Kế toán là công việc yêu cầu nhân sự có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm kỹ năng cao vì các nghiệp vụ liên quan đến số liệu đều cần sự chính xác tuyệt đối. Công việc kế toán nhà hàng lại càng phức tạp hơn vì những đặc thù riêng biệt của ngành kinh doanh dịch vụ ăn uống. Để nắm bắt tình hình tài chính và quản lý công việc của kế toán hiệu quả, chủ kinh doanh cũng cần hiểu về những nghiệp vụ kế toán nhà hàng ăn uống quan trọng trong bài viết dưới đây. Cùng iPOS.vn tìm hiểu chi tiết hơn nhé!

1. Tầm quan trọng của bộ phận kế toán trong nhà hàng

Kế toán là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực nhà hàng ăn uống. Một hệ thống kế toán, tài chính chặt chẽ, ổn định là nền tảng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong tương lai. Hơn nữa, khi công tác kế toán được thực hiện một cách nghiêm túc và chính xác, nhà hàng sẽ giảm thiểu những rủi ro về gian lận, đảm bảo được tính pháp lý, minh bạch cho doanh nghiệp. Cụ thể, bộ phận kế toán trong nhà hàng có những vai trò quan trọng như sau:

– Liên tục cập nhật tình hình hoạt động của nhà hàng: Nhờ có kế toán tiếp nhận và kiểm soát các loại hóa đơn, chứng từ nên chủ kinh doanh có thể theo dõi và nắm bắt mọi phát sinh diễn ra hàng ngày, có đủ số liệu để điều hành doanh nghiệp hoạt động trôi chảy, quản lý hiệu quả và kiểm soát nội bộ tốt. 

– Cung cấp dữ liệu để hoạch định chiến lược mới: Những thông tin do kế toán cung cấp sẽ làm cơ sở để chủ kinh doanh đưa ra kế hoạch phát triển doanh nghiệp cho từng giai đoạn, từng thời kỳ, vạch ra hướng hoạt động cho tương lai. Chẳng hạn như các báo cáo về doanh thu của từng sản phẩm để tìm ra chiến lược thay đổi công thức chế biến, giá bán hay chương trình khuyến mãi để thúc đẩy doanh số. 

–  Điều hoà tình hình tài chính của doanh nghiệp: Bộ phận kế toán luôn có phân tích thấu đáo về tình hình của dòng tiền trong kinh doanh để kịp thời tư vấn, đề xuất chủ kinh doanh kịp thời đưa ra các điều chỉnh, cân đối. Khi nào cần huy động vốn, lựa chọn nguồn tài trợ như thế nào, cân đối các khoản chi phí ra sao phụ thuộc nhiều vào số liệu của kế toán viên. 

– Cung cấp số liệu tài và báo cáo tài chính: Kế toán sẽ đáp ứng số liệu chuẩn xác, hợp lý và đáng tin cậy về tình hình hoạt động kinh doanh, trong đó có báo cáo xuất – nhập, báo cáo doanh thu, báo cáo tài chính hàng tháng/quý/năm. Những số liệu báo cáo được đưa ra cũng chính là bức tranh rõ nét nhất thể hiện sức khỏe của nhà hàng. 

– Làm việc với các cơ quan pháp luật về Thuế: Một bộ máy kế toán giỏi biết cách làm việc nhanh chóng, hiệu quả với các cơ quan Thuế và nhà hàng sẽ được tạo điều kiện tốt nhất cho hoạt động kinh doanh. Còn ngược lại, nếu kế toán nhà hàng không đủ trình độ sẽ khiến cho doanh nghiệp điêu đứng hoặc tệ hơn nữa có thể đối mặt với những rắc rối từ cơ quan pháp luật về Thuế. 

Xem thêm: Cách làm kế toán nhà hàng ăn uống cơ bản từ A đến Z

2. Tổng hợp nghiệp vụ kế toán nhà hàng ăn uống

2.1. Nghiệp vụ mua hàng

Kế toán nhà hàng cần đảm bảo thực hiện đúng quy trình mua hàng chi tiết từ khi làm việc với nhà cung cấp đến thời điểm giao nhận hàng hóa và kiểm tra chất lượng sản phẩm, bao gồm:

• Theo dõi và kiểm soát việc tăng giảm của giá mua với giá thị trường.
• Tập hợp nhu cầu hàng hóa của nhà hàng để đặt mua hàng đến các nhà cung cấp.
• Kết hợp với bộ phận bếp/bar xây dựng tiêu chuẩn đầu vào hàng hóa, cung cấp tài liệu để bộ phận kho thực hiện nhận hàng, kiểm tra chất lượng hàng ngày.
• Xây dựng bộ chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ nhận hàng hóa (hóa đơn, phiếu nhập,…).
• Ghi nhận số liệu vào phần mềm và lưu trữ chứng từ liên quan. 

