Chi phí gốc là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng trong quá trình hoạt động của nhà hàng, quyết định tới lợi nhuận thu về nhiều hay ít. Nếu nhà hàng không biết rõ số liệu về chi phí gốc, rất có thể nó sẽ ảnh hưởng tới toàn bộ tài chính và kéo theo đó là nhà hàng bị lỗ rất nhiều. 

Hãy cùng iPOS.vn tìm hiểu xem làm thế nào mà nhà hàng có thể kiểm soát và giữ cho chi phí gốc luôn ổn định trong bài viết dưới đây nhé!

1. Chi phí gốc là gì?

1.1. Định nghĩa về chi phí gốc

Chi phí gốc (Prime Cost) là tổng chi phí hàng hóa (bao gồm thực phẩm, đồ uống và những thứ liên quan khác như giấy ăn, bát đũa dùng một lần, gia vị,…) cộng với tổng chi phí nhân sự cho tất cả nhân viên trong nhà hàng (bao gồm tiền lương, phụ cấp, bảo hiểm, tiền làm thêm giờ, thuế khấu trừ trên lương,…) 

1.2. Cách tính chi phí gốc

Theo định nghĩa, chi phí gốc sẽ được tính theo công thức như sau:

Tổng chi phí hàng hóa + Tổng chi phí lao động = Chi phí gốc

Ví dụ: Một nhà hàng A mỗi tháng phải chi 50 triệu cho chi phí hàng hóa và 40 triệu cho chi phí lao động, vậy chi phí gốc của họ sẽ là 90 triệu.

Tuy nhiên, các nhà hàng thường sử dụng tỷ lệ chi phí gốc trên tổng doanh thu bán hàng để đánh giá triển vọng hoạt động của nhà hàng là tốt hay xấu. Tỷ lệ này sẽ được tính theo công thức: 

Tỷ lệ chi phí gốc trên tổng doanh thu = Chi phí gốc / Tổng doanh thu x 100%

Đối với các nhà hàng, tỷ lệ chi phí gốc trên tổng doanh thu chuẩn sẽ luôn nằm ở mức 55-60%. Như vậy, nhà hàng sẽ còn lại 45% doanh thu để trang trải chi phí hoạt động, đảm bảo có thể thu về lợi nhuận.

Tuy nhiên, nếu tỷ lệ chi phí gốc trên tổng doanh thu chuẩn xuống ngang bằng 50% hoặc thấp hơn nữa, nhà hàng cần phải xem xét lại hoạt động của mình vì điều này đồng nghĩa với việc chi phí hàng hóa hoặc chi phí nhân sự đang có vấn đề, nhà hàng quá thắt chặt trong chi tiêu. Về ngắn hạn, cách làm này có thể mang lại lợi nhuận nhưng về lâu dài làm tổn hại đến uy tín, chất lượng của nhà hàng đó.

Còn nếu tỷ lệ chi phí gốc trên tổng doanh thu của nhà hàng vượt quá mức 70% thì sẽ chỉ còn lại 30% doanh thu để chuyển thành chi phí hoạt động. Với tỷ lệ thấp như thế này thì nhà hàng sẽ khó lòng có lãi vì 30% doanh thu chỉ đủ để trang trải những chi phí cơ bản nhất duy trì hoạt động của nhà hàng.

Xem thêm: Những ưu và nhược điểm cần hiểu rõ về chế độ ăn thô

2. Các cách để kiểm soát tốt chi phí gốc trong ngành F&B

2.1. Kiểm soát giá vốn thường xuyên

Để giữ chi phí gốc luôn ổn định thì chủ nhà hàng và bộ phận kế toán cần phải kiểm soát nó thường xuyên, tức là theo dõi sát sao hai chi phí là chi phí hàng hóa và chi phí nhân sự để nó không có quá nhiều biến động. Thông thường, các nhà hàng hay gặp một số vấn đề như sau:

1. Tính toán sai chi phí nhân sự (không cộng cả bảo hiểm, thuế, phụ cấp)
2. Chi phí hàng hóa đột ngột tăng cao (do nhà cung cấp thay đổi giá cả, do thị trường “bão” giá,…)
3. Nhân sự đồng loạt nghỉ việc hoặc tuyển mới hoàn toàn

Ví dụ: Một nhà hàng A chuyên nhập nguyên liệu đầu vào là củ cải từ một nhà cung cấp ở địa phương. Do thị trường lạm phát, giá củ cải đã tăng lên dẫn tới chi phí hàng hóa của nhà hàng A cũng tăng, kéo theo là chi phí gốc cũng bị tăng theo.

