Mở quán cafe đang là một trong những mô hình kinh doanh được yêu thích nhất hiện nay. Bởi lẽ nó là sự kết nối giữa không gian đam mê cà phê, không gian mong muốn và sở thích kinh doanh. Tuy nhiên, rất nhiều người trẻ mới “tập tành” mở quán cafe và không biết mình cần chuẩn bị những gì. Vậy nên, trong bài viết này, hãy cùng iPOS.vn tổng hợp “tất tần tật” những điều cần chuẩn bị khi bắt đầu mở quán cafe nhé! 

1. Mở quán cafe cần chuẩn bị những gì? 

1.1. Lập bảng kế hoạch dự trù chi phí 

Để không bị “hớ” trong các khoản chi dẫn đến thiếu hụt nguồn vốn trong giai đoạn đầu mở quán, các bạn cần phải có kế hoạch tài chính cụ thể và lập bảng kế hoạch chi tiết để cân đối các chi phí sao cho hợp lý. Dưới đây là một vài hành mục chính mà các bạn cần có trong kế hoạch tài chính của mình: 

– Chi phí thuê mặt bằng: Với mỗi khu vực và diện tích không gian mà bạn mong muốn sẽ có những mức thuê khác nhau. Ví dụ như mặt bằng ở trung tâm thành phố chắc chắn sẽ khác với giá mặt bằng trong ngõ, hay mặt bằng 100m2 cũng sẽ khác 500m2 rất nhiều. 

Vì vậy, bạn cần khảo sát trước giá mặt bằng ở khu vực mà bạn muốn mua và tính toán để cân đối với mức vốn đầu tư mà bạn có thể chi trả. Trung bình chi phí cho mặt bằng chỉ nên chiếm 10 – 15% tổng chi phí đầu tư. Đồng thời bạn cũng cần lưu ý nên ký hợp đồng thuê ít nhất 3 – 5 năm để tránh trường hợp bị lấy lại mặt bằng khi quán vừa đi vào ổn định. 

– Chi phí xây dựng: Chi phí này sẽ phụ thuộc vào quy mô quán cafe mà bạn dự định mở. Bạn có thể tiết kiệm chi phí này bằng cách cân nhắc lựa chọn mặt bằng tốt, thuận lợi, ít hư hỏng để giảm thiểu chi phí sửa chữa. Và nếu vốn đầu tư không quá nhiều thì hãy lựa chọn các lối kiến trúc tối giản, không quá rườm rà và bạn có thể đảm nhận được mà không cần thuê thợ bên ngoài. 

– Chi phí thiết kế và trang trí nội thất: Phần chi phí này hoàn toàn phụ thuộc vào concept mà quán cafe của bạn định hướng theo đuổi. Bạn có thể thiết kế theo sở thích, tự lựa chọn nội thất và đồ dùng trang trí hoặc thuê đơn vị thiết kế thi công trọn gói. 

– Chi phí đầu tư cho trang thiết bị, dụng cụ trong quán: Đây là một trong những chi phí cố định mà bạn cần đầu tư cho quán trong thời gian ban đầu như ly cốc, máy pha cà phê, bàn ghế, máy bán hàng,… Để tiết kiệm chi phí bạn có thể lên những hội nhóm kinh doanh, nhượng quán hay chợ đầu mối để tìm người bán với giá hợp lý. 

– Chi phí nguyên vật liệu: Chi phí này phụ thuộc nhiều vào menu của quán và nó là yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm của quán. Do đó, bạn cần được những nhà cung cấp chất lượng, uy tín. Hiện tại, trên thị trường có rất nhiều bên cung cấp nguyên liệu thật giả lẫn lộn. Vậy nên, bạn có thể lên các nhóm, cộng đồng chủ quán để tham khảo những thương hiệu và nhà cung cấp chất lượng. 

– Chi phí duy trì quán: Trên thực tế, việc kinh doanh quán cafe trong thời gian thường đầu sẽ gặp nhiều khó khăn vì khách hàng chưa biết đến thương hiệu và chưa có nhiều kinh nghiệm vận hành. Vì vậy, bài học “xương máu” là bạn nên dự trù trước một khoản chi phí để trả tiền thuê mặt bằng và trả lương nhân viên trong vào 3 – 6 tháng trong thời gian đợi quán đi vào ổn định. 

