Mỗi vị trí công việc tại nhà hàng/quán cafe sẽ có những yêu cầu nhất định về chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng cứng, kỹ năng mềm,… Đối với công việc của một cashier (thu ngân) nhà hàng/quán cafe cũng không phải là ngoại lệ. Đây là vị trí quan trọng, nắm giữ “tay hòm chìa khóa” của nhà hàng/quán cafe.
Vậy công việc của một nhân viên thu ngân cụ thể là gì? Khi tuyển dụng nhân sự vị trí này chủ kinh doanh cần tìm kiếm nhân tố hội tụ những yếu tố nào? Cùng iPOS.vn tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!
Nội dung [hiển thị]
1. Cashier (thu ngân) nhà hàng/quán cafe là vị trí gì?
Cashier (thu ngân) là người có trách nhiệm thu tiền của khách hàng, khi thanh toán mua đồ ăn/thức uống mang về hay sử dụng dịch vụ tại nhà hàng/quán cafe. Bên cạnh nhiệm vụ làm thủ tục thanh toán, thu ngân còn có nhiệm vụ kiểm tra lại toàn bộ order của khách, in hóa đơn và đối soát sau khi khách thanh toán, kiểm tra và giám sát tiền trong ca làm việc, nhập thông tin bán hàng lên hệ thống (nếu có),…
2. Công việc chi tiết của một thu ngân
Với mỗi quy mô, quy trình của nhà hàng, quán cafe mà nhân viên thu ngân sẽ đảm nhiệm những công việc khác nhau. Nhưng tựu trung lại, một số đầu việc một nhân viên thu ngân cần thực hiện là:
2.1. Nhập order lên hệ thống
Ở một số nhà hàng và quán cafe có quy mô nhỏ, thường áp dụng quy trình vận hành quán khá đơn giản. Quy trình thường là khách tới order tại quầy sau đó thanh toán tiền cho thu ngân và vào bàn ngồi, chờ trả đồ (đối với mô hình trả trước). Quy trình vận hành này thường áp dụng cho các quán nhỏ, ít nhân viên hoặc một nhân viên sẽ đảm nhận nhiều vai trò khác nhau.
Khi đó, tại quầy thu ngân, khách hàng chọn món trực tiếp trên menu của quán. Thu ngân làm nhiệm vụ nhập order của khách trên máy bán hàng, đồng thời tư vấn cho khách hàng trong quá trình chọn món. Vị trí thu ngân ở trường hợp này sẽ kiêm luôn vai trò như một nhân viên order.
Ngược lại, đối với mô hình trả sau, quy trình thực hiện sẽ là khách tới bàn ngồi chờ nhân viên order tới để được tư vấn và chọn món. Sau khi hoàn tất quá trình sử dụng dịch vụ, khách di chuyển tới quầy thu ngân để thanh toán. Trường hợp này, thu ngân sẽ chỉ có nhiệm vụ tại quầy thanh toán, không liên đới tới các bộ phận khác như trên. Thông thường quy trình này sẽ áp dụng với những nhà hàng/quán cafe có quy mô lớn, các vị trí nhân sự được phân chia rõ ràng.
2.2. Thanh toán
Ở bước thanh toán, thu ngân sẽ in phiếu tạm tính trước để cho khách soát lại hóa đơn (hay còn gọi là check đồ), sau đó thu ngân làm nhiệm vụ tính tiền cho khách hàng.
Ngày nay, với sự hỗ trợ đắc lực của các thiết bị công nghệ hiện đại như máy POS bán hàng, phần mềm quản lý nhà hàng/quán cafe hay các thiết bị đọc mã vạch,… việc thanh toán trở nên nhanh chóng, chính xác hơn trước rất nhiều.
Nhân viên thu ngân không cần tính toán thủ công, chỉ cần nhập order lên hệ thống, đơn hàng sẽ được tự động tính tiền. Nhưng thu ngân cũng nên lưu ý, trong bước nhập order cần thao tác để tránh xảy ra sai lệch, order đúng yêu cầu của khách, đúng bàn để đảm bảo không dẫn tới thanh toán sai cho khách.
Thu ngân cần học cách sử dụng thành thạo các thiết bị công nghệ của quán để xử lý nhanh chóng, gọn lẹ, không để khách hàng phải chờ đợi lâu, mất thời gian của đôi bên.
2.3. Thu tiền
Khi thu tiền của khách, trường hợp khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, thu ngân thực hiện thao tác nhập số tiền khách đưa lên phần mềm. Lúc này phần mềm sẽ tự động tính ra số tiền thừa cần trả lại cho khách, thu ngân mở két đựng tiền lấy tiền thừa đưa lại cho khách. Khi đưa cần giữ tiền phẳng phiu, để khách có thể dễ dàng kiểm tra lại.
Khi nhận tiền của khách, thu ngân cũng có trách nhiệm kiểm tra lại tiền, xem đã chuẩn xác với số tiền khách cần thanh toán hay chưa. Cần phân biệt được tiền thật tiền giả, không nhận những tờ tiền không lành lặn, bị rách nát, hay nhăn nhúm, mất góc,… vì nó sẽ không đủ tiêu chuẩn lưu thông bên ngoài.
Ngoài ra, khách hàng còn có thể thanh toán bằng thẻ, chuyển khoản, đổi điểm, hoặc ví điện tử,… Đối với mọi hình thức, thu ngân cần nắm được quy trình thanh toán hay đối soát ngân hàng sau khi thanh toán, để đảm bảo không xảy ra bất cứ vấn đề gì khi giao dịch, cửa hàng không bị hao hụt doanh thu.
