trên nền tảng Android và trả phí thuê bao theo tháng) phục vụ cho nhu cầu sử dụng đa dạng của khách hàng. Cả hai loại phần mềm này đều có giao diện thân thiện, trực quan, dễ sử dụng, có tính ổn định tốt để nhà hàng có thể phục vụ khách hàng trơn tru kể cả vào giờ cao điểm. 

Phần mềm POS PC có ưu điểm là có tính ổn định cao, bảo mật tốt, được toàn quyền kiểm soát thông tin và hệ thống quản lý của nhà hàng nên rất phù hợp với mô hình nhà hàng lớn hoặc dạng chuỗi. Tuy nhiên, chi phí khởi tạo và duy trì POS PC khá tốn kém, yêu cầu nhà hàng phải có tiềm lực tài chính lớn. Ngược lại, phần mềm FABi có thể sử dụng trên nhiều thiết bị, chi phí hoạt động thấp hơn nhưng không có tính ổn định cao như POS PC do cần có kết nối mạng. Tuy nhiên, FABi là sự lựa chọn vô cùng phù hợp với các nhà hàng có quy mô từ nhỏ đến lớn. 

Xem thêm: Những thông tin đáng chú ý về phần mềm quản lý nhà hàng

1.4. Dịch vụ hỗ trợ chất lượng 

Khi sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng iPOS, bạn sẽ được cung cấp đầy đủ tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm, được hỗ trợ cài đặt và hướng dẫn trực tiếp tại điểm bán. Bên cạnh đó, công ty iPOS.vn có đội ngũ kỹ thuật sẵn sàng hỗ trợ 24/7 giúp xử lý kịp thời các vấn đề liên quan đến cả phần cứng và phần mềm trong suốt quá trình khách hàng sử dụng sản phẩm. 

Bạn không phải trả thêm bất kỳ chi phí nào để nhận được tất cả dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật trên. Nếu bạn đang muốn tìm hiểu phần mềm đặc thù cho mô hình kinh doanh nhà hàng, muốn xây dựng quy trình quản lý bán hàng chuẩn chỉnh ngay từ đầu thì iPOS đang là sự chọn lựa hợp lý nhất về chất lượng sản phẩm và dịch vụ hỗ trợ đi kèm.

1.5. Chi phí hợp lý

So với tất cả các sản phẩm khác trên thị trường hiện nay, phần mềm quản lý bán hàng iPOS có mức giá vô cùng hợp lý và tương xứng với giá trị mà sản phẩm đem lại cho nhà hàng. Để tìm được một sản phẩm thay thế với chất lượng tương xứng, chắc chắn bạn sẽ phải bỏ ra ngân sách lớn hơn rất nhiều. 

Khi mua phần mềm quản lý, tuyệt đối không nên ham rẻ mà chọn những sản phẩm không có uy tín trên thị trường. Khi đưa vào hoạt động, nếu gặp phải những hạn chế như tính ổn định kém làm ảnh hưởng đến tốc độ hoạt động kinh doanh, mất dữ liệu thông tin đơn hàng và doanh thu,… Và đến khi phải thay thế sản phẩm khác, bạn sẽ tốn thêm rất nhiều chi phí không đáng có. 

[lepopup slug=’Bocongcutainguyen-fnb-3′]

2. Những tính năng ưu việt của phần mềm quản lý nhà hàng iPOS

Phần mềm quản lý nhà hàng iPOS được thiết kế để phù hợp với đa dạng mô hình kinh doanh từ quy mô quán ăn nhỏ lẻ, vỉa hè cho đến các quán lớn hay chuỗi nhà hàng nhiều chi nhánh. Đây là giải pháp tối ưu trong việc giải quyết bài toán quản lý vận hành, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Vậy phần mềm quản lý nhà hàng iPOS có những tính năng nổi bật gì? Những tính năng ấy hỗ trợ các nghiệp vụ bán hàng và quản lý trong nhà hàng như thế nào?

2.1. Tính năng giúp tối ưu quy trình bán hàng

2.1.1. Ghi nhận order gọi món nhanh chóng, tăng tốc độ phục vụ khách hàng

Cách gọi món và ghi nhận order truyền thống có rất nhiều nhược điểm như nhân viên phục vụ ghi tay order cẩu thả, chữ xấu, khó dịch dẫn đến nhầm lẫn, sai món; tốc độ order chậm chạp khi quán đông khách, quá tải vào giờ cao điểm khiến khách hàng than phiền và bỏ đi; quy trình chuyển order từ nhân viên phục vụ đến khu vực bếp/bar lộn xộn, nhốn nháo.

