Để tối ưu lợi nhuận khi kinh doanh nhà hàng, chủ quán không những chỉ tìm cách gia tăng doanh số bán hàng mà còn phải kiểm soát tốt các loại chi phí. Bên cạnh chi phí thuê mặt bằng, nguyên vật liệu,… chi phí nhân sự là một trong những hạng mục nan giải nhất vì liên quan đến yếu tố con người.
Nếu nhà hàng tuyển dụng quá ồ ạt thì gây ra tình trạng lãng phí, cắt giảm nhân sự quá nhiều thì ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ khách hàng. Vậy, nhà hàng nên tính phần trăm chi phí nhân sự (Labor Cost Percentage) dựa trên cơ sở nào? Hãy cùng iPOS.vn theo dõi trong bài viết dưới đây.
Nội dung [hiển thị]
1. Chi phí nhân sự trong nhà hàng bao gồm những gì?
Chi phí nhân sự là tất cả các khoản chi phí dành cho người lao động làm việc trong nhà hàng. Nhiều chủ quán khi tính chi phí nhân sự thường chỉ nghĩ đến tiền lương là đủ. Tuy nhiên, tất cả các loại chi phí liên quan đến lao động, đều cần được đưa vào tính toán phần trăm chi phí nhân sự của nhà hàng, bao gồm tất cả những khoản tiền sau:
– Lương nhân viên: Khoản thù lao cố định trả cho người lao động một cách đều đặn hàng tháng, thường dành cho nhân viên làm việc toàn thời gian (Full-time).
– Lương nhân viên theo giờ: Khoản thù lao linh hoạt trả cho người lao động hàng tháng, thường dành cho nhân viên làm việc bán thời gian (Part-time), số tiền phụ thuộc vào thời gian làm việc thực tế của nhân viên.
– Tiền thưởng: Khoản tiền thưởng đãi ngộ cho nhân viên vào những ngày lễ, Tết,… hoặc khi doanh thu nhà hàng đạt được cột mốc kỳ vọng. Tiền thưởng giúp khích lệ, động viên tinh thần nhân viên để họ có thêm động lực trong công việc, đồng thời là một hình thức giữ chân những nhân viên có năng lực tốt.
– Tiền tăng ca: Còn có tên gọi là lương làm thêm giờ, lương làm ngoài giờ. Đây là khoản chi phí mà nhà hàng phải trả cho nhân viên cho khoảng thời gian làm việc thêm ngoài khung giờ làm việc theo quy định.
– Nghỉ ốm, nghỉ phép, nghỉ lễ: Khoản tiền lương trả cho nhân viên cho thời gian không làm việc như nghỉ mát hàng năm, nghỉ có hưởng lương,…
– Thuế tiền lương, bảo hiểm: Nhà hàng phải đóng tiền cho nhân viên theo quy định của pháp luật.
Xem thêm: Các chiến lược giúp tối ưu chi phí nhân sự trong kinh doanh nhà hàng
2. Công thức tính phần trăm chi phí nhân sự trong nhà hàng
Nhà hàng luôn có hai khung thời gian chính trong ngày là “giờ cao điểm” và “giờ thấp điểm”. Có những khung giờ không có khách, thậm chí nhân viên không có việc để làm nhưng có những khung giờ cao điểm đông khách, nhân viên chạy hết công suất nhưng vẫn không kịp để phục vụ khách hàng. Tình trạng này cũng đặt ra bài toán nan giải với chủ quán vì không biết nên phân bổ nhân sự thế nào để vừa đảm bảo chất lượng phục vụ khách hàng, vừa tối ưu chi phí nhân sự trong nhà hàng. Câu trả lời của nhiều người chắc chắn chính là cắt giảm nhân sự ở những khung giờ thấp điểm, nhưng đây không phải là giải pháp tối ưu nhất trong một số trường hợp.
Ví dụ, vào khoảng 3 giờ chiều ngày thứ Hai, một vị khách bước vào và ngồi tại nhà hàng của bạn rồi gọi 6 ly bia tươi với 1 đĩa đậu phộng. Bạn sẽ đưa ra câu hỏi: Ai thực sự làm việc cho vị khách duy nhất đó? Câu trả lời rất có thể đó chỉ là nhân viên phục vụ và pha chế. Nhưng trên thực tế, bạn vẫn phải trả tiền lương cho cả một đầu bếp – người thực sự không có liên quan gì đến khách hàng này. Tuy nhiên, bạn không thể cắt giảm đầu bếp duy nhất trong nhà hàng.
Để có thể đưa ra những quyết định hợp lý, hãy đo lường tỷ lệ phần trăm chi phí nhân sự trong nhà hàng. Trước hết, bạn cần xác định chi phí nhân sự theo giờ làm việc:
2.1. Xác định chi phí nhân sự theo giờ làm việc
Sử dụng dữ liệu lịch sử thu thập từ phần mềm quản lý bán hàng, xem xét lại các phân chia ca kíp, bảng phân công, lịch làm việc,… và tính toán theo các bước sau đây:
– Bước 1: Tách hoặc chia nhân viên với cùng mức lương thành các nhóm.
