Trong thời đại 4.0 hiện nay, việc các quán cafe hay nhà hàng muốn tối ưu quy trình hoạt động và nâng cao chất lượng quản lý bằng cách sử dụng phần mềm quản lý bán hàng đang rất phổ biến. Tuy nhiên, có những quán chưa biết sử dụng phần mềm sao cho hiệu quả nhất, thậm chí còn gặp một số nguyên nhân khiến phần mềm chưa phát huy được hết tác dụng.

Vậy vì sao quán cafe hay nhà hàng dùng phần mềm quản lý bán hàng không hiệu quả? Hãy cùng iPOS.vn đi tìm hiểu nguyên nhân  qua bài viết dưới đây nhé!

1. Không training cho nhân viên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng

Trong công việc thường ngày, các nhân viên nhà hàng, quán cafe mới là người tiếp xúc nhiều nhất với phần mềm quản lý bán hàng chứ không phải là chủ quán. Vì thế, họ cần hiểu sâu sắc về các tính năng và thao tác của phần mềm để đảm bảo việc order, thanh toán,… cho khách được suôn sẻ nhất. 

Tuy nhiên, một số chủ quán vẫn chưa đánh giá đúng tầm quan trọng của việc training kỹ năng sử dụng phần mềm quản lý bán hàng cho nhân viên mà thường chỉ qua loa, thậm chí là để nhân viên tự đọc hướng dẫn của bên cung cấp phần mềm và tự học. Như vậy sẽ dẫn tới việc nhân viên không nắm rõ kiến thức cơ bản về phần mềm, không hiểu các chức năng và cũng không biết ở khâu này trong quy trình thì nên thao tác như thế nào. 

Việc nhân viên không được training về phần mềm quản lý bán hàng sẽ dẫn đến nhiều vấn đề như: lúng túng mỗi khi sử dụng, thao tác sai hoặc nhầm,… Vào những thời điểm đông khách như giờ cao điểm hoặc dịp lễ Tết, nếu khách hàng cứ phải mất thời gian chờ đợi nhân viên mày mò trên phần mềm thì sẽ rất ảnh hưởng tới trải nghiệm. Khách hàng sẽ cảm thấy dịch vụ của nhà hàng, quán cafe không tốt và không còn muốn quay lại nơi này nữa.

Không chỉ vậy, khi nhân viên thao tác sai hoặc nhầm sẽ khiến dữ liệu bán hàng của quán bị sai lệch. Nếu không sửa chữa kịp thời sẽ dẫn tới việc phần mềm quản lý bán hàng không thể đưa ra một báo cáo bán hàng cuối cùng chính xác, ảnh hưởng tới việc chủ quán đánh giá tình hình kinh doanh chung và lên kế hoạch kinh doanh cho thời gian sắp tới. 

Xem thêm: 4 điều các chủ quán mới mở cần biết khi mua phần mềm quản lý nhà hàng

2. Chủ quán không nắm hết các tính năng của phần mềm quản lý bán hàng

Tuy có thể không phải là người thường xuyên tiếp xúc với phần mềm quản lý bán hàng nhiều như nhân viên nhưng chủ quán lại là người có vai trò quan trọng hơn hẳn khi có thể sử dụng được những tính năng quan trọng nhất như phân quyền, xem các báo cáo bán hàng,… Nếu muốn quản lý bán hàng hiệu quả, chủ quán cũng phải biết cách sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, đặc biệt là các tính năng cơ bản cần thiết nhất như xem báo cáo tổng doanh thu, xem các món bán chạy, xem lãi – lỗ.

Nhiều chủ quán mua phần mềm quản lý bán hàng về nhưng vì nhiều lý do mà chưa tìm hiểu cặn kẽ từng tính năng trên phần mềm, cách để thực hiện những thao tác như mở, đóng, thêm, xóa,… Thậm chí vì quá bận rộn hoặc không rành công nghệ mà chủ quán đành phải nhờ vả nhân viên kỹ thuật của bên cung cấp phần mềm hoặc quản lý dưới quyền làm giúp. Lâu dần, họ trở nên “xa lạ” và thiếu tương tác với phần mềm quản lý bán hàng, mỗi lúc cần xem báo cáo trên phần mềm cũng không dễ dàng. 

