Tự Mở Quán Cà Phê: Không Cẩn Thận Có Thể “Tự Sát” Với Những Lãng Phí Này

Mở quán cà phê chưa bao giờ là dễ dàng, ngay cả với những quán quy mô nhỏ, hay thậm chí chỉ là một chiếc xe đẩy nhỏ thì một bước sơ sẩy cũng có thể dễ dàng dẫn đến thất bại. Quy mô lớn thì “ôm nợ” lớn, quy mô nhỏ thì “ôm nợ” nhỏ. Dù không muốn thừa nhận nhưng thực tế thì những “mộng tưởng” kinh doanh cà phê phải chịu cảnh thua lỗ có một phần đến từ những chi tiêu lãng phí. Vậy rốt cuộc, các chủ quán đang lãng phí những gì?

1. Lãng phí trong chi phí mặt bằng khi mở quán cà phê

Nhiều người cho rằng mặt bằng đóng vai trò rất quan trọng đến thành công khi kinh doanh cà phê nên quyết định đầu tư phần lớn ngân sách chỉ để có đưa mặt bằng như mong muốn. Thực tế, đúng là mặt bằng góp phần rất quan trọng đến hoạt động kinh doanh của quán, có thể thu hút khách hàng hiệu quả hay không sẽ dựa vào yếu tố mặt bằng rất nhiều, đặc biệt là khách vãng lai. Thế nhưng đồng thời, việc cố chấp chạy theo một mặt bằng to, rộng, đẹp, nhưng lại không phù hợp với quy mô và nguồn lực của mình chính là đang tự tay “giết chết” quán ngay từ khi chưa khai trương. 

Điển hình cho việc kinh doanh cà phê thất bại ngay từ bước chọn mặt bằng có thể kể đến Tứ Phủ Coffee – một quán cà phê gây ấn tượng mạnh mẽ vào thời điểm khai trương, càng ấn tượng hơn khi thông báo đóng cửa chỉ sau một năm hoạt động. 

Theo đó, mặt bằng của Tứ Phủ tọa lạc tại mặt tiền đường Điện Biên Phủ, quận 3, là một trong những khu vực trung tâm, sầm uất của TP. HCM. Thuận lợi của một mặt bằng mặt tiền đường ngay tại khu trung tâm thì ai cũng rõ, nhưng cũng chính mặt bằng này lại sở hữu hạn chế rất lớn là giao thông một chiều. Chính điều này đã cản trở lượng khách đến quán vì không thuận tiện di chuyển, nếu đi lố sẽ phải quay xe lại một đoạn rất xa. Chưa kể dù mặt bằng rộng rãi lên đến 400m2 nhưng lại không có chỗ gửi xe tại quán, buộc phải gửi xe nơi khác rồi đi bộ sang quán càng khiến khách “thẳng tay” trừ điểm hơn nữa. 

Hơn hết, mặt bằng vừa mặt tiền, vừa thuộc khu vực trung tâm cũng đồng nghĩa giá thuê rất cao, mà cụ thể giá thuê mặt bằng của Tứ Phủ lên đến 280 triệu/tháng. Chỉ riêng khoản chi phí mặt bằng cũng đã thấy Tứ Phủ khó lòng thu hồi vốn và kiếm lời từ “đứa con” của mình ngay trong 1-2 năm đầu kinh doanh, chưa tính đến nhiều khoản chi khác có thể đẩy chi phí vận hành rơi vào khoảng hàng trăm triệu.

Tất nhiên, sự thất bại của Tứ Phủ Coffee không chỉ có mỗi vấn đề mặt bằng mà còn chịu tác động từ nhiều yếu tố khác như concept thờ Mẫu không quá phổ biến với đại chúng, chưa xác định rõ ràng khách hàng mục tiêu, không có nhiều kinh nghiệm vận hành F&B,… Thế nhưng với mức độ lãng phí ngay từ bước chọn mặt bằng như vậy thì việc Tứ Phủ đóng cửa chỉ sau một năm hoạt động cũng là kết quả hoàn toàn có thể đoán trước được.

