Nhân sự làm việc trong ngành F&B thường phải chịu cường độ và áp lực công việc khá cao, ảnh hưởng nhiều đến sức khỏe tinh thần và đời sống cá nhân. Vì vậy, việc xếp lịch làm việc nhân viên nhà hàng, quán cafe làm sao để vừa đạt hiệu quả trong công việc, vừa giúp đội ngũ nhân sự thoải mái và có trạng thái làm việc tốt nhất luôn là băn khoăn của không ít chủ kinh doanh. Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể tham khảo cách áp dụng nguyên tắc 9/80 trong việc xếp lịch làm việc nhân viên nhà hàng, quán cafe trong bài viết dưới đây.
Nội dung [hiển thị]
1. Xếp lịch làm việc nhân viên nhà hàng, quán cafe theo nguyên tắc 9/80 là gì?
Không giống như lịch làm việc truyền thống tiêu chuẩn, hình thức làm việc 9/80 sẽ có sự thay đổi trong cách sắp xếp thời gian. Cụ thể, trong khoảng thời gian hai tuần, nhân viên sẽ làm việc một ngày tám giờ, tám ngày chín giờ và được nghỉ thêm một ngày. Với lịch làm việc này, nhân viên sẽ có số ngày nghỉ nhiều hơn, nhưng vẫn làm đủ 80 giờ yêu cầu trong chín ngày, thay vì mười ngày như tiêu chuẩn, cũng là lý do vì sao nguyên tắc này được gọi là “9/80”.
Điều này có nghĩa là vào tuần đầu tiên, nhân viên sẽ làm việc 44 giờ. Số giờ làm thêm trong tuần đầu tiên sẽ được chuyển sang tuần thứ hai. Do đó, lịch làm việc 9/80 có nhân viên làm việc 80 giờ trong 9 ngày thay vì làm việc theo lịch làm việc bình thường. Kết quả là mỗi tuần được nghỉ thêm một ngày. Nhìn chung, nhân viên vẫn làm việc được 80 giờ 2 tuần một lần nhưng sẽ được nghỉ thêm 1 ngày.
Cách tiếp cận này có phần tương tự như lịch làm việc 4/10, tức nhân viên sẽ làm việc theo ca mười giờ/ ngày trong bốn ngày, số giờ còn thiếu của ngày làm việc cuối sẽ được phân bổ đều cho bốn ngày còn lại để nhân viên có thể nghỉ thêm một ngày. Tuy nhiên, khác với lịch trình 4/10 được phân bổ trong một tuần, thì 9/80 lại được áp dụng trong khoảng thời gian hai tuần, như vậy mỗi ngày làm việc của nhân viên chỉ phải tăng thêm một giờ thay vì như phải tăng thêm hai giờ.
Cách xếp lịch làm việc nhân viên nhà hàng, quán cafe như vậy cho phép mỗi người có nhiều ngày nghỉ hơn để đảm bảo đời sống cá nhân, duy trì được sức khỏe và tinh thần tốt nhất khi vào ca làm việc. Tất nhiên rằng mỗi cơ sở kinh doanh đều sẽ có nhu cầu nhân sự riêng, thêm vào đó việc nghỉ liên tiếp ba ngày trong môi trường nhà hàng cũng là điều khó áp dụng. Do vậy, bạn cần cân nhắc áp dụng nguyên tắc 9/80 sao cho phù hợp với nhu cầu nhân lực trong nhà hàng, quán cafe của mình cũng như mong muốn cá nhân của đội ngũ nhân viên.
Ví dụ, lịch làm việc của một nhân viên trong nhà hàng A với hình thức 9/80 như sau:
Tuần đầu tiên
Thứ 2: 9h sáng đến 7h tối (nghỉ trưa 1 giờ)
Thứ 3: 9h sáng – 7h tối
Thứ 4: 6h sáng – 4h chiều
Thứ 5: 6h sáng – 4h chiều
Thứ 6: 9h sáng – 7h tối
Thứ 7: Nghỉ
Chủ nhật: Nghỉ
Tuần thứ hai
Thứ 2: 9h sáng – 7h tối (nghỉ trưa 1 giờ)
Thứ 3: 9h sáng – 7h tối
Thứ 4: 6h sáng – 4h chiều
Thứ 5: 6h sáng – 4h chiều
Thứ 6: Nghỉ
Thứ 7: Nghỉ
Chủ nhật: Nghỉ
Vì nhân viên A đã hoàn thành thêm 4 giờ trong tuần đầu tiên của mình nên những giờ đó sẽ chuyển sang tuần thứ hai. Đến cuối ngày thứ năm của tuần thứ hai, nhân viên này đã đạt được tổng cộng 80 giờ. Do đó, nhân viên A sẽ được nghỉ thêm thứ 6 của tuần thứ hai.