Phần mềm quản lý bán hàng iPOS giúp chủ kinh doanh tối ưu quy trình order gọi món, đảm bảo tính chính xác, nhanh chóng, vừa giúp giảm bớt áp lực cho nhân viên, vừa đảm bảo khách hàng hài lòng khi được phục vụ tại quán. Thông qua phần mềm, các order được tiếp nhận, chuyển trực tiếp đến khu vực bếp/bar tương ứng theo đúng trình tự đơn hàng.

Hơn nữa, giải pháp công nghệ này giúp order được sắp xếp khoa học, tất cả nhân viên phục vụ, bếp/bar, thu ngân đều có thể theo dõi. Vì được loại bỏ những thao tác thừa thãi, nhân viên không còn phải di chuyển nhiều, các thông tin order cũng được chuyển đến các bộ phận liên quan một cách nhanh chóng và chính xác.

2.1.2. Thanh toán tiện lợi, chính xác, linh hoạt và đa dạng hình thức

Trên thực tế, tính tiền bằng tay hay bấm máy tính rất dễ dẫn đến tình trạng nhầm lẫn, sai sót không những khiến chủ quán khó kiểm soát doanh thu, xảy ra thất thoát mà còn khiến khách hàng có thể phiền lòng, bực bội. Hơn nữa, nhiều nhà hàng hiện nay chỉ đáp ứng thanh toán bằng tiền mặt gây bất tiện cho khách hàng khi tới sử dụng dịch vụ tại quán. 

Với giao diện thu ngân của phần mềm quản lý nhà hàng iPOS, nhân viên có thể theo dõi toàn bộ các đơn hàng, thực hiện các hoạt động tính tiền, thanh toán cho khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác. Sau khi thanh toán xong, hóa đơn được in ra ngay tại máy in bill để khách hàng có thể tiện kiểm tra lại nếu cần. 

Hơn nữa, phần mềm iPOS hỗ trợ đa dạng các hình thức thanh toán như tiền mặt, thẻ ngân hàng, thanh toán QR VNPAY, ví điện tử Momo, ZaloPay,… Giờ đây, khách hàng của bạn có thêm nhiều lựa chọn hơn trong việc thanh toán, tăng sự tiện lợi và hình ảnh chuyên nghiệp cho quán ăn của bạn. 

2.1.3. Điều phối chế biến, gia tăng hiệu suất làm việc khu vực bếp/bar KDS

Bên ngoài nghiệp vụ bán hàng và thanh toán, phương thức vận hành, hoạt động bếp/bar cũng là bài toán khó của không ít nhà hàng. Những tình trạng như bếp đã làm món thì nhân viên phục vụ mới báo hủy món, hay nhiều đơn order một món nhưng phải làm lần lượt từng đơn,… đều ảnh hưởng đến tốc độ chế biến và phục vụ, khiến nhân viên bộ phận bếp/bar bị rối và khách hàng phải chờ đợi lâu.   

Phần mềm quản lý bán hàng iPOS hỗ trợ kết nối giải pháp quản lý bếp/bar KDS – một màn hình hiển thị toàn bộ các đơn order theo thứ tự thời gian đặt trong bếp/bar để người đầu bếp/pha chế theo dõi. Thông qua KDS, nhân viên ở khu vực bếp/bar có thể theo dõi được chi tiết các đơn order: đơn nào trước đơn nào sau, số lượng từng món cần thực hiện, nhiều đơn gần nhau cùng order một món… để điều phối hoạt động tại bếp/bar trở nên dễ dàng hơn.

Ngoài ra, giải pháp KDS cho phép cập nhật nhanh chóng các thay đổi đơn order (thêm món, hủy món,…) để nhân viên phục vụ có thể thông báo cho khách hàng ngay lập tức, tìm phương án xử lý như tư vấn sang món ăn khác,… để đem lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

2.1.4. Giải pháp order hiện đại – Menu điện tử O2O

Việc sử dụng menu giấy phổ biến có nhiều nhược điểm như thiếu linh hoạt trong quá trình điều chỉnh, thay đổi menu, tốn kém chi phí in ấn mỗi lần thay đổi món hay thay đổi giá bán, khách hàng khó theo dõi khi menu nhiều món, nhiều trang,… Hơn nữa, nếu nhà hàng quá rộng, hay chia thành nhiều tầng, nhiều khu vực, việc khách hàng gọi được nhân viên phục vụ thực sự rất khó khăn, bất tiện. 

Để tạo sự tiện lợi hơn trong quá trình gọi món và ghi nhận order, nhà hàng nên sử dụng giải pháp menu điện tử O2O để khách hàng gọi món, gọi nhân viên bằng cách quét mã QR tại bàn. iPOS O2O là giải pháp giúp nhà hàng tiết kiệm thời gian, tăng tốc độ phục vụ và khiến quy trình vận hành diễn ra trôi chảy hơn. 

