Quản lý nguyên vật liệu là một trong những công việc quan trọng nhất khi kinh doanh nhà hàng, quán ăn nhằm tối ưu chi phí vận hành. Tuy nhiên, nhiều chủ nhà hàng gặp khó khăn trong việc kiểm kê kho, dẫn đến số lượng lớn nguyên vật liệu thất thoát, hư hỏng vô cùng lãng phí, ảnh hưởng đến lợi nhuận kinh doanh. Do đó, để công việc quản lý hàng hóa và nguyên vật liệu hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn, chủ nhà hàng nên sử dụng mẫu file excel kiểm kê kho nhà hàng, quán ăn đầy đủ và chi tiết nhất dưới đây!

1. Tầm quan trọng của việc kiểm kê kho nhà hàng

Kiểm kê kho nhà hàng, quán ăn là phương pháp kiểm tra lại tài sản hiện có như nguyên vật liệu, hàng hóa,… nhằm xác định chính xác số lượng, chất lượng và giá trị hiện có. Nhờ đó, chủ nhà hàng sẽ xác định được sự chênh lệch và khác biệt giữa số liệu trên sổ sách kế toán và thực tế để đưa ra kế hoạch đặt mua, sử dụng nguyên vật liệu, hàng hóa hợp lý, đảm bảo hoạt động kinh doanh ổn định và hiệu quả. 

Có thể nói, quy trình quản lý kho nhà hàng bao gồm rất nhiều công đoạn phức tạp với việc giám sát và xử lý khối lượng hàng hóa lớn. Tuy nhiên, việc kiểm kê nguyên vật liệu, hàng hóa,… trong kho vẫn vô cùng quan trọng, đem lại nhiều lợi ích cho nhà hàng: 

– Quy trình vận hành kho trơn tru, xuyên suốt: Khi đã có quy trình quản lý kho khoa học, các bộ phận chỉ việc dựa vào đó và tuân thủ theo, chủ nhà hàng có thể dễ dàng bám sát tình hình xuất/nhập kho, số lượng và chất lượng hàng hóa, nguyên vật liệu.

– Duy trì mức tồn kho hợp lý: Quản lý hàng tồn kho đúng cách giúp bạn biết được lượng hàng tồn kho hiện có, có giải pháp phòng ngừa dự trữ và xử lý phù hợp. Việc kiểm kê kho hàng giúp cho hàng hóa lượng hàng hóa được lưu trữ hợp lý, tránh trường hợp tồn đọng quá nhiều dẫn tới nguồn vốn bị ứ đọng, lãng phí.

– Nắm bắt số lượng hàng hóa một cách chính xác: Việc thường xuyên kiểm kê hàng tồn kho giúp nắm bắt được số lượng hàng hóa, nguyên liệu tồn, đồng thời nắm bắt được tình trạng của các nguyên liệu sắp tới hạn… để có những biện pháp xử lý kịp thời. 

Xem thêm: Tồn kho bao nhiêu là đủ? Vòng quay hàng tồn kho ngành F&B là gì?

2. Quy trình kiểm kê kho nhà hàng đơn giản và chính xác nhất

2.1. Phương pháp kiểm kê kho phù hợp cho nhà hàng

Để quản lý kho nhà hàng hiệu quả, tránh gây thất thoát, mỗi nhà hàng cần lựa chọn phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phù hợp với tính chất và đặc điểm riêng của mô hình kinh doanh. Có hai phương pháp kiểm kê kho phổ biến là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp định kỳ.

Phương pháp kê khai thường xuyên

Đây là phương pháp theo dõi kho một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình xuất, nhập, tồn vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán. Phương pháp kê khai thường xuyên có tính linh hoạt cao, phản ánh số hiện có, tình hình biến động của hàng hóa, nguyên vật liệu. 

Ưu điểm của phương pháp này là có thể xác định và đánh giá số lượng hàng tồn kho bất cứ lúc nào ở từng thời điểm diễn ra việc kiểm kê, thông tin được cập nhật thường xuyên và hạn chế tối đa sai sót trong quá trình quản lý và kê khai. Tuy nhiên, kê khai thường xuyên khá tốn kém thời gian nếu nhà hàng chưa có hệ thống phần mềm quản lý kho chuyên biệt để hỗ trợ một số công việc tự động. 

Phương pháp kiểm kê hàng tồn định kỳ

Đây là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ của nguyên vật liệu, hàng hóa trên sổ kế toán tổng hợp, từ đó tính giá trị hàng hóa đã xuất trong kỳ. Phương pháp kê khai định kỳ chỉ có vai trò phản ánh lên giá trị tồn kho tại thời điểm đầu kỳ và cuối kỳ của kỳ kế toán.

