Ngày nay với sự phát triển không ngừng của công nghệ, ngày càng có nhiều phần mềm quản lý nhà hàng ra đời áp dụng được với nhiều mô hình kinh doanh như nhà hàng, tạp hóa, siêu thị,… Tuy nhiên với tâm lý mô hình nhỏ, quán truyền thống thì nhiều chủ quán lựa chọn tự quản lý bằng tay, thông qua sổ sách. Cách quản lý này tuy tiết kiệm chi phí nhưng sẽ gây nhiễu loạn hoặc thất thoát nếu như chủ quán lơ là một chút. Dưới đây là những lý do mà các chủ quán nên sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng chuyên biệt vào khâu kinh doanh của mình. Cùng iPOS.vn tìm hiểu chi tiết nhé!
Nội dung [hiển thị]
1. Phần mềm quản lý nhà hàng là gì?
Phần mềm quản lý nhà hàng là phần mềm được xây dựng nhằm hỗ trợ kinh doanh nhà hàng hiệu quả hơn, xử lý các nghiệp vụ bán hàng và quản trị chuyên nghiệp, giúp tiết kiệm nhân lực, thời gian và chi phí.
Những tính năng tiêu biểu của phần mềm quản lý nhà hàng nói chung là nghiệp vụ bán hàng, phân quyền và quản lý nhân viên, kiểm soát nguyên vật liệu, quản lý đơn hàng, thiết lập báo cáo chi phí và doanh thu,… Ngoài ra, mỗi nhà cung cấp phần mềm có thể đưa ra một số tính năng khác nhau nhất định.
Bên cạnh đó, với xu hướng chuyển đổi số và quản lý từ xa, các phần mềm quản lý nhà hàng hiện nay thường cung cấp các tiện ích để các nhà quản lý có thể theo dõi hoạt động kinh doanh mọi lúc mọi nơi mà không cần có mặt trực tiếp tại cửa hàng.
Hiện nay, có rất nhiều các phần mềm quản lý nhà hàng trong và ngoài nước trên thị trường. Tuy nhiên, về cơ bản có thể phân phân thành các loại sau:
- Dựa theo nền tảng công nghệ: Phần mềm quản lý nhà hàng dạng On-premises (dạng cài đặt, thường có ưu điểm là tính ổn định cao, bảo mật tốt, khả năng quản lý chuỗi tốt nhưng chi phí triển khai cao) và phần mềm quản lý nhà hàng dạng Cloud (sử dụng được trên nhiều thiết bị, chi phí rẻ nhưng tính ổn định không cao so với dạng cài đặt).
- Dựa trên tính năng: Phần mềm quản lý bán hàng và Phần mềm quản lý nhân sự nhà hàng.
2. Các tiêu chí khi lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng?
Hiện nay, phần mềm quản lý nhà hàng có mặt trên thị trường tại Việt Nam rất đa dạng, phong phú. Mỗi phần mềm lại có ưu và nhược điểm riêng, phù hợp với các phân khúc, quy mô nhà hàng khác nhau.
Nhìn chung, các tiêu chí lựa để lựa chọn một hệ thống quản lý nhà hàng sẽ dựa trên các tính năng cơ bản. Các tính năng để chọn phần mềm phụ thuộc vào quy mô nhà hàng và nhu cầu cụ thể của người quản lý, nhưng hãy tập trung đến các tiêu chí cụ thể sau:
2.1. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
Tiêu chí đầu tiên để đánh giá phần mềm có đáng sử dụng hay không sẽ dựa vào mức độ thân thiện với người dùng. Phần mềm quản lý nhà hàng cần được thiết kế để các thao tác được thực hiện đơn giản, người dùng không phải mất nhiều thời gian làm quen. Thêm vào đó, phần mềm cần phải linh hoạt, có thể điều chỉnh để phù hợp với quy trình làm việc của nhà hàng.
Xem thêm: Top 5 phần mềm quản lý nhà hàng được ưa chuộng nhất hiện nay
2.2. Tương thích với nhiều thiết bị
Đây là tiêu chí rất cơ bản nhưng thường bị các nhà quản lý nhà hàng bỏ qua khi lựa chọn phần mềm. Phần mềm quản lý hiện nay cần tương thích với nhiều thiết bị khác nhau từ điện thoại di động, PC (máy tính)/desktop đến laptop và sử dụng được trên những hệ điều hành thông dụng như: window (web), Android, iOS (app). Như vậy, việc quản lý từ xa mới trở nên đơn giản và hiệu quả.
