“Công nợ” không phải là một khái niệm xa lạ trong ngành F&B khi có rất nhiều doanh nghiệp đã và đang hỗ trợ khách hàng, đại lý của mình mua hàng công nợ, trả sau; hoặc bản thân họ cũng mua hàng theo cách này từ nhà cung cấp. Tuy nhiên, nếu quản lý công nợ không chặt chẽ, doanh nghiệp F&B có thể phải đối mặt với nhiều nguy cơ thất thoát tài chính nghiêm trọng.
Vậy làm thế nào để các doanh nghiệp F&B có thể quản lý công nợ một cách tối ưu? Hãy cùng iPOS.vn tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
1. Quản lý công nợ là gì?
Công nợ là các khoản nợ phải trả cho người bán sau khi người mua đã nhận được các vật tư, công cụ, hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong quá trình kinh doanh nhưng người mua vẫn chưa thanh toán.
Đối với một doanh nghiệp F&B, có thể hiểu công nợ bao gồm các khoản phải thu và phải trả của chính doanh nghiệp đó trong một giai đoạn cụ thể. Hay nói cách khác, công nợ là toàn bộ các khoản như: các khoản phải thu từ khách hàng, phải trả đối tác/nhà cung cấp, các khoản tạm ứng và các khoản phải thu, phải trả khác.
Vì thế, quản lý công nợ chính là quá trình theo dõi, lưu trữ những khoản tiền phải thu từ nhiều lần bán hàng cho khách hàng và những khoản tiền phải trả sau những lần giao dịch với nhà cung cấp mà doanh nghiệp chưa trả. Nếu không kiểm soát tốt công nợ sẽ gây ảnh hưởng rất lớn đến việc điều phối tài chính của doanh nghiệp, cũng như đình trệ hoạt động do không có đủ tiền xoay vòng vốn.
Xem thêm: Bí quyết chọn đơn vị cung cấp nguyên liệu giúp nhà hàng tiết kiệm
2. Những cách quản lý công nợ hiệu quả
2.1. Xây dựng một hệ thống theo dõi hoàn chỉnh
Việc xây dựng một quy trình quản lý công nợ một cách khoa học, chỉn chu là điều vô cùng cần thiết. Trong đó, quy trình cần phải xác định được trách nhiệm của từng cá nhân làm việc với khách hàng và nhà cung cấp, quy định cụ thể cách thức nhắc nhở khách hàng trả nợ (qua email, điện thoại, tin nhắn hay văn bản cụ thể), cũng như thời gian nhắc nhở.
Thêm vào đó, kế toán công nợ cũng phải nắm rõ quy trình kế toán cụ thể bao gồm: kiểm soát chứng từ, luân chuyển chứng từ, quy trình thanh toán,…
Để tiện cho việc theo dõi được công nợ của doanh nghiệp và cập nhật các phát sinh mới nhất liên quan đến công nợ, bộ phận kế toán bắt buộc phải có phương thức để kiểm soát chặt chẽ. Ngày trước hình thức phổ biến nhất là dùng file Excel, tuy nhiên đến hiện tại, các doanh nghiệp F&B lại ưa chuộng sử dụng các phần mềm kế toán nhà hàng hơn vì tiện lợi, chính xác và giảm tải nhiều công việc thủ công mất thời gian.
Căn cứ vào những thông tin trong hợp đồng, hóa đơn, phiếu xuất/nhập kho, phiếu chi, sao kê ngân hàng, các khoản chiết khấu, hàng trả lại, tỷ giá… kế toán công nợ sẽ cập nhật vào file theo dõi công nợ, theo dõi một cách liên tục và thường xuyên.
2.2. Thường xuyên xem lại khoản phải thu, phải trả định kỳ
Người chịu trách nhiệm quản lý công nợ (ở đây chủ yếu là kế toán nhà hàng) cần phải thường xuyên kiểm soát thời hạn phải thu, phải trả của các khoản nợ từ đơn hàng của khách hàng, đối tác và nhà cung cấp. Kế toán có thể phân loại từng đối tượng khách hàng, chủ nợ dựa theo thời gian để giúp doanh nghiệp F&B quản lý công nợ dễ dàng hơn, chính xác hơn.
Ví dụ: nhà hàng có thể phân loại, đặt thông báo nhắc nhở cho khoản nợ từ các nhà cung cấp yêu cầu thanh toán theo tháng, theo quý, theo nửa năm hoặc một năm. Khi đã xác định trước trong khoảng thời gian này mình cần phải trả nợ những ai, đòi nợ của những khách nào với tổng số tiền là bao nhiêu, kế toán sẽ dễ dàng hơn trong việc xem xét và đánh giá tình hình tài chính của nhà hàng, cũng như cho chủ nhà hàng biết mình đang có bao nhiêu tiền để có thể lên phương án kinh doanh hợp lý.
Ngoài ra, nhờ cách phân loại này mà doanh nghiệp F&B có thể xác định các khách hàng mua hàng công nợ nhưng chưa thanh toán trong thời gian dài, đưa ra hướng giải quyết, tránh để nợ quá hạn.
