Kinh doanh quán cafe không hề dễ dàng như nhiều người vẫn nghĩ – khâu lên kế hoạch và chuẩn bị đã khó, đến khi bước vào hoạt động chính thức lại càng gian nan bội phần. Những chủ quán quá nôn nóng đi vào vận hành mà không có những ngày chạy thử có thể dẫn đến nhiều sự cố đáng tiếc, ảnh hưởng đến việc kinh doanh sau này.
Do đó, nhiều quán cafe hiện nay đã tiến hành chạy soft opening – ngày bán thử để có sự chuẩn bị tốt nhất cho ngày khai trương. Vậy soft opening có tác dụng gì đối với những thương hiệu mới gia nhập thị trường? Làm thế nào để có một ngày soft opening hiệu quả? Hãy cùng theo dõi trong bài viết dưới đây!
Nội dung [hiển thị]
1. Soft opening là gì?
Soft opening được hiểu đơn giản là những ngày bán thử sản phẩm để sẵn sàng cho ngày khai trương, chủ yếu áp dụng cho các thương hiệu kinh doanh dịch vụ ăn uống F&B. Đây là hoạt động “tiền khai trương” được nhiều quán cafe triển khai và được xem là bước đệm không thể thiếu cho ngày mở cửa chính thức. Soft opening cũng có thể coi là một buổi tổng duyệt để đánh giá chất lượng và theo dõi quy trình vận hành của toàn bộ hệ thống từ cơ sở vật chất, thiết bị và nhân sự của quán.
Những thương hiệu mới gia nhập thị trường thường chạy chương trình soft opening trong khoảng 3 – 5 ngày tùy vào chiến lược và mục tiêu. Các quán cafe sẽ giảm giá mạnh cho toàn bộ sản phẩm để thu hút đông đảo khách hàng đến trải nghiệm dịch vụ và cho ý kiến đánh giá. Chủ quán cũng có thể mời thêm người thân, bạn bè đến tham gia ngày chạy thử để đề phòng trường hợp quán quá vắng khách do vẫn chưa được nhiều người biết đến.
2. Tại sao nhà hàng, quán cafe nên chạy soft opening trước ngày khai trương?
Nếu không có ngày chạy thử, quán cafe có thể gặp phải những tình huống không mong muốn xảy ra một cách bất ngờ trong ngày khai trương. Chẳng hạn như khách thì quá đông mà nhân viên chưa quen việc nên phục vụ chậm chạp và nhầm lẫn, nguyên vật liệu chuẩn bị không đủ đáp ứng nhu cầu của khách,… Đây là lý do mà chủ quán hiện nay lựa chọn triển khai soft opening để rút kinh nghiệm và sẵn sàng cho một buổi khai trương chính thức trơn tru, thành công. Hơn nữa, sự kiện soft opening còn mang lại nhiều lợi ích khác cho quán cafe:
Uốn nắn tổ chức nhân sự
Nếu chủ quán không thể túc trực quản lý toàn thời gian khi quán cafe đi vào hoạt động, ít nhất hãy tự mình tham gia trong thời gian đầu, đặc biệt là giai đoạn chạy thử và mở cửa. Sau khi quan sát những ngày đầu tiên này, chủ quán sẽ nắm được ưu, nhược điểm của nhân viên, những “lỗ hổng” trong kỹ năng và chuyên môn nghiệp vụ, cách đối mặt với các vấn đề và áp lực xử lý tình huống để từ đó tìm cách khắc phục. Hơn nữa, những ngày chạy thử sẽ giúp nhân viên làm quen với công việc và cách phối hợp với nhau để mọi thứ được thực hiện nhanh và hiệu quả. Việc bán thử giúp bộ máy nhân sự quen thuộc dần với tốc độ công việc để tránh bị bỡ ngỡ trong ngày khai trương sau đó.
Cải thiện quy trình vận hành
Song hành với nhân sự, quy trình vận hành của quán cafe cũng được tối ưu càng sớm càng tốt. Soft opening giúp chủ quán có cơ hội quan sát và đánh giá độ hiệu quả của quy trình hiện tại và có cơ sở để sắp xếp bộ máy nhân sự phù hợp. Vị trí nào đang quá tải công việc mà thiếu nhân viên, vị trí nào đang ít việc mà nhân viên “đứng chơi” quá nhiều, bước nào nên làm trước hay bước nào nên làm sau để tăng tốc độ phục vụ khách hàng,… Chủ quán sẽ có câu trả lời sau những buổi chạy thử soft opening. Ngoài ra, bạn nên tận dụng cơ hội này để đo lường công suất làm việc của toàn hệ thống. Dữ liệu này sẽ giúp bạn dự trù tốt hơn về nguyên liệu và nhân sự cho các tình huống đặc biệt. Ví dụ, dịp lễ Tết hay sự kiện lớn thường thu hút rất nhiều khách đến cùng lúc, dễ làm quán quá tải nếu không có sự chuẩn bị kỹ càng.
