Phần mềm quản lý nhà hàng là sản phẩm công nghệ tiên tiến nhằm hỗ trợ các cửa hàng kinh doanh ăn uống vận hành hiệu quả hơn. Trên thực tế, giải pháp này không những hỗ trợ chủ kinh doanh trong công tác quản lý và điều hành, mà còn đem lại rất nhiều giá trị cho cả nhân viên và thực khách tại nhà hàng. Hãy cùng iPOS.vn tìm hiểu về 9 lợi ích của phần mềm quản lý nhà hàng ngay dưới đây!

1. Lợi ích của phần mềm quản lý nhà hàng đối với chủ kinh doanh

Để nhà hàng vận hành hiệu quả, chủ kinh doanh hoặc người quản lý cửa hàng phải theo dõi và xử lý một khối lượng công việc đồ sộ. Quản lý nhà hàng theo phương pháp thủ công truyền thống không những dễ có sai sót, nhầm lẫn mà còn tiêu tốn rất nhiều chi phí. Phần mềm quản lý nhà hàng ra đời đã trở thành một “trợ lý công nghệ” vô cùng đắc lực để hỗ trợ công việc điều hành, kiểm soát hoạt động kinh doanh của nhà quản lý. Vậy lợi ích của phần mềm quản lý nhà hàng bao gồm những gì?

1.1. Tối ưu quy trình vận hành nhà hàng

Không ít chủ kinh doanh phải đau đầu khi xử lý bài toán làm sao để thiết lập được một quy trình vận hành tốc độ, hiệu quả trong nhà hàng. Tất cả các công việc từ kiểm tra nguyên vật liệu và thiết bị trước giờ mở cửa, đón khách, gọi đồ và phục vụ món, thanh toán và tiễn khách cần được diễn ra trơn tru, nhanh chóng. Hơn nữa, bạn còn cần phải tối ưu từng công việc trong bộ máy vận hành ấy. Tuy nhiên, người quản lý không thể lúc nào cũng kè kè giám sát từng công việc vì như vậy vừa tốn thời gian, vừa tạo áp lực cho nhân viên.

Lợi ích của phần mềm quản lý nhà hàng đầu tiên là sở hữu đầy đủ tính năng để hỗ trợ cho các nghiệp vụ trong nhà hàng, từ order gọi món và thanh toán cho đến những giải pháp mở rộng như quản lý nguyên vật liệu, quản lý đơn hàng online, giải pháp hỗ trợ tăng năng suất khu vực bếp/bar,… Như vậy, chủ kinh doanh không cần bận tâm để suy nghĩ cách tối ưu công việc từng bộ phận mà có thêm thời gian để lên kế hoạch kinh doanh tổng thể. 

1.2. Dễ dàng kiểm soát hiệu quả kinh doanh

Nếu quản lý theo phương pháp truyền thống, chủ nhà hàng chỉ có thể theo dõi kết quả kinh doanh bằng cách nhìn vào những số liệu trên sổ hóa đơn hay file excel dài dằng dặc một cách khó khăn. Mọi tính toán lãi, lỗ theo ngày, theo tháng đều cần được tính thủ công mất rất nhiều thời gian và còn có thể xảy ra nhầm lẫn, sai sót. 

Một lợi ích của phần mềm quản lý nhà hàng cần ghi nhận là mọi dữ liệu kinh doanh sẽ được thể hiện qua hệ thống báo cáo quản trị đáp ứng nhu cầu quản lý đặc thù của mô hình kinh doanh nhà hàng. Phần mềm sẽ tự động tính toán, báo cáo lãi lỗ và các chỉ số để người quản lý có thể kiểm tra bất cứ lúc nào. Tùy theo nhu cầu, bạn có thể xem được báo cáo doanh thu, chi phí, báo cáo món bán chạy, nguồn đơn hàng,… dưới dạng biểu đồ trực quan, dễ hiểu.

1.3. Tự động cập nhật chỉ số để điều chỉnh kế hoạch kinh doanh kịp thời

Thông qua phần mềm, chủ nhà hàng cần nhanh chóng nắm bắt tình hình kinh doanh của nhà hàng từ các thống kê như món nào đang bán chạy nhất, món nào ít người gọi nhất, khách hàng đang khen ngợi và phàn nàn điều gì, khách hàng hay gọi combo những món nào đi kèm với nhau,… để có điều chỉnh lại thực đơn sao cho phù hợp với thị hiếu của thực khách. Lợi ích của phần mềm quản lý nhà hàng là giúp chủ kinh doanh không bị bỏ thừa nguyên liệu và gia tăng lợi nhuận khi bán hàng.

