Phần mềm quản lý nhà hàng là một giải pháp công nghệ đắc lực không thể thiếu trong việc hỗ trợ các cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống hiện nay. Tuy nhiên, nhiều chủ kinh doanh không có sự tìm hiểu kỹ lưỡng, vội vàng tin vào những lời quảng cáo tràn lan trên mạng nên đưa ra những lựa chọn sai lầm.
Những “lợi bất cập hại” từ việc áp dụng phần mềm quản lý nhà hàng không phù hợp có thể kể đến như tốn kém thời gian và tiền bạc, gây ra sự cố bất tiện trong quá trình sử dụng,… Vì vậy, hãy cùng tìm hiểu những sai lầm phổ biến dưới đây để tránh mắc vào những “cạm bẫy” trong việc lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng. Cùng iPOS.vn tìm hiểu chi tiết nhé!
Nội dung [hiển thị]
1. Sai lầm phổ biến khi lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng
1.1. Mua thiết bị phần cứng trước phần mềm
Đa phần chủ nhà hàng nghĩ rằng phải mua đầy đủ các thiết bị phần cứng như máy tính, máy POS bán hàng, máy in,… trước rồi sau đó mới mua phần mềm để cài đặt cho phù hợp. Thậm chí, nhiều người còn “ham rẻ” vội vàng mang về những thiết bị thanh lý đã sử dụng để có được cái giá hời và tiết kiệm chi phí đầu tư. Tuy nhiên, đây là một sai lầm rất lớn vì thực chất phần mềm mới là yếu tố cần được ưu tiên trên hết.
Mỗi phần mềm quản lý nhà hàng đều có những tính năng, cách thức hoạt động riêng nên yêu cầu về hệ thống điều hành và thiết bị phần cứng cũng khác biệt. Mua thiết bị phần cứng trước đồng nghĩa với việc bạn tự giới hạn và thu hẹp sự lựa chọn phần mềm. Nếu bạn tìm được một phần mềm ưng ý nhưng lại chỉ sử dụng được trên máy POS bán hàng chứ không tương thích với hệ điều hành Window của máy tính đã mua, bạn cũng buộc phải chuyển sang phần mềm khác tương thích với các thiết bị sẵn có. Để giải quyết vấn đề này, bạn nên chọn mua phần mềm quản lý nhà hàng phù hợp trước, sau đó tham khảo các gợi ý từ công ty phần mềm về hệ điều hành và các thiết bị phần cứng hỗ trợ sau.
1.2. Ham phần mềm giá rẻ hoặc miễn phí
Việc đánh trúng tâm lý e ngại việc đầu tư ngân sách vào một công cụ dùng để quản lý nhà hàng, nhiều nhà cung cấp giới thiệu tới chủ kinh doanh những phần mềm “vạn năng” với giá vô cùng hấp dẫn thậm chí còn “tặng không”. Tuy nhiên, bạn sẽ phải trả cái “giá” rất đắt nếu mắc bẫy những “lời mật ngọt” ấy. Những phần mềm giá rẻ hoặc miễn phí thường chỉ có những tính năng cơ bản, không thể đáp ứng quy trình vận hành phức tạp của nhà hàng.
Hơn nữa, hệ thống xảy ra đơ chậm, mất dữ liệu và thông tin khách hàng, nhiễm virus,… cũng không phải hiếm gặp. Khi nhà hàng phát triển và cần mở rộng, nâng cấp khả năng quản lý thì phần mềm bán hàng giá rẻ cũng không thể đáp ứng được. Lúc này, bạn buộc phải mất thời gian và tiền bạc để lựa chọn lại phần mềm quản lý nhà hàng khác.
