Một trong những lý do khiến nhà hàng thất bại là do phương pháp quản lý chưa thực sự hiệu quả. Đây cũng là một trong những bài toán nan giải đối với các chủ nhà hàng. Khi họ phải hài hòa hàng trăm công việc khác nhau như quản lý quy trình vận hành, quản lý nhân sự nhà hàng, quản lý nguyên vật liệu, quản lý tình hình kinh doanh,… Vậy đâu là cách quản lý nhà hàng chuyên nghiệp hiệu quả? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

1. Lập bảng dự toán chi phí mở nhà hàng

Nhiều người vẫn thường cho rằng kinh doanh nhà hàng là một ngành dễ dàng, “1 vốn 4 lời”. Nhưng thực tế không phải vậy, không phải ai cũng thành công, thậm chí là thua lỗ, thất bại nhanh chóng chỉ sau 1 vài năm thành lập. Bởi vậy, để bắt đầu kinh doanh nhà hàng việc đầu tiên bạn cần làm là lập kế hoạch kinh doanh nhà hàng, dự trù kinh phí chi tiết cho những hạng mục đầu tư.

Chi phí mặt bằng

Tùy vào quy mô kinh doanh và nguồn ngân sách mà bạn có thể thuê mặt bằng cho phù hợp. Cần lưu ý những yếu tố như diện tích mặt bằng, vị trí, điều kiện giao thông đi lại, khu vực gửi xe cho khách hàng,… Toàn bộ chi phí này chiếm 25% tổng số vốn đầu tư của bạn.

Chi phí trang trí nội thất và trang thiết bị

Đây là khoản chi phí phụ thuộc vào quy mô và diện tích mặt bằng của chủ nhà hàng, chiếm từ 3-5% tổng số vốn. Nên lựa chọn mặt bằng phù hợp, không hư hại quá nhiều để tiết kiệm khoản chi phí này. Khoản đầu tư này bao gồm tiền xây dựng, tu sửa mặt bằng, tiền mua nội thất, trang thiết bị cần thiết như bàn ghế, điều hòa, tủ đông, các vật dụng bếp,…   

Chi phí nguyên vật liệu

Đây là chi phí không thể thiếu để quán duy trì hoạt động. Để mang lại những món ăn ngon cho khách hàng bạn cần tìm kiếm nguồn nguyên liệu chất lượng, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm. Chi phí trung bình khoảng 5-10 triệu/ngày.

Chi phí truyền thông, marketing

Với những nhà hàng mới mở cần chú trọng đến khoản chi phí này. Bạn có thể sử dụng các phương thức marketing truyền thống như banner, tờ rơi, đưa ra các chương trình khuyến mãi, voucher giảm giá,…. để thu hút, giữ chân khách hàng. Bên cạnh đó, bạn có thể sử dụng các kênh online như Website, Facebook, Google,… để quảng cáo, đưa hình ảnh nhà hàng của bạn đến gần hơn với khách hàng.

Chi phí nhân sự

Đây cũng là một khoản chi phí cố định bao gồm tiền thuê nhân viên, quản lý, phục vụ,… Tùy theo quy mô nhà hàng mà bạn có thể tính toán để thuê số lượng nhân viên phù hợp. Cần cân đối các khoản chi phí để tránh dư thừa, lãng phí mà vẫn đảm bảo phục vụ tốt cho khách hàng.

Các chi phí khác

Chi phí này bao gồm các khoản phát sinh như chi phí điện nước, tiền thủ tục kinh doanh, chi phí rủi ro trong thời gian đầu kinh doanh,…. Những khoản chi phí này thường chiếm 30% tổng số vốn đầu tư. Bởi vậy, bạn nên để ra khoảng 100-200 triệu đồng cho hạng mục phát sinh này.

