Chúng ta đang sống trong kỷ nguyên số. Mọi lĩnh vực trong đời sống hiện nay đều hoạt động dựa vào ứng dụng công nghệ. Việc quản lý công việc kinh doanh buôn bán cũng vậy. Sự xuất hiện của nhiều phần mềm quản lý bán hàng đã nâng cao rõ rệt hiệu quả kinh doanh.
Tuy nhiên, dù thị trường hiện nay tồn tại rất nhiều thương hiệu cung cấp phần mềm quản lý bán hàng, nhưng không phải phần mềm nào cũng tối ưu cho ngành nhà hàng, cafe. Đối với những thương hiệu “chưa may mắn”, việc sử dụng một phần mềm kém hiệu quả có thể là con dao hai lưỡi khiến việc vận hành của họ trở nên khó khăn hơn trước!
Trong bài viết dưới đây iPOS.vn đưa ra những dấu hiệu quan trọng để xác định xem liệu bạn đã lựa chọn phần mềm quản lý đúng hay chưa và có cần thay đổi hay không.
Nội dung [hiển thị]
1. Phần mềm quản lý của bạn có được tối ưu cho ngành F&B?
Những phần mềm quản lý bán hàng dành cho tất cả mô hình đang thống trị thị trường bởi tính tiện lợi và mức giá dễ tiếp cận, khiến nhiều chủ nhà hàng/quán cafe “vô tình” đầu tư theo số đông.
Tuy nhiên, ngành nhà hàng vẫn có những đặc thù riêng như việc đặt món, gọi món, chú thích, các chương trình giảm giá,… khiến người dùng rất dễ rơi vào tình cảnh tính năng cần không có, tính năng có lại thực sự không cần dùng đến.
Vì vậy nếu cảm thấy không chắc chắn về lựa chọn phần mềm hiện tại của mình, bạn thử trả lời những câu hỏi như:
- Phần mềm hiện tại có các nghiệp vụ đặc thù dành cho nhà hàng, quán ăn hay không?
- Có khách hàng kinh doanh F&B sử dụng phần mềm của bạn chưa?
- Mô hình của họ triển khai như thế nào?
Nếu không có câu trả lời nào tích cực được đưa ra, thì đã đến lúc bạn nên thay đổi phần mềm quản lý của mình. Hãy tìm đến những đơn vị cung cấp hiểu được bạn đang kinh doanh loại hình gì, đặc thù của loại hình đó ra sao, chỉ có vậy việc vận hành hệ thống mới có thể mang lại hiệu quả rõ rệt hơn.
2. Phần mềm quản lý của bạn có thể hoạt động online?
Hãy thử trả lời những câu hỏi sau:
- Bạn có phải thường xuyên có mặt tại quán để kiểm soát tình hình vận hành vì phần mềm không sử dụng online được?
- Phần mềm chỉ có thể đăng nhập được trên một thiết bị duy nhất và bạn hoàn toàn không thể đăng nhập để xử lý dữ liệu ở một thiết bị nào khác?
- Bạn có phải nâng cấp phần mềm thường xuyên không, quá trình đó có khiến bạn mất thêm chi phí nào khác không?
Nếu đáp án của tất cả những câu hỏi nói trên là có thì đã đến lúc bạn cần tìm một phần mềm quản lý có thể đồng bộ thông tin online.
Với những phần mềm có khả năng hoạt động trực tuyến, bạn sẽ dễ dàng cập nhật và đồng bộ dữ liệu trên hệ thống máy chủ của đơn vị cung cấp hệ thống. Điều này giải quyết được việc nhà hàng dù mất kết nối mạng vẫn có thể hoạt động bình thường và khi hệ thống trở lại, dữ liệu không bị thất lạc. Chủ quán cũng nhờ đó cũng có thể quản lý mọi lúc mọi nơi mà không cần trực tiếp có mặt tại quán như trước.
3. Phần mềm quản lý của bạn có dễ sử dụng không?
Nhiều nhà cung cấp phát triển những ứng dụng rất sâu sát và đặc thù cho ngành F&B, nhưng vô tình làm chúng khó tiếp cận tới người dùng, khiến chủ quán, nhân viên mất thời gian để làm quen và thao tác sử dụng thành thạo. Với đặc thù về tốc độ quay vòng nhân viên nhanh chóng, điều này sẽ gây khó dễ cho quá trình vận hành của cửa hàng.
Do vậy, nếu gặp vấn đề này, bạn cần tìm kiếm một phần mềm quản lý mới.