2. Lãng phí vào chi phí thiết kế và đầu tư xây dựng

Sự phát triển của mạng xã hội đã hình thành thói quen check-in mọi lúc mọi nơi với khách hàng ngày nay. Và thực tế cũng cho thấy, chỉ cần quán cà phê được “viral” trên mạng xã hội, hoặc xuất hiện trong top tìm kiếm với từ khóa “quán cà phê check-in đẹp” đều sẽ sở hữu lượng khách nườm nượp. Chính điều này đã khiến các quán cà phê cũng dần chú trọng nhiều hơn vào vấn đề thiết kế không gian và đầu tư thi công, xây dựng để lôi kéo khách hàng đến “sống ảo”. Tuy nhiên, việc đầu tư quá nhiều vào thiết kế, thi công đến mức chênh lệch ngân sách thì chưa kịp thu hút khách hàng, quán đã phải bước vào giai đoạn “rệu rã” vì thiếu vốn duy trì vận hành. 

Một kinh nghiệm tuyệt vời cho các chủ quán mới là hãy thiết kế không gian quán cà phê cho phép có thể linh hoạt tu sửa sau vài năm hoạt động. Với một không gian quá có thể tùy biến thì chi phí tu sửa, nâng cấp sau này sẽ được tối ưu đáng kể so với khi làm mới hoàn toàn. Thêm vào đó, việc lựa chọn nguyên vật liệu cũng cần lưu ý. Với từng nguyên vật liệu sẽ có mức giá khác nhau, thay vì chọn những loại vật liệu “đẹp mã”, chấp nhận giá đắt, thì hãy chọn những nguyên vật liệu vừa đủ dùng và có độ bền vừa bằng thời gian thuê mặt bằng. 

Ngoài ra, đối với vấn đề cơ sở vật chất, cũng không ít những chủ quán mới kinh doanh thường muốn đầu tư mới toàn bộ vật dụng. Điều này càng khiến bài toán chi phí trở nên khó kiểm soát, biến chi phí đầu tư ban đầu trở thành một con số khổng lồ khi phải mua rất nhiều vật dụng hoàn toàn bằng giá gốc. Lúc này, thảm họa sẽ xuất hiện khi có nhiều vật dụng không dùng đến thường xuyên, thậm chí là không dùng đến, làm lãng phí rất nhiều chi phí do hao phí sản phẩm.

Chính vì thế, các chủ quán nên lập danh sách chi tiết những gì cần mua mới, những gì co thể mua cũ. Đầu tư bài bản không phải là mua mới tất cả, mà là đạt hiệu suất tốt nhất trên mỗi khoản chi để tối ưu nguồn vốn hạn hẹp. Chúng ta đều biết có đến khoảng 90% các quán cà phê đóng cửa ngay trong năm đầu tiên hoạt động. Các chủ quán có thể tận dụng triệt để yếu tố này vì có rất nhiều máy móc chỉ mới sử dụng được một thời gian ngắn đã bị thanh lý đi. Như vậy, chúng ta vừa tận dụng sai lầm của người cũ vừa để tạo lợi thế hơn cho mình. 

3. Lãng phí thực phẩm, đẩy chi phí nguyên liệu tăng vọt

Trong kinh doanh F&B nói chung và kinh doanh cà phê nói riêng, thì chi phí nguyên liệu là một trong những khoản chi đau đầu nhất, vì chúng khó kiểm soát và dễ lãng phí hơn hết. Chắc hẳn những ai kinh doanh trong ngành F&B cũng đều không thể phủ nhận rằng chúng ta đã từng phải đổ bỏ rất nhiều nguyên liệu trong quá trình vận hành. Nhiều chủ quán có suy nghĩ chỉ chênh lệch vài gram đường, 1-2 gói cà phê, hay bỏ đi vài loại quả bị hỏng thì nhằm nhò gì. Đây chính là sai lầm chết người khi mở quán cà phê.

