Làm thế nào để quản lý nhân sự hiệu quả luôn là một vấn đề gây đau đầu với những người chủ nhà hàng, chủ quán cà phê. Trong số các cách quản lý nhân sự thì phân loại nhân viên là một phương pháp đã được nhiều quán áp dụng và cho ra kết quả rất tốt. Vậy phân loại nhân viên là gì và cách phân loại nhân viên như thế nào? Hãy cùng iPOS.vn tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

1. Vì sao nên phân loại nhân viên?

Dễ quản lý và vận hành: Khi đã phân loại nhân viên thì các bộ phận quản lý, giám sát, chủ quán hay chủ nhà hàng sẽ có thể quản lý nhân sự hiệu quả hơn theo từng nhóm: dễ quan sát và chỉ đạo, phân công công việc, đặt quy định chung cho nhóm, tổ chức đào tạo hoặc sắp xếp công việc,… Từ đó có thể nắm bắt kịp thời những vấn đề phát sinh trong từng nhóm, biết được nhóm nào đang làm tốt hay không, cũng biết được điểm yếu của nhà hàng nằm ở nhóm nào để sửa đổi và chấn chỉnh, hạn chế việc làm ảnh hưởng đến trải nghiệm ăn uống của khách.

Dễ khen thưởng và phê bình nhân viên: Phân loại từng nhóm nhân viên khác nhau giúp quản lý có thể đặt KPI làm việc khác nhau cho từng nhóm. Dựa trên kết quả cuối cùng, chủ quán, chủ nhà hàng có thể biết nhóm nào đang cố gắng, làm được việc để cân nhắc đào tạo tiếp, đề bạt khen thưởng, tăng lương hay thăng chức, phát triển thêm. Ngược lại, những nhóm làm chưa tốt cũng sẽ có hình thức phê bình hoặc phạt riêng.

Có những hình thức phân loại nhân viên như:

• Phân loại theo cấp bậc: cấp quản lý, cấp trưởng/phó bộ phận, nhân viên bình thường,…
• Phân loại theo bộ phận: bộ phận thu ngân, bộ phận hành chính – kế toán, bộ phận bar – bếp, bộ phận phục vụ,…
• Phân loại theo hình thức làm việc: nhân viên chính thức đã ký hợp đồng, nhân viên full-time, nhân viên part-time, nhân viên làm thời vụ theo dịp,…
• Phân loại theo thâm niên làm việc: nhân viên thử việc, thực tập sinh, nhân viên lâu năm,…

2. Phân loại nhân viên nhà hàng

2.1. Các vị trí nên thuê dài hạn

Quản lý, giám sát: Trong một nhà hàng hay một quán cà phê, nhất là trong các thương hiệu dạng chuỗi có nhiều cơ sở thì mỗi cơ sở sẽ cần một người quản lý, cửa hàng trưởng hoặc giám sát để thay mặt chủ thương hiệu bao quát hoạt động của cơ sở đó. Vai trò của quản lý rất quan trọng, họ sẽ phải chịu trách nhiệm đảm bảo nhà hàng, quán cà phê vẫn hoạt động bình thường, đúng quy trình vận hành đã đặt ra từ trước, kiểm soát vấn đề chi tiêu trong ngày và quản lý nhân sự ở cơ sở đó. Quản lý còn được coi là “cánh tay phải” của chủ nhà hàng hay chủ quán, có thể thay mặt chủ quán quyết định những vấn đề phát sinh khi chủ quán không có mặt.

Bởi vì tính chất công việc rất phức tạp, đảm nhiệm quản lý nhiều bộ phận khác nhau nên quản lý thường là người phải có nhiều năm kinh nghiệm làm việc, am hiểu về lĩnh vực F&B nói chung và mô hình kinh doanh của thương hiệu nói riêng. Để tuyển được một quản lý “cứng” đã khó, sau khi tuyển thì việc training đào tạo một quản lý cũng tốn rất nhiều thời gian, vì vậy nếu thương hiệu có ý định thay thế vị trí quản lý cửa hàng thì đây sẽ ảnh hưởng đến việc hoạt động bình thường.  

Đầu bếp trưởng, đầu bếp chính: Nếu vị quản lý là người giữ vai trò đảm bảo hoạt động bình thường mỗi ngày cho quán thì bếp trưởng, bếp chính đóng vai trò là người tạo ra “linh hồn” cho quán. Bếp trưởng không chỉ là người chịu trách nhiệm chính về việc chế biến món ăn, đảm bảo khách hàng được thưởng thức những sản phẩm thơm ngon xứng với giá tiền thì họ còn cần điều phối hoạt động của các phụ bếp, bếp phó,… Ngoài ra bếp trưởng còn cùng kế toán nhà hàng, kế toán kho lên kế hoạch mua sắm, dự trù nguyên vật liệu cần thiết theo định kỳ. 