1.3. Chọn phần mềm không phù hợp với ngành nghề kinh doanh
Sai lầm tiếp theo của nhiều chủ nhà hàng là lựa chọn những phần mềm quản lý bán hàng cho ngành bán lẻ nói chung đưa vào sử dụng. Để đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản lý phức tạp và hạn chế những rủi ro trong quá trình vận hành, các nhà hàng nên sử dụng những giải pháp chuyên biệt cho ngành F&B. Phần mềm quản lý nhà hàng chuyên biệt được tối ưu tính năng để có thể xử lý những vấn đề riêng trong kinh doanh dịch vụ ăn uống, chẳng hạn như: ghi nhận order tại quầy hoặc theo bàn, in hóa đơn tạm tính trước khi thanh toán, quản lý menu và sơ đồ bàn, cung cấp báo cáo doanh thu chuẩn ngành,…
Hơn nữa, phần mềm quản lý cho ngành bán lẻ thường chỉ sở hữu những tính năng cố định thì sản phẩm chuyên biệt cho ngành F&B có khả năng tích hợp thêm nhiều tiện ích bổ sung khác để nâng cao hiệu quả quản lý và phát triển kinh doanh. Trong đó, một số giải pháp bổ sung nổi bật nhất hỗ trợ cho bộ máy vận hành của nhà hàng như quản lý kho, quản lý thông tin và chăm sóc khách hàng, menu điện tử,…
1.4. Chọn phần mềm không phù hợp với quy mô kinh doanh
Mỗi một mô hình hay quy mô kinh doanh nhà hàng khác nhau sẽ có những nhu cầu quản lý khác nhau. Các nhà hàng lớn sẽ cần quy trình quản lý phức tạp hơn những quán ăn nhỏ lẻ, kinh doanh chuỗi sẽ khác với khi chỉ có một cửa hàng, bán hàng tại chỗ sẽ khác với bán mang đi,…
Sai lầm của không ít nhà hàng là dù có quy mô lớn, mô hình phức tạp nhiều chi nhánh nhưng lại tiết kiệm chi phí bằng cách dùng phần mềm hạn chế tính năng. Trong quá trình sử dụng, phần mềm có thể không ổn định, lỗi hệ thống khi có số lượng khách hàng quá nhiều. Trái lại, một số nhà hàng quy mô nhỏ nhưng lại lãng phí ngân sách mua phần mềm đắt đỏ với hàng tá tính năng không cần thiết gây ra lãng phí. Dù ở trong trường hợp nào, hậu quả của việc lựa chọn phần mềm không phù hợp cũng mang lại những phiền phức không đáng có. Vì vậy, bạn cần xác định đúng mô hình và quy mô kinh doanh của mình để từ đó đưa ra những yêu cầu quản lý cụ thể làm cơ sở cho việc lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng phù hợp nhất.
1.5. Không quan tâm đến dịch vụ hậu mãi
Trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng, bạn đã nghĩ đến những trường hợp như không rõ tính năng và cách sử dụng là không biết hỏi ai và liên hệ thế nào? Bạn gặp trục trặc và cần hỗ trợ từ công ty cung cấp nhưng phản ánh lên hotline hoặc liên hệ nhân viên kinh doanh đại diện thì không nhận được phản hồi?
Khi quyết định lựa chọn một phần mềm quản lý nhà hàng, bạn không chỉ mua phần mềm mà còn mua các dịch vụ đi kèm. Bạn sẽ hoàn toàn phụ thuộc vào công ty cung cấp về việc đào tạo cho nhân viên sử dụng phần mềm, hỗ trợ kỹ thuật trong quá trình sử dụng, cập nhật phiên bản mới và tư vấn thiết bị phần cứng tương thích với phần mềm. Nhiều chủ kinh doanh khi lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng không quan tâm lựa chọn nhà cung cấp uy tín, dẫn tới những khó khăn trong quá trình triển khai áp dụng, không nhận được hỗ trợ kịp thời làm ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động kinh doanh của cửa hàng.
1.6. Không lưu ý đến vấn đề bảo mật
Sai lầm cuối cùng của một số chủ kinh doanh là chưa chú trọng đến vấn đề bảo mật thông tin khi sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng. Một số phần mềm miễn phí được cài cắm các mã độc có chức năng thu thập thông tin người dùng, đánh cắp mật khẩu, lấy thông tin tài khoản, các loại thẻ thanh toán, tình hình kinh doanh, doanh thu, kế hoạch kinh doanh,… những thông tin này sẽ được gửi đến một địa chỉ IP khác bên ngoài, từ những thông tin này sẽ được mua bán gây tổn hại tới doanh nghiệp.
Việc sử dụng phần mềm giá rẻ đến từ những đối tác không uy tín cũng tiềm tàng nguy cơ khiến nhà hàng bị mất cắp dữ liệu trong tương lai. Hệ thống không ổn định, nhẹ thì máy chậm, đơ, dễ lỗi, nặng thì mất dữ liệu về doanh thu, kho quỹ và thông tin khách hàng. Tất cả sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc theo dõi kết quả kinh doanh và mất thời gian, công sức để cập nhật lại toàn bộ.