Nhận đánh giá sớm để điều chỉnh chất lượng sản phẩm
Trong những ngày soft opening không quá đông khách, đây là giai đoạn phù hợp nhất để chủ quán mời gia đình, bạn bè đến trải nghiệm sản phẩm và lắng nghe ý kiến của họ với vai trò là người khách hàng. Không gian, chất lượng đồ uống, chất lượng phục vụ,… hãy khai thác và thu thập càng nhiều đánh giá càng tốt. Nhưng hãy lưu ý – gia đình và bạn bè là những người thân nên có thể khó đưa ra phản hồi mang tính xây dựng vì họ sợ mất lòng chủ quán. Do đó, chủ quán cũng nên chủ động xin ý kiến của những khách hàng lạ để có những feedback khách quan nhất và trao cho họ quà tặng như một phần bánh nhỏ hay voucher giảm giá khi đến quán vào lần sau. Từ những đánh giá sau buổi chạy thử, quán cafe có thể điều chỉnh và hoàn thiện công thức để đem lại chất lượng tốt nhất cho sản phẩm.
Tạo hiệu ứng truyền thông cho ngày khai trương
Chỉ là quán cafe nhỏ mới mở có kinh phí hạn hẹp nên chỉ đủ không gian mời 20 người tới trải nghiệm? Không sao cả. Nếu chất lượng đồ uống và dịch vụ trong ngày soft opening thực sự tốt, thông tin về thương hiệu sẽ được chia sẻ tự nhiên đến nhiều người khác rất nhanh chóng. “Tiếng lành đồn xa” – mọi người sẽ ngóng chờ và đua nhau đến quán cafe vào ngày khai trương chính thức. Nếu đủ thời gian, hãy chủ động giới thiệu tới khách những điểm nổi bật nhất tại quán qua trò chuyện trực tiếp, một poster/standee thiết kế đẹp mắt đặt tại quán hay album ảnh riêng trên fanpage Facebook. Như vậy, khách mời sẽ tò mò và hứng thú hơn, dễ chọn góc đẹp để check in và giới thiệu tới bạn bè khác.
Xem thêm: Grand opening – Sự khởi đầu kinh doanh thuận lợi cho nhà hàng
3. Những bước chuẩn bị và tổ chức soft opening hiệu quả
3.1. Xác định thời gian diễn ra sự kiện
Lịch tổ chức soft opening sẽ phụ thuộc vào nhu cầu và mục đích liên quan của từng thương hiệu, có thể kéo dài 1 hoặc vài ngày. Thông thường, chủ quán sẽ chọn khai trương thử trong khoảng thời gian từ 5 – 7 ngày và trước ngày khai trương khoảng 15 ngày (1 – 2 tuần). Đây là khoảng thời gian thích hợp để chủ quán và các nhân viên có thể chuẩn bị kỹ lưỡng, kiểm tra công suất phục vụ và điều chỉnh những sai sót trong menu, nhân sự, trang trí,…
Nếu chọn triển khai soft opening nhiều ngày, chủ quán cũng có thể tham khảo cách chia tổng thời gian thành nhiều khoảng, mỗi khoảng 1 – 2 ngày bán thử một phân khúc sản phẩm riêng biệt. Chẳng hạn, ngày đầu chỉ bán đồ uống từ cà phê, ngày thứ hai chỉ phục vụ trà, ngày thứ ba là sinh tố và các món đa dạng khác – tất cả tùy theo tiềm lực thương hiệu và chiến lược kinh doanh của quán. Việc chạy thử theo giai đoạn riêng sẽ giúp chủ quán nhận ra cụ thể những điểm mạnh, điểm yếu của từng sản phẩm, từ đó khắc phục và cải thiện chất lượng tốt hơn.
3.2. Lựa chọn khách mời và quy mô sự kiện
Hãy lên danh sách kỹ càng những người cần mời tới buổi soft opening và chuẩn bị email/thư mời chỉn chu tới từng người. Chủ quán nên cân đối tính chất khách mời: Tỷ lệ bạn bè và người thân nên được ưu tiên ngang hàng với các nhân vật có sức ảnh hưởng khác, bởi họ sẽ luôn thông cảm cho sơ suất nhỏ và sẵn sàng ủng hộ thương hiệu của bạn khi chia sẻ ra bên ngoài. Tuy nhiên, những nhân vật có sức ảnh hưởng trong ngành F&B cũng rất quan trọng, chẳng hạn như các KOL chuyên review đồ ăn, đồ uống trên mạng xã hội sẽ giúp thương hiệu được nhiều người biết tới nếu họ có được những trải nghiệm hài lòng.