1.2. Chọn địa điểm mở quán

Mặt bằng quán là một trong những yếu tố lớn nhất quyết định sự thành bại của một quán cafe trong thời điểm hiện tại. Không ít trường hợp các chủ quán phải “ngậm ngùi” chấp nhận thất bại vì nhiều nguyên nhân như chủ nhà đòi lại mặt bằng, địa điểm khuất, không có chỗ để xe cho khách,..  Bởi vậy, trước khi quyết định lựa chọn địa điểm để mở quán, bạn cần cân nhắc tới các tiêu chí dưới đây: 

– Diện tích: Tùy vào mô hình kinh doanh cũng như tiềm lực tài chính mà bạn hãy cân nhắc lựa chọn diện tích mặt bằng sao cho phù hợp. Ví dụ như bạn muốn mở một quán cafe sân vườn, vậy sẽ cần diện tích lớn hơn và đặc biệt cần phải có khu vực vườn cho khách có không gian thoải mái. 

– Khách hàng mục tiêu: Địa điểm mở quán nhất định phải nằm trong khu vực có đông tệp khách hàng mục tiêu của quán lui tới. Chẳng hạn như bạn mở quán cafe cho nhóm gia đình có trẻ nhỏ thì bạn nên thuê các địa điểm gần các trung tâm thương mại, địa điểm mua sắm, các tòa nhà chung cư lớn,.. 

– Chỗ để xe: Hầu hết các khách hàng bây giờ thường sẽ chỉ lui tới các quán có chỗ để xe và có bảo vệ trông coi. Vậy nên nếu có thể thì chủ quán nên thuê những địa điểm có chỗ để xe riêng, rộng rãi để tiện cho khách khi đến quán. Ngoài ra, chủ quán cũng có thể thực hiện “vận động hàng lang” tạo mối quan hệ tốt với chính quyền địa phương để hoạt động kinh doanh cũng như vấn đề đỗ gửi xe được thuận tiện hơn.

– Giá thuê: Giá thuê địa điểm tùy thuộc vào diện tích địa điểm mà chủ quán thuê. Xét theo kinh phí mở quán để bạn thuê địa điểm cho phù hợp. Một quán cafe với ngân sách 300-500 triệu bạn không thể thuê mặt đường ở Phố Huế, Tràng Tiền. Kinh phí thuê địa điểm chiếm tối đa 15% chi phí tổng là phù hợp nhất. 

1.3. Thiết kế không gian quán 

Ngay sau khi tìm được địa điểm ưng ý thì việc tiếp theo mà chủ quán cần làm chính là hoàn thiện thiết kế không gian quán. Từ ý tưởng ban đầu bạn hãy vạch ra một kế hoạch chi tiết về chủ đề, phong cách và hình ảnh quán mà bạn mong muốn. Tuy nhiên, có một số nguyên tắc mà bạn cần lưu ý khi thiết kế như sau: 

– Màu sắc toàn bộ không gian không quá 3 màu và phải đi đúng phong cách chủ đạo 

– Nội thấp phải “Ton sur ton” với concept, tránh tình trạng lạc quẻ không ăn nhập khi nội thất thì một kiểu mà phong cách trang trí lại một kiểu khác. 

– Để một lối đi chính thoáng rộng từ cửa ra vào đến quầy pha chế. Điều này giúp nhân viên và khách hàng có thể qua lại thuận tiện và tránh đổ vỡ

– Chú ý vấn đề phong thủy của những vật dụng trang trí, hướng cửa,.. 

1.4. Xây dựng menu cho quán 

Để xây dựng một menu phù hợp nhất cho một quán cafe mới mở thì bạn cần thu thập được thông tin về sở thích, hành vi của khách hàng mục tiêu. Điều này có thể thực hiện thông qua việc nghiên cứu thị trường, khảo sát khách hàng và kết hợp với ý tưởng kinh doanh ban đầu của bạn. Từ đó bạn sẽ biết được mình muốn bán gì và đưa gì vào menu của quán. 

