Quản lý nguồn tiền nhà hàng là một công việc không thể bỏ qua, tuy nhiên đa phần các chủ nhà hàng lại chưa chú trọng mà chỉ tập trung vào 2 con số chính là doanh thu và chi phí. Tuy nhiên, quản lý nguồn tiền không chặt chẽ sẽ khiến nhà hàng thất thoát vì không biết tiền được dùng vào việc gì, dùng có hiệu quả hay không, có nên đầu tư tiếp không,… 

Để tìm hiểu về tầm quan trọng của việc quản lý nguồn tiền nhà hàng, hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây của iPOS.vn nhé!

1. Nguồn tiền là gì? Quản lý nguồn tiền nhà hàng là gì?

1.1. Nguồn tiền nhà hàng là gì?

Nguồn tiền của nhà hàng là sự chuyển động tiền vào và tiền ra của doanh nghiệp. Trong số đó, tiền vào đến từ tất cả các nguồn thu vào từ hoạt động của nhà hàng còn tiền ra là tổng cộng các khoản chi phí như nhập hàng, lương, chi phí vận hành,…

• Nguồn tiền thu vào: Là tổng số tiền mà nhà hàng thu về từ các hoạt động như kinh doanh ăn uống, cho thuê địa điểm, hợp tác tổ chức sự kiện hoặc thanh lý đồ cũ. Nhiều người vẫn nhầm tưởng rằng nguồn tiền thu vào sẽ chỉ bao gồm doanh thu từ hoạt động kinh doanh, nhưng muốn tính toán chính xác thì cần cộng hết tất cả những khoản tiền mà nhà hàng có được.
• Nguồn tiền chi ra: Bao gồm tất cả những khoản chi cho việc vận hành nhà hàng như: mua sắm thiết bị, mua nguyên liệu, thuê nhân viên, chi phí điện nước, bảo hiểm,… Ngoài ra, không thể không kể đến một khoản tiền chi ra là phần chia cổ tức cho các nhà đầu tư. Tổng tất cả những chi phí này chính là nguồn tiền ra của nhà hàng. 

1.2. Quản lý nguồn tiền nhà hàng là gì?

Quản lý nguồn tiền nhà hàng là hoạt động kiểm soát, theo dõi, hoạch định và điều khiển tiền để cân đối thu – chi, đầu ra – đầu vào của nhà hàng. Mục đích cuối cùng của việc quản lý nguồn tiền nhà hàng là sử dụng tiền một cách hiệu quả, mang về lợi nhuận lớn nhất đồng thời hạ mức tiêu tốn chi phí xuống thấp nhất có thể.

Xem thêm: Báo cáo kinh doanh nhà hàng là gì? Vì sao chủ quán cần chú trọng báo cáo kinh doanh?

2. Vì sao chủ nhà hàng cần chú trọng việc quản lý nguồn tiền?

Việc quản lý nguồn tiền hiệu quả sẽ mang lại nhiều lợi ích, thậm chí còn ảnh hưởng lớn tới tình hình kinh doanh của nhà hàng. 

Đảm bảo nhà hàng hoạt động bình thường: Nếu quản lý nguồn tiền không chặt chẽ sẽ dẫn tới tình trạng lúc cần tiền thì không có, hoặc lúc lại có quá nhiều tiền nhàn rỗi mà không làm gì, rất lãng phí. Sự thiếu hụt tài chính sẽ làm cho nhà hàng không đủ khả năng trả nợ đúng hạn cho các nhà cung cấp nguyên liệu, đối tác,… Nếu nghiêm trọng thì sẽ không thể nhập hàng bán, ảnh hưởng tới việc kinh doanh bình thường.

Tiết kiệm những khoản chi phí không cần thiết: Khi quản lý nguồn tiền nhà hàng chặt chẽ, chủ nhà hàng hoặc kế toán có thể phân bổ hợp lý nên dành bao nhiêu tiền cho khoản này, có nên thắt chặt chi tiêu ở những khoản kia không,… Ngoài ra, việc quản lý kỹ càng còn giúp nhìn ra những khoản chi tiêu bất hợp lý là “lỗ hổng ngốn tiền” của nhà hàng để khắc phục chúng.

Xây dựng các chiến lược kinh doanh phù hợp: Việc biết được nhà hàng có bao nhiêu tiền, cần dự trữ bao nhiêu, cần chi bao nhiêu, cần quay vòng vốn thế nào,… sẽ giúp chủ nhà hàng xây dựng được một chiến lược kinh doanh phù hợp nhất, không phung phí tiền bạc vô nghĩa. Nếu nhà hàng đang dồi dào lợi nhuận, nguồn tiền dự trữ lớn thì chủ nhà hàng có thể xem xét tăng thêm một số hạng mục triển vọng, còn nếu nguồn tiền đang eo hẹp thì có thể cắt bỏ một số hạng mục trong chiến lược kinh doanh.

3. Làm thế nào để quản lý nguồn tiền nhà hàng hiệu quả?

3.1. Lập kế hoạch sử dụng nguồn tiền chi tiết nhất

Lập kế hoạch chi tiêu là một việc rất quan trọng, bởi từ đó chủ nhà hàng có thể nhìn ra những vấn đề sẽ xảy ra trong tương lai, cân đối thu – chi của nhà hàng để tránh việc bị chi tiêu quá mức hay cân nhắc về tình hình trả nợ,… Kế hoạch sử dụng nguồn tiền càng chi tiết bao nhiêu thì hoạt động của nhà hàng sẽ càng suôn sẻ bấy nhiêu, ít bị biến động bởi việc nhà hàng thiếu tiền.

