Kế toán nhà hàng là một công việc không hề đơn giản đối với bất kỳ nhà hàng nào, dù quy mô lớn hay nhỏ, thành lập lâu năm hay mới đi vào hoạt động. Có thể nói, việc lựa chọn được đúng phương pháp kế toán thích hợp sẽ giúp các chủ nhà hàng đánh giá được chính xác hơn tình hình tài chính của nhà hàng mình.
Ngành dịch vụ ăn uống là một trong những mảng cực kỳ phức tạp đối với bất kỳ kế toán nhà hàng nào. Khối lượng công việc một ngày của kế toán nhà hàng rất lớn, số lượng báo cáo thống kê nhiều, phải nắm rõ kiến thức và đặc thù riêng của ngành F&B. Ngoài ra quy trình thu – chi, xuất – nhập hàng trong nhà hàng có nhiều điểm phức tạp so với mảng kế toán sản xuất hay kế toán dịch vụ.
Đặc biệt, với các nhà hàng nhỏ không có bộ phận kế toán chuyên trách thì lại càng khó khăn hơn khi phải quản lý đồng thời nhiều khía cạnh trong tài chính nhà hàng: doanh thu, lỗ lãi, quản lý kho,… Doanh nghiệp F&B quy mô nhỏ cũng cần xem xét các yếu tố khác nhau như chi phí lao động và giá vốn hàng bán (COGS) trong hoạt động của mình.
Do lượng công việc như vậy, phương pháp kế toán mà các nhà hàng nhỏ sử dụng cũng khác nhau. Hãy cùng iPOS.vn tìm hiểu về hai phương pháp kế toán chính thường được các nhà hàng nhỏ sử dụng trong bài viết dưới đây nhé.
1. Phương pháp kế toán tiền mặt
1.1. Phương pháp kế toán tiền mặt là gì?
Phương pháp kế toán tiền mặt (hay còn được gọi là Cash Accounting) dựa trên các giao dịch tiền mặt.. Phương pháp này cho phép doanh nghiệp ghi nhận thu nhập được tạo ra tại thời điểm nhận tiền mặt từ việc bán hàng và tiền mặt được thanh toán cho các chi phí.
Theo định nghĩa này, các giao dịch và hoạt động của nhà hàng sẽ được ghi lại khi và chỉ khi nào tiền mặt được trao đổi. Phương pháp này thường thấy trong các nhà hàng có quy mô rất nhỏ hoặc quán ăn bình dân. Khách đến đây sẽ trả bằng tiền mặt, nhà hàng nhận được thanh toán bằng tiền mặt ngay lập tức khi khách hàng được phục vụ đồ ăn, thức uống hoặc các dịch vụ khác.
1.2. Ưu điểm của phương pháp kế toán tiền mặt
Phương pháp kế toán tiền mặt nhìn chung khá đơn giản và dễ hiểu, dễ áp dụng đối với cả những người không hiểu biết quá sâu về nghiệp vụ kế toán nhà hàng. Công việc của kế toán nhà hàng khi ấy cũng không quá nặng nề vì tất cả các giao dịch đều sẽ được được ghi lại thời điểm tiền vào hoặc ra trực tiếp khỏi nhà hàng.
Phương pháp kế toán tiền mặt sẽ là lựa chọn hợp lý đối với những nhà hàng có quy mô rất nhỏ, quán ăn bình dân theo cả hình thức trả trước và trả sau vì nó phù hợp với mô hình kinh doanh nhà hàng. Khách hàng trả tiền cho đồ ăn, thức uống và dịch vụ ngay lập tức khi chúng được đưa ra, như vậy tức là họ không nợ nhà hàng bất kỳ khoản tiền nào sau khi phục vụ.
Trong các lĩnh vực khác không phổ biến việc thanh toán hoàn tất ngay sau khi ăn hoặc sử dụng dịch vụ nhưng trong ngành F&B. Dễ thấy nhất như ngành xây dựng, tiền công sẽ được thanh toán trả cho đơn vị xây dựng hoặc nhà cung ứng sau khi nghiệm thu công trình một thời gian, hoặc thậm chí là trả góp.
Sử dụng phương pháp kế toán tiền mặt còn đồng nghĩa với việc các nhà hàng thường không có bất kỳ số dư tài khoản phải thu nào, dễ dàng ghi lại các khoản thanh toán và doanh thu khi chúng xảy ra; đồng thời hạn chế sai sót khi phải đối chiếu tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng của nhà hàng với số dư thực.
1.3. Phương pháp kế toán tiền mặt có phải là phương pháp lý tưởng nhất cho các nhà hàng nhỏ?
Phương pháp kế toán tiền mặt cho đến nay là cách tiếp cận dễ dàng và đơn giản nhất đối với kế toán nhà hàng. Tuy nhiên khi về lâu về dài, nó lại bộc lộ những điểm yếu và khiến cho chủ nhà hàng đánh giá không chính xác toàn diện về tình hình tài chính của nhà hàng.
Thứ nhất, ban đầu nhiều chủ nhà hàng sẽ thấy phương pháp này có vẻ trực quan và thuận tiện vì nó giúp ghi lại số tiền nhà hàng thu được với mỗi lượt khách. Tuy nhiên, với những chủ nhà hàng không quá am hiểu về nghiệp vụ kế toán, phương pháp này sẽ khiến họ tưởng nhầm rằng nhà hàng có vẻ có lãi hơn thực tế bằng cách ghi nhận thu nhập trước khi trừ đi chi phí.