Kê khai hàng hóa chỉ diễn ra vào một thời điểm nhất định trong kỳ, bởi vậy không cần tốn nhiều thời gian, công sức vào hoạt động kê khai và hạch toán liên tục. Tuy nhiên, công việc kế toán nhà hàng sẽ bị dồn vào cuối kỳ và có thể khiến chủ nhà hàng không kịp thời phát hiện sai sót, hao hụt nguyên vật liệu.

2.2. Quy trình các bước chi tiết kiểm kê kho nhà hàng

Nhà hàng cần thông báo tới tất cả các bộ phận liên quan và người phụ trách về kế hoạch kiểm kê hàng hóa. Nhân sự tiến hành kiểm kê kho có thể là kế toán kho, quản lý cửa hàng, thủ kho. Thời điểm kiểm kê nhà hàng phải ngưng bán hàng, ngưng việc lưu chuyển hàng tồn kho (có thể là thời điểm cuối ngày). 

Bước 1: Nhà hàng căn cứ trên danh mục hàng hóa trên các phần mềm kế toán, phần mềm quản lý kho để lập bảng biên bản kiểm kê. Biên bản kiểm kê phải có đầy đủ các thông tin bao gồm mã hàng, tên hàng, đơn vị tính kiểm kê, đơn vị tính theo dõi kho, số lượng tồn thực tế kiểm kê, ghi chú.

Bước 2: Thực hiện kiểm đếm số lượng thực tế từng mặt hàng và ghi vào biên bản kiểm kê. Nên sắp xếp nhân sự kiểm đếm và ghi chép cho phù hợp để tránh sai sót.

Bước 3: Chuyển số liệu kiểm kê về cho bộ phận kế toán trong trường hợp quản lý cửa hàng chịu trách nhiệm kiểm kê.

Bước 4: Kế toán đối chiếu số liệu tồn kho trên phần mềm kế toán, phần mềm quản lý kho với số lượng tồn kho thực tế để xác định phần chênh lệch. Chênh lệch có thể là thừa hàng hoặc thiếu hàng, nếu vượt mức chênh lệch cho phép cần tiến hành rà soát lại xem nguyên nhân cụ thể do đâu.

Bước 5: Sau khi hoàn tất khâu đối chiếu và xác định nguyên nhân, kế toán điều chỉnh kho về bằng với số liệu thực tế tại cửa hàng để tiếp tục nhập xuất hàng hóa và đối chiếu ở các kỳ kiểm kê tiếp theo.

Xem thêm: Quy trình quản lý kho nhà hàng đơn giản, nhanh chóng

3. Mẫu file excel kiểm kê kho nhà hàng đầy đủ, chi tiết nhất

3.1. Mẫu danh sách hàng hóa kiểm kê

Trước tiên, bạn cần lập danh sách các mặt hàng thực phẩm cần kiểm kê dựa trên thực tế kho hàng hóa của mình: Thịt/Hải sản – Sữa – Rau củ – Thực phẩm khô – Hàng tạp hóa – Bánh mì – Bia/Rượu. Và các hàng hóa phụ kèm khác như bao bì, khăn ăn, dao kéo.

Tạo một bảng trong đó các mặt hàng thể hiện từng loại sản phẩm (ví dụ: thịt, bánh mì, sữa, rau,… ) và các cột thể hiện các yếu tố của từng loại sản phẩm. Cụ thể gồm: tên sản phẩm, mô tả, đơn vị kích thước, số lượng hiện có, đơn giá, số lượng, tổng số lượng nhóm nguyên vật liệu, chi phí,… Ngoài ra, nếu muốn đơn giản hóa việc đặt hàng và hạch toán bảng chi tiết hơn, bạn có thể thêm các cột thể hiện các yếu tố khác cần báo cáo.

Tiếp đến, bạn cần tạo công thức tại cột tổng bằng cách nhân số lượng sản phẩm với đơn giá và công thức tính tổng tất cả các mục trong mỗi danh mục, sau cùng là cộng các tổng của tất cả các danh mục. Người kiểm kê cần xác định thời gian kiểm kê kho (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng) và tạo bản sao của bảng kiểm kê kho để sử dụng làm mẫu. 

Bước cuối cùng là điền số lượng theo từng mặt hàng thực phẩm và đồ uống vào các danh mục thích hợp, chỉ định đơn vị đếm và đơn giá cho từng mặt hàng. Sau khi bảng đã đầy đủ số liệu được nhập, excel sẽ tự động tính toán theo các công thức đã lập để hoàn thành biểu mẫu. 

