Giá xăng dầu đang bước vào pha giảm lần thứ 6 liên tiếp, tuy nhiên hàng hóa thì vẫn “im ru” và thậm chí được dự báo sẽ còn tiếp tục tăng cao. Đứng trước tình thế tiến thoái lưỡng nan này, chủ quán cần tiết kiệm và tối ưu các loại chi phí để sẵn sàng nguồn tài chính, ứng phó với những biến động cuối năm. Vậy đâu là những loại chi phí mà chủ quán nên tối ưu hoặc loại bỏ? Hãy cùng iPOS.vn phân tích và đánh giá để tìm ra câu trả lời trong bài viết đây nhé!

Kiểm soát chi phí vận hành luôn là vấn đề “đau đầu” muôn thuở của người làm chủ. Đặc biệt, giá cả nguyên liệu và hàng hóa liên tục tăng khiến chủ quán phải tiêu tốn rất nhiều nguồn lực. Trong đó, chi phí thực phẩm và chi phí nhân sự là hai khoản chi có nhiều sự biến động thường xuyên, cần tính toán chi tiêu hợp lý nhất. Bên cạnh đó, nếu tiết kiệm được cả những khoản chi phát sinh, chủ quán sẽ giải quyết được phần nào khó khăn tài chính ở thời điểm hiện tại. Cùng iPOS.vn tìm hiểu chi tiết nhé!

Xem thêm: Lạm phát đã đến cốc cà phê Highlands: Cách tăng giá nhưng khách vẫn hài lòng

1. Theo dõi và tối ưu chi phí tồn kho

Không theo dõi và quản lý tốt hàng tồn kho chính là nguyên nhân đầu tiên khiến chủ quán tiêu tốn chi phí vận hành. Mặc dù tồn kho là điều phổ biến, khó tránh khỏi trong kinh doanh ăn uống, tuy nhiên chủ quán vẫn phải nhận thức được những rủi ro hàng tồn sau đây:

• Định mức sai tồn kho tối thiểu, dẫn đến tình trạng dư thừa và lãng phí hàng tồn.
• Thất thoát khi kiểm kê hàng hóa bằng các phương pháp thủ công (số sách, excel,…)
• Hàng tồn kho quá đát, hết hạn do không kịp theo dõi và cập nhật thường xuyên tình trạng hàng tồn
• …

Trong đó, nguyên nhân chính dẫn đến việc lãng phí hàng tồn kho trong kinh doanh ăn uống chính đến từ việc chủ quán không sát sao theo dõi hàng hóa trong kho. Trong trường hợp này, bạn nên thuê một nhân viên kho, hoặc sử dụng phần mềm quản lý kho chuyên cho ngành F&B để tiết kiệm chi phí. Điều này giúp chủ quán biết rõ chính xác tình trạng hàng hóa nhập – xuất – tồn trong kho hàng của mình (số lượng bao nhiêu và biến động trong khoảng thời gian nào). 

Để hạn chế tình trạng thất thoát kho và đảm bảo tính nhất quán, chủ quán cũng cần kiểm tra nguyên liệu, hàng hóa vào mỗi ngày tại cùng một thời điểm. Ví dụ như kiểm tra định kỳ vào lúc 9 giờ sáng mỗi ngày trước khi nhà hàng bắt đầu hoạt động. Từ đó, bạn có thể hạn chế đáng kể tình trạng dư thừa nguyên vật liệu và tiết kiệm kha khá chi phí vận hành doanh nghiệp. 

2. Giảm thiểu các khoản phí phát sinh

Một khoản tiền mà chủ quán hầu như không ngờ đến, nhưng lại tiêu tốn kha khá chi phí vận hành doanh nghiệp chính là chi phí phát sinh. Trong quá trình hoạt động, có khá nhiều các khoản chi không tính toán kỹ bị “độn lên”, hoặc chi cho các hoạt động không thực sự cần thiết. Điển hình nhất trong các loại phí phát sinh là chi phí thực phẩm. Chủ quán cần thiết lập những quy định chung như: phân bổ chính xác lượng thức ăn trên mỗi khẩu phần, bảo quản đúng cách thịt đông lạnh và các chế phẩm từ sữa, sắp xếp nguyên liệu dùng chưa hết một cách khoa học để tránh bị bỏ quên và hết hạn,…