2. Quản lý chi phí cố định

2.1. Quản lý tài chính

Để có thể vận hành và quản lý nhà hàng hiệu quả, điều đầu tiên là phải biết quản lý tài chính hàng ngày. Hiểu để kiểm soát toàn bộ công việc theo một chu trình sẽ giúp bạn duy trì sự nghiệp lâu dài. Ngày nay với các công cụ phần mềm hỗ trợ như phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm kế toán hoàn toàn có thể giúp bạn quản lý hiệu quả, hạn chế rủi ro, sai sót và đánh giá thực trạng để từ đó đưa ra phương pháp phân bổ nguồn vốn một cách hợp lý nhất.

Không chỉ vậy, bạn cũng nên tìm hiểu các khái niệm về dòng tiền và tài chính cơ bản để phục vụ việc quản lý ngân sách nhà hàng. Lưu ý, không nên nợ tiền hoặc sử dụng thẻ tín dụng để chi trả cho nhà cung cấp quá 1 tuần. Hãy cố gắng thanh toán ngay sau khi nhận hàng, điều này sẽ giúp bạn quản lý tốt hơn nguồn chi và tạo được uy tín của nhà hàng.

2.2. Quản lý tài sản nhà hàng

Các vật dụng, tài sản trong nhà hàng hầu như đều có giá trị lớn. Việc quản lý tài sản, vật dụng trong nhà hàng cũng là cách hiệu quả để tránh thất thoát ngân sách. Bạn có thể thuê nhân viên bảo vệ, lắp đặt hệ thống camera theo dõi trong nhà hàng, cùng với đó cần hệ thống danh sách số lượng các vật dụng để thực hiện các cuộc kiểm tra, đánh giá tài sản định kỳ để có giải pháp kịp thời.

2.3. Quản lý chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm

Hệ thống và quản lý nguyên vật liệu

Bạn có thể sử dụng sổ tay, bảng tính excel hoặc những công cụ công nghệ hỗ trợ quá trình quản lý nguyên vật liệu, hàng hóa từ khâu nhập hàng, kiểm kê, cho đến khâu xuất nguyên liệu cho nhà bếp. Nên phân loại những nguyên liệu cùng loại để thuận tiện hơn trong quá trình kiểm hàng cũng như dễ bảo quản, tránh thất thoát trong quá trình vận hành.

Hạch toán các đơn hàng

Nếu hạch toán không rõ ràng, thiếu chính xác có thể dẫn đến hậu quả là tồn âm hàng và thất thoát. Bởi vậy, nên sử dụng phần mềm để hỗ trợ quá trình quản lý đơn hàng, việc hạch toán cũng trở nên đơn giản hơn, tránh thất thoát do nhân viên gian lận, hoặc do nhiều nguyên nhân khác.

Lắp hệ thống camera giám sát

Bạn nên lắp đặt hệ thống camera giám sát trong nhà hàng, nhà bếp, kho, quầy thu ngân… để bao quát toàn bộ hoạt động của nhân viên và đưa ra những cải tiến giúp nhà hàng cải thiện hơn. Bạn cũng nên tính toán số lượng camera và lắp đặt vào những khu vực phù hợp, vừa giúp tiết kiệm chi phí, vừa đảm bảo quản lý mọi hoạt động hiệu quả nhất.

Vệ sinh an toàn thực phẩm

Việc đảm bảo chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm các món ăn tại nhà hàng sẽ níu chân khách hàng quay trở lại những lần tiếp theo. Bạn cần chú ý lựa chọn từ các nguồn nguyên liệu tươi sạch, đảm bảo chất lượng, vệ sinh. Với nguồn nguyên liệu chất lượng sẽ mang đến cho khách hàng những món ăn tuyệt vời. Tuyệt đối không sử dụng nguyên liệu kém chất lượng, điều này sẽ tạo ấn tượng xấu trong lòng thực khách. Bạn có thể kiếm được lợi nhuận trong thời gian đầu và sau đó, chắc chắn nhà hàng của bạn sẽ phải đóng cửa mà thôi.

2.4. Quản lý tiêu chuẩn phục vụ

Nhà hàng sẽ không thể thành công nếu chỉ dựa vào những món ăn được phục vụ mà còn ảnh hưởng trực tiếp từ tiêu chuẩn phục vụ trong nhà hàng. Chủ nhà hàng cần giám sát, thực hiện các quy chuẩn, quy tắc phục vụ và nhắc nhở nhân viên trong suốt quá trình vận hành.

