Lập kế hoạch tài chính là một công việc tiêu tốn rất nhiều thời gian cũng như nhân lực vì cần sự phối hợp tham gia của nhiều bộ phận chứ không riêng gì kế toán nhà hàng. Tuy nhiên, đối với các nhà hàng mới mở, đây lại là một phần quan trọng bởi nó sẽ quyết định đến sự ổn định về mặt tài chính khi hoạt động của nhà hàng sau này.

Rất nhiều nhà hàng mới thành lập đã rơi vào tình trạng thiếu vốn hoặc bị lỗ chỉ sau một thời gian ngắn hoạt động do không có một kế hoạch tài chính được xây dựng cẩn thận. Tuy nhiên, do không đủ chuyên môn kế toán hoặc không được tư vấn kỹ càng, nhiều chủ nhà hàng vẫn chưa xác định được tầm quan trọng của việc lập kế hoạch tài chính.

Vậy vì sao các nhà hàng mới mở lại cần phải xây dựng một kế hoạch tài chính chi tiết, chỉn chu hết mức có thể? Hãy cùng iPOS.vn tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

1. Kế hoạch tài chính là gì?

Kế hoạch tài chính là một tài liệu bao gồm tình hình tiền bạc hiện tại của một cá nhân, doanh nghiệp và các mục tiêu tiền tệ dài hạn, cũng như các chiến lược để đạt được những mục tiêu đó. Kế hoạch tài chính bắt đầu bằng việc đánh giá kỹ lưỡng tình trạng tài chính hiện tại của doanh nghiệp và xem xét tạo lập các mục tiêu trong tương lai theo từng giai đoạn nhất định. 

Kế hoạch tài chính của một nhà hàng hầu như không thể được lập một cách độc lập mà thường là sự phối hợp của nhiều bộ phận như: chủ nhà hàng, bộ phận quản lý, kế toán nhà hàng, quản lý kho,… Việc lập kế hoạch tài chính đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp thuộc bất cứ lĩnh vực nào vì nó thiết lập mục tiêu tài chính của các công ty.

Một bản kế hoạch tài chính sẽ bao gồm báo cáo lãi lỗ dự kiến 3-5 năm tới và phương hướng lưu chuyển tiền tệ, có thể có thêm cả phần phân tích hòa vốn. Kế hoạch tài chính sẽ giúp đưa ra những quyết định về mặt tài chính theo quý, theo tháng, theo tuần hay thậm chí là theo ngày đối với những nhà hàng quy mô nhỏ. 

Đồng thời, khi đã có bản kế hoạch tài chính hoàn chỉnh, chủ nhà hàng và bộ phận kế toán dễ dàng so sánh các số liệu dự tính với kết quả thực tế, từ đó đưa ra những phân tích quan trọng, cần thiết về “sức khỏe” và hiệu quả tài chính của tổng thể nhà hàng. 

2. Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch tài chính đối với các nhà hàng mới thành lập

2.1. Xác định tính khả thi trong hoạt động kinh doanh

Nhiều chủ nhà hàng xuất phát điểm là những đầu bếp tài giỏi hoặc có đam mê với ngành ẩm thực nên mới mở nhà hàng. Tuy nhiên, vì không có chuyên môn kế toán, sau khi hoạt động một thời gian thì các chủ nhà hàng mới phát hiện ra mình đang chưa biết cách để điều hoà nguồn vốn, quản lý dòng tiền, xem xét các dữ liệu tài chính,… sao cho đúng. 

Để tránh rơi vào trường hợp nhà hàng tiếp tục gặp vấn đề về tài chính, thì một kế hoạch tài chính cẩn thận sẽ giúp chủ nhà hàng giải quyết những vấn đề này khi phân bổ cân đối nguồn vốn dựa trên tình hình của nhà hàng. Bản kế hoạch tài chính còn đặc biệt hữu ích trong trường hợp thị trường quá bất ổn định, giá cả nguyên vật liệu và trang thiết bị lên xuống “chóng mặt” hoặc lạm phát xảy ra.