2.3. Đảm bảo an toàn dữ liệu
Một trong những yếu tố quan trọng nhất mà các quản lý nhà hàng cần quan tâm là mức độ bảo mật thông tin của phần mềm. Các dữ liệu được cập nhật liên tục và hoàn toàn bảo mật chứng tỏ chất lượng của phần mềm cũng như uy tín của nhà cung cấp.
2.4. Có đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình
Phần mềm tốt không chỉ dừng lại ở sản phẩm tốt mà còn sở hữu đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình. Nếu các nhà quản lý cần khắc phục bất kỳ sự cố nào phát sinh thì có thể dễ dàng liên hệ với nhà cung cấp phần mềm để xử lý các thắc mắc.
3. 5 Lý do nên sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng
3.1. Tiết kiệm tối đa thời gian, công sức
Thời gian là vàng bạc quả không hề sai, nhất là khi nó gắn với sự hài lòng của khách hàng về chất lượng dịch vụ. Nhờ có phần mềm quản lý bán hàng, những khâu như tính tiền, nhập code, mã giảm giá,… đều được tính toán chỉ trong một cái nhấn nút. Giá cả được tính toán nhanh chóng và chính xác để gửi đến khách hàng.
Khi mà mỗi ngày bạn phải cặm cụi, ghi ghi, chép chép mỗi khi bán hàng, mỗi khi nhập hàng, kiểm hàng tốn rất nhiều thời gian cũng như rất dễ bị nhầm lẫn, sai sót. Mọi hoạt động kinh doanh đều được ghi nhận một cách tự động và cách sử dụng rất đơn giản nhờ vào việc dùng những phần mềm thông minh.
Bạn đã từng rất đau đầu vì quá nhiều việc cùng lúc làm cho bạn cảm giác bị rối, bạn cảm thấy mệt mỏi, bạn không tìm cho mình nhiều khoảng không gian cho gia đình cho những thứ mà đáng lẽ tiền kiếm ra để mang đến niềm vui. Với phần mềm quản lý nhà hàng sẽ triệt để 90% những gì bạn đang gặp phải.
3.2. Đơn giản, dễ sử dụng
Bán hàng nhanh chóng với vài thao tác đơn giản, giúp cho việc kinh doanh và quản lý hiệu quả hơn. Việc xây dựng phần mềm quản lý bán hàng đã tối ưu hóa trải nghiệm người dùng cũng như thiết kế với giao diện cho người dùng dễ sử dụng nhất.
Với những thao tác chạm nhẹ là bạn đã có thể xử lý xong đơn hàng hay việc kiểm tra kho, danh sách sản phẩm, đơn hàng, ngân sách, doanh thu sẽ rất đơn giản vì đã được chia thư mục rất rõ ràng. Thiết kế giao diện màn hình cũng được phân bổ hợp lý, từng danh mục sản phẩm hoặc bạn cũng có thể tự chia danh mục tùy vào nhu cầu và sử dụng của bạn.
3.3. Bảo mật và lưu trữ được nhiều dữ liệu
Với các phần mềm được thiết kế trên nền tảng điện toán đám mây, giúp cho việc lưu trữ được nhanh và nhiều hơn. Việc lưu trữ dữ điện toán đám mây giúp cho lượng lưu trữ được nhiều, và đảm bảo không bị mất, đáng cắp, an toàn đối với dữ liệu kinh doanh của khách hàng. Khả năng lưu trữ dữ liệu bất tận, bạn không còn phải lo rủi ro nếu mất cuốn sổ của bạn nữa.
Bên cạnh đó, phần mềm còn có tính năng đồng bộ hóa dữ liệu, trường hợp gặp sự cố trong quá trình lưu trữ hay kinh doanh như mất điện, mất mạng thì toàn bộ dữ liệu đã nhập vào máy cũng không lo bị mất. Tính năng bảo mật với chế độ phân quyền. Giúp bạn có thể kiểm soát nhân viên hay mọi hoạt động một cách bảo mật hơn so với quản lý truyền thống.
3.4. Quản lý từ xa mọi lúc mọi nơi
Chủ nhà hàng với rất nhiều công việc bộn bề không thể lúc nào cũng có mặt tại cửa hàng để giám sát, theo dõi công việc của nhân viên. Điều này khiến không ít người “lòng như lửa đốt” mỗi khi không có mặt trực tiếp tại nhà hàng.
Hiện nay, một số phần mềm có sở hữu tính năng quản lý điều hành kinh doanh từ xa như iPOS Manager, cho phép bạn theo dõi tình hình kinh doanh tại cửa hàng thông qua thiết bị di động với thông tin được cập nhật theo thời gian thực.