Tuy nhiên, hãy lưu ý không nên quá “tham” mà đưa quá nhiều món vào menu của quán trong thời gian đầu. Bởi lẽ, điều này có thể dẫn tới tình trạng dư thừa nguyên vật liệu và khiến khâu vận hành rối rắm khi khách hàng không quá nhiều nhưng các món lại quá đa dạng. Và một bí quyết để khách hàng nhớ đến là quán cafe của bạn phải có một món “signature” gắn liền với tên tuổi quán. Như nhắc đến chuỗi Highlands Coffee người ta nhớ đến trà sen vàng hay The Coffee House là trà đào cam sả và các loại Macchiato. 

1.5. Chuẩn bị trang thiết bị 

– Thiết bị pha chế

Nếu quy mô quán lớn, lượng khách hàng đông, bạn nên đầu tư hệ thống máy pha chế để tiết kiệm thời gian cũng như tạo sự chuyên nghiệp cho quán. Nếu quy mô nhỏ đối tượng khách bình dân thì bạn nên sử dụng những dụng cụ thông thường nhưng phin pha cafe, máy sinh tố, v.v… để tiết kiệm chi phí. 

– Máy bán hàng

Hiện có nhiều loại máy bán hàng trên thị trường (máy POS PC, POS android, POS cầm tay) phù hợp với từng mô hình kinh doanh như: mô hình lớn, mô hình trung và cửa hàng xe đẩy. Hệ thống máy bán hàng vừa giúp bán thanh toán nhanh, kiểm soát được doanh thu chi phí và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho quán của bạn. 

Khi bạn chưa biết nhiều về các dòng máy có thể tham khảo những thương hiệu khác như: The Coffee House, Cộng Cà Phê, Highlands Coffee, v.v… xem họ đang dùng những dòng máy nào. Thiết bị chỉ một lần, nếu mua dòng máy ổn định, phù hợp bạn sẽ không mất thêm chi phí sửa hay thay thế khi máy hỏng. 

1.6. Xây dựng đội ngũ nhân viên

Đến đây, chắc hẳn bạn đã có thể dần hoàn thiện câu trả lời cho bài toán mở quán cafe cần chuẩn bị những gì rồi. Việc xây dựng một đội ngũ nhân viên như thế nào phụ thuộc rất lớn vào quy mô kinh doanh và quy trình vận hành mà bạn đã đề ra. Chẳng hạn, một quán cafe sẽ có những nhân viên cố định như quản lý, pha chế. Đây là những nhân viên cốt cán của quán nên bạn phải lựa chọn kỹ những người có chuyên môn và trình độ cao để tin tưởng. 

Về phần những vị trí khác như nhân viên phục vụ, bảo vệ, thu ngân,… bạn có thể tối ưu chi phí nhân sự bằng cách thuê những sinh viên hay những người có nhu cầu làm thêm theo theo giờ. Thông thường, giá thuê nhóm nhân sự quán cafe này thường giao động từ 12,000 – 20,000 đồng/1 giờ tùy vào vị trí và trình độ. 

Sau khi thuê được nhân viên, tiếp theo là bạn cần đào tạo quy trình phục vụ quán cafe đã đề ra như: cách thức bán hàng, chào hỏi khách, thanh toán, xử lý vấn đề phát sinh, v.v…. Xây dựng quy trình làm việc và cơ chế thưởng phạt công bằng sẽ giúp tạo động lực để nhân viên làm việc tốt hơn. 

1.7. Xây dựng thương hiệu cho quán cafe

Vì là một quán cafe mới mở nên để nhiều khách hàng biết tới quán thì bạn cần có kế hoạch truyền thông thật tốt cho thương hiệu. Dưới đây là một vài chương trình marketing cho quán cafe được áp dụng thành công mà bạn có thể tham khảo: 

– Tổ chức sự kiện khai trương: Ngày khai trương quán là một cơ hội tốt để bạn thông báo với khách hàng về sự tồn tại của thương hiệu. Trong ngày này, hãy chuẩn bị mọi thứ sẵn sàng và thật tươm tất. Ngoài ra, bạn nên tổ chức thêm các hoạt động mini game, ca nhạc, bốc thăm trúng thưởng để thu hút sự chú ý của càng nhiều người hơn. Khi có nhiều khách tham gia thì bạn phải cố gắng giữ chân họ bằng chất lượng đồ uống và dịch vụ của quán. 

