Các nhà hàng mới thành lập luôn phải đương đầu với nhiều khó khăn, một trong số đó là giữ được sự ổn định về mặt tài chính để hòa vốn và bắt đầu kinh doanh có lãi. Tuy nhiên, có nhiều “cạm bẫy” tiềm ẩn liên quan tới tài chính mà các chủ nhà hàng mới mở cần lưu ý, tránh rơi vào cảnh thua lỗ liên tục.
Phần lớn các nhà hàng hoạt động không hiệu quả là kết quả của việc quản lý tài chính kém, mà nguyên nhân xuất phát chủ yếu từ việc định hướng quy trình vận hành của chủ nhà hàng hoặc bộ phận lãnh đạo chưa đúng đắn. Trên thực tế, có nhiều các chủ nhà hàng sở hữu tài năng hoặc niềm đam mê đặc biệt trong việc bếp núc nhưng lại không quá am hiểu về công tác tài chính – kế toán, do đó rất dễ khiến nhà hàng của họ gặp phải những sai lầm tài chính nguy hiểm.
Hãy cùng iPOS.vn tìm hiểu qua về một số những rủi ro tài chính mà các nhà hàng mới thành lập phải cẩn thận để không mắc nhé!
Nội dung [hiển thị]
1. Không phân tích chính xác về tình hình thị trường và đối thủ
Thị trường F&B đang ngày càng nở rộ và cạnh tranh gay gắt, điều này đòi hỏi các chủ nhà hàng phải có cái nhìn sâu sắc về toàn cảnh thị trường, cũng như hoạt động của các đối thủ cạnh tranh và đối tác sát sao nhất. Việc căn cứ vào tình hình thị trường và khảo giá từ các nhà cung cấp và đơn vị vận chuyển có thể giúp các chủ nhà hàng đưa ra cho mình một bản dự toán chi phí cụ thể nhất, lựa chọn được dịch vụ vừa chất lượng vừa tiết kiệm mà không phung phí vào những chỗ được quảng cáo thổi phồng hoặc “mối quen”.
Có nhiều nhà hàng không hề để tâm tới việc tìm hiểu giá bán của các đối thủ xung quanh trước khi quyết định giá sản phẩm của mình. Việc này sẽ khiến nhà hàng định giá sản phẩm quá cao hoặc quá thấp so với mức sàn, khiến cho ấn tượng của khách hàng tới nhà hàng không tốt: giá quá cao sẽ bị chê đắt, giá quá thấp sẽ bị cho là phá giá thị trường.
2. Không đối chiếu tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng của nhà hàng
Sai sót về dòng tiền là một vấn đề lớn có thể ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động kinh doanh của nhà hàng. Nếu không điều chỉnh kịp thời, những sai sót nhỏ nhặt cũng có thể dẫn đến một số vấn đề như chi phí tăng cao, dòng tiền thể hiện không chính xác và các khoản lỗ không được phát hiện.
Tuy nhiên, nhiều nhà hàng chưa thực hiện đối chiếu tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng định kỳ vì chưa biết tầm quan trọng của hoạt động này trong việc kiểm soát dòng tiền.
Đối chiếu tài khoản ngân hàng giúp kế toán nhà hàng theo dõi chi phí và tính toán chính xác dòng tiền. Nếu tài khoản ngân hàng không được kiểm tra định kỳ, chi phí sẽ không được kiểm soát khiến dòng tiền của nhà hàng thất thoát, từ đó dẫn đến tăng nợ và các tài khoản ngân hàng bị thấu chi.
Bên cạnh đó, đối chiếu tài khoản ngân hàng còn là cơ hội hoàn hảo để phát hiện ra các khoản lỗ lãi không minh bạch do sai sót dữ liệu hoặc nhân viên gian lận.
Xem thêm: Thách thức cho kế toán viên mới bước chân vào ngành F&B
3. Lẫn lộn giữa kế toán tiền mặt và kế toán dồn tích
Với các nhà hàng ngày nay, hình thức thanh toán bằng cả tiền mặt và không dùng tiền mặt đều rất phổ biến, do đó nhà hàng cần phân biệt thật rõ giữa 2 khoản: kế toán tiền mặt và kế toán dồn tích. Kế toán tiền mặt ghi lại các khoản chi phí và thu nhập ngay khi giao dịch tiền mặt phát sinh, trong khi đó kế toán dồn tích lại là các bút toán được ghi vào sổ sách nhưng không dựa vào thời điểm thu – chi thực tế.
