Trong bộ máy nhân sự của doanh nghiệp F&B, quản trị kế toán nội bộ trong nhà hàng đóng vai trò rất quan trọng trong việc theo dõi tình hình thu chi, cung cấp số liệu tài chính và hoàn thành báo cáo để chủ nhà hàng kịp thời đưa ra những quyết định kinh doanh chính xác. Vậy, cụ thể công việc kế toán nội bộ là gì? Làm thế nào để quản trị kế toán nội bộ trong nhà hàng hiệu quả? Hãy cùng theo dõi trong bài viết dưới đây!

1. Quản trị kế toán nội bộ trong nhà hàng là gì?

Theo luật kế toán (năm 2003), kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. Trong bộ máy kế toán nhà hàng thường tồn tại hai vị trí công việc, đó là kế toán nội bộ và kế toán thuế. 

Khác với kế toán thuế chuyên thực hiện quá trình thu nhận, cung cấp thông tin giữa doanh nghiệp và Nhà Nước, kế toán nội bộ chỉ tập trung vào phục vụ và xử lý số liệu bên trong doanh nghiệp. Hiểu một cách đơn giản, kế toán nội bộ trong nhà hàng, hay Inhouse Accountant là bộ phận chịu trách nhiệm tập hợp tất cả các phát sinh trên thực tế (có hóa đơn và không có hóa đơn) chứng từ để làm căn cứ xác định tình hình tài chính, lãi lỗ của nhà hàng đó. Vị trí này phải thực hiện đầy đủ các công việc ghi chép, lập chứng từ, lưu trữ, kiểm tra, theo dõi các hoạt động kinh tế – tài chính của nhà hàng từ lúc phát sinh đến khi kết thúc.

Thông qua việc đo lường, phân tích và lập các báo cáo phục vụ cho việc quản trị nội bộ doanh nghiệp, kế toán nội bộ trong nhà hàng giúp các nhà quản lý ra quyết định để điều hành kinh doanh một cách hiệu quả. Chính vì vậy mà vị trí quản trị  kế toán nội bộ đóng vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý vận hành nhà hàng. Quản trị kế toán nội bộ trong nhà hàng là công tác quản lý, theo dõi sát sao và kiểm soát chất lượng công việc của kế toán nội bộ. 

Xem thêm: Cách làm kế toán nhà hàng ăn uống cơ bản từ A đến Z

2. Làm thế nào để quản trị kế toán nội bộ trong nhà hàng hiệu quả? 

2.1. Thấu hiểu chi tiết công việc của kế toán nội bộ

Để quản trị kế toán nội bộ trong nhà hàng thuận lợi chủ kinh doanh cần nắm được những hạng mục công việc của vị trí này. Tùy vào từng mô hình kinh doanh nhà hàng, quy mô hoạt động, trình độ của nhân viên kế toán và yêu cầu của quản lý mà công việc của kế toán nội bộ trong nhà hàng có thể khác nhau tương ứng. Tuy nhiên, nhìn chung, công việc chính của kế toán nội bộ sẽ bao gồm:  

• Phát hành, kiểm tra, kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ và luân chuyển theo đúng trình tự quy định.
• Hạch toán các chứng từ nội bộ theo quy định.
• Lưu giữ các chứng từ nội bộ một cách khoa học, đảm bảo an toàn và dễ dàng tra cứu, tìm kiếm khi cần.

• Thực hiện tốt phần công việc kế toán được giao, đồng thời phối hợp thực hiện công việc với các kế toán nội bộ khác.
• Định kỳ hàng tuần, tháng, quý hoặc đột xuất lập báo cáo và báo cáo lên cấp trên theo yêu cầu.
• Thống kê, phân tích số liệu về tình hình sản xuất kinh doanh thực tế của doanh nghiệp khi được giao nhiệm vụ, từ đó đưa ra ý kiến tư vấn cho nhà quản trị về hướng phát triển có lợi cho doanh nghiệp.
• Cuối kỳ hoặc theo yêu cầu lập các báo cáo tài chính, xác định kết quả kinh doanh thực tế của doanh nghiệp.

