Kế toán nhà hàng là công việc phức tạp, được thực hiện theo quy trình, đòi hỏi người kế toán phải có những kỹ năng tổng hợp, vì nó tổng hợp của nhiều loại hình doanh nghiệp như: Kế toán sản xuất, kế toán thương mại, kế toán dịch vụ. Vậy công việc hằng ngày của kế toán nhà hàng như thế nào? Và cần lưu ý những gì? Hãy cùng iPOS.vn tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Công việc của kế toán nhà hàng

1.1. Công việc hàng ngày

• Thu, chi tiền dịch vụ ăn, nghỉ của khách hàng
• Nhận các chứng từ nhập/xuất từ bộ phận kho, mua hàng
• Việc quan trọng của kế toán nhà hàng là đầu vào đa phần mua của hộ kinh doanh cá thể hoặc nông dân, chính vì thế phải lập bảng kê mua hàng không có hóa đơn
• Khi xuất hóa đơn luôn phải có kèm bảng kê chi tiết từng món ăn. Dựa vào định mức các món ăn để kế toán lên được tổng hợp thực phẩm mà mình cần dựa vào đó để cân đối thực phẩm đầu vào.
• Tính giá thành cho từng món ăn, lên giá vốn cho từng hóa đơn.
• Nhận các báo giá và theo dõi việc tăng giảm giá của các nhà cung cấp
• Xem xét số lượng đặt hàng yêu cầu so với số lượng đặt hàng max đã quy định.
• Báo cáo và có hướng xử lý với chủ nhà hàng về các trường hợp không thực hiện đúng định mức tồn kho và số lượng đặt hàng

• Định kỳ kiểm tra thực phẩm, nguyên vật liệu theo số lượng xuất nhập tồn và số lượng hàng hóa thực tế trong kho. 
• Hàng tháng, kết hợp cùng chủ kho, bếp trưởng kiểm kê số lượng hàng hóa tồn thực tế trong kho, bếp, bar và báo cáo Giám đốc.
• Hạch toán khấu hao TSCĐ, phân bổ CCDC, chi phí dài hạn, ngắn hạn hàng tháng
• Xây dựng bảng lương cho nhân viên gương mẫu chứng từ hàng tồn kho
• Kiểm kê thực tế tài sản, máy móc, công cụ hàng tháng.

Xem thêm: Cách làm kế toán nhà hàng ăn uống cơ bản từ A đến Z

1.2. Công việc cuối tháng, quý

• Lên báo cáo nhập xuất tồn thực phẩm, nguyên vật liệu,…
• Báo cáo tình hình lãi lỗ cho Quản lý
• Kê khai thuế GTGT, TNCN…
• Kê khai tạm tính thuế TNDN tạm tính quý
• Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
• Cuối năm lập báo cáo tài chính

2. Kế toán nhà hàng cần lưu ý

Nhà hàng là một mô hình kinh doanh được nhiều người lựa chọn. Tuy nhiên làm kế toán nhà hàng không đơn giản như làm kế toán khách sạn, nhà nghỉ. Nếu bạn muốn làm tốt công việc kế toán ở nhà hàng cần lưu ý một số vấn đề như sau.

• Cần phải xác định được nhà hàng cung cấp những món ăn, dịch vụ gì để xây dựng định mực nguyên liệu và xác định giá thành của từng món ăn, dịch vụ. Với những nhà hàng phục vụ nhiều món thì công việc định mức nguyên liệu sẽ khá “vất vả”, vì thế rất cần đến sự tỉ mỉ, cẩn thận của nhân viên kế toán.
• Bạn cần phải hiểu rõ quy trình hạch toán; cách lập các bảng kê chi tiết; lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ; biết cách cân đối chi phí phù hợp để hoàn thành báo cáo tài chính cuối năm…
• Các khoản chi phí gas, điện, nước nên được phân bổ chung
• Nên xây dựng bảng lương nhân viên theo ca để dễ quản lý hơn

Một trong những công việc hàng ngày của nhân viên kế toán nhà hàng là xử lý hóa đơn, chứng từ xuất/nhập hàng từ các bộ phận kho, mua hàng. Tùy thuộc vào hóa đơn đầu vào – chứng từ nhập hay hóa đơn đầu ra – chứng từ xuất mà nhân viên kế toán phải xử lý khác nhau.