Nhà hàng có thể chia thành nhiều nhóm khác nhau, mỗi nhóm là một vị trí công việc như nhân viên đón khách, phục vụ, thu ngân, đầu bếp, pha chế, bảo vệ,…
– Bước 2: Cộng tổng số giờ làm việc của mỗi nhóm nhân viên.
Giả sử nhà hàng có 5 nhân viên phục vụ, 1 nhân viên làm việc 8 giờ mỗi ngày. Như vậy, tổng số giờ làm việc cho các nhân viên phục vụ trong tuần là 8 giờ x 5 người x 7 ngày = 280 giờ.
– Bước 3: Nhân số lương hàng giờ với tổng số giờ làm việc.
Mức lương hàng giờ của 1 nhân viên phục vụ có thể là 30.000 đồng, chúng ta lấy 280 giờ x 30.000 đồng/giờ = 8.400.000 đồng.
– Bước 4: Chia số này cho số tuần trong một năm (hoặc tháng trong một năm nếu thực hiện lập ngân sách hàng tháng).
Trong trường hợp này, ta chia 8.400.000 đồng cho 52 tuần trong một năm được 162.000 đồng. Như vậy, trung bình một tuần, nhà hàng cần trả 162.000 đồng mỗi giờ làm việc cho các nhân viên phục vụ.
– Bước 5: Cộng các chi phí trong mỗi mức lương để xác định tổng chi phí nhân sự theo giờ làm việc.
Bạn có thể trả 162.000 đồng mỗi giờ làm việc cho các nhân viên phục vụ, nhưng đối với các vị trí khác nhau, con số đó sẽ khác. Cộng tất cả chúng lại với nhau để xác định tổng chi phí lao động theo giờ làm việc. Ví dụ, nhà hàng có chi phí cho thu ngân là 50.000 đồng mỗi giờ, đầu bếp là 120.000 đồng mỗi giờ, pha chế là 60.000 đồng mỗi giờ. Tổng cộng, chi phí nhân sự của nhà hàng là 392.000 đồng mỗi giờ. Từ con số này, bạn có thể xác định chi phí nhân sự theo ngày, tháng, năm để sử dụng cho việc tính phần trăm chi phí nhân sự. Ví dụ: 392.000 đồng mỗi giờ, 3.136.000 đồng mỗi ngày, 21.952.000 đồng mỗi tháng và 263.424.000 đồng mỗi năm.
2.2. Tính phần trăm chi phí nhân sự theo tỷ lệ phần trăm doanh thu
Sau khi đã xác định được chi phí nhân sự theo giờ làm việc, chủ kinh doanh cũng có thể tính phần trăm chi phí nhân sự theo tỷ lệ phần trăm doanh thu:
Bước 1: Xác định chi phí nhân sự của nhà hàng
Chi phí này bao gồm tất cả số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho nhân viên của mình trong suốt cả năm.
Bước 2: Xác định doanh thu của nhà hàng.
Doanh thu ở đây là số tiền mà nhà hàng nhận được trước khi có bất kỳ khoản thuế hoặc các khoản khấu trừ khác đã được thực hiện. Bạn có thể tìm thấy con số này dễ dàng qua các báo cáo tài chính từ phần mềm quản lý bán hàng.
Bước 3: Lấy chi phí nhân sự của nhà hàng chia cho doanh thu hàng năm.
Ví dụ, nếu chi phí nhân sự mà nhà hàng phải trả cho tất cả nhân viên là 600.000 triệu đồng một năm, doanh thu trong một năm của quán là 1 tỷ 8 một năm, hãy chia 600.000 đồng cho 1 tỷ 8 để có 0,3.
Bước 4: Nhân chỉ số vừa tính được với 100.
Con số cuối cùng này chính là tỷ lệ phần trăm chi phí nhân sự của nhà hàng. Trong ví dụ trên, nó là 30%, tức là chi phí nhân sự của nhà hàng chiếm 30% doanh thu hàng năm.
2.3. Tính phần trăm chi phí nhân sự theo tỷ lệ phần trăm tổng chi phí hoạt động
Một phương pháp khác để xác định rõ cơ cấu chi phí trong nhà hàng chính là tính chi phí nhân sự theo tỷ lệ phần trăm tổng chi phí hoạt động với công thức tương tự:
Bước 1: Xác định chi phí nhân sự nhà hàng.
Chi phí này bao gồm tất cả số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho nhân viên của mình trong suốt cả năm, tương tự như phương pháp tính trên.
Bước 2: Xác định tổng chi phí hoạt động.
Tổng chi phí hoạt động là tổng chi phí để nhà hàng vận hành và kinh doanh, bao gồm các chi phí thuê mặc bằng, nguyên vật liệu, marketing,… và tất cả các chi phí phát sinh khác.
Bước 3: Chia chi phí nhân sự cho tổng chi phí hoạt động.
