Kế toán là một phần quan trọng đối với các doanh nghiệp F&B với rất nhiều nghiệp vụ phức tạp, rắc rối, đòi hỏi người đảm nhiệm có khả năng chịu áp lực cao. Tuy nhiên, trong quá trình làm việc thực tế, các nhân viên kế toán F&B cũng không tránh khỏi tình huống mắc sai lầm khi không cẩn thận hoặc không nắm vững kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn.
Trên thực tế, các sai sót dù là nhỏ trong công tác kế toán cũng có thể sẽ gây tổn hại một khoản lớn cho các doanh nghiệp F&B. Trên thực tế, nếu nhân viên kế toán không phát hiện ra thì sau này sẽ mất rất nhiều thời gian để sửa chữa lỗi kế toán hơn là sửa ngay từ đầu. Hãy cùng iPOS.vn điểm danh 6 lỗi sai thường gặp dưới đây của các nhân viên kế toán nhà hàng nhé!
Nội dung [hiển thị]
1. Nhầm lẫn liên quan đến tiền mặt
Đây là lỗi khá phổ biến trong công việc kế toán, đặc biệt là tại các nhà hàng F&B – nơi tiền mặt thường xuyên được sử dụng. Các vấn đề như thu – chi, nhập – xuất, dòng tiền – lợi nhuận,… đều là những vấn đề riêng rẽ, phức tạp nên nếu không có đầy đủ giấy tờ và được ghi chép khoa học thì kế toán rất dễ nhầm lẫn, sai sót trong việc kiểm kê.
Liên quan đến tiền mặt, có một số nguy cơ rủi ro mà kế toán nhà hàng thường xuyên gặp phải như: số dư quỹ tiền mặt bị âm, số tiền trên phiếu thu/chốt ca thường chênh lệch với sổ sách, hạch toán thiếu nhiệm vụ thu chi phát sinh, chưa có quy trình kiểm kê tiền mặt thích hợp với quán cũng như báo cáo chi tiết về lượng tiền mặt trong tháng của quán.
2. Bỏ qua các thủ tục kế toán
Với đặc thù quy mô không lớn, một số chủ nhà hàng thường ưu tiên để người thân làm kế toán hoặc chính mình quản lý sổ sách. Hầu hết người đảm nhiệm trong các trường hợp như vậy đều không nắm vững về nghiệp vụ kế toán, dẫn đến việc bỏ qua các bước hoặc các thủ tục cần thiết trong lúc làm việc.
Vì thế, các doanh nghiệp F&B, các nhà hàng cần tạo các biểu mẫu được chuẩn hóa để đảm bảo tính nhất quán về số liệu và thủ tục trên toàn bộ hệ thống. Điều này sẽ đảm bảo rằng thông tin về dòng tiền ra – vào luôn chính xác và tránh những khoảng trống có vấn đề trong hồ sơ của nhà hàng sau này.
3. Nhập thiếu hoặc sai dữ liệu
Với một khối lượng công việc khổng lồ trong ngành F&B, phải bao quát các nghiệp vụ từ xuất – nhập kho của nguyên vật liệu, chi tiêu của nhà hàng, đối chiếu công nợ,… Các kế toán trong các doanh nghiệp hoặc nhà hàng F&B thường sẽ dễ bị “ngợp”, đặc biệt là trong thời gian đầu mới làm việc. Vậy nên không khó hiểu khi trong quá trình làm việc, các kế toán có thể thường xuyên nhập thiếu hoặc sai dữ liệu, thiếu hóa đơn, sai chứng từ,…
Các lỗi sai nhỏ ban đầu có thể dần trở thành những lỗi sai lớn hơn và tốn kém cả về thời gian, tiền bạc để sửa chữa. Do đó, các nhân viên kế toán nhà hàng cần thường xuyên kiểm tra sổ sách và lưu ý đến những giao dịch bất thường để ngăn chặn việc này.
4. Không áp dụng công nghệ tiên tiến
Trong khi cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang nở rộ trên toàn thế giới thì ngành F&B cũng không đứng ngoài xu hướng này. Các thành tựu kĩ thuật của lĩnh vực công nghệ thông tin đã dần được áp dụng trong mọi khâu quản lý và vận hành nhà hàng. Với việc sử dụng các phần mềm như lưu trữ dữ liệu đám mây hoặc chấm công tự động, công việc kế toán sẽ chính xác và nhanh chóng hơn.
Tuy nhiên, vì nhiều lý do khác nhau, có nhiều kế toán vẫn bảo thủ trung thành với những phương pháp thủ công truyền thống, vừa tốn thời gian, vừa có rủi ro. Điều này có thể khiến doanh nghiệp F&B bị lạc hậu trong “cuộc đua” với các đối thủ khác hoặc thất thoát khó kiểm soát về mặt doanh thu.
Xem thêm: Kế toán nên hiểu thế nào về sơ chế nguyên liệu trong nhà hàng?
5. Không thường xuyên sao lưu dữ liệu
Nhiều doanh nghiệp nhỏ hoặc các quán không thấy rõ tầm quan trọng của việc lưu trữ dữ liệu kế toán. Lưu trữ bằng phương pháp thủ công sẽ rất tốn kém và ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh như: thất thoát hóa đơn, khó tìm kiếm, lưu trữ cồng kềnh,…
Trong khi đó, sao lưu dữ liệu thường xuyên có thể giúp nhà hàng tiết kiệm một lượng lớn thời gian và tiền bạc trong trường hợp dữ liệu của bạn bị mất hoặc bị hỏng. Các dữ liệu được lưu lại như chứng từ, hóa đơn,… còn giúp chủ quán có cơ sở để đối chiếu, kiểm tra công tác kế toán có hiệu quả không theo từng mốc thời gian nhất định.
6. Không nắm vững các kiến thức về ngành F&B
Để làm tốt công việc của mình trong một nhà hàng, các kế toán không chỉ cần nắm vững nghiệp vụ chuyên môn kế toán mà còn phải có hiểu biết về ngành F&B. Cơ sở nền tảng vững chắc về ngành sẽ giúp các kế toán hiểu được chi tiết những thủ tục, quy trình đặc biệt khi phải xử lý hóa đơn, giấy tờ xuất – nhập kho, nguyên vật liệu thất thoát,…
Ngược lại, nếu một kế toán nhà hàng không có vốn kiến thức về ngành F&B sẽ khiến cho công việc thêm khó khăn, nhất là trong quy trình xây dựng định mức nguyên vật liệu để đưa ra giá bán chính xác cho từng món.
Xem thêm: Cách làm kế toán nhà hàng ăn uống cơ bản từ A đến Z
7. Kết luận
Những sai sót trong công việc của kế toán nhà hàng sẽ tạo ra lỗ hổng trong việc quản lý tài chính, làm ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp F&B. Vì thế, các kế toán nhà hàng phải thường xuyên nâng cao chuyên môn, rèn luyện tính cẩn thận để tránh gây ra những lỗi sai khó sửa chữa.
Hãy tham khảo ngay phần mềm kế toán để công việc trở nên dễ dàng hơn nhé!