2.2. Tính năng hỗ trợ nhà quản lý

2.2.1. Phân quyền và quản lý nhân viên chặt chẽ

Rất nhiều nhà hàng gặp phải tình trạng thất thoát doanh thu do nhân viên sử dụng “chiêu trò” để gian lận. Để hạn chế sự việc này, phần mềm quản lý nhà hàng iPOS có hệ thống phân quyền rõ ràng cho từng vị trí nhân viên, vị trí nào được quyền thực hiện những thao tác gì trên phần mềm.

Tất cả các vị trí như chủ nhà hàng, quản lý cửa hàng, nhân viên thu ngân, nhân viên phục vụ,… được thiết lập quyền hạn trên phần mềm để phân quyền và quản lý chặt chẽ. Hơn nữa, để chủ quán có thể phát hiện sớm những bất thường, sai lệch trong tài chính, phần mềm iPOS cũng lưu lại lịch sử chỉnh sửa, hủy hóa đơn, sửa món của nhân viên để chủ nhà hàng tiện theo dõi. 

2.2.2. Quản lý hiệu quả kinh doanh với hệ thống báo cáo đặc thù

Việc tổng hợp báo cáo tưởng chừng như đơn giản nhưng lại là công việc hết sức quan trọng để chủ nhà hàng có thể nắm được tình hình kinh doanh nhanh chóng, chính xác nhất. Bạn phải làm gì khi phải đối mặt với file excel chứa bộ dữ liệu đơn hàng, doanh thu, chi phí,… khổng lồ? Bạn lấy gì làm cơ sở để điều chỉnh kế hoạch kinh doanh trong những thời gian tiếp theo?

Phần mềm quản lý nhà hàng iPOS cung cấp cho chủ quán một hệ thống báo cáo quản trị đáp ứng nhu cầu quản lý đặc thù của mô hình kinh doanh nhà hàng. Qua phần mềm, bạn có thể xem được báo cáo doanh thu, thu chi, báo cáo ca, báo cáo theo từng món, báo cáo thời gian hoàn thành đơn, báo cáo nguồn đơn, báo cáo chương trình khuyến mãi,… Các báo cáo được thống kê chi tiết theo ngày/tháng/năm và hiển thị dưới dạng số liệu, biểu đồ trực quan giúp chủ quán dễ dàng nắm bắt được tình hình và xu hướng kinh doanh.

2.2.3. Quản lý từ xa mọi lúc mọi nơi với phần mềm quản lý từ xa

Chủ kinh doanh với rất nhiều công việc bộn bề không thể lúc nào cũng có mặt tại cửa hàng để theo dõi, giám sát công việc của nhân viên. Vì vậy, làm sao để quản lý được các hoạt động kinh doanh khi không có mặt trực tiếp tại cửa hàng là nỗi băn khoăn của nhiều chủ nhà hàng hiện nay. 

Khi sử hữu ứng dụng quản lý từ xa, chủ quán có thể theo dõi tình hình kinh doanh tại cửa hàng thông qua thiết bị di động. Tình trạng bàn đang mở, hóa đơn, doanh thu,… được cập nhật theo thời gian thực giúp chủ kinh doanh có thể kiểm soát và đưa ra quyết định điều chỉnh kịp thời.

2.2.4. Quản lý đơn hàng online đa kênh hiệu quả với giải pháp iPOS Call Center

Việc mở rộng các kênh bán hàng online ngày càng được các nhà hàng đẩy mạnh và phát triển. Mặc dù đa dạng kênh bán hàng online như điện thoại, website, mạng xã hội, ứng dụng đặt giao hàng như Now, GrabFood, Baemin,… mang lại nguồn doanh thu tốt nhưng cũng dẫn đến những khó khăn trong việc quản lý đơn hàng. Từ việc phân loại nguồn đơn, điều phối chế biến, giao hàng cho đến việc nhập thông tin lên phần mềm quản lý nếu thực hiện theo cách thủ công sẽ rất dễ xảy ra nhầm lẫn, thiếu đơn, mất đơn.

Phần mềm quản lý nhà hàng iPOS sẽ giải quyết bài toán quản lý đơn hàng online đa kênh bằng việc kết nối giải pháp iPOS Call Center. Toàn bộ đơn hàng từ các kênh online nội bộ như điện thoại, website, Facebook, Zalo,… được tập trung xử lý tại một nơi duy nhất. Bên cạnh đó, iPOS cũng kết nối với các đối tác đặt giao hàng trực tuyến là GrabFood và Loship. Theo đó đơn hàng từ các ứng dụng này được chuyển trực tiếp đến máy POS bán hàng giúp bạn không phải mất thời gian nhập liệu, hạn chế sai sót, quản lý dễ dàng hơn với hệ thống đối soát tự động.