Xem thêm: 5 loại chi phí mà nhà hàng có thể cắt giảm để tăng doanh thu

2.2. Phân tích sự khác biệt giữa kỳ vọng và thực tế tài chính của nhà hàng

Việc theo dõi cũng như so sánh kết quả thực tế với ngân sách trong kế hoạch tài chính cho  phép chủ nhà hàng, các cổ đông, quản lý và cả bộ phận kế toán đưa ra những điều chỉnh cần thiết trong quy trình vận hành nhằm đưa nhà hàng đạt doanh thu đúng dự kiến. Dựa vào kết quả so sánh này có thể dễ dàng nhận thấy những phần nhà hàng đang làm tốt và cần phát huy, hoặc những chiến lược chưa hiệu quả và cần sửa đổi.

Trên thực tế, nhiều chủ nhà hàng không đứng ở cương vị khách hàng hoặc không nghiên cứu khách hàng mục tiêu kỹ nên đã đưa ra nhiều chiến lược kinh doanh, tiếp thị không đúng và “trúng” insights khách hàng. Vậy nên lập kế hoạch tài chính còn đưa ra cơ hội để nhà hàng biết lý do vì sao kỳ vọng và thực tế tài chính lại không giống nhau dựa trên cơ sở phân tích rằng nhà hàng đang làm tốt những gì và sai ở đâu.

2.3. Một kế hoạch tài chính chỉn chu giúp thu hút khoản đầu tư, tài trợ

Không một cổ đông nào dù là người có tính cách mạo hiểm dám đầu tư tiền bạc vào một nhà hàng không có định hướng, lộ trình phát triển cụ thể và nhất là không có một bản kế hoạch tài chính chỉn chu. Kế hoạch tài chính là cái nhìn tổng quan nhất về tình hình tài chính hiện tại và tiềm năng trong tương lai của nhà hàng, cho phép cổ đông nhìn nhận đánh giá về khả năng phát triển và sinh lãi của nhà hàng.

Tương tự, nếu chủ nhà hàng không kêu gọi đầu tư và xin vốn từ các cổ đông mà muốn tìm nguồn tài trợ riêng từ các quỹ khởi nghiệp hoặc vay ngân hàng thì bản kế hoạch tài chính cũng là một tài liệu không thể thiếu trong hồ sơ thẩm định. Nếu thiếu kế hoạch tài chính hoặc nhà hàng chỉ có một kế hoạch tài chính sơ sài, rất khó để có thể vay nhiều tiền từ ngân hàng, quỹ tín dụng hoặc xin được nguồn vốn đáng kể từ các quỹ tài trợ.

2.4. Kiểm soát nghiêm ngặt những khoản chi tiêu trong nhà hàng

Các nhà hàng hoặc doanh nghiệp F&B thường có nguồn doanh thu biến động theo mỗi tháng hay theo mùa phụ thuộc vào những dịp lễ tết hoặc sự kiện đặc biệt quan trọng trong khoảng thời gian ấy. Điều này sẽ dẫn tới tình trạng có những lúc nhà hàng dồi dào về mặt tài chính, có những lúc lại thiếu hụt do lượng khách tới không đủ.

Vì thế, nhà hàng cần phải xây dựng kế hoạch tài chính để có tính toán, sắp đặt chi tiêu trước trong mỗi chu kỳ như trên. Dựa trên việc phân bổ sẵn tiền bạc trong kế hoạch tài chính, nhà hàng có thể kiểm soát từng khoản chi tiêu qua từng giai đoạn, giúp cân đối và không xảy ra tình trạng “vung tay quá trán” vì có một quý/tháng nào đó doanh thu vào quá nhiều.

Kế hoạch tài chính còn là một cách thức để người chủ và các kế toán nhà hàng đề phòng, khắc phục rủi ro tài chính nếu có. Các khoản tiền dự phòng đã được tính toán trong kế hoạch tài chính còn cho phép nhà hàng tận dụng tối đa những cơ hội phát sinh, ví dụ như mua hàng tồn kho từ nhà cung cấp với giá giảm bất ngờ. 

