Trong kinh doanh nhà hàng, cà phê, chi phí nguyên liệu là một trong số những khoản chi cần tối ưu nhất hiện nay. Giá cả hàng hóa ngày càng đắt đỏ, kéo theo giá nguyên liệu cũng “leo thang” không kém. Nếu không biết cách kiểm soát thì chủ quán sẽ dễ dàng bị thất thoát nguyên liệu và “mất tiền oan”. Chính vì vậy, hãy áp dụng ngay giải pháp công nghệ dưới đây để kiểm soát chi phí nguyên liệu hiệu quả nhé!

Xem thêm: Cách thức tối ưu hóa, tiết kiệm chi phí mua nguyên vật liệu trong nhà hàng

Lợi nhuận khi kinh doanh ẩm thực thường bị chi phối từ hai yếu tố chính: doanh thu và chi phí vận hành. Chỉ nỗ lực kiếm doanh thu thôi là chưa đủ, song song đó chủ quán cần biết cách tối ưu chi phí vận hành để đảm bảo khoản lợi nhuận thu về luôn ổn định. Đặc biệt, khoản chi cho phí thực phẩm hiện nay luôn chịu tác động theo thị trường, khó lường trước và trở thành nỗi trăn trở với người làm chủ. Thế nhưng hiện tại, bạn có thể ứng dụng ngay công nghệ vào vận hành để tối ưu hóa những khoản chi tiêu, từ đó, mang lại lợi nhuận và hiệu quả kinh doanh tốt hơn.

1. Giám sát giá vốn hàng bán thường xuyên

Để đạt được hiệu quả và kinh doanh dịch vụ ăn uống có lời, điều đầu tiên chủ quán cần quan tâm chính là giá vốn hàng bán. 

Giá vốn hàng bán (Cost of goods sold) là tổng chi phí tạo ra tất cả các sản phẩm mà nhà hàng đang bán. Hiểu theo nghĩa đơn giản trong ngành F&B, chủ nhà hàng/cafe có thể coi đó là chi phí của tất cả các nguyên liệu và món ăn trong thực đơn của quán. Từ giá vốn hàng bán, chủ quán có thể định giá bán sản phẩm sao cho vừa phù hợp với giá cả chung, vừa bán hàng có lãi. 

Thế nhưng, giá vốn hàng bán cũng có thể biến động theo giá cả thị trường. Chủ quán cần kết hợp sử dụng dữ liệu hàng tồn kho, giá bán nhà cung ứng (được cập nhật trong phần mềm quản lý kho) để điều chỉnh giá món ăn. Giá vốn hàng bán cũng cần sát sao giá cả hàng hóa, nguyên liệu hàng tuần, hàng ngày và cập nhật trên phần mềm để tiện theo dõi. Bên cạnh đó, việc phân tích giá vốn hàng bán cũng sẽ cho phép chủ quán bắt kịp xu hướng tiêu thụ của hàng hóa, mặt hàng nào bán chạy hay mặt hàng nào đã “hết thời”. Từ đó, thương hiệu có thể đáp ứng kịp nhu cầu của khách hàng và lên các kế hoạch kinh doanh, tiếp thị phù hợp hơn về sau. 

2. Kiểm soát chặt chẽ tình hình hàng tồn kho 

Kiểm soát hàng tồn kho là việc tiếp theo mà chủ quán cần làm nhằm tối ưu các chi phí nguyên liệu. Dữ liệu hàng hóa tồn kho sẽ được cập nhật đồng bộ từ phần mềm bán hàng (tích hợp trong máy POS) đến phần mềm quản lý kho. Chủ quán có thể sử dụng dữ liệu này để lên kế hoạch đặt hàng với số lượng phù hợp, tránh tình trạng thiếu hàng (ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh) hay thừa nguyên liệu (gây lãng phí nguồn vốn). 

3. Đối soát chặt chẽ chi phí thực tế và chi phí tiêu chuẩn

Để kiểm soát được chi phí nguyên liệu thì đầu tiên, chủ quán cần phân biệt rạch ròi 2 loại phí là chi phí thực tế và chi phí tiêu chuẩn. 

Chi phí tiêu chuẩn là khoản chi ước tính dựa trên doanh thu và giá thành nguyên liệu. Trong khi đó, chi phí thực tế là khoản cần chi (bao gồm chi phí thanh toán và chi phí phát sinh cho việc mua nguyên liệu) dựa trên các yếu tố như khẩu phần ăn không phù hợp, rác thải cuối ngày tại bếp,… Ứng dụng công nghệ có thể giúp chủ quán kiểm soát và đối soát sự chênh lệch giữa hai loại chi phí này. Nếu phát hiện có sự chênh lệch đáng kể, chủ quán cần có biện pháp xử lý ngay trước khi xảy ra tình trạng thất thoát và lãng phí nguyên vật liệu.

Lấy ví dụ, chủ quán có thể sử dụng phần mềm quản lý kho để nắm bắt chi phí tiêu chuẩn cấu thành lên một món ăn. Vào mỗi cuối ngày, hãy kiểm kê phiếu thu/phiếu chi trên phần mềm bán hàng để làm căn cứ tính được chi phí thực tế cho sản phẩm. Từ đó, bạn có thể tìm phương án thu hẹp khoảng chênh lệch giữa hai loại chi phí này, tránh trường hợp quán đông khách nhưng cuối tháng lại chẳng lãi lời là bao. 

4. Đo lường lợi nhuận trên từng loại thực phẩm

Mặc dù chủ quán có thể định giá bán theo phương pháp thủ công hoặc dựa trên khảo giá thị trường, tuy nhiên khi áp dụng công nghệ thì kết quả sẽ chính xác và tiết kiệm thời gian hơn nhiều. Dữ liệu chi phí thực phẩm và hàng tồn kho từ hệ thống POS sẽ cho phép bạn tính giá cả trong menu chi tiết và chính xác đến từng thành phần, định lượng món ăn. Từ đó, chủ quán hoàn toàn có thể đo lường được đâu là nguyên liệu, thực phẩm đang bán có lời. 

Với các món ăn/đồ uống đang bán chạy, chủ quán có thể lên các kế hoạch tiếp thị để đẩy mạnh việc bán hàng, thu về lợi nhuận. Ngược lại, những sản phẩm ít được ưa chuộng hoặc chi phí quá cao, bán không có lãi nên được loại khỏi thực đơn nhà hàng và quán cà phê. 

Xem thêm: Dự báo giá cà phê cuối năm 2022: Liệu có hạ nhiệt?

Tình trạng nhà hàng/quán cafe đông khách, đến cuối tháng lại chẳng thấy có lợi nhuận là điều không mới lạ trong ngành F&B. Tuy nhiên, ngày nay đã có những giải pháp công nghệ hiện đại, giúp chủ quán không những kiểm soát mà còn tối ưu chi phí nguyên liệu hiệu quả. Nhà hàng/quán cà phê của bạn đang cần giải pháp công nghệ hỗ trợ vấn đề gì? Hãy liên hệ với iPOS.vn để được giải đáp và tư vấn miễn phí nhé!