Bạn có biết rằng 95% các nhà hàng/quán café đã bị thất thoát do nhân viên không trung thực. Và 75% nhân viên đã từng gian lận ít nhất một lần. Con số thiệt hại ước tính rất lớn và thậm chí nhiều chủ quán có nói rằng họ kinh doanh chẳng thấy lãi đâu vì những mất mát không đáng có như thế. Quản lý thất thoát là một trong những vấn đề đau đầu không riêng bất cứ nhà hàng/quán café nào.

Vậy làm thế nào để nhận biết các dấu hiệu gian lận của nhân viên trong cửa hàng?

iPOS.vn sẽ liệt kê 6 điều bạn cần chú ý khi quản lý kinh doanh nhà hàng/ kinh doanh quán café

1. Giảm giá đặc biệt

Rất nhiều các nhân viên đã lợi dụng những thời điểm chủ quán không có mặt ở đó để mời bạn bè đến ăn uống. Khi tính tiền thường giảm giá và tặng thêm đồ nhiều hơn mức được phép cho người quen của mình. Thậm chí, họ còn lấy đồ ăn/đồ uống cho bạn bè mà không ghi vào hóa đơn.

Kiểm tra các hóa đơn được in ra của cùng một nhân viên thu ngân sẽ là cách kiểm soát việc gian lận này tốt nhất.

2. Hóa đơn giữa các bộ phận không trùng khớp

Một trường hợp khác là khi khách hàng không cần in hóa đơn, nhiều nhân viên đã xóa đơn hàng trong phần mềm để lấy tiền và sau đó mua lại các nguyên liệu bù vào. Chủ nhà hàng chỉ có thể phát hiện ra khi cuối ngày đối chiếu lại các hóa đơn với lịch sử gọi món trên phần mềm và hóa đơn của bar-bếp xuất ra không trùng khớp. Ở phần mềm của iPOS.vn dù các món bị xóa, hóa đơn bị hủy cũng luôn được lưu lại trên hệ thống và chỉ có những người phân quyền mới có thể xem được.

Ngoài ra, để giải quyết vấn đề này bạn cũng có thể yêu cần phân cấp cho nhân viên, những nhân viên nào có quyền được bỏ món, xóa hóa đơn,…những nhân viên nào chỉ được phép order.

3. Kho bị mất đồ

Bất cứ ai đang điều hành một nhà hàng/quán café thì vấn đề quản lý kho luôn là một trong những mối quan tâm hàng đầu. Không quản lý được hàng hóa ra vào thì bạn sẽ chẳng thể làm tốt được những việc khác. Rất nhiều chủ nhà hàng luôn phải đau đầu vì kho bị thiếu đồ và không khớp với số liệu trong phần mềm bán hàng, nguyên nhân một phần nằm ở những người nhân viên của chính nhà hàng. Khi chủ quán không ở đó, nhân viên lấy đồ ăn đó nấu nướng hoặc pha chế mà không tính tiền.

Để kiểm soát được kho nguyên liệu, bạn có thể tận dụng phần mềm của iPOS.vn để áp công thức chế biến/pha chế, từ đó phần mềm tự động trừ và cập nhật các nguyên vật liệu tồn trong kho một cách chính xác. Ngoài ra, bạn cần đưa các quy chế kiểm soát tồn kho, kiểm kho khi giao ca để phát hiện được việc thất thoát diễn ra ở giai đoạn nào.

4. Két thiếu tiền

Nhiều nhà hàng/quán café khi kết thúc ca làm việc, nhân viên thường không có thói quen kiểm tra và bàn giao lại tiền cho nhân viên ca sau hoặc có nhưng lại làm qua loa đại khái. Đây chính là lỗ hổng lớn khiến cho nhiều người tranh thủ sơ hở để gian lận tiền. Cuối ngày, khi chủ nhà hàng đối chiếu với số dư trong POS bán hàng mới thấy sự chênh lệch, không trùng khớp giữa số tiền thực tế và số tiền trong máy bán hàng.

Một nguyên nhân khác có thể do nhà hàng/quán café thiếu nhân viên thu ngân riêng nên ai cũng có thể dùng két tiền. Vì vậy tình trạng mất tiền lại càng dễ xảy ra nhiều hơn.

Tuy nhiên, sự chênh lệch về số tiền ở đây không chỉ dừng ở việc thiếu tiền so với dữ liệu trong máy bán hàng mà còn có cả việc dư tiền nữa. Việc dư tiền chứng tỏ nhân viên đã nhập thiếu dữ liệu hoặc thu quá tiền của khách. Dư tiền không phải là một điều tốt, bạn cần tìm hiểu nguyên nhân vì sao lại thu thừa tiền và vì sao lại chưa nhập đủ dữ liệu? Đây là một dấu hiệu cần theo dõi kĩ càng.

5. Nhân viên có biểu hiện lạ

Nhiều người sau khi làm những việc không chính đáng thường có các dấu hiệu khác thường. Họ hay lảng tránh ánh mắt của người chủ hay tỏ ra bất an, lo lắng, sợ hãi và nói dối loanh quanh khi nhắc đến chuyện liên quan đến tiền. Nhà quản lý nhà hàng cần chú ý quan sát những dấu hiệu lạ bất thường đó để phát hiện ra điều gì không ổn trong cửa hàng.

6. Khách hàng phàn nàn về giá cả thay đổi

Thông thường, chủ nhà hàng chính là người thực hiện những điều chỉnh về giá cả. Tuy nhiên, trong trường hợp giá cả của món ăn không niêm yết trên menu, nhiều nhân viên không trung thực sẽ lợi dụng để thay đổi giá, tính cho khách hàng cao hơn bình thường và hưởng mức chênh lệch đó. Nếu tình trạng này thường xuyên diễn ra, khách hàng sẽ cảm thấy nghi ngờ và không muốn quay trở lại một nơi mà giá cả không ổn định như vậy.

Hãy thường xuyên chăm sóc khách hàng thân thiết bằng các phiếu giảm giá, kèm theo đó là các câu hỏi khảo sát qua mail hoặc ngay taị quán để tìm ra những dấu hiệu của sự gian lận tại quán, như vậy khách hàng sẽ không ngần ngại chia sẻ các thông tin với bạn.

Đối với các phần mềm không có phân chia quyền thì nhân viên có thể tự động sửa giá mà không cần sự cho phép, chính vì vậy để thắt chặt quy trình hoạt động trong nhà hàng và tránh các gian lận này bạn cần có một phần mềm phân chia quyền hạn của từng nhân viên, chỉ định rõ nhân viên nào có quyền bổ sung thêm món ăn, nhân viên nào có quyền sửa giá.