2.5. Giúp nhà hàng nhận định những biến động và xu hướng mới

Trong tình hình thị trường F&B  cạnh tranh gay gắt như hiện nay, hầu hết các nhà hàng đều phải liên tục đưa ra những chiến lược, chính sách kinh doanh mới để không bị đối thủ vượt mặt. Tuy nhiên, không phải lúc nào những chính sách này cũng hiệu quả và nhà hàng cũng rất khó khăn trong việc đo lường độ thành công hay thất bại cụ thể của mỗi chính sách, liệu có nên giữ lại ý tưởng này không,…

Xây dựng kế hoạch tài chính sẽ giúp thiết lập mục tiêu định lượng để so sánh với kết quả thực tế khi thực hiện. Nhờ đó, chủ nhà hàng sẽ dễ dàng nhận thấy tình hình thị trường, xu hướng qua mối tương quan giữa những chỉ số dự tính và chỉ số thực tế. 

Ví dụ: nhà hàng có thể dựa vào kế hoạch tài chính để xem xét hiệu quả của việc đang chạy quảng cáo cho nhà hàng trên các trang MXH và đưa ra kết luận liệu tăng chi phí quảng cáo có thúc đẩy doanh số hay không, hoặc nên phân bổ lại ngân sách quảng cáo thế nào cho phù hợp.

2.6. Hoạch định tầm nhìn dài hạn cho nhà hàng

Trong quá trình kinh doanh, các chủ nhà hàng mới thường hay mắc phải một lỗi là quá tập trung vào việc xử lý những khủng hoảng tức thời hay vấn đề phát sinh mỗi ngày. Trên thực tế, việc đưa ra định hướng quá ngắn hạn sẽ khiến chủ nhà hàng không dành đủ thời gian lập kế hoạch cho những gì cần thực hiện nhằm phát triển lâu dài.

Kế hoạch tài chính luôn bao gồm các mục tiêu dài hạn và chiến lược để đạt mục tiêu này, có thể nói trọng tâm của kế hoạch tài chính luôn hướng đến tương lai. Vì thế, khi đã xây dựng được một kế hoạch tài chính tốt, người chủ và bộ phận kế toán nhà hàng có thể nhìn thấy rõ  các khoản chi cần thiết để duy trì sự tăng trưởng của doanh nghiệp và đi trước đối thủ. 

2.7. Xác định một số khoản chi ưu tiên

Tối ưu ngân sách lẫn nguồn tài chính trong nội bộ nhà hàng là yếu tố quan trọng để dẫn đến thành công. Quy trình lập kế hoạch tài chính sẽ giúp các nhà hàng mới thành lập xác định rõ những khoản chi tiêu cần thiết, đem lại cải thiện về hiệu suất hoặc đưa ra thêm những ý kiến mới để tiếp cận thị trường được tốt hơn. 

Các chủ nhà hàng và bộ phận kế toán phải nắm vững được rằng muốn có giá trị vốn hóa tốt thì bắt buộc phải trải qua quá trình so sánh chi phí cùng lợi ích của chi tiêu đề xuất. Trên cơ sở so sánh đó mới xác định được những khoản chi ngân sách cần ưu tiên để phân bổ tiền bạc cho hợp lý, tránh tình trạng chi tiêu quá nhiều vào những khoản không cần thiết (điện nước, cơ sở vật chất, nguyên vật liệu không tốt,…)

Xem thêm: Vì sao quán đông khách nhưng lợi nhuận thu về không đáng là bao?

3. Kết luận

Việc lập kế hoạch tài chính là hướng đi cần thiết để sử dụng tiền bạc một cách hiệu quả và tránh thất thoát, đặc biệt là đối với các nhà hàng mới mở đang trong giai đoạn bắt buộc phải chịu lỗ để đầu tư xây dựng nhà hàng từ đầu. Để xây dựng một kế hoạch tài chính hợp lý, chủ nhà hàng cần phối hợp với bộ phận kế toán và các bộ phận liên quan để có những nghiên cứu kỹ lưỡng về thị trường, đối thủ, bản thân cũng như dự đoán tình hình tương lai. 

Bạn có thể tham khảo ngay các phần mềm kế toán hay các phần mềm quản lý để có thể quản lý công việc trơn tru hơn!

Phần mềm kế toán iPOS Accounting

Top 5 phần mềm quản lý nhà hàng được ưa chuộng nhất hiện nay