2. Ưu và nhược điểm khi xếp lịch làm việc nhân viên nhà hàng, quán cafe theo nguyên tắc 9/80?
2.1. Ưu điểm
Hiện nay, cách xếp lịch làm việc nhân viên theo nguyên tắc 9/80 được áp dụng ở khá nhiều nhà hàng, quán cafe bởi phương pháp này mang lại nhiều lợi ích như:
Tăng số giờ làm việc hợp lý, không khiến nhân viên mệt mỏi
Đặc điểm của nguyên tắc 9/80 chính là giảm ngày vào ca nhưng tăng số giờ làm việc. Tuy nhiên, so với nguyên tắc 4/10 sẽ khiến nhân viên phải tăng thêm hai giờ vào mỗi ca làm việc để đảm bảo làm đủ 40 giờ mỗi tuần, thì nguyên 9/80 sẽ chỉ tăng thêm một giờ vào mỗi ca làm việc. Cách xếp lịch làm việc như vậy đảm bảo vẫn làm đủ 80 giờ trong hai tuần nhưng không khiến nhân viên cảm thấy bị áp lực hay quá mệt mỏi vì ca làm kéo dài.
Nhân viên có thêm ngày nghỉ để cân bằng công việc với cuộc sống
Với lịch làm việc được sắp xếp theo nguyên tắc 9/80 sẽ tạo cho nhân viên cơ hội cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân của mình. Nhờ đó, mỗi cá nhân sẽ có được nhiều ngày nghỉ hơn để thư giãn, du lịch, cũng như dành thời gian cho gia đình, bạn bè và bản thân. Khi cuộc sống cá nhân được cải thiện, tinh thần và năng suất làm việc của nhân viên cũng theo đó được nâng cao hơn. Nhân viên sẽ có thái độ hứng khởi, vui vẻ và phục vụ khách hàng
Sắp xếp thời gian trong tuần dễ dàng, linh hoạt hơn
So với lịch làm việc truyền thống, việc sắp xếp ngày nghỉ cho nhân viên có thể sẽ gặp nhiều trở ngại trong vấn đề nhân lực, chẳng hạn như thiếu nhân sự đảm bảo công việc vào những ngày nghỉ này. Giờ đây, với việc có thêm ngày nghỉ, nhà hàng hay quán cafe sẽ dễ bố trí nhân viên hơn, dàn trải nhân viên được nghỉ đủ số ngày cho phép mà vẫn đảm bảo đủ nhân lực cho một ngày hoạt động của cơ sở kinh doanh. Thêm vào đó, khi có thêm ngày nghỉ cũng sẽ mang đến cho nhân viên sự thoải mái và được chủ động hơn trong thời gian cá nhân của mình.
Tiết kiệm chi phí và thời gian đi lại cho nhân viên
Tuy chỉ có thêm một ngày nghỉ nhưng về lâu dài sẽ tạo ra nhiều tác động tích cực rõ rệt, đặc biệt là với những nhân viên sống xa vị trí nhà hàng, quán cafe. Họ có thể tiết kiệm được rất nhiều chi phí đi lại, bao gồm tiền xăng xe tự túc, các phương tiện công cộng và phí bảo trì, đồng thời còn tiết kiệm thời gian di chuyển, giảm thiểu căng thẳng cũng như mệt mỏi do tình hình giao thông mỗi ngày. Vì những lợi ích đó, rất nhiều nhân viên ưa chuộng và đánh giá cao cách thức xếp lịch theo nguyên tắc 9/80.
Không phải trả lương làm thêm giờ
Về cơ bản, 9/80 sẽ yêu cầu nhân viên phải làm thêm giờ so với ca làm bình thường, thế nhưng điều đó không có nghĩa là bạn phải trả lương làm thêm giờ cho nhân viên. Theo bộ Lao động thời gian làm việc tối đa không quá 10 giờ/ ngày và 48 giờ/ tuần. Do vậy mà phía nhà hàng với tư cách là người sử dụng lao động, bạn có thể ấn định tuần làm việc của nhân viên bắt đầu vào bất kỳ ngày nào hoặc giờ nào miễn là trong điều kiện số giờ làm việc cho phép và không phải trả lương làm thêm giờ.
2.2. Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm trên, hình thức làm việc 9/80 cũng vẫn tồn tại một số điểm hạn chế như:
Không phù hợp với tất cả mọi người
Đối với những nhân viên không có sức khỏe hay tinh thần tốt, thường phải “vật lộn” với ca làm việc 8 tiếng/ngày thì chắc chắn sẽ khó chịu được việc phải tăng thêm 1 tiếng/ngày, tức là 9 tiếng/ngày. Một số nhân viên có thể cảm thấy cạn kiệt năng lượng, chán nản và mất động lực làm việc. Điều này sẽ gây ảnh hưởng lớn đến năng suất, hiệu quả của công việc. Hơn nữa, với những người có gia đình thì mong muốn được về nhà sớm hơn thì cũng thấy hình thức này không phù hợp.