Có thể coi bếp trưởng là người tạo ra thương hiệu cho nhà hàng, họ chế biến những món ăn mang hương vị đặc trưng riêng biệt của nhà hàng mà không ở đâu khác có, thậm chí còn sáng tạo thêm những món ăn mới. Mỗi đầu bếp lại có một phong cách nấu nướng riêng, vì thế các nhà hàng rất hạn chế thay đổi bếp trưởng bởi thay đổi cũng có nghĩa là sẽ thay đổi hoàn toàn hương vị của các món ăn. Muốn tuyển dụng được một bếp trưởng giàu kinh nghiệm lại phù hợp với nhà hàng rất khó, để giữ chân nhân sự thì các nhà hàng nên có chế độ lương thưởng tương xứng với năng lực của họ. 

Bartender, barista: Tương tự như vị trí bếp trưởng với các nhà hàng thì vị trí bartender, barista trong các quán cà phê, trà sữa, quán bar cũng quan trọng như vậy. Ở nhiều quán, khách hàng sẽ ngồi xung quanh quầy bar và giao tiếp ngay với bartender, barista trong lúc họ pha chế, vì thế bartender và barista không chỉ cần kỹ năng nghề nghiệp, kiến thức về đồ uống mà còn cần cả kỹ năng giao tiếp, nắm bắt tâm lý khách hàng. Đây là điều mà chỉ có các bartender, barista đã có kinh nghiệm mới thấu hiểu được.

Kế toán: Không phải bất kỳ quán cà phê hay nhà hàng nào cũng có vị trí kế toán, nhưng đây là một vị trí quan trọng, nắm giữ các vấn đề về tiền bạc, tài chính, quản lý thu chi trong quán. Kế toán sẽ là người đồng hành với chủ quán và cũng là người biết rõ nhất hiện tại tình hình tài chính của quán như thế nào để tư vấn cho chủ quán định hướng kinh doanh trong tương lai. Do đó, chủ quán nên tuyển một kế toán “cứng tay”, có thể làm việc lâu dài với mình. 

Xem thêm: Tiền vốn nhà hàng – bao nhiêu cho đủ?

2.2. Các vị trí nên thuê ngắn hạn

Nhân viên phục vụ: Tuy là bộ phận đông đảo và rất cần thiết trong các nhà hàng hoặc quán cà phê, nhưng nhân viên phục vụ cũng là bộ phận mà tốc độ thay đổi nhân sự rất nhanh chóng. Công việc phục vụ thường không đòi hỏi quá nhiều kỹ năng, có thể đào tạo trong thời gian ngắn và không cố định số lượng người, vào những dịp như lễ, Tết thì quán sẽ cần bổ sung thêm nhân viên thời vụ. Ngược lại, vào những thời điểm ít khách thì quán có thể cắt bớt nhân sự vị trí này mà không sợ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh chung.

Hiện nay, hầu hết nhân viên phục vụ trong các quán đều là nhân viên part-time, là các bạn sinh viên còn đang đi học hoặc người mới ra trường đang làm “tạm” để chờ công việc chỗ khác. Đặc trưng của nhóm lao động này là sự đào thải nhanh, tốc độ thay người cũng nhanh và khó gắn bó lâu với một quán. Nếu muốn tiết kiệm chi phí nhân sự, các chủ quán có thể thuê nhân viên làm theo ca, trả lương theo giờ thay vì theo ngày,…

Nhân viên thu ngân, lễ tân, tạp vụ: Tương tự như nhân viên phục vụ, đây cũng là bộ phận có tốc độ thay người khá nhanh, không mất quá nhiều thời gian đào tạo để có thể bắt tay vào làm việc. Với những vị trí này, quán cũng không cần thuê nhân viên làm lâu dài, có thể linh động thay đổi người nếu nhân viên đó không còn phù hợp nữa. 

Tuy nhiên, dù chỉ là tuyển nhân viên thời vụ hay nhân viên theo ca thì quán cũng nên chú ý đến vấn đề training kỹ năng làm việc cho họ. Những nhân viên này tuy đảm nhận vai trò không quá lớn trong bộ máy vận hành nhưng cũng là những mắt xích quan trọng ảnh hưởng đến trải nghiệm tổng thể khi đến quán của khách. Nếu họ làm không tốt thì cũng sẽ làm trải nghiệm của khách hàng không được hoàn hảo.

Xem thêm: Xây dựng KPI nhà hàng: Việc cần thiết mà các chủ nhà hàng không thể bỏ qua

3. Kết luận

Mỗi vị trí trong nhà hàng hay quán cà phê sẽ có vai trò và nhiệm vụ riêng nhưng tất cả đều cần cố gắng để làm hài lòng khách hàng. Nếu muốn phân loại nhân viên để quản lý nhân sự hiệu quả, các chủ quán, chủ nhà hàng hãy xác định mức độ quan trọng và đóng góp của từng vị trí trong bộ máy vận hành nhà hàng để có kế hoạch quản lý phù hợp nhé.