2.5. Quản lý rủi ro

Việc quản lý rủi ro sẽ giúp nhà hàng luôn sẵn sàng đối mặt với những rủi ro có thể xảy ra với một tâm thế chủ động. Nhà hàng luôn tiềm ẩn những rủi ro cho dù bạn đã kiểm soát, thực hiện các quy trình theo đúng quy tắc, quy chuẩn. Chẳng hạn như việc nhân viên có thái độ không đúng mực với khách hàng, khách hàng chưa hài lòng về bữa ăn, ngộ độc,… Với mỗi trường hợp cần có cách cư xử khéo léo để giúp nhà hàng tránh khỏi những thiệt hại đáng tiếc về uy tín.

3. Quản lý nhân viên

Nhân viên là một phần không thể thiếu để nhà hàng có thể vận hành trơn tru. Bởi vậy, hãy trang bị kiến thức quản lý nhân sự thật tốt, đây là một yếu tố rất nhạy cảm.

3.1. Tuyển dụng nhân sự

Nhân sự nhà hàng bao gồm rất nhiều vị trí như nhân viên thu ngân, nhân viên phục vụ, đầu bếp, phụ bếp,… tùy vào ngân sách và quy mô nhà hàng mà bạn sẽ đưa ra những con số phù hợp cho các vị trí này. Vị trí đầu bếp yêu cầu nhân sự có kinh nghiệm tốt, vì đây là một trong những phần ảnh hưởng nhiều tới chất lượng món ăn của nhà hàng. Đối với vị trí thu ngân, nhân viên phục vụ,… bạn có thể thuê nhân viên làm theo giờ để tối ưu chi phí hàng tháng đáng kể. Đồng thời, chủ nhà hàng cần chuẩn bị những phương án bổ sung nhân sự thường xuyên để tránh trường hợp thiếu hụt nhân sự.

3.2. Luôn lắng nghe những tâm tư của nhân viên

Là một người quản lý giỏi không chỉ cần thấu hiểu khách hàng mà còn phải thấu hiểu nhân viên của mình. Luôn lắng nghe, đồng cảm và chia sẻ với họ những vấn đề, thắc mắc trong công việc, cuộc sống. Một trong những yếu tố giữ chân nhân viên làm việc lâu dài thì ngoài tiền lương chính là văn hóa, môi trường làm việc, cách mọi người đối xử với nhau và coi nhau như gia đình. Với cách quản lý này bạn sẽ giữ được nhân viên tốt ở lại làm việc lâu dài. Họ được xem là một trong những mắt xích quan trọng giúp nhà hàng phát triển. Tránh tình trạng phân biệt chủ – tớ, lệch lạc trong tư tưởng và quát mắng nhân viên. Hãy đồng hành cùng nhân viên như những người bạn thân thiết.

3.3. Chế độ làm việc rõ ràng

Một thực trạng chung của nhiều nhà hàng hiện nay là không đưa ra hợp đồng lao động và chế độ đãi ngộ rõ ràng cho nhân viên. Đa phần đều thỏa thuận bằng miệng và không có những khoản như thưởng lễ, bảo hiểm, bồi dưỡng bệnh tật,…. Đây cũng là một phần lý do khiến nhân viên không gắn bó lâu dài với nhà hàng mà chỉ coi đây là công việc tạm thời. Khi họ tìm được một công việc mới, lương cao và chế độ tốt hơn thì sẽ bỏ việc. Việc mất đi những nhân sự chủ chốt như bếp trưởng hay nhân viên phục vụ cứng là một cuộc khủng hoảng khiến họ mất nhiều thời gian tuyển dụng, đào tạo, điều này gây ảnh hưởng không nhỏ đến quy trình vận hành của nhà hàng.

Để duy trì nhân sự trong kinh doanh nhà hàng người quản lý nên đưa ra chế độ phù hợp với năng lực của họ ngay từ đầu để nhân viên gắn bó lâu dài.