Các loại Báo cáo mà kế toán nội bộ trong nhà hàng cần lập định kỳ ngày/tuần/tháng và nộp cho nhà quản lý/chủ nhà hàng có thể bao gồm:

• Báo cáo quỹ tiền mặt, tiền gửi nhằm nắm được lượng tiền thu chi trong ngày.
• Báo cáo công nợ phải thu, phải trả để có kế hoạch dòng tiền hợp lý.
• Báo cáo tồn kho để có kế hoạch mua hàng kịp thời. 

2.2. Chuyên môn hóa các vị trí kế toán nội bộ trong nhà hàng 

Bộ máy kế toán nội bộ trong nhà hàng có tổ chức nhân sự như thế nào tùy thuộc vào quy mô kinh doanh và hạn mức ngân sách. Nếu ở những nhà hàng vừa và nhỏ chỉ cần 2 – 3 người ở vị trí kế toán, thì ở nhà hàng có quy mô lớn hơn, kế toán nội bộ sẽ bao gồm nhiều vị trí để đảm nhiệm những vai trò và chuyên môn khác nhau để kết quả công việc được hoàn thành tốt nhất. Quản trị kế toán nội bộ trong nhà hàng cần theo dõi các vị trí sau: 

– Kế toán trưởng: Là người có trách nhiệm cao nhất trong phòng kế toán. Vị trí này có trách nhiệm chỉ đạo, điều hành, kiểm tra các số liệu và báo cáo của những kế toán khác trong phòng. Kế toán trưởng sẽ báo cáo đến cấp quản lý hoặc chủ nhà hàng về tình hình tài chính lãi lỗ của công ty và có thể đề xuất các giải pháp giúp công ty tối ưu chi phí.

– Kế toán thu chi (thủ quỹ): Là người thực hiện các khoản thu chi và lập chứng từ minh chứng cho các khoản thu chi của nhà hàng. Kế toán cần lập chính xác, đầy đủ các giấy tờ thu – chi – tồn quỹ tiền mặt vào sổ để lập báo cáo cấp trên khi cần thiết, hoặc khi có yêu cầu.

– Kế toán kho: Là người thường xuyên kiểm kê định kỳ, theo dõi các hoạt động tại kho hàng, nhận và lưu giữ các hóa đơn xuất – nhập kho, kiểm tra hàng hóa nguyên vật liệu để kịp thời báo lên cấp trên khi hàng hết hạn sử dụng hay hư hỏng,… để kịp thời xử lý.

– Kế toán tiền lương: Là người đảm nhận công việc tính lương thưởng cho nhân viên. Căn cứ vào các quy định của nhà hàng, bảng chấm công, hợp đồng lao động,.. mà kế toán lương sẽ lập bảng lương, tính toán phần chi trả lương thưởng, bảo hiểm mà nhân viên được nhận.

– Kế toán ngân hàng: Là người kiểm tra tính hợp lệ của đề nghị thanh toán, ủy nhiệm chi,.. nộp ra ngân hàng. Kiểm tra số dư tài khoản, lập chứng từ, cung cấp thông tin nhằm phục vụ cho các hoạt động tại ngân hàng.

– Kế toán công nợ: Là người xác nhận và kiểm tra các hóa đơn thanh toán, đồng thời lập kế hoạch thu nợ, trả nợ, giãn nợ,…lập báo cáo công nợ, công nợ đặc biệt.

– Kế toán bán hàng: Là người nhập số liệu bán hàng, mua hàng vào phần mềm kế toán, đồng thời lập hóa đơn, chứng từ bán hàng. Kế toán viên cần theo dõi tính chiết khấu hoặc làm thẻ VIP cho khách hàng nếu có, tổng hợp và làm báo cáo doanh thu bán hàng hàng ngày.

– Kế toán tổng hợp: Là người dựa trên báo cáo của các kế toán viên lập báo cáo tài chính, chịu trách nhiệm về các thông tin, số liệu trên sổ kế toán và báo cáo lại với các bộ phận cấp trên.

– Kế toán kiểm soát nội bộ: Là người kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp, từ trang thiết bị đến chất lượng làm việc của nhân viên, cơ sở hạ tầng, kiểm soát chi phí, tiềm năng phát triển và mở rộng của công ty,… báo cáo và đưa ra các đề xuất hợp lý cho nhà quản lý/chủ nhà hàng.

