Trong bài viết dưới đây, iPOS.vn chia sẻ Template Excel quản lý chấm công cho nhân sự nhà hàng, quán cafe 2023 mẫu mới nhất, nhằm giúp ích cho chủ quán trong việc quản lý chấm công nhanh chóng và tiết kiệm. 

1. Quản lý chấm công cho nhân sự nhà hàng, quán cafe là gì?

Quản lý chấm công cho nhân sự nhà hàng, quán cafe là hoạt động thống kê, giám sát, lưu trữ thông tin và báo cáo về số ngày công theo ca, số giờ làm thêm, số ngày nghỉ, ngày phép, số giờ đi muộn/về sớm,… của từng nhân viên làm việc trong nhà hàng, quán cafe. 

Mục đích của quản lý chấm công cho nhân sự nhà hàng, quán cafe là để trả lương theo đúng số giờ làm thực tế, theo dõi thái độ/ý thức của nhân viên, kịp thời can thiệp và đối chứng dữ liệu khi có vấn đề về thưởng/phạt phát sinh.

Tóm lại, quản lý chấm công cho nhân sự là công việc bắt buộc cần thực hiện tại bất cứ nhà hàng, quán cafe nào bất kể quy mô nhỏ hay quy mô lớn, để đảm bảo tính công bằng và hiệu quả làm việc.

2. Những khó khăn thường gặp trong quản lý chấm công nhân sự nhà hàng, quán cafe

Do đặc thù ngành F&B, hoạt động quản lý chấm công nhân sự nhà hàng, quán cafe gặp rất nhiều khó khăn. Một số khó khăn thường gặp có thể kể đến như: 

• Nhân viên tại nhà hàng, quán cafe thường xuyên thay đổi do công việc mang tính thời vụ gây khó khăn cho việc quản lý hồ sơ, tính lương.
• Khó khăn trong quản lý chấm công do giờ làm việc linh động, hệ thống ca kíp phức tạp. Ví dụ: Nhân viên có thể đồng thời làm cả ca gãy, ca xoay, ca hành chính tùy theo lịch mà họ đăng ký. 
• Tính chuyên nghiệp nhân sự không cao. Ví dụ: nhân viên xin nghỉ đột xuất, nghỉ việc giữa chừng, nhờ làm thay thường xuyên,… dẫn đến khó khăn trong hoạt động quản lý chấm công.
• Dễ xảy ra sai sót, chênh lệch giữa bảng theo dõi chấm công với công thực tế, dẫn đến cơ chế thưởng/phạt thiếu công bằng, minh bạch. 
• Dễ bị bỏ quên, nhầm lẫn ca làm việc do vấn đề giao tiếp nội bộ bị gián đoạn, thiếu thống nhất. 

Xem thêm: 6 lỗi máy chấm công thường gặp và cách khắc phục nhanh chóng

3. Template Excel quản lý chấm công cho nhân sự nhà hàng, quán cafe 2023

3.1. Hướng dẫn sử dụng Template Excel quản lý chấm công cho nhân sự nhà hàng, quán cafe 2023

Template Excel quản lý chấm công cho nhân sự nhà hàng, quán cafe 2023 là Mẫu quản lý chấm công dưới dạng excel hoàn toàn miễn phí dành cho ngành F&B. Template sau đây giúp chủ nhà hàng, quán cafe quản lý được số lượng nhân viên, thời gian làm việc, số phút đi muộn về sớm, số giờ làm thêm, tình hình nghỉ phép,…

Template Excel quản lý chấm công đã có sẵn công thức tính, tự cập nhật báo cáo theo dữ liệu nhập vào.

Hướng dẫn sử dụng

Bước 1: 

• Template Excel đang chia sẻ ở chế độ “Chỉ xem” 
• Để sử dụng, bạn click vào File (Tệp) => Nhân bản (Duplicate) vào Driver của bạn để có quyền chỉnh sửa.

Bước 2: 

• Cập nhật thông tin nhân sự vào sheet “BẢNG CÔNG”
• Bấm F5 hoặc Refresh lại trang tính để số liệu tự cập nhật

Bước 3: Kiểm tra, rà soát lại sheet “DASHBOARDS” để xem báo cáo

Lưu ý: 

• Các Sheet còn lại sẽ tự cập nhật dữ liệu
•  Người dùng không tự ý thay đổi công thức để tránh lỗi công thức hoặc sai lệch báo cáo.

