Trong thời đại chuyển đổi số hiện nay, phần mềm quản lý nhà hàng chính là công cụ đắc lực giúp các cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống vận hành trơn tru, hiệu quả hơn. Tuy nhiên, đứng trước rất nhiều sự lựa chọn, không ít chủ kinh doanh phải hoang mang, đắn đo không biết phần mềm nào phù hợp và hiệu quả nhất. Bài viết sau đây sẽ chia sẻ cho bạn những kinh nghiệm hữu ích nhất để lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng. Qua đó, bạn sẽ có sự đầu tư sáng suốt cho “trợ thủ công nghệ” sắp tới của mình. 

1. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng hiệu quả 

1.1. Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản lý và bán hàng

Trước hết, một phần mềm quản lý nhà hàng tốt phải đáp ứng những tính năng quan trọng với ngành kinh doanh ăn uống. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều giải pháp quản lý bán hàng. Tuy nhiên, những sản phẩm sử dụng chung cho nhiều lĩnh vực, ngành nghề thường chỉ sở hữu một số tính năng cơ bản mà không tối ưu cho hoạt động vận hành nhà hàng. Bạn nên lựa chọn những phần mềm quản lý nhà hàng có những tính năng chuyên biệt cho mô hình kinh doanh F&B: order món và thanh toán, in hóa đơn, tổng hợp báo cáo đơn hàng và doanh thu, quản lý nguyên vật liệu,… 

1.2. Sử dụng đơn giản, thao tác dễ dàng 

Sai lầm của một số chủ kinh doanh là lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng quá phức tạp nên phải dành nhiều thời gian để làm quen với rất nhiều kiến thức công nghệ rồi lại mất công đào tạo cho nhân viên. Một phần mềm có cách sử dụng quá cầu kỳ, nhiều thao tác còn khiến chủ kinh doanh tốn kém công sức mỗi lần hướng dẫn nhân viên mới. Vì vậy, hãy lựa chọn một giải pháp có giao diện thân thiện, nội dung dễ hiểu và chỉ cần những thao tác đơn giản, dễ dàng. Việc sử dụng phần mềm nhanh chóng sẽ giúp nâng cao hiệu suất công việc của cả nhà quản lý và nhân viên trong quá trình hoạt động kinh doanh. 

1.3. Chi phí phù hợp với điều kiện tài chính 

Đối với những nhà hàng mới mở và đang tốn rất nhiều chi phí ban đầu, việc đầu tư vào phần mềm quản lý cũng cần cân nhắc đến yếu tố tài chính. Bạn không nên đầu tư quá nhiều vào hạng mục này nếu năng lực tài chính còn yếu và cần giữ một khoản dự phòng cho việc kinh doanh. Tuy nhiên, việc đầu tư vào một sản phẩm đáp ứng đủ những tính năng cần thiết giúp việc vận hành, quản lý cửa hàng thuận lợi hơn là việc hoàn toàn hợp lý và xứng đáng. Hãy đầu tư vào một phần mềm quản lý bán hàng chất lượng ngay từ đầu để tránh phải tiêu tốn chi phí thay đổi phần mềm, thiết bị khác trong tương lai. 

1.4. Khả năng nâng cấp, mở rộng trong tương lai

Nếu có ý định phát triển nhà hàng của mình tới quy mô lớn hơn hoặc sang mô hình dạng chuỗi trong tương lai, bạn nên xem xét kỹ lưỡng về khả năng nâng cấp và mở rộng của phần mềm quản lý. Một số nhà hàng khi mới mở còn hoạt động với quy mô nhỏ nên chủ kinh doanh lựa chọn giải pháp chỉ có những tính năng đơn giản. Tuy nhiên, khi mở thêm nhiều cơ sở mới, nhà hàng buộc phải tốn thêm chi phí chuyển đổi sang phần mềm mới tối ưu hơn. Tốt nhất bạn nên ưu tiên phần mềm có thể quản lý công việc bán hàng của nhiều chi nhánh, nhiều nhân viên và xem báo cáo trên điện thoại từ xa ngay từ đầu để tránh những chi phí phát sinh về sau. 

1.5. Đơn vị cung cấp uy tín trên thị trường 

Nếu lên Internet và tìm kiếm từ khóa “phần mềm quản lý nhà hàng”, bạn sẽ thấy rất nhiều phần mềm được quảng cáo là tốt nhất, hiệu quả,… và cảm thấy phân vân, hoang mang giữa các lựa chọn. Lúc này, bạn nên xem xét kỹ lưỡng về đơn vị doanh nghiệp cung cấp giải pháp đó. Những nhà cung cấp uy tín, tin cậy, có thương hiệu lâu đời sẽ đảm bảo cho bạn có sản phẩm chất lượng, được hỗ trợ tối đa và hạn chế rủi ro không đáng có. Đặc biệt, chủ kinh doanh nên ưu tiên những doanh nghiệp có kinh nghiệm và thế mạnh đặc biệt trong việc cung cấp giải pháp công nghệ cho ngành kinh doanh dịch vụ ăn uống F&B. 