2.1. Đối với đơn đầu vào

Nhân viên kế toán nhà hàng cần phân biệt và phân loại rõ nội dung của từng loại hóa đơn khác nhau để thực hiện việc xử lý, hạch toán cho đúng đối tượng:

• Với hóa đơn nguyên vật liệu của nhà hàng: rau củ, thịt cá, trứng, gia vị,… hạch toán nợ TK 152, nợ TK 1331 – có TK 111, 112, 331
• Với hóa đơn là các loại công cụ dụng cụ: tủ lạnh, lò vi sóng, nồi cơm điện,… hạch toán nợ TK 142 (nếu việc phân bổ công cụ dụng cụ nhỏ hơn 12 tháng), nợ TK 242 (lớn hơn 12 tháng), nợ TK 1331 – có TK 111, 112, 331. Sau đó mỗi tháng thực hiện việc phân bổ dần chi phí công cụ dụng cụ của bộ phận bếp vào chi phí món ăn dưới dạng nguyên vật liệu trực tiếp.
• Với hóa đơn là tài sản cố định có giá trị từ 30 triệu đồng trở lên, hạch toán nợ TK 211, nợ TK 1332 – có TK 331. Sau đó hàng tháng thực hiện việc trích khấu hao chi phí tài sản cố định vào phần chi phí.
• Với hóa đơn chi phí gas, nhân viên kế toán nên tính vào chi phí chế biến món ăn, hạch toán nợ TK 154, nợ TK 6277, nợ TK 133 – có TK 111, 112, 331.
• Với loại hóa đơn mua hàng tại siêu thị, nhân viên nên căn cứ vào bảng kê chi tiết để hạch toán hóa đơn đầu vào theo từng loại cho chính xác. 

2.2. Đối với đơn đầu ra

Cũng như hóa đơn đầu vào, nhân viên kế toán cũng cần căn cứ vào nội dung của từng loại hóa đơn đầu ra để hạch toán phù hợp với doanh thu:

• Hóa đơn xuất kho nguyên vật liệu: hạch toán nợ TK 154, nợ TK 621 – có TK 152
• Hóa đơn chi trả lương nhân viên: hạch toán nợ TK 154, nợ TK 622 – có TK 134
• Hóa đơn chi phí phân bổ công cụ dụng cụ: hạch toán nợ TK 154, nợ TK 6273 – có TK 142, 242
• Hóa đơn chi phí khấu hao tài sản cố định: hạch toán nợ TK 154, nợ TK 6274 – có TK 214
• Hóa đơn nhập kho thành phẩm (món ăn): hạch toán nợ TK 155 – có TK 154
• Hóa đơn xuất kho thành phẩm

Giá vốn: nợ TK 155 – có TK 154

Doanh thu: nợ TK 111, 131 – có TK 5112, có TK 3331

Bên cạnh đó, với nội dung hóa đơn đầu ra của nhà hàng là: chi phí tiếp khách, thức ăn, thức uống,… với những nội dung chung chung như vậy, nhân viên kế toán cần phải tính toán sao cho giá thành của tất cả các món ăn, thức uống bằng 90% doanh thu hóa đơn đó.

3. Tình trạng mà kế toán nhà hàng thường xuyên gặp

Nếu như chủ nhà hàng/quản lý không kiểm soát được nguyên vật liệu xuất dùng dẫn đến tình trạng lãng phí, thất thoát. Ở một số nhà hàng, kế toán kiêm nhiệm cả việc xuất nhập kho quỹ. Không tránh những trường hợp do nhiều việc nên thường xuyên xảy ra sai sót, thiếu hụt, hoặc không kiểm soát được hàng trong kho đang tồn tại những gì.

