Khi bắt đầu kinh doanh, chủ quán cafe sẽ phải tìm hiểu cặn kẽ về vấn đề “quy trình lựa chọn nhà cung cấp nguyên liệu”, bởi đây là yếu tố cốt lõi xây dựng nên chất lượng quán cafe. Nhà cung cấp nguyên liệu có tầm quan trọng vô cùng lớn, họ đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu, hàng hóa,… với số lượng đầy đủ, chất lượng, ổn định, chính xác,… đáp ứng yêu cầu kinh doanh với chi phí thấp và thời gian kịp thời.
Bởi vậy, việc lựa chọn nhà cung cấp tốt là điều kiện tiên quyết giúp quán cafe đảm bảo chất lượng đồ uống, theo tiến độ quy định với giá cả hợp lý. Để giúp bạn tìm hiểu rõ ràng các vấn đề này, hãy cùng iPOS.vn theo dõi trong bài viết dưới đây.
Nội dung [hiển thị]
1. Vì sao cần lựa chọn các nhà cung cấp ổn định?
Nguyên liệu, hàng hóa đầu vào sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng đồ uống tại cửa hàng. Do đó, cần lựa chọn các nhà cung cấp nguyên liệu ổn định để tạo ra những sản phẩm tốt nhất. Đồ uống ngon – dở – phù hợp – không phù hợp cũng từ khâu chọn lựa nguyên liệu mà ra.
Chắc hẳn, không ít chủ quán đã gặp phải trường hợp các nhà cung cấp mời chào, tư vấn về sản phẩm và các chính sách hậu mãi chu đáo với mong muốn trở thành nhà cung cấp cho quán. Bạn hãy chọn lựa một vài nhà cung cấp ổn định và chất lượng để nhập nguyên liệu. Không nên chỉ độc quyền một nhà cung cấp, vì khi xảy ra một vài vấn đề nào đó thì nguồn hàng sẽ bị gián đoạn, ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình phục vụ khách hàng.
2. Quy trình lựa chọn nhà cung cấp nguyên liệu cho quán cafe
Bước 1: Định vị sản phẩm/dịch vụ
Đầu tiên, bạn cần định vị rõ ràng sản phẩm/dịch vụ tại cửa hàng của mình. Định vị sản phẩm cao cấp sẽ khác hẳn với sản phẩm trung lưu và bình dân ít tiền. Chẳng hạn, khi nhắc tới The Alley người ta nhớ ngay tới thương hiệu ở phân khúc trung lưu, mang làn sóng sữa tươi trân châu đường đen du nhập về Việt Nam. Thương hiệu ở phân khúc trung lưu và hướng tới đối tượng khách hàng là các bạn trẻ.
Đọc thêm: Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp nguyên vật liệu nhà hàng
Bước 2: Thu thập thông tin và đánh giá nhà cung cấp nguyên liệu
Khi đã định vị được sản phẩm/dịch vụ của mình cung cấp cho đối tượng khách hàng nào thì chủ thương hiệu cần thu thập thông tin và đánh giá nhà cung cấp nguyên liệu có chất lượng – giá bán – khả năng đáp ứng phù hợp hay không. Bạn có thể thu thập thông tin bằng cách giới thiệu của các bên thứ ba, hoặc thông qua các thông tin được công khai trên website, fanpage,… của nhà cung cấp. Tuy nhiên, các thông tin này có thể đã cũ hoặc chưa đầy đủ. Do đó, bạn cần có những dữ liệu sơ cấp thông qua khảo sát trực tiếp tại các nhà cung cấp nguyên liệu. Tất cả việc này cần phải thực hiện sớm để có thể lên được giá thành sản phẩm trước khi bắt đầu khai trương kinh doanh quán.
Ví dụ: Nếu cửa hàng bạn chỉ hướng tới đối tượng bình dân và ly cafe đá chỉ bán giá 25.000đ/ly thì bạn không thể nhập loại nguyên liệu cafe arabica có giá cao nhất là 500.000 đồng/kg, nhưng cũng đồng thời không thể nhập với loại cafe cháy khét chỉ với 50.000 – 80.000 đồng/kg. Nguyên lý chung là giá vốn nguyên liệu thức uổng chỉ nên từ 10 – 35% nếu vượt quá thì sẽ chỉ hòa vốn hoặc lỗ.
Bước 3: Thử nghiệm nhà cung cấp nguyên liệu
Sau khi thu thập thông tin cơ bản, chủ thương hiệu cần thử nghiệm trong một khoảng thời gian nhất định, để đánh giá nhà cung cấp có cung ứng thực phẩm đảm bảo chất lượng tiêu chuẩn hay không. Nếu các nhà cung cấp qua thời gian thử nghiệm không đạt được những tiêu chuẩn đặt ra, cần chọn và tiến hành thử nghiệm với các nhà cung cấp tiếp theo trong danh sách những nhà cung cấp tiềm năng.
Trong quá trình này, cần theo dõi và đánh giá các nhà cung cấp đã chọn. Nếu đạt yêu cầu thì đặt quan hệ lâu dài, nếu không đạt yêu cầu thì lựa chọn nhà cung cấp khác.
Trong quá trình lựa chọn, chủ thương hiệu có thể tận dụng các mối quan hệ từ bạn bè, người thân giới thiệu. Qua đó, xem những người khác đánh giá như thế nào về một nhà cung cấp tiềm năng trước khi đào sâu tìm hiểu xem người đó có phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp mình hay không.
