Hiểu rõ bức tranh tài chính của nhà hàng là điều kiện cho chủ nhà hàng có một cái nhìn bao quát, chính xác về tình hình của nhà hàng mình. Để làm được điều đó, các chủ nhà hàng cũng cần biết một số vấn đề cơ bản trong lĩnh vực kế toán nhằm kiểm soát và theo dõi chặt chẽ hoạt động của nhà hàng.
Kế toán nhà hàng là một phần rất quan trọng trong quy trình vận hành của nhà hàng, đảm bảo cho tài chính của nhà hàng ổn định. Tuy nhiên, nhiều chủ nhà hàng chưa thật sự nhận ra tầm quan trọng của công tác kế toán mà thường giao hết cho người nhà, người quen hoặc thuê kế toán bên ngoài xử lý nhưng không kiểm tra lại kĩ càng.
Đôi khi, chính sự chủ quan và thiếu hiểu biết về nghiệp vụ kế toán của chủ nhà hàng đã tạo ra “lỗ hổng” cho những nhân viên không tốt có cơ hội bòn rút tiền của nhà hàng. Vì thế, các chủ quán hãy tìm hiểu thêm về nghiệp vụ kế toán, đặc biệt là nắm rõ 5 điều cơ bản sau để điều hành nhà hàng tốt hơn nhé!
Nội dung [hiển thị]
1. Hệ thống tài khoản (COA)
Chart of Accounts (COA) – Hệ thống tài khoản là một thuật ngữ đề cập đến một công cụ tổ chức tài chính thường được sử dụng bởi các kế toán viên chuyên nghiệp và các cố vấn tài chính. Hệ thống này bao gồm các nhóm tài khoản được sử dụng để phân loại dòng tiền ra vào doanh nghiệp của nhà hàng như: tài sản, nợ phải trả, doanh thu, chi phí và vốn chủ sở hữu,… Các nhóm tài khoản này sẽ được phân chia tiếp thành các danh mục phụ như: tiếp thị, hàng tồn kho nhà hàng, nguồn cung cấp và bán hàng,…
COA có thể coi là nguồn báo cáo tài chính của một công ty. Nếu không có nó, chủ nhà hàng sẽ gặp khó khăn trong việc nhận được thông tin chi tiết theo định kỳ hoặc theo ngày về dữ liệu tài chính liên quan đến doanh thu hoặc chi tiêu của nhà hàng. Ngoài ra, COA còn được sử dụng để xác định cách thức khai thuế doanh nghiệp của các nhà hàng.
2. Giá vốn hàng bán
Cost of goods sold (COGS) – hay còn gọi là Giá vốn hàng bán – liên quan đến tổng chi phí tạo ra tất cả các sản phẩm mà nhà hàng đang bán. Nói cách khác, chủ nhà hàng có thể coi đó là chi phí của tất cả các nguyên liệu và món ăn trong thực đơn của nhà hàng.
Giá vốn hàng bán được thể hiện trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Nếu giá vốn hàng bán vượt quá doanh thu mà công ty tạo ra trong kỳ báo cáo, có nghĩa là chưa có lợi nhuận. Tuy nhiên, giá vốn hàng bán sẽ không bao gồm chi phí nhân công hoặc điện nước, mà chỉ gồm chi phí của các thành phần thực tế tạo nên các món ăn trong thực đơn của nhà hàng.
Công thức chung đơn giản nhất để tính giá vốn hàng bán là:
- Giá vốn hàng bán = giá trị hàng tồn kho đầu kỳ + P – giá trị hàng tồn kho cuối kỳ
- Trong đó P là chi phí mua vào trong kỳ
Tuy nhiên, khi tính toán giá vốn hàng bán trong thực tế, công thức này có nhiều sự thay đổi tùy vào mỗi phương pháp tính trong kế toán.
Giá vốn hàng bán là chi phí tồn kho thực phẩm và đồ uống của nhà hàng, có mối liên hệ trực tiếp với lợi nhuận sản phẩm mà nhà hàng bán ra mỗi ngày. Vì thế, các chủ nhà hàng và bộ phận kế toán cần phải thường xuyên theo dõi con số này để giữ giá vốn hàng bán ở mức ổn định nhất có thể.
Xem thêm: 6 lỗi sai thường gặp của các nhân viên kế toán nhà hàng
3. Chi phí nhân công, chi phí mặt bằng và chi phí hoạt động
Trong hoạt động kế toán của nhà hàng không thể không kể đến ba loại chi phí quan trọng: chi phí nhân công, chi phí mặt bằng và chi phí hoạt động.