2.4. Cất giữ tiền
Sau khi nhận tiền mặt từ khách, thu ngân có trách nhiệm cất tiền vào ngăn kéo/két đựng tiền và “bảo vệ” chúng trong suốt ca làm. Một số két đựng tiền hiện nay trên thị trường đã được kết nối hoàn toàn với máy POS bán hàng, sẽ được tự động bật ra khi có lệnh thanh toán. Điều này giúp việc cất giữ tiền tại nhà hàng/quán cafe trở nên an toàn, đảm bảo, không lo vấn đề người lạ có thể tự ý mở két tiền khi không có sự cho phép.
Công việc thu ngân ở bước này là phân loại tiền trong két, đặt từng mệnh giá tiền theo thứ tự các ô. Điều này giúp việc thanh toán trở nên nhanh chóng, không xảy ra nhầm lẫn, hay sai sót trong quá trình trả tiền thừa cho khách.
Ví dụ: Trong những thời điểm quán đông khách, nếu không sắp xếp tiền mặt theo mệnh giá mà để lộn xộn, không theo thứ tự, thu ngân sẽ mất thời gian hơn khi tìm kiếm đúng mệnh giá tiền đang cần, có thể nhầm lẫn giữa các tờ tiền có màu giống nhau như 20 nghìn và 500 nghìn,…
Vào cuối mỗi ca làm, nhân viên thu ngân cần chốt tiền, đối chiếu chuẩn xác với doanh số của ca mình và bàn giao cho ca khác. Thu ngân ca mới, có trách nhiệm kiểm tra tiền mặt đầu ca xem có trùng khớp với số tiền có trên phần mềm hay không và tiếp nhận, bắt đầu ca làm việc tiếp theo.
2.5. Đưa hóa đơn
Tiếp nối quy trình thanh toán, sau khi tính tiền, nhân viên thao tác in hóa đơn bán hàng và gửi lại cho khách. Trường hợp khách quẹt thẻ, nhân viên in liên ngân hàng và đưa khách ký xác nhận. Sau đó, thu ngân gửi lời cảm ơn tới khách hàng vì đã sử dụng dịch vụ tại nhà hàng/quán cafe.
Quầy thu ngân là điểm cuối cùng trong quá trình khách hàng trải nghiệm dịch vụ tại cửa hàng vì thế nhân viên cần đảm bảo không xảy ra bất cứ sai sót phát sinh nào trong quá trình thanh toán. Điều này nhằm tăng mức độ tin tưởng, hài lòng của khách khi sử dụng dịch vụ tại nhà hàng/quán cafe của bạn.
2.6. Các công việc khác (nếu có)
Ngoài công việc thanh toán, nhận tiền và chốt ca,… như đã nói ở trên, tại 1 số quán quy mô nhỏ, thu ngân sẽ kiêm thêm một số các đầu việc khác như: kiểm soát tồn kho nguyên vật liệu, kiểm tra giấy in hóa đơn, kiểm tra tiền lẻ, lập báo cáo doanh thu theo tuần/tháng, sắp xếp giấy tờ/chứng từ/hóa đơn, nhập hàng,…
3. Kỹ năng cần có của thu ngân
So với nhân viên phục vụ, tuyển dụng vị trí thu ngân có phần đòi hỏi cao hơn, bởi vị trí này có tầm quan trọng trong bộ máy nhân sự nhà hàng/quán cafe. Chủ kinh doanh cần ưu tiên lựa chọn những người có các kỹ năng sau:
Đã có kinh nghiệm thu ngân: Vì những người có kinh nghiệm trước đó để dễ dàng bắt nhịp với công việc mới và biết việc hơn, thay vì đào tạo lại từ đầu. Vị trí này đòi hỏi người có thể vào làm được luôn, để hoạt động kinh doanh của quán được diễn ra suôn sẻ.
Trung thực: Thu ngân là người “nắm giữ” tiền nong, thu chi chính của quán, nên yêu cầu về trung thực là không thể thiếu. Một thu ngân thiếu trung thực và táy máy sẽ sẵn sàng gian lận tiền của quán, dùng chiêu trò để chuộc lợi, gây ra những thất thoát về doanh thu.
Cẩn thận: Đối với công việc thu ngân nếu “nhanh ẩu đoảng” sẽ dẫn tới việc sai sót, nhầm lẫn khi thu tiền và trả tiền thừa cho khách, xảy ra nhiều hệ lụy khác. Chính vì thế thu ngân cần là người cẩn thận, tỉ mỉ để hoàn thành mọi thứ chỉn chu, hạn chế tối đa sai sót, ảnh hưởng tới quán.
Bên cạnh đó, tác phong nhanh nhẹn cũng rất cần thiết. Nhất là các dịp lễ tết, hay giờ cao điểm, thu ngân cần thao tác, xử lý công việc nhanh chóng khi thanh toán để khách hàng không phải chờ đợi lâu.
Tương tự vị trí nhân viên phục vụ, thu ngân nhà hàng/quán cafe cũng là người thường xuyên giao tiếp với khách, vì thế nhân viên cần có kỹ năng giao tiếp tốt, tự tin tư vấn, trả lời các câu hỏi “hóc búa” của khách hàng.
Xem thêm: 20 câu hỏi chất lượng để khảo sát khách hàng trong nhà hàng
4. Lời kết
Trên đây là những mô tả chi tiết công việc của một thu ngân tại nhà hàng, quán cafe. Hy vọng, thông qua bài viết sẽ phác họa được phần nào “chân dung” của một nhân viên thu ngân thực thụ, giúp chủ kinh doanh tìm kiếm được nhân sự phù hợp, mang tới hiệu quả cao trong công việc.
Bạn có thể tham khảo thêm:
