Từng là hai phương pháp quản lý hàng đầu, nhưng hiện nay sổ sách và excel có vẻ đang dần bị thay thế bởi phần mềm quản lý bán hàng. Khi cuộc sống phát triển, nhu cầu của thực khách không ngừng nâng cao thì file excel quản lý bán hàng đang dần bộc lộ ra những điểm yếu kém. Vậy, xét một cách công tâm thì chủ quán nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng hay dùng file excel quản lý bán hàng miễn phí? Hãy cùng iPOS.vn tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

Xem thêm: Top 5 phần mềm quản lý nhà hàng được ưa chuộng nhất hiện nay

1. Phần mềm quản lý bán hàng là gì?

Phần mềm quản lý bán hàng là một giải pháp công nghệ hỗ trợ quản lý các hoạt động bán hàng và cung cấp đầy đủ các tính năng giúp doanh nghiệp xử lý các tác vụ kinh doanh một cách nhanh chóng, hiệu quả và chính xác. Ngoài ra, phần mềm quản lý bán hàng còn giúp doanh nghiệp lưu trữ, phân tích chi tiết về khách hàng, thông tin hàng hóa, quản lý kho, quản lý đơn hàng và hàng trả về, quản lý đối tác, quản lý nhân viên, thống kê doanh số bán hàng, in hóa đơn,… Do đó, phần mềm này không chỉ giúp chủ quán quản lý tốt công việc bán hàng mà còn xử lý nhanh gọn, dễ dàng những tác vụ cần có trong quy trình vận hành nhà hàng, quán cà phê.

2. Có nên quản lý bán hàng bằng file excel, sổ sách, Google Sheet?

2.1. Lợi ích khi dùng file excel quản lý bán hàng 

Lợi ích nổi bật khi sử dụng file excel hay Google Sheet là chủ quán sẽ được sử dụng giải pháp quản lý bán hàng miễn phí. Bên cạnh đó, việc ghi chép sổ sách, nhập liệu Google Sheet hay file excel có vẻ cũng dễ dàng và dễ tiếp cận hơn so với các phương pháp quản lý bán hàng khác. 

2.2. Hạn chế khi dùng file excel quản lý bán hàng 

2.2.1. Quản lý bán hàng excel tốn nhiều thời gian và công sức

Hầu hết chủ quán sau một thời gian quản lý bán hàng bằng file excel, sổ sách hay google sheet đều sẽ có một nhận định chung: Quá mất thời gian và tiêu tốn công sức. Mỗi ngày, chủ quán hay nhân viên đều phải ghi chép hoặc nhập số liệu thủ công, không những tốn công mà lại còn gây ra nhiều sai sót. 

Điển hình là nếu cửa hàng của bạn có quá nhiều sản phẩm với nhiều loại giá thành và mã vạch khác nhau thì việc ghi chép thủ công chắc chắn sẽ gây ra sai sót, hao hụt lớn. Chưa kể khi kiểm kho cuối tháng, chủ quán mới tá hỏa lên khi thấy nguyên liệu, hàng hóa hao hụt, hỏng hóc,… gây tổn thất lớn. Việc kiểm kho, tính toán thủ công cũng rất dễ xảy ra sai lệch, chỉ cần bạn lơ là thì có thể sẽ phải nhập liệu và ghi chép lại từ đầu.

2.2.2. Quản lý bán hàng excel mất mát dữ liệu

Trên thực tế, quản lý bán hàng bằng sổ sách, excel hay google sheet đều là quản lý thủ công và truyền thống. Ví dụ, nếu quản lý bán hàng bằng file excel mà máy tính hỏng thì excel cũng bị vô hiệu hóa, đồng nghĩa với việc mọi dữ liệu lưu trữ trên đây cũng biến mất hoàn toàn. Nâng cấp hơn, chủ quán có thể quản lý bán hàng bằng Google Sheet, thế nhưng trong trường hợp mạng chập chờn rất có thể dữ liệu của quán cũng sẽ “không cánh mà bay”. Còn quản lý bán hàng bằng sổ sách thì không cần đắn đo quá nhiều. Đây là phương pháp quản lý quá thủ công, khiến chủ quán phải đối mặt với việc mất trắng dữ liệu nếu làm sổ mất, hư hỏng hoặc lỗi ghi chép.

Thêm vào đó, việc quản lý bán hàng bằng file excel cũng “mở đường” cho nhân viên gian lận dễ dàng hơn. Họ hoàn toàn có thể bòn rút tiền, khai man số lượng hàng hóa xuất – nhập – tồn và các giao dịch thu/chi mỗi ngày.

2.2.3. Quản lý bán hàng excel mất nhiều chi phí

Mặc dù, việc sử dụng file excel, sổ sách hay Google Sheet để quản lý bán hàng hoàn toàn miễn phí, nhưng chủ quán không thể một mình nhập tất cả các số liệu từ bán hàng, kiểm kho, kế toán,… Lúc này, chủ quán cần thuê một nhân viên nhập liệu với mức lương ít nhất là 6 – 7 triệu/tháng – tưởng rẻ mà không hề rẻ!

Tóm lại, sử dụng file excel, sổ sách hay Google Sheet để quản lý bán hàng là một phương án mang tính chất tạm thời. Về lâu dài, nếu chủ quán muốn tiết kiệm chi phí và đảm bảo tính chuyên nghiệp cho cửa hàng thì nên dùng phần mềm quản lý bán hàng. 

3. Lý do sử dụng phần mềm quản lý bán hàng

3.1. Phần mềm quản lý bán hàng tiết kiệm thời gian, chi phí

Nhiều chủ doanh nghiệp nghĩ rằng: Sử dụng phần mềm bán hàng sẽ tiêu tốn nhiều chi phí, hơn là hiệu quả mà nó mang lại. Đây là một suy nghĩ sai lầm. Bởi vì, chi phí để sử dụng một phần mềm quản lý bán hàng có thể rẻ hơn nhiều so với việc thuê một người quản lý, nhân viên nhập liệu hay nhân viên kiểm kho. Thậm chí, bạn có thể ngồi nhà mà vẫn quản lý được cửa hàng từ xa, đơn đi hay hàng về, thu chi, lãi lỗ,… tất cả số liệu đều nằm trong lòng bàn tay của bạn.

Cuối ngày, cuối tuần, cuối tháng, chủ quán không cần tự mình tính toán, chốt sổ mà phần mềm quản lý bán hàng sẽ làm tất cả tác vụ đó chính xác và nhanh chóng với các biểu đồ trực quan, rõ ràng. Nhờ vậy, chủ quán có thể tiết kiệm được thời gian và dành chi phí cho những khoản phải chi khác.

3.2. Phần mềm quản lý và phân bổ nguồn lực hiệu quả

Với phần mềm quản lý bán hàng iPOS, bạn có thể quản lý hiệu quả và hiệu suất làm việc của từng nhân viên, từ đó đưa ra các kế hoạch đào tạo và khen thưởng phù hợp. Chức năng phân quyền nhân viên trên phần mềm quản lý bán hàng có thể giúp người chủ quản lý từng nhân viên chặt chẽ hơn. Ví dụ, khi bạn giao nhiệm vụ riêng cho từng người trên phần mềm thì những người khác không phận sự sẽ không được phép can thiệp vào.

Phần mềm quản lý bán hàng còn lưu trữ các lịch sử hoạt động mỗi khi hệ thống có sự thay đổi, vì vậy chủ cửa hàng sẽ dễ dàng phát hiện ra điều bất thường và kịp thời xử lý sai phạm. Bên cạnh đó, chủ nhà hàng cũng có thể kiểm soát được từng giao dịch đơn hàng, tránh việc nhân viên ăn chặn, gây thất thoát. Với việc áp dụng phần mềm, bạn khó có thể bỏ sót một khoản chi tiêu tài chính gây nên hao hụt nào. 