2.2. Nghiệp vụ bán hàng

Để theo dõi tình hình doanh thu bán hàng nhanh chóng và chính xác, nhà hàng cần xây dựng quy trình làm việc nhanh gọn giữa bộ phận thu ngân và kế toán. Khi đó, kế toán nhà hàng có trách nhiệm: 

• Tiếp nhận hóa đơn bán hàng từ thu ngân sau khi chốt ca mỗi ngày.  
• Ghi nhận số liệu doanh thu dựa trên thông tin từ hóa đơn bán hàng đã tiếp nhận. 
• Xuất hóa đơn VAT cho những khách hàng có nhu cầu. 
• Thực hiện đối soát doanh thu với thu ngân và bên thứ 3 (Grab, ShopeeFood, Gojek, Baemin,…) nếu nhà hàng có bán online qua các nền tảng này. 
• Ghi nhận số liệu vào phần mềm và lưu trữ chứng từ liên quan. 

Để thực hiện các công việc trên một cách thuận tiện và chính xác, nhà hàng nên sử dụng hệ thống phần mềm kế toán được tích hợp với phần mềm bán hàng để hệ thống ghi nhận hóa đơn tự động, giảm thiểu thời gian nhập liệu. Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có kết nối với phần mềm bán hàng hoặc phần mềm kế toán cũng tạo điều kiện thuận tiện cho công việc xuất hóa đơn VAT của kế toán nhà hàng. 

2.3. Nghiệp vụ quản lý và kiểm kê kho

Kế toán nhà hàng cần kết hợp với chủ kinh doanh để xây dựng quy trình quản lý kho chuẩn chỉnh, thống nhất:

• Xây dựng bộ mã quy chuẩn, chuẩn hóa dữ liệu về nguyên liệu, hàng hóa, món ăn. 
• Kết hợp với bếp/bar xây dựng bộ định mức nguyên vật liệu cho từng món ăn.
• Xây dựng bộ quy trình chuẩn về các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh trong kho nhà hàng như: luân chuyển nguyên vật liệu trong kho giữa các bộ phận, điểm nhà hàng; quy trình sản xuất bán thành phẩm; quy trình hủy nguyên liệu;…
• Xây dựng kế hoạch kiểm kê nguyên liệu định kỳ phù hợp với tính chất nguyên liệu chính, phụ, nhiên liệu,… lập báo cáo lên chủ kinh doanh nếu phát hiện có sự chênh lệch giữa số liệu thực tế và trên sổ sách. 
• Ghi nhận số liệu vào phần mềm và lưu trữ chứng từ liên quan. 

2.4. Nghiệp vụ tài sản cố định và công cụ dụng cụ

Đối với hạng mục công cụ dụng cụ và tài sản cố định, kế toán có trách nhiệm:

• Xây dựng bộ mã quy chuẩn, theo dõi số lượng theo từng bộ phận và tình trạng sử dụng của tài sản cố định và công cụ dụng cụ. 
• Lên kế hoạch kiểm kê, ghi nhận trường hợp và đề xuất kế hoạch mua mới nếu tài sản cố định và công cụ dụng cụ xảy ra hư hỏng.
• Hạch toán khấu hao và biến đổi về giá cả của tài sản cố định và công cụ dụng cụ theo thời gian và lập báo cáo liên quan. 
• Kiểm soát và thống kê chi phí đối với hạng mục tài sản cố định và công cụ dụng cụ.    

2.5. Nghiệp vụ tiền lương và các khoản trích theo lương

Kế toán nhà hàng cần phải có kiến thức về xây dựng bảng lương, tính toán các khoản phụ cấp và bảo hiểm, khai báo thuế thu nhập cá nhân,… cụ thể như sau: 

• Xây dựng thang bảng lương cho nhân viên, soạn thảo hợp đồng lao động, theo dõi số lượng nhân sự và thời gian lao động của từng người. 
• Tính toán chính xác tiền lương phải trả cho nhân sự từng bộ phận (gồm tiền lương, tiền phép năm, tiền thưởng doanh thu,…).
• Tính toán số tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,… vào chi phí, khoản phụ cấp, trợ cấp,… cho nhân viên theo đúng quy định của pháp luật và quy chế của doanh nghiệp.
• Trả lương đúng hạn cho nhân sự, giám sát tình hình sử dụng quỹ lương.
• Lưu trữ chứng từ liên quan đến tiền lương. 