Gặp khó khăn trong việc làm bảng lương
Dù không phải vấn đề quá lớn đối với những nhà hàng, quán cafe có bộ phận nhân sự, kế toán chuyên trách làm bảng lương, nhưng với những cơ sở kinh doanh mà chủ quán phải tự tính lương thì cách xếp lịch theo nguyên tắc 9/80 khá mất thời gian. Vì số giờ làm việc không khớp nhau theo từng tuần, tuần hiển thị 44 giờ, tuần hiển thị 36 giờ,… sẽ khiến họ có thể bị nhầm lẫn trong quá trình thống kê và tính toán.
Các hạn chế về quản lý nhân sự
Khi áp dụng cách xếp lịch làm việc nhân viên nhà hàng, quán cafe theo nguyên tắc 9/80, ngay cả khi các ngày nghỉ được xen kẽ nhau, công ty vẫn khó mà sắp xếp, đáp ứng được yêu cầu của toàn bộ nhân viên. Ví dụ như 1 nửa nhân viên nghỉ thứ 6, nửa còn lại nghỉ thứ 2. Vậy sẽ ra sao nếu cả 2 đều thông báo nghỉ ốm vào thứ 6? Do đó, hình thức làm việc này có thể sẽ gây khó khăn cho những cơ sở kinh doanh có quy mô nhỏ.
Xem thêm: Công thức tính lương cho nhân viên nhà hàng, quán cafe đầy đủ nhất
3. iPOS HRM – Giải pháp hỗ trợ quản lý chấm công và xếp lịch làm việc nhân viên nhà hàng, quán cafe
Tuy nhiên, một lưu ý quan trọng khi áp dụng nguyên tắc xếp lịch làm việc 9/80 chính là đảm bảo nhân viên hoàn toàn thoải mái với phương thức này. Bởi việc được nghỉ thêm một ngày nhưng lại phải làm thêm một giờ trong môi trường nhiều căng thẳng như kinh doanh nhà hàng, quán cafe cũng sẽ khiến nhiều người đắn đo trong lựa chọn của mình. Thêm vào đó, chủ quán có thể nhờ đến sự hỗ trợ từ các phần mềm quản lý nhân sự để có thể giải quyết vấn đề sắp xếp thời gian cũng như quản lý ca làm việc cho nhân viên một cách tối ưu và chính xác nhất.
Các cơ sở kinh doanh trong lĩnh vực F&B có đặc thù lịch làm việc khá phức tạp, đòi hỏi chủ quán phải có sự tính toán kỹ lưỡng mới có thể xếp được nhân sự làm việc trong các ca kíp hợp lý, vừa đảm bảo công việc, vừa tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, thông thường, việc xếp ca thường được thực hiện dựa trên lịch đăng ký của nhân viên, sau đó chủ quán sẽ sắp xếp lại và tất cả sẽ cùng theo dõi trên giấy tờ, sổ sách hoặc file Excel. Nếu có sự thay đổi thì nhân viên phải nhắn tin, gọi điện xin nghỉ, tìm người thay ca, thay đổi thông tin thủ công,… rất mất thời gian và công sức. Thậm chí, chủ quán cũng khó theo dõi lịch làm việc, không nhớ được ai trực ca hôm nay nếu có quá nhiều sự thay đổi.
Thấu hiểu vấn đề đó, phần mềm quản lý nhân sự iPOS HRM ra đời như một “giải pháp” cứu cánh cho các chủ nhà hàng, quán cafe trong lĩnh vực chấm công, xếp ca và tính lương cho nhân viên. Khi áp dụng iPOS HRM, nhân viên có thể đăng ký đổi ca dễ dàng, chủ quán có thể theo dõi và chủ động xác nhận ngay trên một nền tảng nhanh gọn, chính xác. Bên cạnh đó, giải pháp còn sở hữu nhiều tính năng ưu việt khác như hỗ trợ nhân viên chấm công bằng điện thoại sử dụng Wifi của điểm bán hàng tiện lợi, giao tiếp nội bộ bằng cách gửi thông báo đến tất cả nhiên viên nhanh chóng, tự động tính lương nhân viên và chỉ cần quét mã QR Code trên bảng chốt lương để thanh toán lương. Như vậy, công việc quản lý nhân sự của chủ quán sẽ nhẹ nhàng, đơn giản hơn rất nhiều.
Tạm kết
Xếp lịch làm việc nhân viên nhà hàng, quán cafe theo nguyên tắc 9/80 là một cách khá hiệu quả để tối ưu ca kíp làm việc, nâng cao năng suất làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, chủ quán cũng cần cân nhắc xem phương pháp này có thực sự phù hợp với quy mô cơ sở kinh doanh và đội ngũ nhân sự để ứng dụng sao cho phù hợp.