Nhiều nhà hàng khi mới mở để tiết kiệm chi phí thường không thuê kế toán viên chuyên nghiệp mà thực hiện kiêm nhiệm, hoặc chủ nhà hàng và người quen đảm nhiệm vị trí kế toán. Điều này dẫn đến việc họ không có hiểu biết cặn kẽ về sự khác nhau giữa kế toán tiền mặt và kế toán dồn tích, khiến cho doanh thu của nhà hàng lúc thì bị “thổi phồng”, lúc lại bị suy giảm.
Thông thường, đối với ngành nhà hàng, kế toán dồn tích là lựa chọn tốt hơn vì ngoài hoạt động kinh doanh ra còn gắn với việc quản lý hàng tồn kho. Ngoài ra, kỹ thuật kế toán dồn tích sẽ giúp các chủ nhà hàng có cái nhìn toàn cảnh và sâu sắc hơn về tình hình tài chính cũng như kịch bản lãi – lỗ của nhà hàng..
4. Tính toán sai chi phí hàng tồn kho
Hệ thống kho lưu trữ nguyên vật liệu luôn là một bộ phận cực kì quan trọng, ảnh hưởng đến tất cả các hoạt động của nhà hàng. Tuy nhiên, đối với những nhà hàng mới mở, họ thường chưa có nhiều kinh nghiệm trong quản lý kho khép kín chuyên nghiệp và gặp phải một số vấn đề như: tồn kho quá mức, thiếu báo cáo giải trình hàng tồn kho, quy trình xuất – nhập hàng sai sót, chưa kiểm kê định kỳ,…
Tính toán chi phí hàng tồn kho sát sao là điều kiện cần để đảm bảo kế hoạch chi tiêu của nhà hàng không bị tăng quá mức. Dự đoán số lượng hàng thừa – thiếu cụ thể, cập nhật giá nhập theo từng ngày từ nhà cung cấp, lên phương án bảo quản hợp lý,… sẽ giúp nhà hàng cắt giảm được những khoản thất thoát tài chính không đáng có từ việc chênh lệch chi phí thực phẩm dự định và thực tế.
5. Không lưu trữ và phân tích các dữ liệu kế toán – tài chính
Trong giai đoạn mới mở cửa, nhiều nhà hàng chỉ chú ý đến vấn đề xây dựng sản phẩm – thương hiệu, truyền thông, thu hút khách hàng,… mà tạm thời quên đi những vấn đề mắt xích cũng quan trọng không kém như kế toán – tài chính. Do đó, các dữ liệu tài chính quan trọng bị quên sao lưu hoặc thiếu sót, chưa đồng bộ dữ liệu bán hàng và dữ liệu kế toán,… dẫn tới việc nhà hàng không kiểm soát được dòng tiền, doanh thu đầu vào cao nhưng lãi không cao.
Trên thực tế, mọi khía cạnh hoạt động của nhà hàng đều có thể được theo dõi thông qua dữ liệu: từ giá cả thực phẩm, báo cáo bán hàng, chi phí lương từng ngày, chi phí phát sinh,… Tuy nhiên, việc không hiểu và phân tích được những con số quan trọng này khiến chủ nhà hàng không phát hiện ra vấn đề thiếu sót của nhà hàng mình nằm ở đâu hay phải cải thiện như thế nào, lâu dần dẫn tới chất lượng nhà hàng cũng xuống cấp.
Bí quyết để duy trì một nhà hàng thành công nằm ở việc chủ nhà hàng và bộ phận kế toán phải luôn cập nhật chi tiết nhất về chi phí, dòng tiền và doanh thu. Dựa trên những dữ liệu sẵn có như chi phí dự tính, doanh thu cần thiết và dự đoán tỷ suất lợi nhuận, nhà hàng có thể thiết lập ngân sách hoạt động phù hợp để giữ cho lợi nhuận của nhà hàng ổn định.
6. Kết luận
Thành lập một nhà hàng đã rất khó, nhưng để duy trì hoạt động của nó và kinh doanh có lãi lại là một thách thức khác cho các chủ nhà hàng. Bên cạnh việc tự học thêm các kiến thức kế toán, các chủ nhà hàng có thể cân nhắc về việc tuyển dụng một kế toán nhà hàng chuyên nghiệp hoặc thuê kế toán dịch vụ để đảm bảo hoạt động tài chính của nhà hàng mình diễn ra suôn sẻ.
Hãy tham khảo ngay các phần mềm sau để việc thành lập nhà hàng trở nên trơn tru hơn cho bạn nhé!
Phần mềm kế toán iPOS Accounting
Top 5 phần mềm quản lý nhà hàng được ưa chuộng nhất hiện nay