Ví dụ, nếu chi phí nhân sự là 120 triệu đồng mỗi tháng và tổng chi phí hoạt động là 200 triệu đồng mỗi tháng, hãy chia 120 triệu đồng cho 200 triệu đồng để có được tỷ lệ là 0,6.
Bước 4: Nhân chỉ số vừa tính được với 100.
Con số cuối cùng này chính là tỷ lệ phần trăm chi phí nhân sự của nhà hàng. Trong ví dụ trên, chi phí nhân sự chiếm 60% tổng chi phí hoạt động kinh doanh.
3. Làm thế nào để tối ưu chi phí nhân sự trong nhà hàng?
Sau khi đã có tỷ lệ phần trăm chi phí nhân sự trong nhà hàng, bước tiếp theo bạn cần làm chính là đánh giá và đưa ra quyết định phù hợp. Nếu tỷ lệ phần trăm chi phí lao động quá cao, bạn cần tìm cách giảm tỷ lệ này xuống thấp hơn. Tuy nhiên, nếu bạn trả lương cho nhân viên ít hơn thì họ sẽ mất động lực, giảm năng suất làm việc và thậm chí là rời bỏ bạn. Việc cắt giảm nhân sự hoặc sắp xếp ít ca làm việc cũng cần sắp xếp hợp lý để tránh ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ khách hàng. Vì vậy, để tối ưu phần trăm chi phí nhân sự, chủ nhà hàng có thể tham khảo những giải pháp sau đây:
Phân bổ và sắp xếp nhân sự hợp lý
Bạn hãy lên kế hoạch nhân sự tổng thể theo tháng, chia thành chi tiết các tuần để có thể chủ động thay đổi và cập nhật nếu có vấn đề phát sinh. Bảng phân công cần điền đầy đủ thời gian các ca, tên nhân viên làm việc,… chính xác để luôn đủ nhân sự cho mọi thời điểm. Để tránh chi phí tăng ca hay thuê ngoài phát sinh, chủ nhà hàng nên thuê và sắp xếp đủ nhân viên cố định, kể cả ngày lễ, Tết,…
Tính công cho nhân viên chặt chẽ và sát sao
Đối với nhân viên làm việc theo giờ, đặc biệt là nhân viên Part-time, hãy tính công trả lương khi họ bắt đầu làm việc thay vì tính từ mốc thời gian bấm vân tay đồng hồ chấm công. Nếu chỉ dựa trên thông tin của máy chấm công, nhân viên có thể gian lận và được tính công nhiều hơn thời gian làm việc thực của họ. Người quản lý cần theo dõi sát sao, cập nhật thông tin về số giờ mà nhân viên đã thực sự làm việc so với số ca làm họ đã nhận trên bảng phân công hàng tuần để xem có sự sai lệch nào hay không và đưa ra biện pháp kịp thời.
Nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên
Hãy đưa ra cơ chế khen thưởng hấp dẫn, xứng đáng cho những nhân viên đi làm đều đặn để hạn chế sự vắng mặt, đồng thời khuyến khích, động viên để bộ máy nhân sự trong nhà hàng gia tăng năng suất lao động hiệu quả. Một giải pháp khác để tránh chi phí thuê lao động phát sinh là đào tạo những nhân viên đa chức năng. Chẳng hạn như một nhân viên tiếp đón khách có thể sẵn sàng thay cho một nhân viên phục vụ, hoặc nhân viên phục vụ có thể thay cho nhân viên thu ngân trong những trường hợp nhân sự nghỉ ốm,… Như vậy, nhà hàng không cần tiêu tốn thêm tiền lương mà vẫn giữ nguyên cơ cấu phần trăm chi phí nhân sự đã được tính toán ban đầu.
Sử dụng công cụ hỗ trợ
Nhà hàng ngày càng có nhiều giải pháp công nghệ hữu ích cho việc vận hành giúp cho nhân viên tiết kiệm được tối đa thời gian, từ đó là cơ sở để tăng năng suất lao động và giảm bớt chi phí nhân sự. Điển hình như giải pháp menu điện tử, bằng việc để khách hàng chủ động quét QR code để order tại bàn, nhân viên sẽ giảm được thời gian phục vụ một bàn khách. Như vậy, một nhân viên có thể làm được nhiều việc hơn, nhà hàng có thể cắt bớt số lượng nhân viên trong ca để giảm phần trăm chi phí nhân sự.
Những con số là ngôn ngữ trong kinh doanh, là điểm mấu chốt để chủ nhà hàng đưa ra những quyết định phù hợp và đúng đắn. Khi nắm bắt được phần trăm chi phí nhân sự trong nhà hàng, bạn có thể quản lý và sử dụng nhân viên hiệu quả, đồng thời tối ưu các hạng mục chi phí trong quá trình vận hành nhà hàng để có được lợi nhuận như mong muốn.
Bạn có thể tham khảo một số phần mềm để vận hành nhà hàng trơn tru hơn nhé!
Top 5 phần mềm quản lý nhà hàng được ưa chuộng nhất hiện nay