Xem thêm: Top 5 phần mềm quản lý nhà hàng được ưa chuộng nhất hiện nay

2. Quy trình lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng phù hợp

2.1. Hiểu rõ nhu cầu sử dụng 

Hãy liệt kê tất cả các yêu cầu đặc biệt mà nhà hàng của bạn có thể cần trong hiện tại và tương lai để xem những phần mềm đang cân nhắc có đáp ứng tốt hay không. Thông thường, một nhà hàng mới mở sẽ chỉ cần phần mềm có thể hỗ trợ các công việc bán hàng, quản lý số lượng sản phẩm bán ra và hóa đơn, quản lý nguyên vật liệu, báo cáo doanh thu,… Tuy nhiên, khi cửa hàng phát triển hơn, chủ kinh doanh sẽ có nhu cầu thêm những tính năng nâng cao về quản lý khách hàng như phát hành voucher khuyến mãi, chăm sóc khách hàng thân thiết,…; gọi món và thanh toán bằng cách quét QR Code menu điện tử; quản lý nguyên vật liệu tồn kho;…

2.2. Xác định khả năng chi phí 

Ngân sách sử dụng cho chi phí mua phần mềm quản lý nhà hàng sẽ phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng, quy mô kinh doanh và các tính năng mà chủ kinh doanh yêu cầu. Nếu bạn có nguồn lực tài chính tốt thì có thể đầu tư sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng mua một lần dùng trọn đời dạng On-premises. Đây là sản phẩm được cài đặt trên server do chủ kinh doanh trực tiếp quản lý, có tính ổn định và bảo mật cao. Nhược điểm của giải pháp này là quá trình triển khai khá phức tạp và tốn nhiều chi phí khởi tạo ban đầu.

Bên cạnh đó, nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp tiết kiệm hơn với hình thức thuê bao trả phí theo tháng/năm, thì phần mềm quản lý nhà hàng dạng Cloud là lựa chọn hợp lý nhất. Với giải pháp này, người dùng có thể sử dụng trên máy POS, máy tính bảng tablet, nền tảng website, ứng dụng điện thoại app. Tuy nhiên, dữ liệu quản lý trên Cloud nên mức độ kiểm soát và bảo mật thấp hơn phần mềm quản lý bán hàng dạng On-premises.

2.3. Tham khảo các giải pháp trên thị trường

Sau khi đã xác định được nhu cầu và ngân sách, việc bạn cần làm là đi tìm tất cả những sản phẩm đáp ứng được những tính năng cần thiết, có mức giá trong chi phí cho phép rồi bắt đầu nghiên cứu, so sánh chi tiết. Để có được những lời gợi ý khách quan và chân thực nhất, bạn có thể xin ý kiến tham khảo từ bạn bè, đồng nghiệp trong lĩnh vực F&B hoặc xem ý kiến của những chủ kinh doanh khác trong các hội nhóm, diễn đàn trên mạng xã hội để có thể đưa ra quyết định đúng đắn. 

2.4. Liên hệ đơn vị cung cấp và trải nghiệm thử sản phẩm

Nếu muốn biết phần mềm quản lý nhà hàng nào đó có phù hợp với cơ sở kinh doanh của mình hay không, tốt nhất là hãy liên hệ với nhân viên kinh doanh của đơn vị cung cấp và yêu cầu họ đến demo để trải nghiệm thử sản phẩm. Trong quá trình dùng thử sản phẩm và nghe tư vấn từ nhân viên, bạn sẽ đánh giá được các chức năng, tốc độ, giao diện, sự thân thiện với người dùng một cách chính xác nhất.

Ngoài chủ kinh doanh, nhân viên cũng nên được trải nghiệm thử phần mềm quản lý nhà hàng vì đây cũng là những người sẽ sử dụng trực tiếp sản phẩm này nhiều nhất. Sau đó, hãy yêu cầu nhân viên đưa ra những nhận xét khách quan. Nhờ đó, chủ kinh doanh có thể biết chắc chắn nên chọn mua phần mềm quản lý nhà hàng của nhà cung cấp nào là thích hợp nhất cho mô hình kinh doanh của mình. 