2.3. Tuyển dụng chặt chẽ nhân sự kế toán nội bộ nhà hàng

Để “chiêu mộ” thành công nhân viên kế toán nội bộ chất lượng cho nhà hàng của mình, chủ kinh doanh cần nắm được những tiêu chí tuyển dụng của vị trí này. Ứng viên ứng tuyển vị trí kế toán nội bộ trong nhà hàng cần thỏa mãn một số yêu cầu cơ bản như sau: 

– Có bằng cấp và kinh nghiệm kế toán: Nhân viên kế toán nội bộ cần ít nhất tốt nghiệp Trung cấp trở lên ngành kế toán, kiểm toán, tài chính và có ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương. Đặc biệt, nhà hàng nên ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong ngành kinh doanh dịch vụ ăn uống, khách sạn,… 

– Trang bị đầy đủ kiến thức, nghiệp vụ kế toán nhà hàng: Nhân viên kế toán nội bộ cần có kiến thức về kế toán, kiến thức về hồ sơ, hóa đơn, chứng từ xuất – nhập,… kiến thức căn bản về sản phẩm, dịch vụ nhà hàng để có thể nắm bắt công việc nhanh chóng và xử lý được công việc kịp thời.

– Kỹ năng tin học văn phòng tốt: Hầu hết các phần mềm, báo cáo tài chính đều thực hiện trên máy tính, nên việc sử dụng thành thạo máy tính là kỹ năng cấp thiết đối với một kế toán nội bộ nhà hàng để có thể giải quyết công việc hiệu quả, nhanh chóng hơn. Các kế toán nên biết sử dụng phần mềm kế toán nhà hàng từ trước để không cần tốn kém thời gian đào tạo, làm quen khi bắt đầu công việc. 

– Cẩn thận, tỉ mỉ, tinh thần trách nhiệm cao: Vì là người thường xuyên làm việc với con số, giấy tờ nên làm việc cẩn thận và chính xác là yếu tố bắt buộc phải có đối với một kế toán nội bộ trong nhà hàng.

– Đảm bảo bảo mật thông tin doanh nghiệp: Các hóa đơn, thông tin chứng từ rất quan trọng và là điều nhạy cảm đối với một doanh nghiệp. Kế toán là người chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu thông tin bị rò rỉ ra ngoài, do đó phải tuyệt đối bảo mật toàn bộ thông tin.

Hiện nay, mức lương kế toán nội bộ cho nhà hàng hiện ở mức khá cao so với mặt bằng mức lương chung của nhân sự ngành F&B. Tuy nhiên, tùy thuộc vào vị trí kế toán từng phần hành đảm nhiệm, yêu cầu và khối lượng công việc, hiệu suất làm việc cùng với quy mô doanh nghiệp, địa điểm làm việc… mà mức lương giữa các kế toán nội bộ sẽ khác nhau và chênh lệch ít nhiều. Nhìn chung, mức lương của kế toán nội bộ sẽ dao động trong khoảng 6 – 8 triệu đồng/tháng chưa tính trợ cấp, phụ cấp, thưởng,… Quản trị kế toán nội bộ trong nhà hàng cần lưu ý vấn đề này để tuyển dụng được nhân sự chất lượng. 

Do đó, nếu nhà hàng vẫn còn đang kinh doanh ở quy mô vừa và nhỏ, chủ quán có thể cân nhắc sử dụng giải pháp Kế toán VO để tiết kiệm chi phí nhân sự kế toán nội bộ. Kế toán VO tích hợp trong ứng dụng quản lý từ xa FABi Manager là giải pháp quản lý tài chính dành cho các chủ nhà hàng trong công việc kinh doanh, có khả năng giải quyết những nhu cầu kế toán cơ bản nhất. Công cụ này hỗ trợ chủ quán kiểm soát các giao dịch thu chi, tính toán và cập nhật số liệu về tình hình lãi lỗ trong kinh doanh của nhà hàng một cách đơn giản và thuận tiện nhất.  Như vậy, chủ kinh doanh không cần phải quá đau đầu trong công việc quản trị kế toán nội bộ trong nhà hàng nữa. 

Doanh nghiệp F&B nào cũng đều cần vị trí kế toán để xử lý các vấn đề liên quan đến giấy tờ, sổ sách và báo cáo tài chính. Chính vì vậy, quản trị kế toán nội bộ trong nhà hàng là công việc vô cùng quan trọng mà các chủ kinh doanh nên lưu ý.