1.4. Quản lý nhân viên chặt chẽ, tiết kiệm chi phí nhân sự

Bài toán nhân viên gian lận gây thất thoát tiền bạc cũng là một khó khăn khó giải quyết của người quản lý. Nếu không có phần mềm, nhân viên có thể hủy hóa đơn, sửa món, thu thêm tiền dịch vụ,… để kiếm thêm tiền bỏ túi riêng. Việc nhân viên sử dụng “chiêu trò” bòn rút nguyên vật liệu, tiền bạc trong nhà hàng là việc diễn ra phổ biến nếu không có sự kiểm soát chặt chẽ. 

Để hạn chế sự việc này, lợi ích của phần mềm quản lý nhà hàng là có hệ thống phân quyền rõ ràng cho từng vị trí nhân viên. Tất cả các vị trí như chủ nhà hàng, quản lý cửa hàng, nhân viên thu ngân, nhân viên phục vụ,… đều được thiết lập quyền hạn trên phần mềm, vị trí nào được quyền thực hiện những thao tác gì trên phần mềm. Vì vậy, chủ nhà hàng có thể phát hiện sớm những bất thường, sai lệch trong tài chính để điều chỉnh. 

Xem thêm: Top 5 phần mềm quản lý nhà hàng được ưa chuộng nhất hiện nay

1.5. Theo dõi tình hình kinh doanh từ xa mọi lúc mọi nơi

Chủ nhà hàng với rất nhiều công việc bộn bề không thể lúc nào cũng có mặt tại cửa hàng để giám sát, theo dõi công việc của nhân viên. Điều này khiến không ít người “lòng như lửa đốt” mỗi khi không có mặt trực tiếp tại nhà hàng. Hiện nay, một số phần mềm có sở hữu tính năng quản lý điều hành kinh doanh từ xa như iPOS Manager, cho phép bạn theo dõi tình hình kinh doanh tại cửa hàng thông qua thiết bị di động với thông tin được cập nhật theo thời gian thực.

2. Lợi ích của phần mềm quản lý nhà hàng đối với nhân viên

Phần mềm quản lý nhà hàng không những hỗ trợ công việc quản lý cho chủ nhà hàng, mà còn giúp đỡ rất nhiều cho các nghiệp vụ của nhân viên. Với sự trợ giúp của phần mềm, tất cả các vị trí trong nhà hàng từ nhân viên phục vụ, thu ngân, nhân viên bếp/bar,… đều giảm bớt áp lực công việc, nâng cao chất lượng lao động.  Cụ thể, lợi ích của phần mềm quản lý nhà hàng với nhân viên là gì?

2.1. Tránh nhầm lẫn, sai sót khi phục vụ khách hàng

Cách gọi món và thanh toán truyền thống có rất nhiều nhược điểm như nhân viên phục vụ ghi tay order cẩu thả, chữ xấu, khó dịch dẫn đến nhầm lẫn, sai món. Hơn nữa, tính tiền bằng tay hay bấm máy tính rất dễ dẫn đến tình trạng sai lệch và xảy ra thất thoát doanh thu. Những tình trạng nhầm lẫn như vậy có thể khiến nhân viên phải bỏ tiền túi để trả những món gọi thừa hoặc để bù lại phần sai lệch của doanh thu trên giấy tờ và thực tế. 

Phần mềm quản lý nhà hàng giúp nhân viên có thể ghi nhận order của khách hàng ngay lập tức. Thông qua phần mềm, các order được tiếp nhận, chuyển trực tiếp đến khu vực bếp/bar tương ứng theo đúng trình tự đơn hàng. Lợi ích của phần mềm quản lý nhà hàng là giúp giảm bớt áp lực cho nhân viên, vừa đảm bảo sự chính xác trong từng đơn hàng. Ngoài ra, với giao diện thu ngân của phần mềm quản lý nhà hàng, nhân viên có thể thực hiện các hoạt động tính tiền cho khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác với đa dạng hình thức thanh toán. 

2.2. Tăng năng suất và hiệu quả làm việc 

Thông thường, nhân viên phải tốn thời gian di chuyển giữa các khu vực để phục vụ khiến tốc độ làm việc chậm chạp, kém năng suất. Hơn nữa, nếu trong giờ cao điểm, nếu nhà bếp làm riêng từng đơn hàng xong mới chuyển đến đơn hàng tiếp theo sẽ khiến khách hàng bực bội vì phải đợi chờ món quá lâu. Như vậy, nhân viên trong nhà hàng sẽ rất dễ rơi vào tình trạng hỗn loạn nếu quá đông khách. 