2.5. Trao đổi thông tin kỹ lưỡng với đơn vị cung cấp

Sau khi đã quyết định lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng phù hợp, bạn nên trao đổi thêm với nhân viên kinh doanh của đơn vị cung cấp để làm rõ những thông tin khác như: ưu đãi khi cài đặt, thời gian bảo hành, tính bảo mật của phần mềm, chế độ hậu mãi,… Trong đó, bạn cần lưu ý đến thỏa thuận về hỗ trợ kỹ thuật. Một số đơn vị hiện nay yêu cầu khách hàng phải trả thêm một khoản phí khác để được hỗ trợ trong quá trình sử dụng. Tốt nhất là bạn nên lựa chọn đơn vị có chính sách hỗ trợ kỹ thuật rõ ràng để tránh phát sinh chi phí ngoài lề. 

3. Review top 3 phần mềm quản lý nhà hàng tốt nhất hiện nay

Hiện nay, phần mềm quản lý nhà hàng có mặt trên thị trường tại Việt Nam rất đa dạng, phong phú. Mỗi phần mềm lại có ưu và nhược điểm riêng, phù hợp với các phân khúc, quy mô nhà hàng khác nhau. Dưới đây là review về 3 phần mềm quản lý nhà hàng đang được ưa chuộng nhất hiện nay để bạn có cái nhìn chi tiết hơn về từng sản phẩm. 

3.1. DCorp R-Keeper

Phần mềm quản lý nhà hàng DCorp R-Keeper là một trong những giải pháp hàng đầu hiện nay dành cho ngành F&B. Dcorp R-Keeper là công ty đa quốc gia, đang cung cấp giải pháp quản lý cho hơn 100.000 chủ kinh doanh F&B tại nhiều quốc gia trên thế giới, trong đó có cả Việt Nam. Một số khách hàng lớn phải kể đến là Golden Gate, Redsun,…

Ưu điểm

Phần mềm quản lý nhà hàng DCorp R-Keeper hoạt động trên đa nền tảng, bao gồm phần mềm cài đặt trên Windows, mobile app và tablet app. Giải pháp chuyên phục vụ yêu cầu vận nhà hàng phức tạp và nhu cầu quản lý phân tích chuyên sâu, sở hữu một số tính năng nổi trội như sau: order và thanh toán ổn định, nền tảng bán hàng đa kênh Omnichannel theo quy trình khép kín chuyên nghiệp từ order – sản xuất – giao hàng – thanh toán – xác nhận & chấm điểm; hệ thống hiển thị nhà bếp KDS giúp điều phối và xử lý order hiệu quả tại khu vực bếp; phần mềm quản lý đặt bàn chuyên biệt cho nhà hàng. 

Nhược điểm

Phần mềm quản lý nhà hàng DCorp R-Keeper có chi phí triển khai cao hơn nhiều so với các phần mềm khác. Giải pháp cũng đòi hỏi nhà hàng đầu tư thiết bị cấu hình cao để có thể hoạt động ổn định. Trong quá trình sử dụng, thiết bị cũng tốn thêm chi phí bảo trì, bảo dưỡng và nâng cấp. Với đặc thù là cung cấp giải pháp đa quốc gia, DCorp R-Keeper vẫn còn những hạn chế nhất định về văn hóa và nghiệp vụ nhà hàng tại Việt Nam. Phần mềm này dành cho với các chuỗi nhà hàng quy mô lớn có tiềm lực tài chính mạnh và nhu cầu quản lý phức tạp. Các nhà hàng quy mô vừa và nhỏ không sẽ không tận dụng được tất cả tính năng của phần mềm đắt đỏ này. 

3.2. FABi

Một trong những giải pháp được nhiều doanh nghiệp kinh doanh ăn uống lựa chọn nhất hiện nay là phần mềm quản lý nhà hàng FABi. FABi là sản phẩm của công ty iPOS.vn – đơn vị cung cấp các giải pháp quản lý bán hàng và quản trị chuyên biệt và toàn diện dành cho ngành F&B tại Việt Nam. iPOS.vn đến nay đã có 13+ năm kinh nghiệm hợp tác cùng hơn 100.000 nhà hàng, quán cafe,… thuộc nhiều phân khúc khác nhau. Một số thương hiệu nhà hàng lớn mà iPOS.vn đã đồng hành là Thế Giới Hải Sản, Lemonde Steak, Chay Vị Lai,…