3.2. Ưu điểm và hạn chế của Template Excel quản lý chấm công cho nhân sự nhà hàng, quán cafe 2023

Ưu điểm: 

• Phù hợp với nhà hàng, quán cafe quy mô nhân sự <50 người
• Sử dụng đơn giản do có sẵn công thức, người dùng chỉ cần nhập số liệu và sử dụng
• Tiết kiệm chi phí cho các nhà hàng, quán cafe nhỏ, không yêu cầu quá cao về quản lý chấm công. 
• Template Excel đầy đủ tính năng theo dõi số liệu, hiển thị báo cáo thống kê.
• Hỗ trợ tổng hợp nhanh số liệu để tạo báo cáo phục vụ công việc

Hạn chế: 

• Yêu cầu người dùng thành thạo excel
• Chỉ đáp ứng được cơ bản nhu cầu quản lý chấm công của nhà hàng, quán cafe quy mô nhỏ. 
• Dữ liệu phải cập nhật thủ công, dễ nhầm lẫn, sai sót.
• Không tích hợp được phần mềm nhân sự
• Thông tin không bảo mật
• Dữ liệu dễ bị mất do sơ ý hoặc thao tác nhầm.
• Khó khăn trong tổng hợp dữ liệu chấm công theo quý, theo năm do Template Excel chỉ thống kê dữ liệu theo tuần, theo tháng. 
• Mất thời gian gửi lại bảng chấm công cho nhân viên và chờ xác nhận. 
• Khi có khiếu nại về bảng chấm công chưa chính xác, rất khó để đối soát lại. 

Để khắc phục triệt để những hạn chế kể trên của quản lý chấm công bằng bảng excel, chủ doanh nghiệp F&B có thể chuyển sang sử dụng phần mềm chấm công và xếp ca iPOS HRM. 

iPOS HRM là giải pháp quản lý nhân sự chuyên biệt dành cho ngành F&B, phù hợp với mọi mô hình nhà hàng, cà phê, trà sữa,… quy mô kinh doanh từ nhỏ đến lớn. 

• Số hóa hồ sơ nhân sự: Lưu trữ toàn bộ thông tin cá nhân của nhân sự, loại bỏ giấy tờ, dễ dàng tìm kiếm hồ sơ nhân sự.
• Chấm công bằng điện thoại: Loại bỏ gánh nặng chi phí lắp đặt máy chấm công, chấm công bằng wifi điểm bán ngay trên thiết bị di động.
• Xếp lịch làm việc linh hoạt: Nhân viên chủ động đăng ký lịch làm việc trên ứng dụng, hệ thống sẽ cảnh báo khi lịch xếp chồng chéo. 
• Đề xuất & phê duyệt đơn giản: Nhân viên thực hiện các đề xuất xin nghỉ, xin đổi ca, nhờ làm thay,… và quản lý phê duyệt ngay trên ứng dụng
• Tự động hóa bảng lương: Nhân viên theo dõi lương trên ứng dụng theo thời gian thực, thanh toán lương nhân viên nhanh gọn bằng việc quét mã QR chuyển khoản.

Đăng ký dùng thử miễn phí iPOS HRM

3.3. Tải xuống miễn phí Template Excel quản lý chấm công cho nhân sự nhà hàng, quán cafe 2023

Template Excel quản lý chấm công cho nhân sự nhà hàng, quán cafe 2023 bao gồm báo cáo: 

• Tình hình đi muộn, về sớm theo thời gian
• Tình hình đi muộn, về sớm theo bộ phận
• Danh sách nhân viên đi muộn, về sớm nhiều nhất
• Tần suất đi muộn, về sớm
• Tình hình làm thêm theo thời gian
• Tình hình làm thêm theo bộ phận
• Danh sách nhân viên làm thêm nhiều nhất
• Tình hình nghỉ theo thời gian
• Tình hình nghỉ theo bộ phận
• Phân tích loại nghỉ
• Danh sách nhân viên nghỉ nhiều nhất

Tải xuống miễn phí Template Excel quản lý chấm công cho nhân sự nhà hàng, quán cafe 2023 TẠI ĐÂY

Trên đây là Template Excel quản lý chấm công cho nhân sự nhà hàng, quán cafe 2023 mới nhất dành cho chủ quán. Chúc các bạn kinh doanh thành công!