Việc lập kế hoạch nguồn tiền không phải là điều dễ dàng cho bất kì một chủ nhà hàng nào bởi việc này đòi hỏi người có chuyên môn, nghiệp vụ về mảng tài chính – kế toán. Nếu nhà hàng không có kế toán và chủ nhà hàng cũng không rành về nghiệp vụ này thì có thể thuê những đơn vị kế toán dịch vụ. 

3.2. Kiểm tra nguồn tiền ra thường xuyên

Trong quá trình hoạt động, việc chi tiêu của nhà hàng không phải lúc nào cũng cố định trong những khoản đã biết trước mà có thể phát sinh thêm. Vậy nên chủ nhà hàng cần xem xét chi tiêu một cách cẩn thận, có thể đặt ra thời gian kiểm tra định kỳ và kiểm tra bất chợt để đảm bảo tiền của nhà hàng được sử dụng đúng mục đích.

Một số biện pháp giúp quản lý nguồn tiền ra một cách hiệu quả:

• Đặt lịch nhắc thời hạn trả nợ, không để quá thời hạn tránh việc khoản nợ bị tính thêm tiền lãi
• Thay vì mua thiết bị mới thì nên tìm kiếm những mặt hàng thanh lý nhưng vẫn đảm bảo chất lượng để tiết kiệm tiền
• Quản lý nhân viên bằng các phần mềm quản lý nhân sự chuyên biệt cho ngành F&B, đảm bảo tính đúng công và lương thưởng không bị dôi ra thêm

3.3. Kiểm soát chặt chẽ nguồn tiền vào

Để nhà hàng có lợi nhuận thì nguồn tiền vào phải lớn hơn nguồn tiền ra. Muốn vậy, chủ nhà hàng cần theo dõi các hoạt động hiện tại của nhà hàng, đảm bảo không để sót bất kỳ khoản thu nào. 

Một số biện pháp giúp kiểm soát chặt chẽ nguồn tiền vào một cách hiệu quả:

• Thanh lý những thiết bị đời cũ, không sử dụng đến nhưng chất lượng vẫn tốt
• Đưa ra nhiều chính sách ưu đãi, chăm sóc khách hàng để giữ chân tệp khách trung thành, tăng tỷ lệ khách quay lại nhà hàng
• Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ
• Mở rộng kinh doanh đa nền tảng để thu thêm lợi nhuận 

3.4. Giảm thiểu chi phí ẩn

Chi phí ẩn (Shadow costs of production) là các khoản chi phí phát sinh nhưng không rõ ràng do lỗi từ một khâu nào đó trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, tuy nhiên nó thường không được ghi nhận dưới dạng chi phí đã phát sinh. Ví dụ: chi phí chưa tối đa hiệu quả quy trình quản lý sản phẩm, chi phí do sản phẩm bị thu hồi, chi phí do vi phạm pháp luật,…

Vì không dễ phát hiện ra nên khi tính toán, nhiều chủ nhà hàng thường bỏ qua nó, không tính vào nguồn tiền chi ra. Tuy nhiên, chính chi phí ẩn lại là “thủ phạm” gây thất thoát không ít tiền bạc cho nhà hàng.

Nhà hàng có thể giảm thiểu chi phí ẩn bằng các biện pháp như:

• Cải thiện và cập nhật công nghệ
• Thay đổi các quy trình thủ công
• Tối đa hóa hiệu quả của hoạt động quản lý

3.5. Tách bạch giữa thu nhập cá nhân và thu nhập của nhà hàng

Một lỗi thường gặp nhất của các chủ nhà hàng khi tính toán các khoản chi tiêu là nhầm lẫn giữa tài chính cá nhân và tài chính nhà hàng. Trong phần nguồn tiền chi ra, nhiều chủ nhà hàng không tính các khoản chi phí như tiền trả lương cho bản thân, hay tận dụng mặt bằng cá nhân để kinh doanh nhưng không tính vào chi phí thuê mặt bằng,… Việc không rõ ràng vốn đầu tư ban đầu từ tiền cá nhân sẽ khiến các báo cáo tài chính, các khoản hạch toán, quyết toán của nhà hàng không được chính xác. 

Xem thêm: Vì sao doanh nghiệp F&B không tạo ra được doanh số bán hàng?

4. Tổng kết

Để duy trì hoạt động và vận hành hiệu quả thì việc quản lý nguồn tiền nhà hàng rất quan trọng. Hiện tại, trên phần mềm quản lý từ xa FABi Manager của iPOS.vn đã có tính năng miễn phí Kế toán VO – một “trợ thủ” đắc lực giúp các chủ quán có thể quản lý nguồn tiền nhà hàng dễ dàng, hạch toán chi phí rõ ràng và con số tính toán cũng chính xác nhờ việc đồng bộ dữ liệu realtime với dữ liệu bán hàng. 

Nếu các chủ nhà hàng còn đang băn khoăn và muốn tìm hiểu thêm về Kế toán VO, hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo hotline sau 1900 4766 để được tư vấn!