Nhìn chung, ngoài việc phải được thiết kế đặc thù cho ngành F&B, phần mềm còn phải có tính khả dụng cao, thực sự phù hợp kể cả với những người không hiểu rõ về phần mềm, hoặc họ chưa từng biết gì về phần mềm. Đặc biệt với những người trực tiếp làm việc với phần mềm như nhân viên lại càng thực sự phải nắm rõ, phải thành thạo để có thể thao tác được chúng nhanh chóng.
4. Phần mềm quản lý của bạn có kiểm soát tình trạng gian lận của nhân viên không?
Bạn đã bao giờ gặp phải một trong những tình huống sau đây:
- Nhân viên sửa giá, thêm món để bỏ túi phần chênh lệch
- Nhân viên bán hàng nhưng không nhập thông tin vào phần mềm và không in hóa đơn cho khách
- Nhân viên chỉnh sửa hóa đơn sau khi in tạm tính, chốt đồ hoặc thanh toán
- Nhân viên sử dụng hóa đơn của khách cũ để thanh toán cho khách mới
- Nhân viên giảm định lượng nguyên liệu pha chế để pha được nhiều đồ uống hơn và bán cho khách hàng với mục đích thu lợi riêng từ số lượng bán thêm đó.
Ngoài ra còn nhiều chiêu thức gian lận khác như mang đồ bên ngoài vào để bán cho khách hàng, trả món nhưng không cất vào kho mà cho vào túi riêng, tự ý thu thêm phí dịch vụ,… Những mánh khóe gian lận trên rất dễ diễn ra ở các mô hình kinh doanh thủ công, không có sự quản lý chặt chẽ về mặt vận hành, hóa đơn ghi tay dễ dàng hủy bỏ, không lưu lại được các lịch sử giao dịch,… Nếu phần mềm quản lý của bạn không thể hạn chế tình trạng này – thì đã đến lúc để tạm biệt chúng.
Một phần mềm tiêu chuẩn để giải quyết những vấn đề này phải có khả năng phân quyền chặt chẽ cho từng vị trí nhân viên, lưu lại lịch sử giao dịch, sửa/hủy hóa đơn, đồng thời có kết nối với khả năng kiểm soát kho và định lượng nguyên liệu.
5. Phần mềm quản lý của bạn có đội ngũ hỗ trợ 24/7?
Ngay cả những công nghệ hiện đại nhất đôi khi cũng gặp trục trặc hoặc các tính năng khá phức tạp không biết cách sử dụng. Hay đơn cử việc bạn không biết làm thế nào để có thể tự sửa thực đơn của mình trên phần mềm quản lý nhà hàng mình đang sử dụng. Ai sẽ là người hỗ trợ điều đó?
Điều đó cũng giải thích vì sao, việc lựa chọn nhà cung cấp có thể hỗ trợ bạn là hoàn toàn cần thiết, bởi nếu hệ thống không hỗ trợ, thì việc tìm kiếm câu trả lời cho những vướng mắc trên sẽ trở thành việc bạn tự làm, tự mày mò.
Hãy lựa chọn phần mềm có nhiều kênh để bạn tiếp cận khi có sự cố như điện thoại, chat hoặc gửi mail, và những hệ thống này sẵn sàng hỗ trợ bạn cả ngày. Một số công ty sẽ tính thêm phí khi họ hỗ trợ, bởi vậy hãy tìm hiểu kỹ và chắc chắn và chi phí phần mềm bạn phải trả đã bao gồm phí phần mềm.
Một vài câu hỏi cần cân nhắc như
- Phần mềm có thể hỗ trợ tôi 24/7 hay không?
- Việc hỗ trợ nói trên có tính phí hay không?
- Có những hình thức hỗ trợ như thế nào, hình thức nào xử lý vấn đề của tôi nhanh chóng nhất
Tạm kết
Nếu phần mềm quản lý của bạn đang có những dấu hiệu mà chúng tôi liệt kê nói trên thì thực sự đã đến lúc bạn cần bắt đầu tìm kiếm một phần mềm quản lý mới. Với kinh nghiệm triển khai cho hơn 50.000 nhà hàng, quán ăn lớn nhỏ trên toàn quốc, iPOS.vn hoàn toàn tự tin mình có thể cung cấp giải pháp quản lý hiệu quả cho chủ nhà hàng.
Bạn có thể tham khảo một số phần mềm sau vận hành kinh doanh trơn tru hơn nhé!
Top 5 phần mềm quản lý nhà hàng được ưa chuộng nhất hiện nay