3.4. Chế độ đãi ngộ công bằng đối với nhân viên

Cũng giống như bất kỳ một công việc nào khác, yếu tố cạnh tranh giúp nhân viên có thêm động lực để đổi mới và hoàn thiện bản thân hơn. Một chế độ thưởng phạt hợp lý và các cơ hội thăng tiến sẽ giúp họ làm việc chăm chỉ, có mục tiêu để phấn đấu. Đưa ra chế độ đãi ngộ, khen thưởng để nhân viên có tinh thần làm việc tốt hơn, đồng thời đưa ra những quy tắc xử phạt để giúp họ không lơ là trong công việc. Việc đãi ngộ và xử phạt đối với nhân viên phải luôn công bằng, tránh hiện tượng thiên vị để xảy ra lục đục nội bộ khiến quá trình làm việc không hiệu quả.

3.5. Công tâm trong mọi tình huống

Trong ngành dịch vụ luôn xảy ra những tình huống phức tạp không lường trước được, đặc biệt là những tình huống phát sinh giữa nhân viên và khách hàng. Là quản lý nhà hàng thông minh, bạn phải biết cách xử lý tình huống khéo léo và thông minh để không làm mất lòng bên nào. Công tâm trong mọi tình huống, phân tích lỗi sai và đưa ra hướng giải quyết cụ thể. Đối với những vấn đề phát sinh với khách hàng, không nên có thái độ đùn đẩy, trốn tránh trách nhiệm, hãy xin lỗi khách hàng cho dù lỗi sai không hoàn toàn nằm ở nhân viên của bạn. Sau đó, bạn có thể trao đổi với nhân viên rằng lỗi sai không hoàn toàn do họ gây ra, để họ cảm thấy được đối xử công bằng và đặt niềm tin nhiều hơn ở người quản lý.

3.6. Tạo môi trường làm việc có thể giúp cho nhân viên phát triển bản thân

Bất kể ai cũng có nhu cầu học hỏi, phát triển bản thân và nhân viên của bạn cũng vậy. Hãy tạo môi trường làm việc thật tốt để giúp họ phát triển và nâng cao bản thân mình. Bạn có thể mở các buổi training về lĩnh vực nhà hàng, kỹ năng giao tiếp, ngoại ngữ, kinh doanh,… để giúp họ nâng cao kiến thức nghiệp vụ, kinh nghiệm thực tế để phục vụ tốt hơn cho công việc.

4. Quản lý khách hàng

Khách hàng là một phần không thể thiếu mang đến lợi nhuận chính cho nhà hàng. Chính vì thế, cần có những biện pháp để thu hút khách hàng mới và giữ chân khách hàng cũ.

4.1. Luôn lắng nghe khách hàng

Khách hàng đến nhà hàng của bạn không chỉ vì những món ăn ngon mà họ còn muốn trải nghiệm và tận hưởng không gian đẹp, phong cách phục vụ chuyên nghiệp của nhà hàng. Hãy lắng nghe khách hàng và ghi nhận những ý kiến đóng góp của họ để quản lý nhà hàng hiệu quả.

4.2. Đem tới giá trị cho khách hàng

Hãy tạo ra giá trị khi khách hàng đến nhà hàng của bạn ngay từ khi bước vào cho đến khi ra về. Trước tiên, để thu hút khách hàng bạn có thể sử dụng nhiều hình thức quảng cáo trên các trang mạng xã hội, truyền miệng, phát tờ rơi,…. Hãy tận dụng mọi hình thức marketing để thu hút khách hàng đến với nhà hàng của bạn.

Khi khách hàng đến nhà hàng, bên cạnh việc mang đến những món ăn chất lượng, cần chú trọng quá trình phục vụ để mang đến cho họ những trải nghiệm tuyệt vời. Nhân viên nhà hàng cần được đào tạo bài bản, phân chia nhiệm vụ tại từng khu vực để đảm bảo đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng. Thái độ phục vụ là yếu tố tiên quyết để mang đến trải nghiệm hoàn hảo cho khách hàng.