Bên cạnh đó, ngành F&B cũng luôn “đi đầu” trong việc tạo ra rác thải thực phẩm, tác động xấu đến cảnh quan tự nhiên. Vậy nếu sử dụng tận dụng từng hộp nhựa, túi nilon,… bạn không chỉ góp sức bảo vệ môi trường và còn tiết kiệm được phần nào chi phí phát sinh cho doanh nghiệp. Ngoài ra, các thiết bị máy móc cũng gây ra nhiều lãng phí nếu không được bảo trì và vệ sinh thường xuyên. Khoản tiền phát sinh để sửa chữa hoặc thay mới thiết bị có thể sẽ cao hơn rất nhiều lần so với chi phí vệ sinh lúc đầu. Mỗi khoản nhỏ nhặt cộng lại đều có thể trở thành một “gánh nặng” chi phí đối với chủ quán ở thời điểm hiện tại. Vì vậy tốt hơn hết, hãy tự mình cắt giảm những khoản chi phí phát sinh không cần thiết ngay từ thời điểm hiện tại.

3. “Mua chịu” từ nhà cung cấp

Chủ quán cũng có thể kiểm soát chi phí vận hành nhà hàng/cafe bằng cách “mua chịu” nguyên vật liệu từ nhà cung cấp. Thay vì trả tiền cho đối tác cung ứng ngay khi nhận được hàng, hãy thương lượng trả giá bằng cách dùng nguyên vật liệu trước, sau đó mới trả tiền theo từng đợt cố định trong tháng. Bên cạnh đó, chủ quán cũng có thể tối ưu khoản chi cho nguyên vật liệu bằng cách mua cùng lúc nhiều mặt hàng. 

Quy trình đàm phán “mua chịu” có thể giải thích dễ hiểu như sau:

• Quy trình cũ: Mua hàng => Trả tiền (Lỗ) => Chế biến, bán hàng => Thu tiền khách (Lời)
• Quy trình mới: Mua hàng => Chế biến, bán hàng => Thu tiền khách (Có lãi và chưa bao gồm chi phí mua hàng) => Trả tiền mua hàng (Có lãi đã bao gồm chi phí mua hàng)

Đây là quy trình tối ưu để chủ quán có thể “giãn” thời gian trả tiền và quay vòng vốn dễ dàng trong bối cảnh giá cả hàng hóa lạm phát như hiện nay. Thông thường, thời gian “trả trễ” mà các nhà cung cấp có thể chấp nhận rơi vào khoảng từ 7 – 15 ngày.

4. Cắt giảm chi phí nhân sự

Chi phí nhân công có thể nói là một trong khoản chi lớn nhất trong ngân sách vận hành một doanh nghiệp F&B. Không phải nhà hàng, quán cà phê nào cũng có thể kiểm soát tốt khoản chi phí này. 

Nếu chủ quán đang gặp khó khăn trong việc kiểm soát chi phí nhân sự, hãy tính toán lại số nhân viên cần thiết để phục vụ tốt nhất cho lượng khách hàng của mình. Trong nhiều nhà hàng hiện nay thường xuyên xảy ra trường hợp nhân viên ngồi chơi khi quán vắng rồi lại “ba đầu sáu tay” phục vụ vào giờ cao điểm. Đó là lý do chủ quán tuyển nhiều nhân viên, nhưng không tận dụng được hết năng lực làm việc của họ. 

Cách tốt nhất trong trường hợp này là thuê một lượng nhân viên vừa đủ, kết hợp dùng giải pháp menu điện tử để phòng trường hợp quán đông khách. Hiện nay, nhiều đơn vị phần mềm đang cung cấp giải pháp này miễn phí, đặc biệt phải kể đến iPOS O2O. Khách hàng chỉ cần quét mã QR đặt sẵn trên bàn để truy cập menu điện tử của quán. Từ đó, có thể tự mình order, gọi nhân viên, đánh giá phản hồi và cả thanh toán ngay trên điện thoại cá nhân. Từ đó, doanh nghiệp F&B giảm tải được chi phí tuyển dụng nhân sự nhưng vẫn mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng. 

Thành công và thách thức thì luôn hiện hữu trong kinh doanh dịch vụ ăn uống, đặc biệt trong bối cảnh giá hàng hóa vẫn tăng cao như hiện nay. Hi vọng với những phương án nêu trên, chủ quán sẽ có thể tiết kiệm được đáng kể các khoản không cần thiết, từ đó giảm tải “áp lực” chi phí vận hành hiện nay. 

Cùng tham khỏa một số phần mềm sau để vận hành nhà hàng trở nên trơn tru hơn nhé!

Tại sao nên sử dụng menu điện tử trong nhà hàng, quán cafe?

Top 5 phần mềm quản lý nhà hàng được ưa chuộng nhất hiện nay