Xem thêm: Top 5 phần mềm quản lý nhà hàng được ưa chuộng nhất hiện nay
2. Quy trình chuẩn khi lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng
2.1. Xác định nhu cầu sử dụng
Trước hết, bạn nên dựa vào mô hình kinh doanh của mình để xác định nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng. Hãy liệt kê tất cả các nhu cầu đặc biệt mà nhà hàng của bạn có thể cần trong hiện tại và tương lai để xem những phần mềm đang cân nhắc có đáp ứng được những yêu cầu đó hay không và đáp ứng như thế nào: Thông tin khách hàng được lưu trữ, quản lý và cập nhật ra sao? Thông tin hóa đơn bán hàng được thêm mới, theo dõi như thế nào?
Thông thường, một nhà hàng mới mở sẽ chỉ cần phần mềm có thể hỗ trợ các công việc bán hàng, quản lý số lượng sản phẩm bán ra và hóa đơn, quản lý nguyên vật liệu, báo cáo doanh thu,… Tuy nhiên, khi cửa hàng phát triển hơn, chủ kinh doanh sẽ có nhu cầu thêm những tính năng nâng cao về quản lý khách hàng như phát hành voucher khuyến mãi, chăm sóc khách hàng thân thiết,…; quản lý đơn hàng online từ nhiều kênh như Facebook, Zalo và bên thứ ba như Grab, ShopeeFood, Baemin và kết nối với đơn vị giao hàng,…
2.2. Hoạch định ngân sách
Ngân sách sử dụng cho chi phí mua phần mềm quản lý nhà hàng sẽ phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng, quy mô kinh doanh và các tính năng bạn yêu cầu. Hiện nay có 2 lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng phổ biến nhất:
Thứ nhất, nếu bạn có nguồn lực tài chính tốt thì có thể đầu tư sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng dạng On-premises chỉ cần trả phí một lần và dùng trọn đời. Đây là sản phẩm được cài đặt trên server do chủ kinh doanh trực tiếp quản lý, sở hữu đầy đủ chức năng, đồng thời có tính ổn định và bảo mật cao. Nhược điểm của giải pháp này là quá trình triển khai khá phức tạp và tốn nhiều chi phí khởi tạo ban đầu.
Thứ hai, nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp giúp tối ưu về mặt chi phí, thì phần mềm quản lý nhà hàng dạng Cloud – lưu trữ dữ liệu trên điện toán đám mây là sự lựa chọn hợp lý nhất. Với phần mềm này, người dùng có thể sử dụng trên máy POS, máy tính bảng tablet, nền tảng website, ứng dụng điện thoại app và trả phí thuê bao theo tháng. Tuy nhiên, dữ liệu quản lý trên Cloud nên mức độ kiểm soát và bảo mật thấp hơn phần mềm quản lý nhà hàng dạng On-premises.
2.3. Tham khảo các sản phẩm trên thị trường
Sau khi đã xác định được nhu cầu và ngân sách, việc bạn cần làm là đi tìm tất cả những sản phẩm đáp ứng được những tính năng cần thiết, có mức giá trong chi phí cho phép rồi bắt đầu nghiên cứu, so sánh chi tiết. Để có được những lời gợi ý khách quan và chân thực nhất, hãy tham khảo ý kiến của những chủ kinh doanh khác trong các hội nhóm, diễn đàn trên mạng xã hội để có thể đưa ra quyết định lựa chọn đúng đắn.
2.4. Liên hệ và trải nghiệm sản phẩm
Nếu muốn biết phần mềm quản lý nào đó có phù hợp với quy mô kinh doanh và quy trình vận hành của nhà hàng bạn hay không, tốt nhất là hãy liên hệ với nhân viên kinh doanh của các công ty cung cấp và yêu cầu họ đến demo để trải nghiệm thử sản phẩm. Trong quá trình trải nghiệm sản phẩm, bạn sẽ đánh giá được các chức năng, tốc độ, giao diện, sự thân thiện với người dùng một cách chính xác nhất.
Ngoài chủ kinh doanh, nhân viên cũng nên được trải nghiệm thử phần mềm quản lý nhà hàng vì đây cũng là những người sẽ sử dụng chính sản phẩm này. Sau đó, yêu cầu nhân viên đưa ra những nhận xét, đây cũng sẽ là những gợi ý quan trọng cho chủ kinh doanh. Nhờ đó, chủ kinh doanh có thể biết chắc chắn nên chọn mua sản phẩm của nhà cung cấp nào là thích hợp nhất cho cửa hàng của mình.