Trong đó, chi phí nhân công thường chiếm một khoản tương đối lớn trong tổng chi phí của nhà hàng, bao gồm tiền lương cơ bản trả cho bộ máy vận hành, đội ngũ nhân viên, đầu bếp/pha chế,… và những người phục vụ trong nhà hàng. Thuế lương, tiền thưởng và các khoản trợ/phụ cấp khác của nhân viên cũng nằm trong chi phí lao động này. Chính bởi vì chi phí nhân công là một trong những chi phí lớn nhất đối với một nhà hàng, vậy nên các chủ nhà hàng cần hiểu biết rõ để đầu tư tiền hợp lý nhằm giảm thiểu chi phí và tăng thêm lợi nhuận.
Chi phí mặt bằng là các chi phí liên quan đến việc thuê, mua hoặc trả góp tòa nhà/mảnh đất mà nhà hàng sử dụng, ngoài ra còn bao gồm thuế tài sản, thế chấp, tiện ích và thậm chí cả bảo hiểm tài sản. Tuy nhiên, các chủ nhà hàng cần phải lưu ý rằng chi phí chi cho mặt bằng là một khoản chi phí cố định, có nghĩa là chúng ta không thể cắt giảm khoản chi phí này để tăng lợi nhuận.
Chi phí hoạt động là khoản tiền chi trả cho những thứ khác cần thiết để vận hành được nhà hàng. Nhiều người thường nhầm phí hoạt động là chi phí nhân công hoặc tiền thuê mặt bằng, tuy nhiên chi phí hoạt động thật ra là bao gồm những khoản như: dụng cụ ăn uống, hệ thống bán hàng, chi phí quảng cáo và tiếp thị,…
4. Chi phí trực tiếp
Chi phí trực tiếp là một thuật ngữ kế toán quan trọng mà các chủ nhà hàng cần biết rõ. Khoản chi phí này chiếm phần lớn chi phí của một nhà hàng vì nó chính là tổng giá trị cộng gộp của giá vốn hàng bán và chi phí nhân công. Nắm được khoản chi phí trực tiếp sẽ tạo ra cơ hội cho các chủ nhà hàng nhìn nhận lại tình hình tài chính của nhà hàng mình, điểm mạnh và điểm yếu hiện tại, từ đó đưa ra được phương thức giảm tối đa chi phí mà vẫn có thể tăng lợi nhuận.
Thông qua khoản chi phí trực tiếp này, các cổ đông/người góp vốn của nhà hàng sẽ nắm được cách mà chủ nhà hàng hoặc ban lãnh đạo đang kiểm soát chi phí thực phẩm, đồ uống và nhân công hàng ngày. Hầu hết các nhà hàng có danh tiếng và có nguồn lợi nhuận ở mức ổn định sẽ luôn cố gắng giữ vững chi phí trực tiếp ở mức 65% tổng chi phí hoặc thấp hơn.
5. Tỷ lệ chi phí/doanh thu
Trên thực tế, một số chủ nhà hàng có thói quen so sánh nhà hàng của mình với các đối thủ khác. Tuy nhiên, những so sánh này có thể trở nên phiến diện và khó đánh giá vì nhà hàng lớn thường có chi phí cơ bản cao hơn nhà hàng nhỏ, nhưng lại có doanh thu gấp nhiều lần.
Vậy nên để so sánh chính xác nhất, chúng ta cần dùng tới tỷ lệ chi phí/doanh thu. Không những có thể so sánh tình hình kinh doanh giữa các nhà hàng, chủ nhà hàng còn có thể sử dụng tỷ lệ này để đánh giá hoạt động của nhà hàng mình, hiểu được mình đang làm tốt ở đâu và cần cải thiện ở đâu.
Tỷ lệ chi phí/doanh thu sẽ được tính theo cách như sau:
- Tỷ lệ Chi phí Thực phẩm trên Doanh số = (Chi phí Thực phẩm / Doanh số Thực phẩm) X 100%
Thông thường, nếu tỷ lệ chi phí/doanh thu nằm từ 26% đến 36% sẽ được coi là một mức ổn định và nhà hàng đang kinh doanh tốt.
6. Kết luận
Kế toán nhà hàng là một công việc rất vất vả, áp lực với nhiều yêu cầu và quy trình phức tạp. Vì thế, dù có nắm rõ chuyên môn về kế toán hay không thì các chủ nhà hàng cũng nên hiểu biết những điều cơ bản về công tác kế toán để đảm bảo kiểm soát hoạt động của nhà hàng mình được suôn sẻ.
Hãy tham khảo ngay phần mềm sau để công việc kế toán nhà hàng đơn giản hơn bao giờ hết nhé!