Một lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng cần chú ý là giúp loại bỏ thao tác thừa thãi, nhân viên không còn phải di chuyển nhiều, các thông tin order cũng được chuyển đến các bộ phận liên quan một cách nhanh chóng và chính xác. Vì vậy, sau khi khách hàng gọi món, bộ phận bếp có thể chế biến ngay lập tức để gia tăng tốc độ phục vụ. Khi nhiều khách hàng gọi cùng một món trong cùng một thời điểm. Phần mềm sẽ gộp số lượng các món ăn cùng tên trên hệ thống. Nhờ đó, bếp có thể làm đủ số lượng trong một lần chế biến. Điều này giúp phòng bếp không tốn nhiều thời gian nhưng vẫn phục vụ được nhiều khách hàng.

3. Lợi ích của phần mềm quản lý nhà hàng đối với khách hàng

Muốn doanh thu ngày càng phát triển, nhà hàng phải biết cách “chiều” thực khách của mình. Nếu sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng, chắc chắn trải nghiệm của thực khách sẽ được gia tăng, khách hàng sẽ hài lòng và quay trở lại lần sau. Vậy, vì sao khách hàng lại hài lòng đến vậy khi được phục vụ bằng phần mềm quản lý?

3.1. Phong cách phục vụ chuyên nghiệp

Lợi ích của phần mềm quản lý nhà hàng là giúp nâng cao trải nghiệm của thực khách khi sử dụng dịch vụ tại đây. Khi quan sát thấy nhân viên ghi nhận order gọi món bằng thiết bị điện tử, chắc chắn khách hàng sẽ cảm thấy sự chuyên nghiệp của nhà hàng. Nhờ có phần mềm, khách hàng cũng có thể biết tình trạng món ăn mà mình order liệu đã được làm hay chưa, sắp ra món chưa. Như vậy, khách hàng sẽ cảm thấy hài lòng vì mình đang được phục vụ một cách tôn trọng tại nhà hàng.  

Hơn nữa, khi thanh toán, khách hàng được nhận hóa đơn chi tiết về những gì họ đã sử dụng. Nhờ vậy, giá cả của từng món được minh bạch, rõ ràng, thể hiện sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Thêm vào đó, họ sẽ đánh giá cao chất lượng dịch vụ của nhà hàng. 

3.2. Không xảy ra nhầm lẫn, thời gian phục vụ nhanh chóng

Bạn có muốn khách hàng của mình chờ đợi cả giờ đồng hồ trong tình trạng đói “mốc meo”, rồi cuối cùng nhận được một món ăn họ không gọi hay không? Khách hàng sẽ nổi giận đến mức nào? Tiếng tăm của nhà hàng sẽ bị ảnh hưởng như thế nào? Liệu khách hàng có vì vậy mà không bao giờ quay lại nhà hàng bạn nữa hay không?

Nhờ phần mềm quản lý nhà hàng, thực khách sẽ không gặp tình trạng nhân viên làm việc sai sót hoặc nhầm lẫn. Thêm vào đó, quá trình được phục vụ vô cùng nhanh chóng và tốc độ. Khách hàng sẽ cảm thấy hài lòng đối với mức giá mình đã bỏ ra và tiếp tục gắn bó với nhà hàng trong thời gian dài.

Nếu bạn nghĩ lợi ích của phần mềm quản lý nhà hàng chỉ đơn giản là một công cụ để bán hàng và thanh toán, lưu lại lịch sử đơn hàng thì chắc chắn là chưa đủ. Đây là một giải pháp công nghệ hiện đại đem lại những lợi ích to lớn để hỗ trợ cho công việc quản lý của chủ kinh doanh, cho nghiệp vụ của nhân viên và cho những trải nghiệm của khách hàng. 

Nếu bạn có bất cứ thắc mắc gì về phần mềm quản lý nhà hàng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với hotline 1900 4766 để được giải đáp nhanh nhất. 

Cùng tham khảo một số phần mềm để vận hành quản lý nhà hàng trơn tru hơn nhé!

Top 6 Phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất hiện nay

Top 5 phần mềm quản lý nhà hàng được ưa chuộng nhất hiện nay