Để kinh doanh cà phê hiệu quả, các chủ quán phải tập khả năng tính toán chặt chẽ và hạn chế triệt để những chi tiêu lãng phí, cho dù đó chỉ là một hạt đường nhỏ đi nữa. Một số giải pháp giúp chủ quán kiểm soát chi phí nguyên liệu tốt hơn như mua hàng số lượng lớn để được nhận mức giá chiết khấu, đối với các sản phẩm có hạn sử dụng ngắn như trái cây chỉ nên nhập trong ngày theo tình hình kinh doanh, kiểm kê và báo cáo kho nguyên liệu thường xuyên, tận dụng các sản phẩm sẵn có để đẩy mạnh chiến lược bán chéo,… 

Ngoài ra, trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm bán hàng đa tính năng có thể hỗ trợ các chủ quán quản lý kho nguyên liệu một cách chi tiết và chính xác. Các phần mềm này được tích hợp cùng tính năng quản lý kho nguyên liệu, giúp định lượng nguyên liệu và kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho trong quán cà phê. Nhờ đó sẽ giải quyết tận gốc tình trạng thất thoát, cho phép các chủ quán kịp thời nắm bắt hàng tồn kho nhanh chóng, không lo thiếu hụt hay thất loãng gây lãng phí ngân sách. 

4. Lãng phí trong chi phí nhân sự

Nhiều chủ quán mới thường gặp vấn đề về lãng phí chi phí nhân sự hầu hết đều đến từ việc chưa biết cách phân bổ nguồn lực hợp lý. Có quán tuyển dụng quá nhiều dẫn đến dư thừa nhân lực, thường xuyên thay mới đội ngũ nhân viên, trả lương cao cho những nhân viên không có đóng góp nổi bật trong việc, hoặc không biết cách phân chia ca làm hợp lý dẫn đến hoạt động kinh doanh chịu ảnh hưởng theo. 

Để có thể tận dụng hiệu quả nguồn nhân lực của mình, tránh lãng phí ngân sách thì các chủ quán cần chú trọng bắt đầu từ việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên. Hơn hết, chủ quán chỉ nên tuyển dụng những người thật sự có ý định gắn bó lâu dài với quán, bởi lẽ việc thuê mới và đào tạo lại từ đầu luôn mất thời gian, công sức và cả tiền bạc hơn rất nhiều so với nỗ lực giữ chân nhân sự cũ. 

Đồng thời, cũng phải đảm bảo có chi trả lương thưởng xứng đáng cho nhân viên của mình, tạo điều kiện để ghi nhận những gì họ làm được và có lộ trình thăng tiến trong công việc rõ ràng. Điều này sẽ giúp nhân viên có thêm động lực để gắn bó lâu dài hơn thay vì chỉ xem công việc tại quán cà phê là làm bán thời gian và có thể nghỉ bất cứ lúc nào, từ đó giúp cửa hàng giảm thiểu chi phí tuyển dụng nhân sự.

Ngoài ra, ngay cả với những quán cà phê quy mô nhỏ cũng cần có sự phân chia trách nhiệm trong nội bộ nhân viên rõ ràng và hợp lý. Các vai trò quan trọng trong quán cà phê như quản lý, thu ngân nên được giao cho nhân viên có kinh nghiệm để đảm bảo dây chuyền vận hành diễn ra tốt nhất. Còn với những vị trí như nhân viên pha chế, nhân viên phục vụ, bảo vệ,… có thể chia ca và trả lương parttime để tiết kiệm chi phí nhân sự. Việc hiểu và khai thác được khả năng làm việc của từng nhân viên cũng giúp chủ quán biết cách sắp xếp họ đúng vị trí, đúng mục đích công việc để không làm lãng phí nguồn nhân lực của mình. 

Con số 90% quán cà phê có thể đóng cửa ngay trong năm đầu tiên hoạt động là thực tế đang diễn ra trong ngành kinh doanh cà phê. Nhất là trong những năm gần đầy khi thị trường cà phê mọc lên quá nhiều quán và dần trở nên bão hòa thì tỷ lệ thất bại càng tăng cao hơn. Tuy nhiên, điều này cũng không có nghĩa là mở quán cà phê đã không còn cơ hội. Xu hướng thị trường vẫn luôn không ngừng đổi mới, chỉ cần các chủ quán hiểu rõ khách hàng của mình, biết cách kiểm soát tốt chi phí và nhạy bén trước các thay đổi thì vẫn có thể nắm giữ tiềm năng kinh doanh thành công.