Tết Nguyên đán 2023 đang đến rất gần, không khí tươi vui đã ngập tràn nơi nơi. Trong khi nhiều người đã bắt đầu trông ngóng chuẩn bị về quê ăn Tết cùng gia đình thì đối với các chủ kinh doanh quán cafe, đây lại là một trong những thời điểm tốt để thu hút khách hàng và “hốt bạc” đầu năm. 

Bởi vậy, làm cách nào để quản lý và vận hành quán cafe xuyên Tết một cách hiệu quả là câu hỏi đặt ra của rất nhiều chủ quán. Trong bài viết dưới đây, iPOS.vn sẽ giúp bạn chỉ ra những lưu ý đặc biệt để có thể duy trì và vận hành tối ưu quán cafe trong dịp Tết đến xuân về này nhé!

1. Chuẩn bị nguyên liệu

Điều đầu tiên mà bạn cần lưu ý tới để vận hành quán cafe xuyên Tết hiệu quả là kiểm soát số lượng hàng hóa hiện có trong kho, cần mua thêm số lượng bao nhiêu? Dự trù nguồn nguyên liệu thế nào để hạn chế việc “cháy hàng”. 

Muốn đáp ứng nguồn nguyên liệu cho kỳ nghỉ dài, bạn cần kiểm tra lại số lượng tồn kho, số lượng thực tế và số lượng trên hệ thống phần mềm một cách kỹ càng để tránh tình trạng hết nguyên liệu giữa chừng, không nhập được hàng. 

Đồng thời, bạn nên xem xét các báo cáo phân tích trên hệ thống phần mềm quản lý bán hàng hoặc hỏi ý kiến của nhân viên order xem đâu là thức uống được khách hàng ưa chuộng. Từ đó nắm bắt tâm lý khách hàng và nhập lượng nguyên liệu tương ứng, tránh trường hợp thiếu nguyên liệu, hết món, gây ra khó chịu cho khách hàng.

Song song với đó hãy lên phương án nhập và tích trữ nguyên liệu cho những ngày Tết từ sớm, tránh trường hợp báo muộn nhà cung cấp khiến họ không kịp điều chuyển hàng, hoặc đã cung cấp hết cho các quán cafe khác không đủ đáp ứng số lượng mà bạn cần. 

Mặc dù hiện nay, các khu chợ trung tâm hoặc siêu thị đã mở từ rất sớm, việc mua hoa quả tươi hay các nguyên liệu tương tự sẽ dễ dàng hơn, nhưng bạn vẫn nên có những phương án chuẩn bị trước đề phòng tình trạng bị đẩy giá lên cao khi mua trong những ngày Tết. 

Xem thêm: Thực đơn ngày tết và những điều chủ quán cần lưu ý

2. Quản lý tài chính trong dịp tết

Vấn đề đau đầu tiếp theo mà bất cứ chủ quán nào cũng quan tâm chính là việc quản lý và cân đối tài chính trong dịp Tết. Bởi, tài chính ổn định mới có thể duy trì và vận hành quán cafe xuyên Tết. 

Một trong những khó khăn mà doanh nghiệp ngành F&B hay gặp phải khi quản lý cửa hàng dịp Tết là không có đủ thời gian và nhân lực để theo dõi doanh số một cách cụ thể và chính xác. 

Trong quản lý tài chính quán cafe dịp Tết, chủ quán cần chú ý tới một số vấn đề sẽ có khả năng gặp phải gây thất thoát doanh thu, như: nhân viên thu ngân không trung thực, không in hóa đơn/hủy bill và nhận tiền của khách rồi “đút túi”, quán đông khách nhân viên thu thiếu tiền hoặc quên thu tiền, tự ý thu thêm phí dịch vụ ngày Tết,…  

Chính vì vậy, để quản lý nguồn thu hiệu quả nhất, bạn nên có quản lý giám sát tại cửa hàng để ghi chép đầy đủ và đối chiếu hàng ngày. Hoặc bạn cũng có thể trang bị cho quán hệ thống máy tính tiền – một trong những thiết bị cần thiết để có thể kiểm soát và theo dõi các khoản chi phí, doanh thu của cửa hàng hiệu quả. Đồng thời đừng quên lắp đặt camera tại bàn thu ngân để giám sát các hoạt động của nhân viên, hoặc xem lại khi cần để hạn chế tối đa các rủi ro có thể gặp phải nhé.

Tương tự trong các khoản chi của cửa hàng cũng vậy, chủ quán nên cân nhắc mọi khoản chi tiêu một cách hợp lý, có sự tính toán làm sao để giữ cho nguồn vốn luôn được ổn định. Luôn theo dõi và đối chiếu số tiền thu chi của quán mỗi ngày. 

Xây dựng các báo cáo doanh thu bán hàng cũng là cách để chủ quán có thể kiểm soát được tài chính của cửa hàng. Có như vậy thì bạn mới dễ dàng phân tích và đưa ra những quyết định đúng đắn để quản lý và vận hành quán cafe xuyên Tết.