Hạn chế lớn của phương pháp này là nó không nhận ra các khoản thanh toán bị chậm trễ từ các kế hoạch thanh toán. Ví dụ, kế toán nhà hàng sẽ chỉ ghi lại một giao dịch sau khi các khoản thanh toán đã được thực hiện cho việc giao hàng và không có bất kỳ khoản thanh toán nào đang chờ xử lý.
Tuy nhiên, hầu hết các nhà hàng hoạt động dựa trên các khoản thanh toán tích lũy, trong khi đó các nhà cung cấp cho phép họ thanh toán hàng tuần hoặc hàng tháng sau khi giao hàng. Điều này làm cho việc hạch toán không chính xác vì các khoản chi phí không được ghi nhận có thể sẽ rất lớn, dẫn đến sai số trong báo cáo cuối cùng.
Nhìn chung, phương pháp kế toán tiền mặt không thể áp dụng được với các doanh nghiệp F&B lớn, nhà hàng có quy mô lớn hơn. Nếu chủ nhà hàng điều hành một nhà hàng lớn hoặc doanh nghiệp F&B có mức tồn kho lớn, phương pháp này sẽ không đánh giá đúng tình hình tài chính thực sự của doanh nghiệp.
Xem thêm: Nắm vững 5 điều cơ bản về kế toán để giúp nhà hàng hoạt động tốt
2. Phương pháp kế toán dồn tích
2.1. Phương pháp kế toán dồn tích là gì?
Phương pháp kế toán dồn tích (hay còn gọi là Accrual Accouting) khác với phương pháp tiền mặt ở chỗ nó ghi nhận khi các giao dịch xảy ra chứ không phải là khi tiền mặt được trao đổi. Điều này có nghĩa là các chi phí và doanh thu được ghi nhận tại thời điểm giao dịch mà không tính đến thời điểm thanh toán hoặc nhận tiền mặt.
Theo phương pháp này, giá vốn hàng bán (COGS) được ghi nhận tại thời điểm khi hàng tồn kho của nhà hàng được sử dụng, không phải khi nhà cung cấp được thanh toán.
Tổng quan lại, phương pháp kế toán dồn tích cho phép người chủ nhà hàng và kế toán xem xét chính xác hơn về tình hình tài chính của nhà hàng. Chủ nhà hàng và người quản lý có thể có một bản tóm tắt tài chính rõ ràng về cách thu nhập so với chi phí tại bất kỳ thời điểm nào.
2.2. Tại sao các nhà hàng nên lựa chọn sử dụng phương pháp kế toán dồn tích?
Phương pháp kế toán dồn tích sẽ ghi lại các khoản phải thu và các khoản phải trả. Điều này có nghĩa là nó vẽ ra một bức tranh chính xác hơn về khả năng sinh lời của nhà hàng. Hơn nữa, điều này sẽ có lợi hơn với các doanh nghiệp hoặc nhà hàng lớn có nợ dài hạn khi mà các giao dịch phát sinh hầu như đều không phải được thanh toán ngay lúc đó.
Có thể nhiều chủ nhà hàng sẽ cảm thấy phương pháp kế toán dồn tích khó tiếp cận và tìm hiểu hơn phương pháp kế toán tiền mặt, nhưng nhìn chung đây là phương pháp kế toán lý tưởng nhất cho nhà hàng để nhìn nhận chính xác và phù hợp hơn về hoạt động tài chính. Phương pháp này sẽ tính toán các khoản thu nhập từ nhà hàng theo thời gian bằng cách hạch toán tất cả các chi phí và doanh thu khi chúng được tạo ra. Điều này hoàn toàn khác với phương thức tiền mặt ghi lại các giao dịch không liên tục khi thanh toán được thực hiện.
Ngoài việc cung cấp một cái nhìn rõ ràng, toàn diện nhất về tình hình tài chính của nhà hàng, phương pháp này còn có thể giúp chủ nhà hàng có thể lên những bản dự trù kinh phí chính xác, sát sao hơn. Điều này sẽ giúp ích rất nhiều cho những nhà hàng, doanh nghiệp F&B có số lượng hàng tồn kho lớn.
2.3. Mặt trái của phương pháp kế toán dồn tích
Phương pháp kế toán dồn tích sẽ khiến những người chưa có nhiều hiểu biết về nghiệp vụ kế toán cảm thấy phức tạp, rối rắm, đặc biệt là khi lập báo cáo tài chính. Họ không có khả năng hoặc không phân định được rõ số tiền thực tế nhà hàng đang có trong bức tranh tài chính tổng quát.
Ví dụ, chủ nhà hàng nhìn vào những con số thống kê bằng phương pháp này có thể nhầm tưởng rằng nhà hàng đang có lợi nhuận rất cao trong một khoảng thời gian cụ thể. Trong khi trên thực tế, nhà hàng đang hoạt động trên các tài khoản ngân hàng trống rỗng vì chưa hề nhận được tiền (nhưng đã ghi nhận tiền khi các giao dịch phát sinh). Nếu không theo dõi cẩn thận dòng tiền kinh doanh của nhà hàng, phương pháp kế toán dồn tích có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng tiềm tàng cho nhà hàng.
Xem thêm: Những “vũng lầy” tài chính mà nhà hàng mới mở phải cẩn thận
3. Kết luận
Cả hai phương pháp kế toán dồn tích và tiền mặt đều thích hợp cho các nhà hàng sử dụng. Tuy nhiên, việc lựa chọn phương pháp nào để sử dụng sẽ phụ thuộc vào lựa chọn của kế toán nhà hàng và quy mô cũng như phương thức hoạt động của nhà hàng.
Bạn hãy tham khảo ngay một số phần mềm sau để công việc kế toán trở nên trơn tru, dễ dàng hơn bao giờ hết nhé!