– Quảng cáo trên mạng xã hội: Để truyền thông tốt nhất cho thương hiệu, bạn nên tạo fanpage chính thức cho quán và đăng tải những hình ảnh đẹp về không gian, đồ uống trong quán. Ngoài ra, đây cũng là công cụ tốt nhất để bạn tương tác với khách hàng và nâng cao độ phủ của thương hiệu trên thị trường. 

– Booking bài quảng cáo trong các hội nhóm review đồ ăn, quán cà phê: Với sự phát triển nhanh chóng của mạng xã hội, khách hàng ngày nay thường có thói quen vào những hội nhóm review để lựa chọn các quán cafe theo phong cách mình thích. Vậy nên, việc bỏ tiền booking những người có sức ảnh hưởng trong cộng đồng này giới thiệu về quán của bạn cũng là một cách marketing rất hiệu quả. 

2. Một số mô hình kinh doanh quán cafe tiềm năng bạn có thể tham khảo

2.1. Mô hình quán cafe container

Mô hình quán cafe container là một mô hình mới, độc đáo và đang rất được ưa chuộng tại các thành phố lớn như thành phố Hồ Chí Minh, Quảng Ninh, Hải Phòng,.. Với mô hình kinh doanh này, thay vì bạn phải đầu tư một khoản tiền lớn vào việc thuê mặt bằng hàng tháng thì bạn có thể tận dụng những container cũ, sau đó trang trí và thiết kế lại thành một quán cafe đầy đủ tiện nghi. 

Những quán cafe kiểu này thường sẽ thu hút khách hàng tốt hơn trong thời gian đầu bởi họ tò mò về không gian mới lạ. Bên cạnh đó, đây cũng là một hình thức kinh doanh với chi phí thấp, dễ dàng thay đổi và có thể di chuyển linh hoạt nên có thể được xem là một ý tưởng kinh doanh tuyệt vời trong bối cảnh thị trường khó khăn như hiện nay. 

Xem thêm: Kinh nghiệm mở quán cafe với 30 triệu thành công cho người mới bắt đầu 

2.2. Mô hình quán cafe sân vườn

Mô hình quán cafe sân vườn không quá mới lạ nhưng vẫn là một lựa chọn kinh điển cho những ai đang có ý định mở quán cafe và có nguồn vốn vững mạnh. Bởi lẽ mô hình này có tệp khách hàng riêng, những người sẵn sàng bỏ tiền ra để được trải nghiệm một không gian thiên nhiên, thoáng đãng trong khi gặp mặt trò chuyện bạn bè, hẹn gặp đối tác. 

2.3. Mô hình quán cafe ngủ

Chắc hẳn nhiều người sẽ rất bất ngờ nếu lần đầu nghe thấy mô hình quán cafe này. Nhưng những quán cafe ngủ đang là một trong những xu hướng hot nhất hiện nay. Bởi lẽ, phần lớn các quán cafe hiện nay chỉ đáp ứng được một phần nhu cầu của khách hàng là không gian và đồ uống và nó dẫn trở nên “một màu” và nhàm chán khi gần như quán nào cũng giống quán nào. 

Trong khi, giới trẻ ngày nay ngày càng mệt mỏi với cuộc sống bận rộn, xô bồ và thứ mà họ muốn tìm là những nơi thật sự yên tĩnh và thư giãn để có thể tận dụng khoảng thời gian ít ỏi của mình để nghỉ ngơi, chữa lành. Do đó, mô hình quán cafe ngủ chính là lựa chọn tốt nhất mà họ có thể tìm đến hiện nay. 

3. Tạm kết 

Như vậy, chúng ta đã cùng điểm qua các bước cần làm để trả lời cho câu hỏi mở quán cần chuẩn bị những gì? Hy vọng những thông tin trên sẽ hữu ích cho các chủ quán tương lai trong quá trình bắt đầu mở quán. Chúc các bạn thành công!