3.3. Phần mềm quản lý kho nguyên liệu dễ dàng

Nhờ phần mềm quản lý bán hàng, công việc kiểm kho và hàng hóa trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Chủ quán hoàn toàn có thể nắm được số lượng của từng nguyên vật liệu trong kho, từ đó biết được đâu là mặt hàng hết hoặc sắp hết, mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào có doanh thu cao,… và ra quyết định đúng đắn trong lần nhập kho sắp tới. Đồng thời, chức năng cảnh báo hàng tồn kho sẽ thông báo tới bạn mỗi khi hàng hóa vượt quá mức tồn kho cho phép. Như vậy bạn có thể phát hiện sớm và có biện pháp kịp thời để đẩy hàng, xả hàng,… tránh lãng phí nguyên liệu.

Mọi số liệu giao dịch như thu chi, doanh số bán hàng, công nợ,.. đều được cập nhật realtime trên phần mềm bán hàng. Các báo cáo tổng quan, trực quan và chi tiết sẽ giúp người chủ cái nhìn toàn diện hơn về tình hình bán hàng thay vì phải chờ nhân viên tổng hợp. 

3.4. Phần mềm quản lý bán hàng giúp phối hợp các bộ phận 

Phần mềm quản lý bán hàng còn có thể điều phối và quản lý tập trung các hoạt động của các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. Đơn cử trong một nhà hàng, phần mềm bán hàng sẽ giúp kết nối công việc giữa 3 bộ phận “key” là phục vụ – thu ngân – bếp/bar. Khi khách hàng gọi món, thông tin order sẽ chuyển trực tiếp xuống bộ phận thu ngân và bếp/bar nhanh chóng và chính xác. Nhờ vậy, các bộ phận có thể phối hợp nhịp nhàng với nhau hơn, tiết kiệm thời gian, công sức và đảm bảo truyền đạt chính xác thông tin order. 

3.5. Phần mềm quản lý bán hàng đảm bảo tính chuyên nghiệp

Một lợi ích cuối cùng không thể chối từ của phần mềm quản lý bán hàng chính là đảm bảo tính chuyên nghiệp cho toàn bộ hệ thống cửa hàng. Khi áp dụng phần mềm quản lý bán hàng, mọi thao tác hoạt động đều trở nên chuyên nghiệp và nhanh chóng hơn. Thay vì ghi chép và tính toán bằng tay thì việc in hóa đơn khi tính tiền sẽ minh bạch và ghi điểm trong mắt khách hàng hơn.  

Hiện nay, chăm sóc khách hàng hiệu quả là “chìa khóa” giúp thương hiệu giữ chân khách hàng ở lại. Một số phần mềm hiện nay, điển hình như phần mềm quản lý bán hàng iPOS.vn, còn tích hợp phần mềm CRM giúp quản lý và chăm sóc khách hàng toàn diện. Thông tin khách hàng sẽ được lưu tự động trên phần mềm ngay khi khách tính tiền. Từ đó, chủ quán có thể biết được chân dung khách hàng của mình, đâu là khách thân thiết, đâu là khách vãng lai, tần suất đi ăn của thực khách,… và từ đó lên những kế hoạch marketing, chăm sóc khách hàng phù hợp. 

4. Tạm kết

Có thể ban đầu, nhiều chủ quán sẽ cảm thấy việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng là điều thừa thãi, mà có thể thay thế bằng file excel, Google Sheet hoặc sổ sách. Chưa kể, nhiều người cũng chưa sẵn sàng áp dụng công nghệ vào vận hành cửa hàng vì nghĩ rằng nó quá phức tạp và tốn kém. 

Thực tế, nếu chủ quán đã xác định theo đuổi kinh doanh nghiêm túc, lâu dài thì việc áp dụng phần mềm quản lý bán hàng là xu hướng gần như bắt buộc. Vì vậy, câu trả lời cho “Nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng hay file excel?” có lẽ đã có lời giải đáp! Chủ quán nên áp dụng công nghệ vào hoạt động quản lý để dễ dàng gặt hái thành công trong tương lai.