Tuy nhiên, “vui thôi chứ đừng vui quá” – hãy đặt ra giới hạn nhất định cho số lượng khách vào cửa – bởi đây là soft opening, không phải grand opening (ngày khai trương chính thức). Việc tổ chức với quy mô “thả cửa” sẽ đánh mất ý nghĩa thực sự của soft opening, chưa kể rủi ro không lường trước trong quy trình phục vụ – có thể đến từ nhiều lý do: đội ngũ non trẻ, kinh nghiệm quản lý chưa sát sao, thiếu phương án dự phòng…
3.3. Chuẩn bị menu sản phẩm
Menu của buổi soft opening nên được thiết kế riêng với tổng số lượng món ít hơn menu chính thức của quán. Vì sao phải làm như vậy? Cách làm này đem lại những lợi ích chính là:
– Giảm tỷ lệ sự cố khi phục vụ: Nhân viên chưa thành thạo tất cả công thức pha chế phức tạp, chất lượng đồ uống không như ý,…
– Giảm áp lực cho quy trình vận hành: Thiếu nguyên liệu do sơ suất khi lo liệu cho toàn bộ menu, các bộ phận chưa phối hợp nhịp nhàng,…
– Tạo hiệu ứng tò mò, mong chờ cho buổi khai trương chính thức: Bạn có thể giới thiệu toàn bộ menu, nhưng thêm note “chỉ có sau khai trương” vào một số món.
Mặt khác, nếu chủ quán tự tin với khả năng quản lý và trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân sự ngay từ thời điểm soft opening, quán cafe cũng có thể phục vụ toàn bộ menu để tạo ấn tượng tốt nhất với khách hàng.
3.4. Chọn chương trình khuyến mãi và hình thức truyền thông
Làm thế nào để thu hút khách hàng trong ngày soft opening? Chủ quán cần chuẩn bị các chương trình khuyến mãi đủ sức hấp dẫn và gây tò mò. Thông thường, có một số chiến lược giá để chủ quán cafe áp dụng trong những ngày triển khai bán thử: mua 1 tặng 1 hoặc mua 2 tặng 1, giảm giá/đồng giá sản phẩm, giảm giá tổng hóa đơn, mua nước tặng bánh,… Cách lựa chọn giá trong ngày soft opening không bắt buộc liên quan đến quy mô và tiềm lực tài chính của thương hiệu. Không ai quy định quán cafe to và vốn lớn thì nên miễn phí xả láng trong soft opening để “làm màu” hay quán cafe bé thì phải giữ nguyên giá gốc để tránh lỗ.
Sau khi đã lựa chọn chương trình khuyến mãi phù hợp, việc truyền thông tới khách hàng làm sao để hiệu quả cũng là công việc cần thiết. Hiện nay, tiếp cận khách hàng thông qua các kênh online như Facebook, Instagram, Tiktok và sử dụng các KOLs trong ngành F&B là cách làm phổ biến nhất. Ngoài ra, để tiếp cận khách hàng trong khu vực, chủ quán có thể in những banner/standee lớn để trước quán cafe và phát tờ rơi kèm voucher giảm giá cho dân cư quanh đó.
3.5. Thu thập ý kiến đánh giá để cải thiện
Một buổi soft opening sẽ được coi là thất bại hoàn toàn nếu chủ quán không thu được ý kiến đánh giá từ khách hàng. Đừng quên rằng soft opening chỉ là động thái “sơ khai” ở giai đoạn đầu phát triển thương hiệu. Tuyệt đối không nên “làm ngơ” với sai sót trong khâu vận hành, sản phẩm và dịch vụ vì chủ quán có thể nhận ngay hậu quả vào buổi khai trương chính thức sau đó.
Có rất nhiều cách để chủ quán xin được ý kiến đóng góp từ khách hàng tham dự soft opening: hỏi han, nói chuyện trực tiếp với khách; cung cấp thiếu thu thập đánh giá để khách điền thông tin hoặc thu thập email của khách mời để gửi mẫu feedback online sau đó. Tuy nhiên, cách tốt nhất vẫn là trò chuyện trực tiếp khi khách vẫn còn ngồi tại quán để tạo ấn tượng thân thiện, gần gũi. Chủ quán nhớ đặc biệt quan tâm đến những người lạ để có được đánh giá khách quan nhất. Một số vấn đề nên chủ động hỏi thăm khách hàng trong giai đoạn khai trương thử là mức giá menu, số lượng món, chất lượng món cũng như về phong cách phục vụ.
Nói chung, soft opening là sự kiện nhằm phát hiện và khắc phục mọi thiếu sót trong khâu vận hành và chất lượng dịch vụ của quán cafe. Từ đó, thương hiệu sẽ có buổi khai trương chính thức suôn sẻ và hiệu quả hơn. Các thương hiệu mới nên lưu tâm những thông tin trên để khởi sự kinh doanh thành công!
Bạn có thể tham khảo ngay một số phần mềm sau để để công việc quản lý quán cafe tốt hơn nhé!