Ưu điểm

FABi tương thích với nhiều thiết bị từ PC, điện thoại di động, máy tính bảng, sử dụng trên hệ điều hành Android có độ ổn định cao đáp ứng tốt nhu cầu phục vụ giờ cao điểm. Bên cạnh tính năng hỗ trợ bán hàng và quản lý cơ bản, FABi còn được tích hợp nhiều giải pháp bổ sung giúp nâng cao hiệu quả vận hành cho các nhà hàng: FABi Manager giúp chủ nhà hàng quản lý từ xa mọi lúc mọi nơi, menu điện tử iPOS O2O để khách hàng chủ động order không cần nhân viên phục vụ, hệ thống quản trị quan hệ khách hàng iPOS CRM; giải pháp quản lý kho nguyên vật liệu iPOS Inventory,… 

Phần mềm quản lý nhà hàng FABi phù hợp mọi quy mô kinh doanh từ các nhà hàng nhỏ lẻ đến dạng chuỗi, từ đơn giản đến phức tạp. Vì hình thức trả phí thuê bao theo tháng và còn được tặng thêm thiết bị phần cứng, FABi tiết kiệm rất nhiều chi phí cho chủ nhà hàng. Nhà hàng được hỗ trợ cài đặt và hướng dẫn trực tiếp tại điểm bán, có đội ngũ kỹ thuật sẵn sàng hỗ trợ 24/7 giúp xử lý kịp thời trong suốt quá trình sử dụng sản phẩm. 

Nhược điểm

FABi là phần mềm quản lý nhà hàng dạng Cloud nên dữ liệu sẽ được quản lý trên Cloud, bởi vậy mức độ kiểm soát và tính bảo mật không cao bằng các phần mềm dạng On-Premises. Tuy nhiên, bù lại thì FABi có cấu hình nhẹ, dễ cài đặt, tốc độ nhanh nên việc sử dụng tại nhà hàng rất dễ dàng. Chủ nhà hàng hoàn toàn có thể yên tâm vì iPOS có cam kết đảm bảo bảo mật trọn đời dữ liệu trong tài khoản đã đăng ký. 

Để đáp ứng đa số nhu cầu khách hàng, bên cạnh FABi công ty iPOS.vn cũng cung cấp phần mềm quản lý nhà hàng POS PC (dạng On-Premises) mà bạn có thể tham khảo.

3.3. CukCuk

CukCuk là phần mềm quản lý nhà hàng của Công ty Cổ phần Misa. Misa là một đơn vị có tiếng trong việc cung cấp các giải pháp phần mềm thuộc lĩnh vực kế toán và quản trị cho các doanh nghiệp. Dù mới ra mắt thị trường được 3 năm, CukCuk đã nhanh chóng được nhiều chủ nhà hàng tại Việt Nam lựa chọn sử dụng. 

Ưu điểm

CukCuk cung cấp phần mềm quản lý nhà hàng trên đa nền tảng, bao gồm phần mềm cài đặt trên Windows (online và offline), ứng dụng trên điện thoại di động và máy tính bảng, trình duyệt web, đồng thời xây dựng các ứng dụng riêng dành cho từng bộ phận nằm trong quy trình vận hành nhà hàng. CukCuk có giao diện đơn giản, mọi nhân viên đều có thể sử dụng mà không đòi hỏi sự am hiểu về công nghệ. Nhà quản lý có thể kiểm soát nhân viên, nguyên vật liệu, mua hàng và công nợ; thu ngân có thể quản lý đặt chỗ và thanh toán chính xác, nhân viên phục vụ có thể ghi order nhanh chóng, nhân viên bếp/bar có thể chế biến hiệu quả, hạn chế sai sót. 

Nhược điểm

Chủ kinh doanh phải trả thêm nhiều chi phí phát sinh nếu sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng CukCuk. CukCuk có trả phí với các gói thuê bao từ 99.000đ – 299.000đ/tháng, phí khởi tạo ban đầu là 1.500.000đ/tên miền. Để nhận hỗ trợ trong quá trình sử dụng phần mềm, bạn phải đăng ký thêm các gói tư vấn hỗ trợ qua điện thoại có trả phí. Ngoài ra nếu bạn có nhu cầu đào tạo sử dụng phần mềm trực tiếp, bạn cũng phải mua thêm các gói đào tạo từ CukCuk. Các tính năng của CukCuk chưa đáp ứng được hoạt động cho các chuỗi nhà hàng lớn, chỉ phù hợp sử dụng với các nhà hàng có một hoặc chuỗi ít cửa hàng.

Hy vọng kinh nghiệm lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng trên đã đem lại những chia sẻ hữu ích cho các chủ kinh doanh. Hãy cân nhắc thật kỹ trước những lựa chọn để tránh “tiền mất tật mang” cho cửa hàng của mình. Chúc bạn kinh doanh thành công!