70% doanh thu nhà hàng đến từ những khách hàng thân thiết, việc giữ chân khách hàng cũ dễ dàng và tiết kiệm hơn việc lôi kéo khách hàng mới. Vì thế, sau khi khách hàng trải nghiệm tại nhà hàng của bạn, hãy sử dụng những công cụ đo lường, chăm sóc và theo dõi thói quen ăn uống, chi tiêu, sở thích của họ để đưa ra các chương trình Marketing kích thích nhu cầu khách hàng. 

4.3. Sử dụng phần mềm CRM quản lý quan hệ khách hàng

Phần mềm CRM – Phần mềm quản trị quan hệ khách hàng là một công cụ để hỗ trợ nhà hàng trong việc tối ưu quy trình chăm sóc khách hàng, gia tăng trải nghiệm và xây dựng lòng trung thành đối với doanh nghiệp. 

Phần mềm iPOS CRM được xây dựng chuyên biệt cho ngành F&B. Phần mềm có độ ổn định cao, được sử dụng trên đa dạng thiết bị và có thể sử dụng ngay cả khi nhà hàng đông khách hoặc mất Internet. Do đó, phần mềm phù hợp với nhiều phân khúc khác nhau, từ nhà hàng quy mô nhỏ cho đến quy mô lớn từ một vài điểm cho đến mô hình chuỗi lớn.

Khi khách hàng đến nhà hàng, đăng ký thông tin thành viên (bao gồm mã thành viên, họ tên, ngày sinh,…) sẽ được lưu trữ tại hệ thống CRM. Phần mềm sẽ tự động thu thập thông tin, theo dõi hành vi và quản lý phản hồi từ khách hàng. 

Dựa theo số điện thoại đăng ký thành viên mà khách hàng cung cấp, người quản lý có thể tương tác với từng khách hàng hoặc từng nhóm khách hàng (phân loại theo chỉ số hành vi) thông qua các kênh kết nối Zalo, Facebook. Chưa dừng lại ở đó, hệ thống CRM còn cho phép tương tác và chăm sóc khách hàng bằng việc gửi kèm mã voucher. Nhà quản lý hoàn toàn có thể tương tác, gửi thông tin về các chương trình khuyến mãi, giảm giá, tri ân với đối tượng khách hàng mục tiêu. Báo cáo doanh thu thành viên, báo cáo biến động và phản hồi khách hàng, thống kê kết quả của các hoạt động chăm sóc khách hàng,… đều được hiển thị một cách trực quan, chi tiết và dễ theo dõi.

5. Sử dụng các phần mềm quản lý nhà hàng

Công việc quản lý nhà hàng không hề đơn giản, với hàng loạt công việc dài vô tận. Nếu như quản lý bằng phương thức truyền thống sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức, đôi khi cũng sẽ xảy ra những trường hợp sai sót, rủi ro không mong muốn. Khi công nghệ ngày càng phát triển thì phần mềm quản lý bán hàng có thể biến những công việc nặng nhọc tốn nhiều thời gian trước đây trở thành những việc cực kỳ đơn giản mà bạn chỉ cần giải quyết trong tích tắc.

Đây là một công cụ tối ưu nhiều với nhiều tính năng tiện lợi cho hoạt động quản lý. Hiện nay  trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý nhà hàng mà bạn có thể tham khảo để phù hợp với mô hình kinh doanh của mình.

6. Sử dụng website nhà hàng

Website được xem là bộ mặt của nhà hàng, hỗ trợ đắc lực cho quá trình quản lý hiệu quả. Đây là nơi cung cấp toàn bộ thông tin liên quan đến nhà hàng từ thực đơn, thông tin liên hệ, các chương trình khuyến mãi, ưu đãi giảm giá,… đáp ứng nhu cầu tra cứu thông tin của khách hàng. Nhiều website còn tích hợp tiện ích đặt bàn, điều này sẽ góp phần làm gia tăng doanh số cho nhà hàng của bạn. 

Trên đây là bí quyết quản lý nhà hàng chuyên nghiệp mà chủ cửa hàng có thể tham khảo. Hãy áp dụng ngay những kinh nghiệm này và cảm nhận sự khác biệt nhé.