Bước 4: Lựa chọn nhà cung cấp nguyên liệu
Đối với nhà cung cấp đá, rau củ quả thì sẽ hơi “mệt mỏi” chút bởi có nhiều kênh lựa chọn và rau củ quả thường có nhiều biến động về giá.
+ Đối với đá thì đơn giản hơn vì bạn chỉ cần lựa chọn loại đá nào phù hợp như loại tốt thì nước đá trong như pha lê, lâu tan trong nước và giữ thức uống tốt hơn. Còn loại xấu hơn thì đá màu đục và nhanh tan hơn. Trong trường hợp, chủ thương hiệu đầu tư luôn máy làm đá thì cần cân nhắc, tính toán lợi hại đầu tư và chi phí vận hành.
+ Đối với trái cây rau củ thì rắc rối hơn, bởi có nhiều quán cafe chọn cách mỗi ngày chủ động ra chợ để lựa chọn mua. Điều này đòi hỏi phải có kinh nghiệm lựa chọn nguyên liệu, tốn nhiều công sức, nhưng đổi lại nguyên liệu sẽ tươi và đa dạng lựa chọn hơn. Trong khi đó, nhiều thương hiệu lại chọn cách “bỏ mối” một bên nào đó chuyên bán trái cây – cách này thì tiện lợi và hàng hóa ổn định song nhưng bên bỏ mối thường có tư duy “kiểu chợ” nên thời gian đầu cung cấp hàng chất lượng nhưng càng về sau chất lượng giảm dần. Vì thế, nếu chọn “bỏ mối” thì nên tìm kiếm những bên cung cấp ổn định và giá cũng phải phù hợp. Đồng thời cần phải giám sát và có báo cáo rõ ràng từ bộ phận bar/bếp để nắm rõ tình hình mà đàm phán và lựa chọn về sau.
Còn đối với các nhà cung cấp đồ uống đóng chai như nước ngọt, nước suối, bia,…. Hay nhà cung cấp dụng cụ thì chủ cửa hàng nên lựa chọn các đơn vị uy tín, gần cửa hàng. Với những mặt hàng này thường rất cạnh tranh và giá bán không chênh lệch nhiều với nhà cung cấp vì thế bạn chỉ nên quan tâm tới khả năng đáp ứng nhanh chóng.
Cần lưu ý, loại thức uống mang lại doanh thu cao nhất cho cửa hàng chính là cafe và nó thường chiếm từ 30 – 80%. Vì thế, bài toán về lựa chọn nhà cung cấp nguyên liệu cafe luôn là quan trọng số 1. Chất lượng tốt và ổn định mới có thể giữ chân được khách hàng. Bởi chúng ta đều biết, chỉ cần một chút xíu thay đổi thôi cũng đã khiến cho thành phẩm tạo ra một ly cafe là khác nhau. Chủ cửa hàng hãy nên xem nhà cung cấp cafe là đối tác quan trọng và họ sẽ cùng bạn xây dựng thức uống phù hợp với nhu cầu cửa hàng. Đồng thời, chủ cửa hàng cũng phải là người có đủ kiến thức và nghệ thuật để nhận biết đâu là cafe chất lượng đâu là cafe “dởm” và đâu là nhà cung cấp tốt có thể hợp tác lâu dài.
Một khi đã lựa chọn sai nhà cung cấp thì giá phải trả rất đắt hơn nữa lại phải bắt đầu tìm kiếm một nhà cung cấp mới. Chủ cửa hàng hãy nên lắng nghe đối tác chia sẻ và trình bày giải pháp làm sao để tạo ra một ly cafe ngon và có thể xem họ làm mẫu để điều chỉnh hương vị thơm ngon… Nhà cung cấp ấy phải là người “nói thật làm thật”, chỉ như vậy mới có thể đồng hành lâu dài với bạn.
Đọc thêm: Phương pháp định giá đồ uống cho quán cafe từ A đến Z
Bước 4: Tổ chức thực hiện đơn hàng và ký hợp đồng cung ứng
Sau khi đã lựa chọn được nhà cung cấp nguyên liệu phù hợp, chủ thương hiệu sẽ phân chia phụ trách công việc cho người thực hiện đơn hàng. Khi đơn hàng đã được chấp nhận, hợp đồng được ký kết thì nhân viên sẽ thực hiện các công việc để nhập hàng về kho như nhận hàng, kiểm tra các ghi chú của nhà cung cấp so với đơn hàng, kiểm tra hàng hóa được giao, hiệu chỉnh lại sổ sách, kiểm tra hóa đơn và thanh toán, đánh giá toàn bộ quy trình cung ứng,…
Không phải ai kinh doanh cafe đều có thể thành công ngay từ ban đầu mà hầu hết đều trải qua những lúc thử nghiệm, những lúc sai lầm mới rút ra kinh nghiệm mới có cho mình những bước thành công. Đặc biệt trong thị trường F&B cạnh tranh khắc nghiệt, để thành công chủ quán phải biết cách vận hành và nắm bắt xu hướng thị trường. Trên đây là những thông tin chia sẻ về cách lựa chọn nguyên liệu cho quán cafe để việc kinh doanh ổn định và phát triển bền vững. Hy vọng qua bài viết này, các bạn có thể tích lũy cho mình thêm kinh nghiệm trong quá trình vận hành quán cafe hiệu quả.
Bạn hãy thử tham khảo các phần mềm sau để công việc vận hành quán cafe trơn tru hơn nhé!