Bạn có thể tải mẫu danh sách hàng hóa kiểm kê TẠI ĐÂY

3.2. Bảng giá vốn hàng bán

Sau khi hoàn thành việc kiểm kê, hãy tính toán sự thay đổi của hàng tồn kho so với kỳ trước và thực hiện một mục nhập điều chỉnh trong hệ thống kế toán của bạn để có được giá vốn hàng bán (COGS) chính xác. Để tính giá vốn hàng bán, bạn phải xác định các thành phần thực phẩm và đồ uống và thiết bị đi kèm như khăn ăn, bộ lọc cà phê, hoặc bao bì,…

Công thức tính: COGS = Hàng tồn kho đầu kỳ cộng với hàng mua được thực hiện trong kỳ – Hàng tồn kho cuối kỳ.

Bạn có thể tải mẫu bảng tính giá vốn hàng bán TẠI ĐÂY

3.3. Mẫu báo cáo sử dụng nguyên liệu

Báo cáo sử dụng nguyên liệu cho biết mức sử dụng nguyên liệu và mức tồn kho cụ thể để bạn có thể so sánh lượng hàng tồn kho để xem tình hình và dự báo số lượng cho các đơn đặt hàng trong tương lai qua các chỉ số: 

• Nhóm nguyên liệu (Item category): các loại mặt hàng còn trong kho.
• Tồn kho đầu kỳ (Beginning inventory): số lượng hàng tồn kho cuối cùng của lần kiểm kê trước.
• Hàng mua trong kỳ (Purchases): số lượng hàng được mua thêm.
• Tổng cộng (Total): tổng số lượng mặt hàng (bằng tổng của tồn đầu kỳ cộng cho hàng mua thêm).
• Tồn kho cuối kỳ (End inventory): số lượng hàng đang tồn kho trong thực tế.
• Số lượng sử dụng (Used): số lượng mặt hàng đã được sử dụng, lượng hàng còn lại sau khi lấy phần tổng cộng trừ đi tồn kho cuối kỳ.
• Số lượng hàng bán (Sales): tổng các mặt hàng đã được bán kể từ lần kiểm kho gần nhất.
• % hàng bán (% Sales): được tính bằng cách lấy số lượng sử dụng chia cho số lượng hàng bán.
• Số lượng tồn kho thay đổi (Inventory change): sự thay đổi hàng tồn kho được tính bằng cách lấy tồn cuối kỳ trừ cho tồn đầu kỳ.
• Số lượng tồn kho trung bình (Average inventory): giá trị trung bình của tồn đầu kỳ và cuối kỳ, được tính bằng cách lấy [(tồn kho đầu kỳ + tồn kho cuối kỳ).
• Mức độ quay vòng (Turns): được tính bằng cách lấy số lượng sử dụng chia cho số lượng tồn kho trung bình.

Bạn có thể tải mẫu báo cáo sử dụng nguyên liệu TẠI ĐÂY

3.4. Mẫu báo cáo kiểm kho chi tiết nhất

Báo cáo hàng tồn kho chi tiết cho thấy số lượng hàng tồn kho sau mỗi lần mua và bán, đồng thời cung cấp tổng quan chi tiết về những thay đổi hàng tồn kho, phản ánh chính xác số lượng món hiện có. Nhờ đó, nhà hàng có thể chủ động trong việc đặt hàng sao cho hợp lý nhất.

Bạn có thể tải mẫu báo cáo kiểm kho chi tiết TẠI ĐÂY

3.5. Mẫu bảng kiểm tra chi phí nguyên vật liệu

Bảng chi phí nguyên vật liệu theo công thức sẽ giúp bạn cắt giảm đáng kể chi phí hàng ngày của mình. Công thức nấu ăn cho tất cả các món ăn trong menu phải được nhận trên bảng này và bao gồm mọi chi tiết liên quan đến công thức từ các thành phần có trong món ăn, số lượng của mỗi món cần được sử dụng và thậm chí cả những nguyên liệu sẽ được dùng để trang trí. Biểu mẫu này cũng bao gồm chi phí của từng mặt hàng khi mua, khẩu phần ăn, giá bán và tỷ lệ phần trăm chi phí thực phẩm. Việc lập bảng này giúp bạn kiểm soát tình hình nguyên vật liệu sử dụng để tránh thất thoát hoặc kịp thời đào tạo lại nhân viên.

Bạn có thể tải mẫu bảng kiểm tra chi phí nguyên vật liệu TẠI ĐÂY

Quản lý kho nhà hàng là một quy trình phức tạp và không hề dễ dàng. Bởi vậy, việc xây dựng một quy trình chính xác, hiệu quả ngay từ đầu sẽ giúp bạn kiểm soát và triển khai các hoạt động trơn tru, thống nhất hơn. Bên cạnh đó, mẫu file excel kiểm kê kho nhà hàng trên cũng sẽ là trợ thủ đắc lực dành cho các chủ nhà hàng trong việc quản lý hàng hóa và nguyên vật liệu hiệu quả, thuận tiện nhất.