Kế toán nên chủ động lập biên bản xác nhận công nợ định kỳ của từng khách hàng để báo cáo lên cấp trên. Một số loại báo cáo cần lập bao gồm: Báo cáo tình hình thực hiện các hợp đồng, Bảng tổng hợp công nợ phải thu – phải trả, Bảng theo dõi tình hình các khoản nợ quá hạn, Bảng theo dõi tình hình các khoản nợ vượt hạn mức nợ,…
2.3. Gửi hóa đơn, chứng từ đến cho khách hàng
Gửi hóa đơn cho khách hàng là một yêu cầu bắt buộc để khách hàng nắm được những khoản mình phải trả, cũng như có bằng chứng đối chiếu về sau. Doanh nghiệp cần theo dõi quá trình gửi hóa đơn đến với khách hàng để đảm bảo khách hàng nhận được hoá đơn đúng thời hạn, thanh toán đúng thời hạn, tránh để tình trạng chậm trễ thanh toán do thất lạc không nhận được hóa đơn.
Kế toán công nợ nên chủ động gọi điện thoại, hoặc thông báo bằng email đến khách hàng trước và sau khi gửi hóa đơn. Hoặc như trong thời đại hiện nay, khi thanh toán trực tuyến và thanh toán điện tử ngày một phổ biến thì nhiều nơi đã áp dụng hình thức xuất hóa đơn điện tử để tránh việc vận chuyển làm mất hóa đơn.
Đặc biệt, khi gửi hóa đơn thì kế toán nên đính kèm những câu nhắc nhở mang tính chất quan trọng, cấp bách. Việc nêu ra ngày tháng cụ thể phải trả nợ cũng sẽ giúp khách hàng lưu tâm và thanh toán hóa đơn đúng hạn.
Ví dụ, thay vì “Quý khách hàng vui lòng thanh toán hóa đơn trong vòng 15 ngày tiếp theo”, nhà hàng có thể nhắc nhở bằng cách để là “Hạn chót để Quý khách thanh toán hóa đơn là ngày 1/1, sau ngày này nhà hàng sẽ bắt đầu tính lãi suất công nợ” sẽ mang lại hiệu quả tốt hơn.
2.4. Nhắc nhở thời hạn trả nợ cho khách hàng qua điện thoại
Để đảm bảo khách hàng không bị quên thời hạn thanh toán, kế toán nên liên hệ với khách hàng trước qua email hoặc điện thoại để thông báo về khoản nợ đang cần trả. Việc này nên được tiến hành trước thời hạn thanh toán từ 10 – 15 ngày và lặp lại khi thời hạn đến gần hơn để khách hàng nhớ khoản nợ, cũng như sắp xếp tiền bạc để thanh toán cho doanh nghiệp.
Thông thường, các khách hàng có công nợ với nhà hàng đều là những khách hàng lớn, thân thiết hoặc đã có quan hệ làm ăn lâu năm, vậy nên khi nhắc nhở kế toán cũng nên có phương án phù hợp, không quá gay gắt nhưng vẫn đảm bảo họ hiểu và trả nợ đúng hạn. Lưu ý nên tránh gọi điện cho khách hàng vào những ngày đầu năm, đầu tháng, đầu tuần vì người làm ăn coi trọng những ngày như thế, bị đòi nợ sẽ khiến họ có suy nghĩ sẽ “dông” cả những ngày sau đó.
Khi gọi điện nhắc hạn thanh toán, nên hạn chế gọi điện thoại nhắc nợ đầu giờ, nhưng cũng không nên gọi cho khách hàng cuối giờ làm việc vì lúc đó tâm trạng mệt mỏi, họ sẽ trả lời cho có hoặc nói chuyện cục cằn, bực dọc hơn. Thực tế cho thấy khung giờ để gọi điện thoại nhắc nợ khách hàng hiệu quả nhất là sáng từ 10 giờ đến 11 giờ; chiều từ 2 giờ đến 4 giờ.
2.5. Kế toán công nợ cần có kỹ năng tốt
Để có thể quản lý công nợ một cách chính xác, kế toán nhà hàng cần phải đáp ứng nhiều yêu cầu như: có nghiệp vụ tốt, có tính kỉ luật cao, có sự cẩn thận, luôn ghi chép hoặc nhập liệu đầy đủ, chính xác thông tin. Ngoài ra, kế toán cũng cần phân loại rõ ràng, ghi chú cụ thể về từng đối tượng khách hàng, các khoản phải thu và khoản phải thanh toán để chủ nhà hàng muốn theo dõi có thể dễ dàng nắm được thông tin.
Kế toán nhà hàng cần chủ động yêu cầu khách hàng ký thỏa thuận, trao đổi và đưa ra những quy định về việc thanh toán bắt buộc phải thực hiện đúng hạn, đưa ra những quy định rõ mức phạt phải chịu nếu thanh toán chậm. Ngoài ra, kế toán còn phải cẩn thận khi lưu trữ thông tin tài liệu về mọi giao dịch, liên hệ với khách hàng như email, thư, cuộc gọi,… đòi nợ, đề phòng nếu cần sử dụng cho việc tranh chấp sau này.
Tuy nhiên, trong thời buổi công nghệ phát triển như hiện nay, công việc quản lý công nợ của các kế toán nhà hàng đang dần dễ dàng hơn nhờ vào việc việc sử dụng các phần mềm kế toán nhà hàng. Những phần mềm này đều rất hiện đại, tích hợp nhiều tính năng như quản lý đơn hàng, đồng bộ dữ liệu bán hàng và kế toán,… giúp kế toán nhà hàng có thể giảm tải nhiều công việc không cần thiết mà vẫn hoạt động chính xác.
3. Kết luận
Theo dõi công nợ chặt chẽ, chính xác là một phần không thể thiếu trong nghiệp vụ kế toán nhà hàng. Một quy trình quản lý nợ công hợp lý sẽ giúp các doanh nghiệp kiểm soát, thu hồi nợ tốt từ đó hỗ trợ duy trì sự ổn định và phát triển cho tài chính doanh nghiệp.