2.6. Nghiệp vụ kế toán và bút toán đầu/cuối kỳ

Vào đầu năm, kế toán có trách nhiệm kê khai và nộp tiền thuế môn bài. Thông thường, hạn nộp tiền thuế môn bài là ngày 31/1 hàng năm. Ngoài ra, nhà hàng cần nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng, thu nhập cá nhân, thu nhập doanh nghiệp, tình hình sử dụng hóa đơn và báo cáo tài chính của quý 4 năm trước liền kề.

Vào cuối mỗi tháng/quý trong năm, kế toán sẽ thực hiện lập báo cáo xuất – nhập, nguyên vật liệu tồn kho, báo cáo tình hình kinh doanh cho nhà hàng. Để làm việc suôn sẻ với các cơ quan Thuế, kế toán cần lập tờ khai thuế giá trị gia tăng, thu nhập cá nhân, tình hình sử dụng hóa đơn của nhà hàng.

Cuối năm là thời điểm bận rộn nhất của kế toán nhà hàng. Tất cả các công việc liên quan đến kiểm kê quỹ, kiểm kê kho hàng và tài sản, đối chiếu công nợ; lập báo cáo quyết toán thuế thu nhập cá nhân, thu nhập doanh nghiệp; lập báo cáo tài chính cuối năm đều cần được kế toán hoàn thành đúng hạn. 

3. Giải pháp đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán nhà hàng ăn uống

Trên thực tế, việc tìm kiếm người có thể thành thạo tất cả các nghiệp vụ kế toán nhà hàng ăn uống như trên không hề dễ dàng. Nhân sự cần có bằng Đại học/Cao đẳng chuyên ngành Kế toán/Tài chính hoặc chứng chỉ tương đương, có kiến thức chuyên môn về các nghiệp vụ kế toán. Đặc biệt, kế toán nhà hàng phải có kinh nghiệm từng làm cho doanh nghiệp trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ ăn uống F&B vì đây là ngành nghề có những đặc thù khác biệt.

Rất nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc thuê nhân sự kế toán nhà hàng mặc dù đã xoay sở mọi cách như đăng tin tuyển người trên các tờ báo giấy, báo mạng, nhờ mối quan hệ xung quanh hoặc thậm chí là thuê các công ty “săn người”. Hơn nữa, phần lớn nhà hàng vừa và nhỏ thường có doanh thu không đủ để đáp ứng chi phí bộ máy kế toán riêng, nên thường chỉ thuê một nhân viên phụ trách. Tuy nhiên, việc tuyển dụng kế toán có kinh nghiệm trong ngành F&B rất khó. Có nhiều trường hợp tuyển người vào rồi nhưng không làm việc hiệu quả nên phải thay đổi thường xuyên khiến số liệu sổ sách lộn xộn, không ổn định. Thậm chí doanh nghiệp có kế toán nhưng cuối tháng vẫn không có báo cáo dòng tiền và lãi lỗ chuẩn ngành F&B do nhân sự không đủ năng lực. 

Trước tình hình đó, dịch vụ kế toán thuê ngoài chính là lựa chọn tối ưu nhất cho các nhà hàng hiện nay. Phòng kế toán thuê ngoài không những hỗ trợ công việc nhập vào và kiểm soát số liệu kế toán trong nhà hàng mà còn cung cấp cho doanh doanh nghiệp bộ báo cáo đúng chuẩn F&B định kỳ. Với những phân tích các chỉ số quan trọng từ đội ngũ chuyên gia của dịch vụ kế toán thuê ngoài, chủ kinh doanh sẽ có cơ sở để đưa ra các quyết định đúng đắn. Với chi phí hợp lý và kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực kế toán nhà hàng, giải pháp kế toán dịch vụ từ iPOS.vn sẽ là lựa chọn đáng tin cậy đồng hành cùng các doanh nghiệp F&B. 

Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu được những nghiệp vụ kế toán nhà hàng ăn uống từ cơ bản đến nâng cao. Kế toán nhà hàng là một công việc khá phức tạp, các chủ kinh doanh có thể cân nhắc xây dựng bộ máy kế toán nội bộ riêng với quy trình chuẩn chỉnh nếu doanh nghiệp có ngân sách tài chính đủ mạnh. Ngược lại, sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài sẽ là giải pháp tiết kiệm chi phí nhất mà vẫn giúp nhà hàng có đầy đủ số liệu chính xác và báo cáo đúng hạn. 

Bạn có thể tham khảo phần mềm sau để quản lý nhà hàng thật trơn tru nhé!

Phần mềm kế toán iPOS Accounting