2.2.5. Giải pháp quản lý và chăm sóc khách hàng iPOS CRM

Khách hàng cũ là một nguồn tài nguyên rất quan trọng để nhà hàng có thể khai thác. Trên thực tế, chi phí bỏ ra để có thêm một khách hàng mới tốn hơn rất nhiều so với chi phí để giữ chân một khách hàng cũ quay lại. Thay vì dành ra một khoản ngân sách “khủng” để chạy quảng cáo, giải pháp chăm sóc khách hàng qua phần mềm vừa tiết kiệm chi phí, vừa đem lại hiệu quả cao. 

iPOS CRM cho phép khách hàng đăng ký thành viên thông qua OA Zalo và Facebook mà không cần nhân viên tốn công nhập thông tin tại máy POS. Hơn nữa, thông qua iPOS CRM, bạn có thể thu thập và lưu trữ thông tin khách hàng, theo dõi và phân tích hành vi tiêu dùng, xây dựng chương trình hội viên, tương tác khách hàng theo kịch bản tự động, cá nhân hóa các chương trình marketing và chăm sóc khách hàng, quản lý e-voucher,… 

2.2.6. Giải pháp quản lý kho nguyên vật liệu iPOS Inventory

Quản lý kho nguyên vật liệu là một công việc vô cùng phức tạp, bao gồm các hoạt động xây dựng định mức nguyên liệu cho từng món, kiểm soát lượng xuất nhập tồn, lên kế hoạch mua hàng,… Tuy nhiên, phương pháp quản lý bằng sổ sách truyền thống dễ dẫn đến sai sót, thất thoát, lãng phí gây tốn kém chi phí. Hơn nữa, nếu không kiểm soát lượng hàng tồn kho chặt chẽ, kế hoạch mua hàng có thể không đáp ứng đủ nhu cầu cho hoạt động kinh doanh.

Phần mềm quản lý bán hàng iPOS mở rộng tích hợp giải pháp quản lý kho iPOS Inventory giúp quản lý kho nguyên vật liệu nhà hàng hiệu quả hơn. Giải pháp này cho phép chủ kinh doanh thiết lập định mức nguyên vật liệu để tránh nhân viên gian lận, theo dõi tồn kho theo thời gian thực để lên kế hoạch xuất/nhập kịp thời, cung cấp hệ thống báo cáo theo nhu cầu: báo cáo thu chi, quản lý tồn kho, nhà cung cấp,…

2.2.7. Giải pháp hỗ trợ nghiệp vụ kế toán iPOS Accounting

Trên thực tế, hầu hết các nhà hàng hiện nay đều không có nhân sự kế toán chuyên nghiệp, bài bản. Vì vậy, trong quá trình chuyển dữ liệu thủ công từ phần mềm quản lý bán hàng sang phần mềm kế toán thường gặp các vấn đề như nhầm lẫn, sai sót, dữ liệu không được báo cáo kịp thời dẫn đến chậm trễ,…

Nhằm giải quyết vấn đề này, phần mềm quản lý nhà hàng iPOS được mở rộng tích hợp giải pháp kế toán iPOS Accounting. Mọi dữ liệu từ phần mềm iPOS sẽ được đồng bộ với phần mềm iPOS Accounting, giúp bạn không cần mất thời gian chuyển dữ liệu thủ công. Phần mềm tự động sinh các chứng từ, hạch toán và phiếu thu tương ứng ngay khi có giao dịch, hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử. Bên cạnh đó, hệ thống báo cáo tài chính đầy đủ giúp bạn dễ dàng theo dõi tình hình kinh doanh, phân tích lãi lỗ chi tiết từng sản phẩm, từng điểm bán hàng.

Hy vọng những thông tin trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về phần mềm quản lý bán hàng iPOS. Việc nhanh chóng ứng dụng những giải pháp công nghệ trên chắc chắn sẽ giúp tối ưu quy trình vận hành nhà hàng và hỗ trợ tối đa công tác quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn. Nếu cần được tư vấn về phần mềm quản lý bán hàng iPOS, đừng ngần ngại liên hệ ngay với hotline 1900 4766 để được giải đáp nhanh nhất. 

Bạn có thể tham khảo một số phần mềm để vận hành công việc trở nên trơn tru hơn nhé!

Phần mềm quản lý quán cafe chuyên nghiệp, dễ sử dụng nhất

Top 5 phần mềm quản lý nhà hàng được ưa chuộng nhất hiện nay