Bất kỳ vấn đề nào dù là nhỏ nhất cũng có thể gây ra những xáo trộn về chi phí nhân sự hoặc hàng hóa, dẫn tới chi phí gốc thay đổi theo và lệch khỏi mức chuẩn mực mà nhà hàng đã đặt ra trước đó. Khi chi phí gốc thay đổi theo hướng tăng lên hoặc giảm đi thì đều ảnh hưởng tới lợi nhuận của nhà hàng.

Vì thế, việc kiểm soát chi phí gốc thường xuyên rất quan trọng để phát hiện ra những biến động về giá cả, có thể xử lý kịp thời trước khi nó khiến hoạt động của nhà hàng gặp rắc rối.

2.2. Kiểm soát chi phí nhân sự theo ngày

Chi phí nhân sự cần phải được kiểm soát rất chặt chẽ để đảm bảo không có một lỗ hổng nào khiến nhà hàng phải chi trả nhiều hơn dự tính cho khoản này. Cách tốt nhất kiểm soát chi phí theo từng ngày, tức là nhà hàng cần có hệ thống chấm công theo ngày chính xác để xác định được khoảng thời gian làm việc của từng nhân viên: ai đi làm đúng giờ, ai đi muộn, ai nghỉ phép, ai nghỉ đột xuất,… 

Khi đã thống kê và có dữ liệu đầy đủ sẽ tiện hơn cho kế toán nhà hàng tính toán mức lương, phụ cấp, bảo hiểm và cả thuế lương mỗi tháng. Ngoài ra, đây còn là cơ sở để nhà hàng nắm được mức độ làm việc của mỗi nhân viên, từ đó đề ra hình thức thưởng phạt tối ưu nhất. Đồng thời, cũng có thể dựa vào dữ liệu để xem xét những điểm yếu trong việc quản lý nhân sự của nhà hàng và đưa ra cách để cải thiện.

2.3. Kiểm soát giá vốn hàng bán

Giá vốn hàng bán (COGS) liên quan đến tổng chi phí tạo ra tất cả các sản phẩm mà nhà hàng đang bán. Hay hiểu theo một cách đơn giản, có thể coi đó là chi phí của tất cả các nguyên liệu và món ăn trong thực đơn của nhà hàng.

Giá vốn hàng bán nên được tính toán và kiểm kê thường xuyên, có thể là định kỳ theo tuần hoặc hai tuần/lần để đảm bảo có con số chính xác nhất. Muốn giá vốn hàng bán luôn ổn định và thậm chí là giảm xuống mức thấp nhất, mọi khâu trong quy trình hoạt động của nhà hàng đều cần phải có sự tham gia và giám sát chặt chẽ từ phía chủ nhà hàng hoặc bộ phận quản lý. 

Như vậy mới hạn chế các rủi ro phát sinh liên quan đến vấn đề hàng hóa: nguyên vật liệu bị ăn bớt, nhân viên gian dối nâng khống giá nhập đầu vào, nhà cung cấp đưa tới hàng không chất lượng, kiểm kê kho không đúng dẫn tới nhiều nguyên liệu không được sử dụng đúng thời hạn,… Với cách làm này, nếu có vấn đề gì xảy ra ở bất kỳ khâu nào thì chủ nhà hàng cũng có thể phát hiện và xử lý nhanh chóng.

2.4. Kiểm soát việc định giá thực đơn

Một yếu tố cực kỳ quan trọng nữa khi kiểm soát giá vốn là phải định giá thực đơn chính xác. Việc này không hề đơn giản mà yêu cầu nhà hàng phải phân tích, tính toán chi phí chi tiết cho từng món, từng loại.

Ví dụ: Một nhà hàng bán món bê xào sả ớt, vậy khi phân tích chi phí thì không chỉ bao gồm những phần nguyên liệu chính như thịt bê, sả, ớt, mà còn phải bao gồm cả chi phí phụ như gia vị, gas, nước, điện và công nấu. Nhà hàng cần cộng hết những chi phí đó vào, tính thêm tiền lời cho món đó rơi vào tầm 30% tổng chi phí thì mới có thể xác định đúng giá món để mang về lợi nhuận.

Xem thêm: Kinh doanh nhà hàng Nhật Bản – Những lưu ý không thể bỏ qua

3. Kết luận

Các chủ nhà hàng cần phải nắm rõ chi phí gốc vì đây là một trong những dữ liệu quan trọng nhất khi tính toán lợi nhuận cho nhà hàng. Hơn nữa, chi phí gốc sẽ ảnh hưởng rất lớn tới việc nhà hàng phát triển và mở rộng quy mô, vậy nên nếu nhà hàng kiểm soát được nó ổn định bao nhiêu cũng đồng nghĩa với việc hoạt động thuận lợi bấy nhiêu.