3.5. Quản lý nguồn lực hiệu quả
Bởi mọi hoạt động kinh doanh như các mặt hàng đã bán, ngày giờ, phương thức thanh toán,… trong các giao dịch nên bạn có thể kiểm tra rất dễ dàng. Nếu thấy có gì bất thường thì bạn cũng có thể kiểm tra rất nhanh chóng trên hệ thống. Bạn không cần luôn có mặt và giám sát ở cửa hàng.
Với những cửa hàng có nhiều chi nhánh thì phần mềm này giúp bạn có thể dễ dàng kiểm tra tình trạng còn hay không của sản phẩm, số lượng hàng tồn kho ở mỗi địa điểm để có sự phân chia hợp lý sau này.
Với những người không giỏi trong việc tính toán, thống kê thì hệ thống quản lý bán hàng sẽ giúp bạn việc đó. Từ đó mà người quản lý có thể đưa ra những quyết định đúng đắn và nhanh chóng hơn. Họ có thể ở một nơi khác mà vẫn quản lý được cả chuỗi cửa hàng của mình, cập nhật tình hình nhanh chóng.
Tạo sự chuyên nghiệp với những phần mềm công nghệ cao, hàng hóa có mã giá, hóa đơn cụ thể,… sẽ giúp nâng cao hình ảnh của cửa hàng trong mắt khách hàng. Ngoài ra, phần mềm này sẽ giúp lưu giữ tên khách hàng một cách nhanh chóng và có hệ thống. Đã qua rồi việc tính toán trên giấy cho khách hàng. Khi có chương trình giảm giá hay một sự kiện nào đó, bạn chỉ cần một ít thời gian là đã có thể gửi đến toàn bộ khách hàng đã từng mua hàng.
4. Lý do nên sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng iPOS.vn
Hiện nay, phần mềm iPOS.vn đang là một trong những lựa chọn hàng đầu của các quản lý nhà hàng tại Việt Nam. iPOS.vn sở hữu giao diện đơn giản, thân thiện, dễ sử dụng, đáp ứng tốt nhu cầu phục vụ tại nhà hàng giờ cao điểm. Phần mềm thích hợp với hầu hết các nghiệp vụ bán hàng và nhu cầu quản lý từ đơn giản đến phức tạp, từ mô hình nhỏ lẻ đến chuỗi lớn.
Bên cạnh những tính năng hỗ trợ bán hàng và quản lý cơ bản giúp nâng cao tính chuyên nghiệp và hiệu quả vận hành cho các mô hình kinh doanh ăn uống. Phần mềm hỗ trợ phân quyền chặt chẽ cho nhân viên, theo dõi lịch sử order dễ dàng, hạn chế gian lận, thất thoát. Theo dõi các hoạt động thu chi, thống kê doanh thu chi tiết từ số lượng đơn hàng, số voucher, khuyến mãi đã sử dụng, tổng số tiền theo từng phương thức thanh toán,…
Phần mềm quản lý nhà hàng iPOS.vn còn có thể tích hợp với nhiều tính năng add-on đi kèm như:
- Phần mềm chăm sóc khách hàng iPOS CRM
- Phần mềm quản lý kho iPOS Inventory
- Phần mềm kế toán chuyên biệt cho nhà hàng iPOS Accounting
- Giải pháp Menu điện tử – iPOS O2O
- Hệ thống hiển thị tại bếp iPOS KDS giúp điều phối hoạt động chế biến, tiết kiệm thời gian trả đồ
- Website bán hàng online iPOS WebOrder
Hiện nay, iPOS.vn đang cung cấp 2 loại hình phần mềm quản lý nhà hàng là POS PC (dạng On-premises, trả phí 1 lần và cài đặt sử dụng vĩnh viễn trên hệ điều hành Windows) và FABi (sử dụng trên nền tảng Android và trả phí thuê bao theo tháng) phục vụ cho nhu cầu sử dụng đa dạng của khách hàng. Đối với phần mềm quản lý nhà hàng iPOS để có thể nắm rõ thông tin bạn cần đăng ký để được tư vấn. Đăng ký ngay tại ĐÂY để được tư vấn nhanh nhất nhé.
Tạm kết: Với những lý do trên đây, hy vọng các chủ quán có thể tìm được phần mềm quản lý nhà hàng phù hợp với việc kinh doanh của mình. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm miễn phí có sẵn chỉ cần tải, tuy nhiên sẽ không ổn định và tính bảo mật không cao, các chủ quán cần chú ý để tránh việc tốn thời gian và công sức. Chúc các chủ quán kinh doanh hồng phát!
Bạn có thể tham khảo một số phần mềm sau để vận hành công việc thật trơn tru nhé!
Top 5 phần mềm quản lý nhà hàng được ưa chuộng nhất hiện nay