Mất thời gian trong việc lập báo cáo về doanh thu, lợi nhuận, tình trạng tồn kho, món bán chạy, khuyến mãi cho chủ nhà hàng. Trái lại, chủ quán rất cần các báo cáo chi tiết trên để có thể kịp thời điều chỉnh tình hình kinh doanh, còn kế toán lại không thể tổng hợp những con số trên trong một sớm một chiều.

Việc định lượng đầu vào, đầu ra cho nguyên liệu chưa sát với tình hình thực tế. Đôi khi có những mặt hàng lượng sử dụng giảm, các mặt hàng tồn còn nhiều nhưng chưa được cập nhật kịp thời, kế toán thì không phải là người kiểm kho nên không nắm rõ.

Kế hoạch nhập hàng phần lớn dcho sự ước lượng cảm tính của quản lý hoặc chủ quán thay vì việc có thống kê bằng số liệu rõ ràng, rành mạch. Dẫn đến việc nhập hàng thừa so với nhu cầu thực tế nhiều.

Tình trạng hàng trong kho hết hàng, hàng hết hạn thường kiểm soát thủ công. Tốn thời gian, công tác kiểm kê cũng không được thực hiện chính xác. Hàng hóa không được theo dõi thường xuyên nên hay gặp phải tình trạng bị hết hạn, không sử dụng hết. Ảnh hưởng đến việc chế biến cũng như làm thất thoát tiền do nguyên liệu hỏng. 

Hóa đơn bán lẻ nhiều, không quản lý hết để xảy ra tình trạng sai sót, thất thoát. Hoặc do nhân viên vô tình không cất giữ cẩn thận dẫn đến trường hợp mất mát. Thậm chí không biết hóa đơn để đâu. Tổng hợp với tiền thực và các khoản đã chi có giấy tờ vướng phải tình trạng chênh lệch, không trùng khớp.

4. Giải pháp để khắc phục

Chủ nhà hàng nên giảm tải thời gian, chi phí và công sức của kế toán, những công việc kiểm kê liên quan đến kho quỹ bằng cách sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng, phần mềm quản lý kho chuyên dụng… Mọi hoạt động thu chi đề được liệt kê chi tiết và cập nhật tự động trong báo cáo kinh doanh. Thay vì việc ghi chép, nhập tay các khoản chi. Hệ thống tự động sẽ hỗ trợ tổng hợp doanh thu theo ngày, giờ. Cũng như xây dựng báo cáo tổng hợp, bảng biểu thống kê với giao diện trực quan. 

Việc định lượng nguyên vật liệu và giá cả cũng có thể thực hiện đơn giản hơn với phần mềm. Bảng kê lượng tiêu thụ các tháng, các mặt hàng được bán chạy, các món ít được lựa chọn. Từ đó đưa ra được những biện pháp điều chỉnh phù hợp. Kế toán đã có những số liệu đối chứng cụ thể, để cấp ngân sách hiệu quả hơn. Nhờ đó, kế toán cũng chủ động và giảm thiểu được quá tải. Bởi họ đã có báo cáo từ những lần trước về việc nhập nguyên liệu. 

Hiện nay có rất nhiều bên cung cấp phần mềm quản lý kế toán nhà hàng, nếu như chưa biết lựa chọn phần mềm nào bạn có thể tham khảo phần mềm kế toán nhà hàng iPOS Accounting. Phần mềm iPOS Accounting sẽ giúp các chủ nhà hàng và kế toán nhà hàng có thể dễ dàng quản lý định mức nguyên liệu, và đặc biệt đồng bộ dữ liệu bán hàng giúp chủ nhà hàng có thể quản lý từ xa. Click tại ĐÂY để được tư vấn miễn phí.

Tạm kết: Trên đây là những kinh nghiệm trong công việc kế toán nhà hàng mà các chủ nhà hàng cần nắm được để tuyển dụng nhân sự sao cho phù hợp. Nếu như nhà hàng bạn đã có nhân sự phụ trách thì hãy đánh giá lại công việc, xem còn những vấn đề thiếu sót gì để có thể mang lại hiệu quả tốt nhất cho việc kế toán nhà hàng.