Một số chủ quán còn vì vậy mà không khai thác được tối ưu khả năng quản lý của phần mềm, vẫn phải kết hợp giữa quản lý bằng công nghệ và quản lý thủ công, vừa tốn thời gian, công sức mà lại không tiết kiệm được tiền. Ngoài ra, việc không nắm rõ phần mềm quản lý bán hàng vận hành thế nào, hoạt động ra sao cũng khiến chủ quán “mù mờ”, khó phát hiện ra những lỗ hổng dễ lách trên phần mềm và tình trạng nhân viên gian lận tiền bạc, gây thất thoát cho nhà hàng.

3. Mua phải phần mềm quản lý bán hàng “dỏm”

Có nhiều lý do khiến các chủ quán lựa chọn nhầm phần mềm quản lý bán hàng “dỏm”: thiếu hiểu biết về thị trường do không rành công nghệ, tham rẻ nên mua những phần mềm thanh lý hoặc phần mềm gia công chất lượng kém của các đơn vị bán không uy tín. Những phần mềm “dỏm” này thường rất chập chờn, có nhiều lỗi sai, không đầy đủ các tính năng cần thiết, khi hoạt động hay bị đơ và nhầm lẫn dữ liệu dẫn đến sai cả báo cáo cuối cùng. 

Đó là chưa kể khi mua phải phần mềm quản lý bán hàng “dỏm” thì chủ quán sẽ không được hỗ trợ xử lý nếu phần mềm xảy ra vấn đề gì, không có chính sách bảo hành hay hậu mãi. Nếu phần mềm bị lỗi, bị hỏng thì chủ quán cũng không thể khiếu nại, thậm chí còn phải bỏ không sử dụng được và phải mua mới một phần mềm khác. Việc quản lý bán hàng vì thế cũng bị ảnh hưởng rất nhiều.

Để không gặp phải tình trạng như vậy, các chủ quán nên chỉ mua hàng ở những đơn vị cung cấp lớn và uy tín, đã có tên tuổi trên thị trường như iPOS.vn. Khi mua phần mềm quản lý bán hàng của iPOS.vn, khách hàng hoàn toàn có thể yên tâm bởi đội ngũ nhân viên kinh doanh và kỹ thuật công ty luôn sẵn sàng hỗ trợ hết mình trong mọi vấn đề như training nhân viên, lắp đặt máy móc, xử lý lỗi sai,… 

Chính sách hậu mãi, chính sách bảo hành cũng được niêm yết rõ ràng để bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng. Ngoài ra, iPOS.vn cũng có nhiều chương trình ưu đãi hấp dẫn giúp khách hàng sở hữu được một phần mềm quản lý bán hàng mới tinh, chất lượng với giá cả rất phải chăng.  

4. Không cập nhật thường xuyên phiên bản mới nhất của phần mềm quản lý bán hàng

Mua hàng chính hãng, cũng đã nắm rõ kiến thức về phần mềm nhưng có một số chủ quán vẫn thường xuyên thắc mắc vì sao phần mềm bị sai số liệu, bị “nhảy” dữ liệu hoặc đôi khi không thao tác được một số tính năng,… gây ảnh hưởng tới hiệu quả quản lý. Tuy nhiên, họ đã quên mất một điều: giống như phần mềm điện thoại, phần mềm quản lý bán hàng cũng cần được nâng cấp thường xuyên lên bản cập nhật mới nhất để đảm bảo hoạt động trơn tru. 

Đồng thời, những bản cập nhật mới nhất cũng là những phiên bản đã được nhà phát hành khắc phục một số lỗi sai lặt vặt của các phiên bản trước đó hoặc thêm vào những tính năng hữu ích, tiện lợi hơn. Khi sử dụng phiên bản mới nhất thì việc quản lý bán hàng cũng dễ dàng hơn nhiều. 

Vậy nên các chủ quán cần lưu ý thường xuyên nâng cấp phần mềm, hoặc nếu phát hiện ra vấn đề gì thì cần báo lại với bên chăm sóc khách hàng của đơn vị bán phần mềm để được hỗ trợ kịp thời. 

Xem thêm: Sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng – “Một mũi tên trúng hai đích”

5. Tổng kết

Trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý bán hàng sẽ phát sinh nhiều vấn đề, chủ quán cần xử lý kịp thời để chúng không ảnh hưởng đến việc quản lý của mình. Nếu các chủ quán còn đang băn khoăn, muốn tìm kiếm một phần mềm quản lý bán hàng hiện đại, nhanh gọn lại chuyên biệt hóa cho ngành F&B và có chính sách bảo hành lâu dài, hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo hotline sau 1900 4766 để được tư vấn!