2.5. Trao đổi với công ty cung cấp
Sau khi đã quyết định lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng phù hợp, bạn nên trao đổi thêm với nhân viên kinh doanh của đơn vị cung cấp để làm rõ những thông tin khác như: ưu đãi khi cài đặt, thời gian bảo hành, tính bảo mật của phần mềm, chế độ chăm sóc khách hàng,…
Trong đó, bạn cần lưu ý đến thỏa thuận về hướng dẫn sử dụng và hỗ trợ kỹ thuật. Trong quá trình cài đặt và sử dụng phần mềm, chắc chắn sẽ không tránh khỏi trường hợp có lỗi, gián đoạn hoạt động,… Một số phần mềm nhà hàng hiện nay đòi hỏi người dùng phải trả thêm một khoản phí khác ngoài chi phí phần mềm để được hỗ trợ trong quá trình sử dụng. Tốt nhất là bạn nên lựa chọn đơn vị có chính sách hỗ trợ kỹ thuật rõ ràng để tránh phát sinh chi phí ngoài lề.
3. Phần mềm quản lý nhà hàng iPOS – Giải pháp tối ưu cho mọi mô hình kinh doanh từ quán ăn nhỏ đến chuỗi nhà hàng lớn
Hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý nhà hàng trên thị trường với các tính năng và mức giá khác nhau. Một trong những cái tên được đông đảo thương hiệu F&B tin dùng nhất là phần mềm quản lý nhà hàng iPOS.vn. Đây là giải pháp có khả năng đáp ứng mọi nhu cầu quản lý từ đơn giản đến phức tạp, từ các quán ăn nhỏ lẻ, vỉa hè cho đến các chuỗi nhà hàng ăn uống lớn. iPOS.vn đến nay đã có hơn 11 năm kinh nghiệm hợp tác cùng 50.000 quán trà sữa, quán cafe, nhà hàng,… thuộc nhiều phân khúc khác nhau. Một số thương hiệu kinh doanh nhà hàng lớn mà iPOS.vn đã đồng hành là Thế Giới Hải Sản, Vị Quảng,…
Phần mềm quản lý nhà hàng iPOS sở hữu đầy đủ tính năng từ hỗ trợ nghiệp vụ bán hàng như order và thanh toán, phân quyền để quản lý nhân viên chặt chẽ, cung cấp hệ thống báo cáo quản trị chi tiết. Hơn nữa, giải pháp có khả năng tích hợp thêm nhiều sản phẩm mở rộng để tạo thành hệ sinh thái toàn diện hỗ trợ việc kinh doanh cho các nhà hàng như ứng dụng quản lý từ xa iPOS Manager, phần mềm quản lý khách hàng iPOS CRM, menu điện tử iPOS O2O, phần mềm quản lý kho iPOS Inventory…
Một ưu điểm vượt trội được đánh giá cao ở iPOS chính là sự kết nối linh hoạt với các đối tác đặt đồ, giao hàng như GrabFood và đơn vị thanh toán điện tử như MoMo, VNPay, ZaloPay,… Với lợi thế công nghệ và kinh nghiệm, phần mềm iPOS đang là lựa chọn hàng đầu dành cho ngành kinh doanh F&B. Hiện nay, iPOS.vn đang cung cấp loại phần mềm quản lý bán hàng là POS PC (phần mềm dạng On-premises cài đặt trên nền tảng Window và trả phí một lần dùng trọn đời) và FABi (phần mềm dạng Cloud cài đặt trên nền tảng Android và trả phí theo tháng) để chủ nhà hàng lựa chọn sao cho phù hợp với ngân sách tài chính.
Trên đây là những sai lầm phổ biến của các chủ kinh doanh khi lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng và gợi ý để bạn dễ dàng đưa ra lựa chọn chính xác cho cửa hàng của mình. Một ứng dụng công nghệ hiện đại phù hợp chắc chắn sẽ giúp nhà hàng của bạn phát triển mạnh mẽ. Chúc bạn kinh doanh thành công!
Tham khảo ngay một số phần mềm quản lý nhà hàng để công việc trơn hơn nhé!
Top 5 phần mềm quản lý nhà hàng được ưa chuộng nhất hiện nay