3. Quản lý nhân sự vận hành quán xuyên Tết

Đây ắt hẳn là một vấn đề mọi chủ quán đều quan tâm vì nhân sự là yếu tố cực kỳ quan trọng góp phần giúp quán cafe của bạn vận hành hiệu quả xuyên Tết. Phần lớn nhân viên đều mong muốn về nhà ăn Tết, chính vì vậy việc đảm bảo nguồn nhân sự và sắp xếp ca làm hợp lý những ngày này là một trong những ưu tiên hàng đầu. Do đó, chủ quán nên có lịch đăng ký nghỉ theo ca và theo ngày phù hợp, đồng thời có mức lương thưởng xứng đáng cho dịp Tết. Bình quân, mức lương ngày Tết sẽ gấp ba lần mức lương những ngày bình thường.

Bên cạnh đó, hãy đặt ra một bản nội quy bao gồm những yêu cầu và trách nhiệm của nhân viên thật chặt chẽ và chi tiết đối với từng bộ phận (từ thu ngân, pha chế, phục vụ cho tới bảo vệ,…).

Việc phân công nhiệm vụ và trách nhiệm đối với từng bộ phận, “chỉ mặt đặt tên” từng người sẽ giúp nhân viên có những sắp xếp phù hợp, khoa học để đảm đương hiệu quả các đầu việc được giao. 

4. Kiểm tra máy móc, thiết bị trong cửa hàng

Việc kiểm tra máy móc, thiết bị trước dịp Tết là việc làm vô cùng cần thiết vì thời điểm này các đơn vị sửa chữa và bảo hành thường sẽ nghỉ. Trong trường hợp thiết bị của quán bị hỏng hóc sẽ làm gián đoạn ảnh hưởng lớn đến việc kinh doanh. Chính vì vậy bạn cần đảm bảo đã kiểm tra toàn bộ các máy móc, thiết bị trước Tết để vận hành suôn sẻ, trôi chảy trong thời điểm này. 

Ngoài ra nếu quán bạn có sử dụng máy pha cafe, máy xay sinh tố, máy ép trái cây,… với tần suất cao hãy kiểm tra định kỳ và thay thế các loại máy móc đã cũ hoặc hư hỏng trước Tết. Đồng thời bạn cũng nên dặn dò nhân viên sử dụng, vệ sinh, bảo quản các trang thiết bị đúng cách để giảm thiểu tối đa những hư hại không đáng có trong dịp Tết.

5. Chú trọng việc giao hàng

Tết là thời điểm nhu cầu sử dụng dịch vụ ăn uống tăng cao, vì vậy bạn không nên bỏ qua cơ hội mở rộng thêm tệp khách hàng, tăng doanh thu nhờ đơn hàng online. Hãy tận dụng tối đa việc lấp đầy bàn ăn tại chỗ và không quên nhận thêm các đơn hàng online. 

Để làm được điều này, quán của bạn sẽ cần tăng thêm nhân lực và phân chia công việc tách bạch giữa đơn tại chỗ và đơn online. Cần phải nhớ rằng số lượng phục vụ tại chỗ có thể giới hạn, nhưng đơn hàng online thì không. 

Hãy chủ động xây dựng đội ngũ giao hàng của quán thay vì phụ thuộc vào các dịch vụ giao hàng công nghệ để tránh trường hợp các dịch vụ giao hàng quá tải, khiến quá trình giao hàng chậm trễ, tạo nên trải nghiệm không tốt cho khách hàng. 

6. Lên kế hoạch Marketing cho thương hiệu

Cuối cùng, để vận hành quán cafe xuyên Tết hiệu quả đừng quên lên một kế hoạch marketing cụ thể cho thương hiệu của mình nhé! 

Không ít những quán cafe vì muốn thu hút và kích thích nhu cầu của khách hàng đã liên tục tung ra hàng loạt các chương trình khuyến mãi, giảm giá từ rất sớm. Vì thế nếu bạn muốn tạo sự chú ý hơn đối thủ bạn nên liều lĩnh “chơi lớn” trong dịp Tết. Bằng việc, kết hợp giảm giá và các chương trình thú vị khác, như: tặng voucher, tặng quà tri ân, thiệp handmade, lì xì đầu năm,… 

Bên cạnh đó hãy phủ sóng trên mọi nền tảng mạng xã hội, “trang hoàng” lại giao diện fanpage quán bằng một chiếc “áo mới” mang đậm không khí Tết hơn, thường xuyên đăng tải những bức ảnh quán decor Tết ấn tượng,… Đồng thời, trước kì nghỉ Tết nguyên đán khoảng 1 tháng, hãy cập nhật lịch mở cửa đón khách để khách hàng nắm được nhé!

Xem thêm: Bỏ túi bí quyết chọn đèn trang trí cho nhà hàng, quán ăn dịp Giáng sinh, lễ Tết

Trên đây là một số lưu ý về cách vận hành quán cafe xuyên Tết mà bạn nhất định không thể bỏ qua. Hy vọng bài viết trên sẽ đưa ra những gợi ý thích hợp cho bạn, nếu thấy bài viết hữu ích hãy cũng theo dõi iPOS.vn để đón đọc thêm nhiều bài viết khác nữa nhé!